Archiefverordening gemeente Het Hogeland 2019 (Het Hogeland)

Archiefverordening gemeente Het Hogeland 2019 De raad van de gemeente Het Hogeland, gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 8 januari 2019; gelet op de artikelen 30 eerste lid en 32 tweede lid van de Archiefwet 1995; besluit vast te stellen de archiefverordening gemeente Het Hogeland

1. Hoofdstuk I Definities Artikel1Definities In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder: archiefbescheiden: de archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1 onder c van de wet; archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats; archiefruimte: de overeenkomstig artikel 1 onder e van de wet aangewezen archiefruimte; beheerder: degene die verantwoordelijk is voor het beheer van de archiefbescheiden van een gemeentelijk orgaan, een door of namens een gemeentelijk orgaan ingesteld organisatieonderdeel, alsmede een door of namens een gemeentelijk orgaan ingestelde (bestuurs)commissie; college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Het Hogeland; raad: de gemeenteraad van de gemeente Het Hogeland; wet: de Archiefwet
2. Hoofdstuk II De zorg voor het beheer van de archiefbescheiden Artikel2Duurzaamheid, ordening, toegankelijkheid, bewaartermijn, vernietiging, authenticiteit Het college draagt zorg voor het vervaardigen, bewaren en, voor zover wettelijk bepaald, vernietigen van de archiefbescheiden zodanig dat de duurzaamheid, ordening en toegankelijkheid gedurende de wettelijk voorgeschreven bewaartermijn zijn gewaarborgd en de authenticiteit ervan kan worden aangetoond. Ingeval gemeentelijke taken worden ondergebracht bij of uitbesteed aan een samenwerkingsverband draagt het college er zorg voor dat het betreffende samenwerkingsverband het beheer van de archiefbescheiden conform de wet inricht. Artikel3Kwaliteitssysteem Het college stelt een kwaliteitssysteem voor het beheer van de archiefbescheiden vast, waarbij op basis van gestelde normen de kwaliteit van dat beheer wordt geaudit of gecontroleerd. Artikel4Middelen Het college draagt er zorg voor dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden opgevoerd om de kosten te dekken die zijn verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden. Artikel5Personeel Het college draagt zorg voor de aanstelling of aanwijzing van voldoende, deskundig personeel ter uitvoering van de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden. Artikel6Beheervoorschriften Het college draagt zorg voor het vaststellen of doen vaststellen van voorschriften voor het beheer van de archiefbescheiden. Artikel7Taken en verantwoordelijkheden beheer van niet overgebrachte archiefbescheiden Het college wijst taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van de archiefbescheiden die niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht toe aan de beheerder, alsook bepaalt het college welke specifieke verantwoordelijkheden en rollen in de organisatie nodig zijn om het beheer van de archiefbescheiden te reguleren en regisseren. Artikel8Taken en verantwoordelijkheden beheer van overgebrachte archiefbescheiden Het college wijst taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats dan wel aldaar op andere (rechts)titel zijn opgenomen toe aan de gemeentesecretaris. Artikel9Archiefbewaarplaats Het college wijst een archiefbewaarplaats aan. Hoofdstuk III Verslaglegging door de gemeentesecretaris aan het college Artikel10Verslag van de gemeentesecretaris aan het college over het beheer van de niet-overgebrachte archiefbescheiden De gemeentesecretaris brengt jaarlijks aan het college verslag uit over het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Artikel11Verantwoording van de gemeentesecretaris aan het college over het beheer van de overgebrachte archiefbescheiden De gemeentesecretaris legt jaarlijks in de vorm van een verslag verantwoording af aan het college betreffende het beheer van de archiefbescheiden die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats dan wel aldaar op andere (rechts)titel zijn opgenomen. Hoofdstuk IV Verslaglegging door het college aan de raad Artikel12Verslag van het college aan de raad over het beheer Het college brengt jaarlijks verslag uit aan de raad over het beheer van de archiefbescheiden onder bijvoeging van de verslagen die de gemeentesecretaris aan hen heeft uitgebracht conform artikel 10 en
3. Hoofdstuk V Slotbepalingen Artikel13Intrekking De Archiefverordening van de gemeente Bedum 1996 (datum inwerkingtreding 20-10-1996), de Archiefverordening 2013 gemeente De Marne (datum inwerkingtreding 06-12-2013), de Archiefverordening van de gemeente Winsum 2011 (datum inwerkingtreding 26-10-2011) en de Archiefverordening van de gemeente Eemsmond (datum inwerkingtreding 29-06-2007) worden ingetrokken. Artikel14Inwerkingtreding Deze verordening treedt in werking op de dag na bekendmaking en werkt terug tot 1 januari
4. Artikel15Naamgeving Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening gemeente Het Hogeland
5. Aldus vastgesteld door de raad van Het Hogeland op 30 januari 2019De voorzitter, Henk Jan BoldingDe griffier, Pieter Norder