Verordening van het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling Avri houdende regels omtrent het archief Archiefverordening Avri 2018 (Avri)

Verordening van het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling Avri houdende regels omtrent het archief Archiefverordening Avri 2018Het algemeen bestuur van Avri; Gelezen het voorstel van het dagelijks bestuur van 8 oktober 2018; Gelet op de artikelen 40 en 41 van de Archiefwet 1995; Gelet op de artikelen 40, 41 en 42 van de Gemeenschappelijke regeling Avri; Besluit vast te stellen de verordening betreffende de zorg van het dagelijks bestuur voor het beheer van digitale en analoge archiefbescheiden (Archiefverordening Avri 2018). Hoofdstuk I Definities Artikel1Definities In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder: archiefbescheiden: de archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1 onder c van de wet; archiefbewaarplaats: de door het Algemeen Bestuur overeenkomstig artikel 41 van de gemeenschappelijke regeling Avri aangewezen archiefbewaarplaats van het Regionaal Archief Rivierenland; archiefruimte: een overeenkomstig artikel 1 onder de van de wet aangewezen archiefruimte; archivaris: de streekarchivaris van het Regionaal Archief Rivierenland; zorgdrager: de (kaderstellende) bestuurlijke verantwoordelijkheid voor het ontvangen, vervaardigen, bewaren en uiteindelijk vernietigen van de archiefbescheiden (die daarvoor in aanmerking komen) op een wijze waarmee de goede, geordende en toegankelijke staat gedurende de wettelijk voorgeschreven bewaartermijn is gewaarborgd en waarbij de authenticiteit van deze archiefbescheiden op ieder moment kan worden vastgesteld; beheerder: degene die ingevolge artikel 42, lid 1 van de gemeenschappelijke regeling Avri met het beheer van de archiefbescheiden van Avri belast is (de ambtelijke verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de beheerwerkzaamheden, te weten het behouden, bewerken, benutten en ter raadpleging of gebruik ter beschikking stellen aan de ambtelijke organisatie en het publiek); wet: de Archiefwet

1. Hoofdstuk II De zorg voor het beheer van de archiefbescheiden Artikel2Duurzaamheid, ordening, toegankelijkheid, bewaartermijn, vernietiging, authenticiteit Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het vervaardigen, bewaren en, voor zover wettelijk bepaald, vernietigen van de archiefbescheiden zodanig dat de duurzaamheid, ordening en toegankelijkheid gedurende de wettelijk voorgeschreven bewaartermijn zijn gewaarborgd en de authenticiteit ervan kan worden aangetoond. Artikel3Kwaliteitssysteem Het dagelijks bestuur stelt een kwaliteitssysteem voor het beheer van de archiefbescheiden vast. Artikel4Middelen Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat jaarlijks op de begroting voldoende middelen worden opgevoerd om de kosten te dekken die zijn verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden. Artikel5Personeel Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel ter uitvoering van de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden. Artikel6Beheervoorschriften Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het vaststellen of doen vaststellen van voorschriften voor het beheer van de archiefbescheiden. Artikel7Taken en verantwoordelijkheden beheer van niet overgebrachte archiefbescheiden Het dagelijks bestuur wijst taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van de archiefbescheiden die niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht toe aan de beheerder. Artikel8Taken en verantwoordelijkheden beheer van overgebrachte archiefbescheiden Het dagelijks bestuur wijst taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats dan wel aldaar op andere (rechts)titel zijn opgenomen toe aan de streekarchivaris. Artikel9Archiefbewaarplaats Als archiefbewaarplaats in de zin van artikel 12, lid 1, van de wet is de bewaarplaats van het Regionaal Archief Rivierenland aangewezen. Hoofdstuk III Het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats en het afleggen van verantwoording door de streekarchivaris aan het dagelijks bestuur over het beheer van de archiefbescheiden die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats Artikel10Toezichthouder De streekarchivaris is belast met het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Artikel11Uitvoering toezicht De streekarchivaris kan de uitoefening van het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats opdragen aan voldoende en deskundige medewerkers. Artikel12Informatieverstrekking De beheerder verstrekt aan de streekarchivaris of aan degene(n) aan wie de uitoefening van het toezicht is opgedragen, alle schriftelijke en mondelinge informatie die nodig is voor een goede taakvervulling. Artikel13Toegang tot archiefbescheiden De streekarchivaris en degenen aan wie de uitoefening van het toezicht is opgedragen hebben toegang tot de archiefbescheiden en tot de ruimten en digitale systemen waarin de archiefbescheiden zich bevinden en met behulp waarvan de archiefbescheiden beheerd worden. Artikel14Inkennisstelling door de streekarchivaris De streekarchivaris brengt de beheerder in kennis van de resultaten van de uitoefening van het toezicht. Bij voldoende aanleiding stelt de streekarchivaris tevens het dagelijks bestuur hiervan in kennis. De streekarchivaris geeft daarbij aan welke handelingen en voorzieningen naar zijn oordeel in strijd zijn met de naleving van het bepaalde bij of krachtens de wet alsmede welke herstelmaatregelen moeten worden getroffen om aan de wet te voldoen. Artikel15Verslag van de streekarchivaris aan het dagelijks bestuur over het beheer van de niet overgebrachte archiefbescheiden De streekarchivaris brengt tweejaarlijks aan het dagelijks bestuur verslag uit over het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats alsmede over de wijze van uitoefening van het toezicht op het beheer. Artikel16Verantwoording door de streekarchivaris aan het dagelijks bestuur over beheer van de overgebrachte archiefbescheiden De streekarchivaris legt tweejaarlijks in de vorm van een verslag verantwoording af aan het dagelijks bestuur betreffende het beheer van de archiefbescheiden die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats dan wel aldaar op andere (rechts)titel zijn opgenomen. Hoofdstuk IV Verslaglegging door het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur Artikel17Verslag van het college aan het algemeen bestuur over het beheer Het dagelijks bestuur brengt jaarlijks verslag uit aan het algemeen bestuur over het beheer van de archiefbescheiden onder bijvoeging van de verslagen die de streekarchivaris aan hen heeft uitgebracht conform artikel 15 en
2. Hoofdstuk V Slotbepalingen Artikel18Inwerkingtreding Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van het blad Gemeenschappelijke regeling waarin zij wordt geplaatst. Artikel19Naamgeving Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening Avri
3. Aldus vastgesteld door het algemeen bestuur van Avri in zijn openbare vergadering van 20 december 2018 te Geldermalsen.de secretaris, E.J. de Vries de voorzitter,J. Reus