Instellingsbesluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Zutphen houdende bepalingen over het instellen van een Comité Herden

Instellingsbesluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Zutphen houdende bepalingen over het instellen van een Comité Herdenkingen gemeente Zutphen 2019 (Instellingsbesluit Comité Herdenkingen gemeente Zutphen 2019)Ons kenmerk: 111597 Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Zutphen, overwegende dat het gewenst is om in de gemeente Zutphen een Comité Herdenkingen in te stellen dat zich bezig houdt met de afstemming en de organisatie van de lokale oorlogsherdenkingen en eventuele manifestaties in dit kader in de gemeente Zutphen; gelet op artikel(en) 84 van de Gemeentewet; b e s l u i t : vast te stellen het Instellingsbesluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Zutphen houdende bepalingen over het instellen van een Comité Herdenkingen gemeente Zutphen 2019 (Instellingsbesluit Comité Herdenkingen gemeente Zutphen 2019) Artikel1Begripsomschrijvingen Dit besluit verstaat onder: college: het college van burgemeester en wethouders; inwoner: ingezetene van de gemeente Zutphen. Artikel2Comité Herdenkingen Er is een Comité Herdenkingen gemeente Zutphen voor de lokale oorlogsherdenkingen in de gemeente, hierna te noemen: Comité Herdenkingen. Artikel3Doel en taak Comité Herdenkingen Het Comité Herdenkingen heeft tot doel en taak: het bevorderen van de afstemming van de in de gemeente Zutphen plaatsvindende oorlogsherdenkingen en manifestaties in dit kader; de organisatie en ondersteuning van de jaarlijkse herdenkingen op 4 mei in de gemeente Zutphen; het geven van richting aan het herdenken in de gemeente Zutphen; het voeren van een voorlichtingsbeleid, waarbij scholen een belangrijke rol hebben, dat tot doel heeft de betrokkenheid bij en participatie aan het herdenken in de gemeente Zutphen te vergroten; het verdelen van het door de gemeente Zutphen beschikbaar gestelde budget voor herdenkingen en manifestaties in de gemeente Zutphen. Artikel4Benoeming en vergoeding leden Comité Herdenkingen Het college benoemt de leden van het Comité Herdenkingen, op voordracht van het Comité Herdenkingen. Hierbij wordt zoveel als mogelijk rekening gehouden met de diverse stromingen binnen de gemeente Zutphen; de vertegenwoordiging van de in Warnsveld op dit terrein werkzame comités door minimaal één lid. Het college kan een lid van het Comité Herdenkingen schorsen en ontslaan. Een lid van het Comité Herdenkingen wordt voor een periode van drie jaar benoemd. Een lid van het Comité Herdenkingen kan voor een periode van ten hoogste drie jaar worden herbenoemd. Een lid van het Comité Herdenkingen moet inwoner zijn. Er kan een rooster van aftreden worden opgesteld. Een lid van het Comité Herdenkingen ontvangt geen presentiegeld en/ of vergoeding, behalve gemaakte onkosten. Artikel5Werkwijze Comité Herdenkingen Onverminderd de bevoegdheid van het college om ter zake voorschriften te geven, regelt het Comité Herdenkingen zelf zijn wijze van werken, evenwel met inachtneming van het bepaalde in dit besluit. Het Comité Herdenkingen benoemt uit zijn midden een voorzitter, een secretaris en een penningmeester. Het Comité Herdenkingen stelt een huishoudelijk reglement vast, dat voorafgaand aan de vaststelling ter goedkeuring aan het college wordt voorgelegd. In het huishoudelijk reglement wordt ten minste bepaald: een nadere concrete invulling van doel en taak van het Comité Herdenkingen, zoals vermeld in artikel 3; de instelling van een dagelijks bestuur, dat naast de voorzitter bestaat uit een plaatsvervangend voorzitter, secretaris en penningmeester; de taken en bevoegdheden van het dagelijks bestuur; de vergaderorde. Het Comité Herdenkingen vergadert en besluit in beslotenheid, tenzij het Comité Herdenkingen anders beslist. Jaarlijks voor 1 maart stuurt het Comité Herdenkingen aan het college een verslag van de in het voorafgaande jaar uitgevoerde activiteiten en een overzicht van de in dat jaar uit te voeren activiteiten. Artikel6Vergaderingen Het Comité Herdenkingen vergadert zo dikwijls hij dit nodig acht en komt voorts bijeen: wanneer de voorzitter dit nodig acht; op verzoek van de meerderheid van de leden van het Comité Herdenkingen; op verzoek van het college. De voorzitter roept de leden op voor de vergadering, onder opgaaf van de te behandelen onderwerpen. De agenda wordt tijdig aan de leden gestuurd. Artikel7Ambtelijk adviseur Het college voegt aan het Comité Herdenkingen een ambtelijk adviseur toe. Artikel8Nadere regels Het college kan ter uitvoering van dit besluit nadere regels stellen. Artikel9Hardheidsclausule Het college kan één of meer artikelen van dit besluit buiten toepassing laten of daarvan afwijken, voor zover toepassing daarvan, gelet op het belang van het herdenken, leidt tot een onbillijkheid van overwegende aard. Artikel10Inwerkingtreding Dit besluit treedt in werking op de dag na de datum van bekendmaking. Artikel11Citeertitel Dit besluit wordt aangehaald als: Instellingsbesluit Comité Herdenkingen gemeente Zutphen

