Instructie voor de hoofdkassier van de gemeente Bloemendaal 2010 (Bloemendaal)

Instructie voor de hoofdkassier van de gemeente Bloemendaal 2010“Instructie voor de hoofdkassier van de gemeente Bloemendaal 2010” Begripsbepalingen. Artikel1. hoofdkassier De door het college van B&W aangewezen houder van de contanten en geldswaardige papieren van de gemeente. Is 1e fiatteur; subkassier De door het college van Burgemeester en Wethouders aangewezen medewerkers die contanten en geldswaardige papieren van de gemeente ontvangen en betalen onder controle van de hoofdkassier; fiatteur 1e handtekening De hoofdkassier of vervanger die bevoegd is om de betaling/vordering te accorderen; fiatteur 2e handtekening Beleidsmedewerker A en Beleidsmedewerker B van het team financien die bevoegd is om de betaling/vordering te accorderen; kwijten Het aantoonbaar kwijtschelden van een vordering van de ene partij aan de ander; pashouder De bezitter van een bankpas van een gemeentelijke betaalrekening (elektronisch bankieren); hoofdgebouw Locatie Bloemendaalseweg 158 te Overveen. Plaats in de organisatie Artikel2. a.De hoofdkassier is de door of namens het college als zodanig aangewezen functionaris onder toezicht van het hoofd financiën en facilitaire zaken . b.De hoofdkassier kan zich in zaken die zijn zelfstandigheid en verantwoordelijkheid betreffen, wenden tot hoofd financiën en facilitaire zaken. Indien de hoofdkassier dit nodig acht, kan de hoofdkassier zich rechtstreeks wenden tot het college van burgemeester en wethouders. c.De in de hoofdkassiersfunctie besloten controlewerkzaamheden mogen niet het karakter van zelfcontrole hebben. d.Het hoofd financiën en facilitaire zaken wijst waarnemers aan ter vervanging bij verlof, ziekte of andere bijzondere omstandigheden. Uit te voeren taken. Artikel3. a.De hoofdkassier houdt kantoor ter plaatse door burgemeester en wethouders te bepalen (het is het streven dat er iedere werkdag een kassier aanwezig is). b.Het kantoor is op door burgemeester en wethouders te bepalen dagen en tijdstippen voor het publiek geopend. Artikel4. a.Als er over een bankpas kan worden beschikt dient de pincode bij bankpassen van gemeenterekeningen gescheiden van de passen bewaard te worden. De pincode wordt, als geen direct gebruiksdoel voorhanden is, maar in ieder geval elke nacht, bewaard op een veilige plaats die bestemd is voor de opslag van geldswaarden. b.Pashouders mogen gemeentelijke bankpassen niet uitlenen of anderszins uit handen geven. Artikel5. a.De geldswaarden worden eenmaal per week opgemaakt door de subkassier(s). Deze kasopname wordt schriftelijk vastgelegd. b.Eén keer per maand vindt kasopname plaats in aanwezigheid van de hoofdkassier of diens vervanger. Deze opname wordt vervolgens mede geparafeerd door het hoofd financiën en facilitaire zaken. c.Geconstateerde voordelige en nadelige kasverschillen worden direct doorgegeven aan het hoofd financiën en facilitaire zaken . d.De hoofdkassier verleent voor alle in contanten danwel andere geldswaarden ontvangen bedragen schriftelijk kwijting aan subkassiers. Artikel6. a.De hoofdkassier is verplicht de afdracht van het kasgeld, elke laatste week van de maand of bij overschrijding van het maximum saldo, binnen vijf werkdagen te storten op een gemeenterekening bij een financiële instelling. De voorraad kasgeld mag een bedrag van € 250 in de kleine kas en € 7.500 in de kluis in het hoofdgebouw en € 500 op de locatie Brouwerskolk niet overtreffen. b.De afdrachten van burgerzaken locatie Bloemendaal en Bennebroek vinden plaats in het hoofdgebouw. Daar wordt de afdracht in ontvangst genomen door de hoofdkassier, die de gelden opbergt in de kluis aldaar. c.Het transport van geldswaarden naar een financiële instelling geschiedt door een door het college van burgemeester en wethouders aangewezen Waardetransporteur. d.De hoofdkassier of vervanger overhandigt de te transporteren gelden aan de Waardetransporteur e.Indien er transport van geldswaarden van de locatie Brouwerskolk naar het hoofdgebouw (of omgekeerd) plaatsvindt gebeurt dit door twee bij de gemeente werkzame personen, waaronder de hoofdkassier of vervanger. f.De sleutels van de kluis zijn in het bezit van de hoofdkassier en de plaatsvervangend kassier. Zij nemen de sleutels mee naar huis en mogen deze onder geen enkele voorwaarde in het pand achterlaten. De sleutels