Besluit van het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling Regionale Dienst Openbare Gezondheidszorg Hollands Midden houdende regels omtrent

Besluit van het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling Regionale Dienst Openbare Gezondheidszorg Hollands Midden houdende regels omtrent gegevensbescherming medewerkers Regeling gegevensbescherming medewerkers RDOG HMHet dagelijks bestuur van de Regionale Dienst Openbare Gezondheidszorg Hollands Midden (RDOG HM); Overwegende dat het wenselijk is regels vast te stellen betreffende het verwerken en beschermen van persoonsgegevens van medewerkers in dienst van de RDOG HM; Gelet op het ter zake gestelde in de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG); Gelet op de verkregen instemming van de Centrale Ondernemingsraad d.d. 20 september 2017 BESLUIT vast te stellen de navolgende ”Regeling gegevensbescherming medewerkers RDOG HM” Artikel1Begripsomschrijvingen/Definities In deze regeling wordt verstaan onder: RDOG HM Regionale Dienst Openbare Gezondheidszorg Hollands Midden, zoals omschreven in artikel 1.1. van de organisatieverordening RDOG HM. Verantwoordelijke Het bestuursorgaan dat het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt: zijnde het dagelijks bestuur van de RDOG HM. Beheerder Medewerkers van de personeelsadministratie en salarisadministratie van de RDOG HM welke tot taak hebben zorg te dragen voor het beheer van personeelsgegevens. Persoonsgegeven Elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Anonieme gegevens zijn geen persoonsgegevens en vallen niet onder deze regeling. Verwerking van persoonsgegevens Elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van persoonsgegevens. Medewerker Diegene die is aangesteld of is tewerkgesteld bij de RDOG HM en op wie een persoonsgegeven betrekking heeft. Onder medewerker wordt ook verstaan de uitzendkracht, de vrijwilliger, de stagiaire, de stagiaire met een werkervaringsplaats, de zpp’er en freelancer waarvan de RDOG HM persoonsgegevens verwerkt. Personeelsdossier Het geheel van – schriftelijk en/of digitaal – vastgelegde informatie met betrekking tot een medewerker. Personeelsinformatiesysteem Alle digitale systemen waarin de gegevens van de medewerker worden verwerkt en opgenomen. Artikel2Grondslag Het verwerken van persoonsgegevens van een medewerker in een personeelsdossier of personeelsinformatiesysteem is noodzakelijk in het kader van de uitvoering van een arbeidsovereenkomst, een publiekrechtelijke aanstelling als ambtenaar of (stage)overeenkomst overeenkomstig de geldende wettelijke verplichtingen. Artikel3Verantwoordelijkhedenen beheer 3.1Het dagelijks bestuur van de RDOG HM is de verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens van de medewerker als bedoeld in deze regeling. 3.2De verantwoordelijke is belast met de organisatie, uitvoering, controle en beveiliging van de verwerking van persoonsgegevens van de medewerker overeenkomstig de Wbp/AVG. 3.3De beheerder draagt zorg voor het correct verwerken van persoonsgegevens. Hieronder valt ook een periodieke controle of gegevens nog kloppen. Artikel4Opgenomen gegevens en de wijze van verkrijgen 4.1De in het personeelsdossier en/of het personeelsinformatiesysteem opgenomen gegevens bevatten geen andere gegevens dan vermeld in bijlage 1 behorende bij deze regeling. Deze bijlage maakt integraal deel uit van deze regeling. 4.2 De persoonsgegevens worden verkregen door toedoen van of met medewerking van de medewerker. Artikel5Inzagebevoegdheid vanuit functie 5.1De volgende personen kunnen de persoonsgegevens / personeelsdossiers van medewerkers raadplegen, voor zover dit noodzakelijk is voor de goede uitoefening van hun functie: de verantwoordelijke; de directie van de RDOG HM; de direct leidinggevende van de betrokken medewerker; de betrokken personeelsadviseur; de beheerder; de (arbeids)jurist; de Arbo-adviseur; de opleidingscoördinator; de calamiteitenadviseur; Een externe deskundige voor zover deze schriftelijk toestemming heeft van de verantwoordelijke en/of de directie van de RDOG HM of de desbetreffende medewerker. 5.2In bijlage 2 van deze regeling is opgenomen welke gegevens door de in het eerste lid van dit artikel genoemde personen mogen worden ingezien. 