1. Aldus besloten op 26 maart 2019.Het college van burgemeester en wethouders,De burgemeester, de secretaris,Toelichting Algemene toelichting Tot voor kort werd de dodenherdenking op 4 mei in Zutphen georganiseerd door de gemeente Zutphen. In Warnsveld bestonden al langer comités samengesteld uit de burgerij. In het kader van een participatieve samenleving is het niet meer vanzelfsprekend dat de gemeente dit organiseert. Door middel van het vaststellen van dit Instellingsbesluit Comité Herdenkingen gemeente Zutphen 2019 wordt het herdenken, en de in dit verband eventueel te houden manifestaties, in handen gegeven van de samenleving. Het herdenken is immers een zaak van de gemeenschap in zijn geheel. Het is uitdrukkelijk de bedoeling dat het Comité Herdenkingen een spil wordt in en bij de jaarlijkse dodenherdenking in de gemeente Zutphen/Warnsveld. Het nu bestaande comité is al sinds 2014 actief. Dit instellingsbesluit draagt bij aan het (juridisch) formaliseren van de in de praktijk bestaande situatie. Het college streeft er naar dat twee jaar na de officiële inwerkingtreding het Comité Herdenkingen als stichting verder gaat. Artikelsgewijze toelichting Artikel 1 Begripsomschrijvingen In dit artikel worden de in dit besluit gehanteerde begrippen omschreven. Artikel 2 Comité Herdenkingen Met deze bepaling wordt het Comité Herdenkingen gemeente Zutphen formeel ingesteld. Artikel 3 Doel en taak Comité Herdenkingen Dit artikel behoeft geen nadere toelichting. Wel kan vermeld worden dat op grond van artikel 5 in het huishoudelijk reglement onder meer een nadere concrete invulling van doel en taak van het Comité Herdenkingen wordt bepaald. Hiermee kan het Comité Herdenkingen zelf een nadere invulling geven aan zijn doel en taak. Artikel 4 Benoeming en vergoeding leden Comité Herdenkingen Dit artikel behoeft geen nadere toelichting, met uitzondering van het zesde lid. Daarin is namelijk bepaald dat een lid van het Comité Herdenkingen geen presentiegeld en/ of vergoeding ontvangt, met uitzondering van gemaakte onkosten. Hierbij kan onder meer worden gedacht aan de vergoeding van de reiskosten die worden gemaakt ten behoeve van de bijeenkomsten met het Nationaal Comité, dat de herdenking en viering van de bevrijding landelijk organiseert. Artikel 5 Werkwijze Comité Herdenkingen Op grond van het eerste lid van dit artikel regelt het Comité Herdenkingen zelf zijn werkwijze. Daarbij neemt het Comité Herdenkingen het bepaalde in het instellingsbesluit in acht. Daarnaast kan het college altijd voorschriften geven. Het Comité Herdenkingen stelt op grond van het derde lid een huishoudelijk reglement vast. Dat reglement moet voordat het wordt vastgesteld ter goedkeuring aan het college worden voorgelegd. In het kader van het reglement wordt nog verwezen naar artikel 3 en de toelichting op artikel
2. Om op de hoogte te blijven van welke activiteiten het Comité Herdenkingen in een jaar heeft uitgevoerd en gaat uitvoeren, bepaalt het vijfde lid dat het Comité Herdenkingen jaarlijks voor 1 maart een verslag respectievelijk een overzicht hiervan stuurt aan het college. Een financiële verantwoording respectievelijk een begroting kan hiervan onderdeel zijn. Zo nodig, kan het college op grond van het eerste lid voorschriften geven met betrekking tot de activiteiten en de uitvoering ervan. Artikel 6 Vergaderingen Dit artikel behoeft geen toelichting. Artikel 7 Ambtelijk adviseur Omdat er in het kader van het herdenken en daarmee in verband staande manifestaties een relatie is met het gemeentebestuur, al is het maar omdat de burgemeester en/ of een wethouder vaak bij een herdenking aanwezig is, is in dit artikel vastgelegd dat het college aan het Comité Herdenkingen een ambtelijk adviseur toevoegt. De ambtelijk adviseur vervult niet de rol van voorzitter, secretaris of penningmeester in het Comité Herdenkingen, noch is deze persoon coördinator. Wel fungeert de ambtelijk adviseur als aanspreekpunt ten behoeve van het Comité Herdenkingen en faciliteert het Comité Herdenkingen in beperkte mate tijdens de herdenkingen. Artikel 8 Nadere regels Dit artikel behoeft geen toelichting. Artikel 9 Hardheidsclausule Op grond van dit artikel kan het college één of meer artikelen van dit besluit buiten toepassing laten of daarvan afwijken, voor zover toepassing daarvan, gelet op het belang van het herdenken, leidt tot een onbillijkheid van overwegende aard. Dit kan echter alleen in die gevallen die niet zijn voorzien ten tijde van het vaststellen van dit besluit. Wordt een geval onder de hardheidsclausule gebracht, dan heeft dit tot gevolg dat het besluit op dit punt moet worden aangepast. Het geval is immers voorzienbaar geworden. Artikel 10 Inwerkingtreding Dit artikel behoeft geen nadere toelichting. Artikel 11 Citeertitel Dit artikel behoeft geen nadere toelichting.