Instructie voor de griffier van de gemeente Bloemendaal (Bloemendaal)

De raad der gemeente Bloemendaal; 7gelet op artikel 107a, tweede lid, van de Gemeentewet; gelezen het voorstel van het Presidium d.d. 13 februari 2003; besluit: vast te stellen de volgende Instructie voor de griffier van de gemeente Bloemendaal Instructie voor de griffier van de gemeente Bloemendaal Artikel1Algemene ondersteuning De griffier draagt zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning van de leden van de raad. Artikel2Agendering De griffier ondersteunt de raad en zijn commissies bij het vaststellen van de agenda van de raads- en commissievergaderingen. Artikel3Bijstand raadsvoorzitter 1.De griffier staat de voorzitter van de raad terzijde bij zijn zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen van de raad. 2.De griffier staat de voorzitters van de raadscommissies terzijde bij hun zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen van de raadscommissies. Artikel4Vergaderingen van de raad en raadscommissies 1.De griffier is aanwezig bij de raadsvergaderingen en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging van de vergaderingen. 2.De griffier is aanwezig zijn bij de vergaderingen van de raadscommissies en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging van de vergaderingen. 3.De griffier draagt zorg voor de verzending van de voorlopige agenda, notulen en overige stukken aan raadsleden. Artikel5Ondersteuning Presidium 1.De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van het Presidium en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging van de vergaderingen. 2.Indien het Presidium aanvullende ondersteuning behoeft draagt de griffier er zorg voor dat deze gegeven wordt. Artikel6Ondersteuning onderzoekscommissie Indien de raad een onderzoekscommissie als bedoeld in artikel 155a van de Gemeentewet instelt, ondersteunt de griffier deze commissie. Artikel7Ambtelijke bijstand De griffier draagt er, zo nodig in samenwerking met de secretaris, zorg voor dat de leden van de raad desgevraagd ambtelijke bijstand verkrijgen. Voorschriften hierover worden gesteld bij de verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning. Artikel8Organisatie griffie 1.De griffier geeft leiding aan de griffie. 2.De griffier bewaakt de eenheid in de uitoefening van de taken van de griffie. Artikel9Verhindering en vervanging Indien de griffier verhinderd is zijn ambt te vervullen, wordt hij vervangen door de plaatsvervangend griffier. Artikel10Slotbepaling 1.Deze instructie is van overeenkomstige toepassing op de plaatsvervangend griffier. 2.In alle gevallen waarin deze instructie niet voorziet, pleegt de griffier voor zover nodig overleg met de voorzitter van de raad. 3.Deze instructie treedt in werking op de zevende dag na de dag van publicatie. Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad der gemeente Bloemendaal, gehouden op 20 februari

1. Lid Invoegen Verwijder
2. L.A. Snoeck-Schuller, voorzitter Lid Invoegen Verwijder
3. C.T.E.M. Maasdijk, griffier. Nota-toelichtingToelichting op de instructie voor de griffier Artikel 1 De hoofdverantwoordelijkheid van de griffier is de ondersteuning van de raad. Deze taak behoort niet meer tot de taken van de gemeentesecretaris. De griffier is het aanspreekpunt voor alle vragen naar ambtelijke ondersteuning van de raad en de individuele raadsleden. Artikel 2 De raadsagenda's wordt vastgesteld door de raad en worden voorbereid door het Presidium. De griffier en de medewerkers van de griffie nemen de ambtelijke voorbereiding ter hand. De administratieve ondersteuning wordt door de griffie verleend. Indien de raad een jaaragenda of raadsprogramma vaststelt dan ligt het in de rede dat de griffier ook daarbij ondersteuning biedt. Artikelen 3 en 4 De burgemeester wordt in zijn functie van voorzitter van de raad bijgestaan door de griffier. In zijn functie van voorzitter van het college en van zelfstandig bestuursorgaan van de gemeente wordt hij net als voorheen bijgestaan door de secretaris. De griffier zit naast de burgemeester tijdens raadsvergaderingen, verzorgt het verslag en verricht alle mogelijk denkbare (administratieve) ondersteuning. Ook bijvoorbeeld het bodepersoneel gedraagt zich tijdens raads- en commissievergaderingen naar de aanwijzingen van de griffier. Artikel 5Dit artikel behoeft geen toelichting. Artikel 6 Indien de raad een enquêtecommissie instelt zal deze natuurlijk behoefte hebben aan ambtelijke ondersteuning. Het is logisch dat deze vanuit de griffie verschaft zal worden. De enquêtecommissie is immers een raadscommissie. Wellicht zal voor een dergelijke commissie tijdelijk extra personeel aangenomen moeten worden vanwege het intensieve en tijdelijke karakter van de werkzaamheden. Op grond van artikel 155a, achtste lid, van de Gemeentewet wordt een verordening opgesteld waarin nadere voorschriften worden gesteld met betrekking tot bedoelde enquêtes. Daarin worden ook regels gesteld over de ambtelijke bijstand. Artikel 7 De griffier heeft een spilfunctie in het goed laten verlopen van ambtelijke ondersteuning voor de raadsleden. De regeling hiervoor is uitgewerkt in de verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning. Een belangrijke taak voor de griffier kan zijn, de bewaking van de termijn waarbinnen de bijstand verleend wordt. Gezien de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden is er geen uniforme termijn te stellen. Het actief bewaken van de voortgang van het proces door de griffier kan echter wel voorkomen dat een verzoek onnodig lang blijft liggen. Artikelen 8, 9 en 10 Deze artikelen behoeven geen toelichting.