5.3Het raadplegen van het (digitale) personeelsdossier geschiedt door tussenkomst van de beheerder of de betrokken personeelsadviseur, tenzij het via het digitale systeem mogelijk is voor de in het eerste lid van dit artikel genoemde personen om direct toegang te krijgen tot het personeelsdossier. Artikel6Inzagebevoegdheid medewerker 6.1Indien een personeelsdossier niet direct digitaal toegankelijk is voor een medewerker, krijgt de medewerker of zijn gemachtigde desgevraagd inzage in zijn personeelsdossier. Deze inzage geschiedt op afspraak en onder toezicht van de beheerder of de betrokken personeelsadviseur. 6.2De beheerder of betrokken personeelsadviseur eist voldoende waarborgen voor de identiteit en eventueel de machtiging van degene die verzocht om (digitale) inzage of afschrift. 6.3Indien (digitale) inzage of afschrift geweigerd wordt, dan wordt dit desgevraagd schriftelijk en gemotiveerd door de verantwoordelijke aan de medewerker meegedeeld. Artikel7Verstrekken van gegevens aan derden 7.1Persoonsgegevens van medewerkers worden enkel verstrekt aan derden indien: zulks voortvloeit uit het doel van de registratie; dit wordt vereist door een wettelijk voorschrift; dit geschiedt met toestemming van de medewerker. 7.2De verstrekking van gegevens blijft achterwege voor zover op grond van een wettelijk voorschrift geheimhouding is geboden. Artikel8Correctierecht 8.1De medewerker of zijn gemachtigde heeft het recht de beheerder om verbetering, aanvulling of verwijdering te vragen van de gegevens die over hem zijn verwerkt, indien hij van oordeel is dat de opgenomen gegevens onjuist of onvolledig zijn of, gezien de doelstelling van deze regeling niet ter zake doende zijn, dan wel in strijd met deze regeling zijn opgenomen of niet verwijderd. 8.2Indien de beheerder van mening is dat aan het verzoek zoals bedoeld in het eerste lid niet tegemoet gekomen kan worden neemt hij contact op met de medewerker. 8.3Een afwijzing op het verzoek wordt schriftelijk en gemotiveerd door de verantwoordelijke aan de medewerker meegedeeld. Artikel9Bewaring en vernietiging Bewaring en vernietiging van persoonsgegevens in (digitale) dossiers geschieden in overeenstemming met hetgeen in bijlage 1 is opgenomen. Artikel10Bezwaar en beroep Op besluiten, zoals deze voortkomen uit de in deze regeling opgenomen bepalingen, zijn de artikelen van de Algemene wet bestuursrecht inzake bezwaar en beroep van toepassing, onverminderd het bepaalde in hoofdstuk 8 van de Wet bescherming persoonsgegevens. Artikel11Bijzondere gevallen In gevallen waarin deze regeling niet of niet naar redelijkheid voorziet, beslist het dagelijks bestuur van de RDOG HM. Artikel12Slotbepalingen en citeertitel 12.1Deze regeling kan worden aangehaald als “Regeling gegevensbescherming medewerkers RDOG HM”. 12.2Deze regeling treedt in werking op de eerste dag na vaststelling door ons bestuur. Aldus vastgesteld in de vergadering van 12 oktober 2017.Het dagelijks bestuur van de RDOG HM,De secretaris, J.M.M. de Gouw De voorzitter,J.A. de JagerBijlage1Overzicht indeling en bewaartermijnen Algemene uitgangspunten: Algemene uitgangspunten: Tijdens dienstverband 2 jaar maximaal bewaren: documenten uitsluitend ter informatie van algemeen bestuur en administratie (archiefwet); 7 jaar maximaal bewaren: overige bescheiden, o.m. met financiële consequenties (Archiefwet); Tot einde dienstverband (dv): loonbelastingverklaring, kopie identiteitsbewijs en documenten m.b.t. rechtspositie, functievervulling en gedrag (Archiefwet en Belastingwetgeving). Na dienstverband (eind dienstverband, pensionering of overlijden) 2 jaar bewaren: in principe moeten gegevens uit het personeelsdossier na 2 jaar nadat het dienstverband is beëindigd worden verwijderd (Wet bescherming persoonsgegevens). Is de bewaartermijn tijdens het dienstverband verstreken, dan is directe verwijdering noodzakelijk. Uitzondering wat betreft de bewaartermijn na dienstverband 5 jaar bewaren: loonbelastingverklaring en kopie identiteitsbewijs (Belastingwetgeving); 7 jaar bewaren: fiscaal relevante gegevens (Belastingwetgeving); 10 jaar bewaren: documenten m.b.t. rechtspositie, functievervulling en gedrag (Archiefwet); 40 jaar bewaren: dossiers van personeel dat heeft gewerkt of in aanraking is geweest met voor de gezondheid schadelijke stoffen alsmede de informatie over deze stoffen (Archiefwet). De personeelsdossiers worden ingedeeld in onderstaande hoofdstukken, weergegeven met bewaartermijnen. Stukken personeelsdossier, voor zover relevant Kopie van het paspoort of identiteitsbewijs 5 jaar na