Archiefverordening 2019 gemeente Molenlanden (Molenlanden)

Archiefverordening 2019 gemeente MolenlandenDe raad van de gemeente Molenlanden, gelezen het voorstel van het college van de gemeente Molenlanden over bovenstaand onderwerp; overwegende dat de Archiefwet 1995, artikelen 30, eerste lid en 32, tweede lid voorschrijft een verordening te hebben betreffende de zorg van het college van burgemeester en wethouders voor het beheer van de digitale en analoge archiefbescheiden van de gemeentelijke organen alsmede betreffende het interne toezicht daarop; overwegende dat het verplicht is een verordening voor de gemeente Molenlanden vast te stellen; besluit vast te stellen de verordening betreffende de zorg van het college van burgemeester en wethouders voor het beheer van de digitale en analoge archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, alsmede betreffende het interne toezicht daarop (Archiefverordening gemeente Molenlanden 2019). Hoofdstuk1.Algemeen Paragraaf1.Definities Artikel1.Begripsbepalingen In deze verordening en de daarop berustende bepalingen wordt verstaan onder: archiefbescheiden: de archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1 onder c van de wet; archiefbewaarplaats(en): de overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats(en); archivaris: de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde gemeentearchivaris; beheerder: degene die is belast met het beheer van de archiefbescheiden van een nader aan te wijzen organisatieonderdeel; wet: de Archiefwet 1995. Paragraaf2.De zorg voor het beheer van de archiefbescheiden Artikel2.Duurzaamheid, ordening, toegankelijkheid, bewaartermijn, vernietiging, authenticiteit Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor het vervaardigen, bewaren en, voor zover wettelijk bepaald, vernietigen van de archiefbescheiden zodanig dat de duurzaamheid, ordening en toegankelijkheid gedurende de wettelijk voorgeschreven bewaartermijnen zijn gewaarborgd en de authenticiteit ervan kan worden aangetoond. Artikel3.Kwaliteitssysteem Het college van burgemeester en wethouders stelt een kwaliteitssysteem voor het beheer van de archiefbescheiden vast. Artikel4.Middelen Het college van burgemeester en wethouders draagt er zorg voor dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden opgevoerd om de kosten te dekken die zijn verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden. Artikel5Personeel Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel ter uitvoering van de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden. Artikel6Beheervoorschriften Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor het vaststellen of doen vaststellen van voorschriften voor het beheer van de archiefbescheiden. Artikel7Taken en verantwoordelijkheden beheer van niet overgebrachte archiefbescheiden Het college van burgemeester en wethouders wijst taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van de archiefbescheiden die niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht toe aan de beheerder. Artikel8Taken en verantwoordelijkheden beheer van overgebrachte archiefbescheiden Het college van burgemeester en wethouders wijst taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats dan wel aldaar op andere (rechts)titel zijn opgenomen toe aan de archivaris. Artikel9Archiefbewaarplaats Het college van burgemeester en wethouders wijst een of meerdere archiefbewaarplaats(

1. en)aan. Paragraaf3.Het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats en het afleggen van verantwoording door de archivaris aan het college van burgemeester en wethouders over het beheer van de archiefbescheiden die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats Artikel10Toezichthouder De archivaris is belast met het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Artikel11Uitvoering toezicht De archivaris kan de uitoefening van het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats opdragen aan voldoende en deskundige medewerkers. Artikel12Informatieverstrekking De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene(
2. n)aan wie de uitoefening van het toezicht is opgedragen, alle schriftelijke en mondelinge informatie die nodig is voor een goede taakvervulling. Artikel13Toegang tot archiefbescheiden De archivaris en degenen aan wie de uitoefening van het toezicht is opgedragen hebben toegang tot de archiefbescheiden en tot de ruimten en digitale systemen waarin de archiefbescheiden zich bevinden en met behulp waarvan de archiefbescheiden beheerd worden. Artikel14In kennisstelling door de archivaris De archivaris brengt de beheerder in kennis van de resultaten van de uitoefening van het toezicht. Bij voldoende aanleiding stelt de archivaris tevens het college van burgemeester en wethouders hiervan in kennis. De archivaris geeft daarbij aan welke handelingen en voorzieningen naar zijn oordeel in strijd zijn met de naleving van het bepaalde bij of krachtens de wet alsmede welke herstelmaatregelen moeten worden getroffen om aan de wet te voldoen. Artikel15Verslag van de archivaris aan het college over het beheer van de niet overgebrachte archiefbescheiden De archivaris brengt jaarlijks aan het college van burgemeester en wethouders verslag uit over het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats alsmede over de wijze van uitoefening van het toezicht op het beheer. Artikel16Verantwoording door de archivaris aan het college over beheer van de overgebrachte archiefbescheiden De archivaris legt jaarlijks in de vorm van een verslag verantwoording af aan het college van burgemeester en wethouders betreffende het beheer van de archiefbescheiden die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats dan wel aldaar op andere (rechts)titel zijn opgenomen. Paragraaf4Verslaglegging door het college van burgemeester en wethouders aan de raad Artikel17Verslag van het college aan de raad over het beheer Het college van burgemeester en wethouders brengt jaarlijks verslag uit aan de raad over het beheer van de archiefbescheiden onder bijvoeging van de verslagen die de archivaris aan hen heeft uitgebracht conform artikel 15 en 16. Paragraaf5Slotbepalingen Artikel18.Inwerkingtreding, intrekking oude regeling en citeertitel Deze verordening treedt met terugwerkende kracht in werking op 1 januari 2019. Tegelijkertijd met de inwerkingtreding van deze verordening vervallen de Archiefverordening gemeente Giessenlanden 2007 en de Archiefverordening gemeente Molenwaard 2013. Deze verordening wordt aangehaald als ‘Archiefverordening gemeente Molenlanden 2019’. Vastgesteld tijdens de openbare raadsvergadering gemeente Molenlanden,gehouden op 5 maart 2019.de griffier,drs. M.A.J. Teunissende voorzitter,D.R. van der Borg