mogen niet voor anderen toegankelijk zijn. Handelingen inzake betalingen. Artikel7. a.Het uitgangspunt is om het betaalproces doelmatig in te richten en waarborgen in te bouwen dat er zorgvuldig en integer wordt gehandeld. b.Het organisatorisch uitgangspunt is dat zelfcontrole wordt beperkt. Per activiteit van het betaalproces (zie bijlage) verdient het de voorkeur dat die medewerker de activiteit uitvoert die als eerste wordt genoemd. De matrix is zo ingericht dat er dan per betalingsproces van beperkte zelfcontrole sprake is. c.Enkele activiteiten in het betaalproces (zie bijlage) mogen niet door dezelfde medewerker worden uitgevoerd. Artikel8. a.Ingeval van noodzakelijke aanvullende informatie wordt zo nodig de vervaardiger van de betalingsopdracht geraadpleegd. b.Bij gebreken in de betalingsopdracht (

1. en)worden ontvangen betalingsopdrachten met de daarbij behorende documentatie aan de verantwoordelijke functionaris geretourneerd. c.Opmerkingen en bevindingen ten aanzien van beoordeelde betalingsopdrachten en de daarbij behorende documentatie worden afhankelijk van de aard/ernst van de onregelmatigheden direct dan wel periodiek ter kennis van het hoofd financiën en facilitaire zaken gebracht. Aanvullende handelingen inzake contante betalingen. Artikel9. a.Betaling in contanten worden in principe niet gedaan. Het hoofd financiën en facilitaire zaken of diens vervanger kan bij wijze van uitzondering toestemming geven tot het doen van een betaling in contanten. b.Betaling in contanten vindt alleen plaats tot een bedrag van max. € 250. c.Betaling van contanten van meer dan € 250 vindt alleen plaats vanuit het hoofdgebouw. d.Betaling in contanten vindt alleen plaats tegen deugdelijke schriftelijke kwijting (bijvoorbeeld getekende bonnetjes). e.De onder
2. d)genoemde kwijtingsstukken worden door de hoofdkassier geregistreerd. Artikel10. Alle contant verrichte betalingen worden, overeenkomstig door het hoofd financiën en facilitaire zaken verstrekte richtlijnen, voor zover van toepassing, na betaling geregistreerd. Handelingen inzake ontvangsten. Artikel11. a.De hoofdkassier vraagt aanvullingen van de contanten aan. b.Aanvulling van contacten worden besteld bij de Bank Nederlandse Gemeenten en door een door het college van Burgemeester en Wethouders aan te wijzen waardetransporteur afgeleverd bij de kassier in het hoofdgebouw. Informerende taken. Artikel12. a.De hoofdkassier verstrekt aan burgemeester en wethouders, de gemeentesecretaris, het hoofd bedrijfsbureau en het hoofd financiën en facilitaire zaken alle inlichtingen, die zij terzake van de hoofdkassierswerkzaamheden verlangen. b.De hoofdkassier verstrekt aan de daartoe bevoegden, waaronder in ieder geval de aangewezen registeraccountant, alle inlichtingen die redelijkerwijs kunnen worden verlangd. c.De hoofdkassier verstrekt verder geen inlichtingen aan derden die niet functioneel zijn voor uitoefening van de functie. Overige bepalingen. Artikel13. Ten aanzien van de ontvangsten en betalingen ter nadere verrekening en ten behoeve van derden neemt de hoofdkassier de daarvoor door of namens de hoofd financiën en facilitaire zaken gegeven voorschriften in acht. Artikel14. De hoofdkassier is gehouden alle mogelijke medewerking te verlenen bij de uitoefening van het toezicht op zijn werkzaamheden door de hoofd financiën en facilitaire zaken . Artikel15. De hoofdkassier is verplicht alles te doen wat voor een goede uitoefening van de functie nodig is. De hoofdkassier kan zich niet op onvolledigheid van deze instructie of andere voorschriften beroepen bij het nalaten van datgene wat naar redelijkheid tot de taak wordt geacht te behoren. Artikel16. In gevallen waarin deze taakbeschrijving niet voorziet beslist het college van burgemeester en wethouders. Artikel17. De instructie treedt in werking op 18 augustus 2010 en kan worden aangehaald als “Instructie voor de hoofdkassier van de gemeente Bloemendaal 2010”. Met ingang van de onder a. van dit artikel genoemde datum vervallen alle eerder verstrekte kassiersinstructies. Aldus vastgesteld in de vergadering van burgemeester en wethouders van de gemeente Bloemendaal van 17 augustus 2010. de burgemeester, de secretaris, R.Th.M. Nederveen mr. A.Ph. Van der Wees Gepubliceerd in het Weekblad Kennemerland-Zuid d.d. 26 augustus 2010. In werking (met terugwerkende kracht): 18 augustus 2010.