dienstverband (dv). Kopie van de verblijfsvergunning overige bescheiden: 7 jaar tijdens dv. Kopie van rijbewijs 5 jaar na dv. Echtscheiding overige bescheiden: 7 jaar tijdens dv. Overlijden echtgenoot overige bescheiden: 7 jaar tijdens dv. Geheimhoudingsverklaring/ambtseed functievervulling: 10 jaar na dv. Verzoek wijziging arbeidsduur 10 jaar na dv. Besluit verandering arbeidsduur rechtspositie/functievervulling: 10 jaar na dv. Buitengewoon verlof rechtspositie/functievervulling: 10 jaar na dv. Onbetaald verlof rechtspositie/functievervulling: 10 jaar na dv. Ouderschapsverlof rechtspositie/functievervulling: 10 jaar na dv. Zorgverlof rechtspositie/functievervulling: 10 jaar na dv. Opgave diensttijd rechtspositie/functievervulling: 10 jaar na dv. Toeslagen bereiken 67-jarige leeftijd of overlijden Eerbewijzen 25/40/50 in dienst rechtspositie/functievervulling: 10 jaar na dv. Bevorderingsbesluit rechtspositie/functievervulling: 10 jaar na dv. Persoonlijke toelage rechtspositie/functievervulling: 10 jaar na dv. fiscaal relevant: 7 jaar na dv. Verhuiskostenvergoeding fiscaal relevant: 7 jaar na dv. Vervangings- en waarnemingstoelage rechtspositie/functievervulling: 10 jaar na dv. FLO gegevens rechtspositie/functievervulling: 10 jaar na dv. Correspondentie omtrent ontslag rechtspositie/functievervulling: 10 jaar na dv. Ontslagverzoek (op verzoek medewerker) rechtspositie/functievervulling: 10 jaar na dv. Ontslagbesluit rechtspositie/functievervulling: 10 jaar na dv. Kopie laatste salarisstrook fiscaal relevant: 7 jaar na dv. Individuele loonstaat fiscaal relevant: 7 jaar na dv. Einde diensttijduitkeringen fiscaal relevant: 7 jaar na dv. Sollicitatiebrief 2 jaar na einde dv. CV 2 jaar na einde dv. VOG 2 jaar na einde dv. Antecedentenonderzoek/assessment 2 jaar na einde dv. Bestuurlijk traject: AB/DB besluit rechtspositie/functievervulling 10 jaar na dv. Benoeming (evt. met proeftijd) rechtspositie: 10 jaar na dv. Aanstelling in vaste dienst rechtspositie: 10 jaar na dv. Brief wijziging inhoud functie rechtspositie/functievervulling: 10 jaar na dv. Beoordelingen rechtspositie/functievervulling/gedrag: 10 jaar na dv. Disciplinaire maatregelen rechtspositie/functievervulling/gedrag: 10 jaar na dv. Persoonlijk functioneren en gegevens m.b.t. gesprekscyclus rechtspositie/functievervulling/gedrag: 10 jaar na dv. Aanvang / beëindiging deelnemerschap IZA informatie administratie: 2 jaar tijdens dv. Arbeidsongeschiktheid (correspondentie) rechtspositie/functievervulling: 10 jaar na dv. Werkplekonderzoek rechtspositie/functievervulling: 10 jaar na dv. UWV correspondentie rechtspositie/functievervulling: 10 jaar na dv. Korting / verlofstop bezoldiging bij langdurige ziekte rechtspositie/functievervulling: 10 jaar na dv. Re-integratiedocumenten rechtspositie/functievervulling: 10 jaar na dv. Zwangerschaps- en bevallingsverlof overige bescheiden: 7 jaar tijdens dv. Dienstongeval overige bescheiden: 7 jaar tijdens dv. Correspondentie omtrent pensioen rechtspositie/functievervulling: 10 jaar na dv. Getuigschriften/diploma’s rechtspositie/functievervulling: 10 jaar na dv. Studiefaciliteiten rechtspositie/functievervulling: 10 jaar na dv. Mededeling dat cursussen zijn doorlopen overige bescheiden: 7 jaar tijdens dv. Studiekostenvergoeding fiscaal relevant: 7 jaar na dv. Nevenwerkzaamheden 2 jaar na einde dv. Bijlage2Autorisatietabel Inzage en bewerken personeelsgegevens Er zijn twee soorten autorisatie voor de documenten in het personeelsdossier: Wie mag welke dossier items inzien (lezen); Wie mag welke acties ondernemen (beheer). LEZEN 1 Lezen is incl. printen en downloaden. Je kunt het document niet wijzigen, verwijderen of opslaan in het dossier. Mede-werker Verant-woordelijke en directie Direct leiding-gevende Perso-neels-adviseur Pers. & saladm Arbeids-jurist Arbo- adviseur Oplei-dings coör-dinator Calamiteiten-adviseur Persoonlijk V V V V V V V V V Dienstverband V V V V V V V V V Loopbaan V V V V V V V Verlof V V V V V V Gezondheid en Verzuim V V V V V V V V Salarisbesluiten V V V V V V Loonstroken en jaaropgave V V V V Loonbeslag V V V V Juridische zaken V V V V V V BEHEER 2 Beheer is documenten toevoegen, wijzigen, vervangen en uit dossier verwijderen Personeelsadministratie Salarisadministratie Persoonlijk V Dienstverband V Loopbaan V Verlof V V Gezondheid en verzuim V V Salaris (incl. loonbeslag) V V Loonstroken en jaaropgave V Juridische zaken V