Verordening informatie- en archiefbeheer Noardeast-Fryslan 2019 (Noardeast-Fryslân)

Verordening informatie- en archiefbeheer Noardeast-Fryslan 2019De raad van de gemeente Noardeast-Fryslân; gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van 5 maart 2019 / Z214183-2019; overwegende dat: in het kader van de uitvoering van gemeentelijke taken informatie wordt verwerkt; deze informatie valt binnen het domein van de Archiefwet 1995; deze informatie maatschappelijke, bestuurlijke, juridische, economische, administratieve, privacy en historische belangen betreft; deze informatie op toetsbare wijze aan wettelijke kwaliteiten moet voldoen; de betrouwbaarheid, bruikbaarheid, vindbaarheid en het voortbestaan van de informatie zolang zij bestaat op aantoonbare wijze te garanderen is; gelet op de artikelen 30, eerste lid en 32, tweede lid, van de Archiefwet 1995, de Archiefregeling en artikel 149 van de Gemeentewet; BESLUIT vast te stellen de Verordening informatie- en archiefbeheer Noardeast-Fryslân 2019 Definities Artikel1 Archiefbescheiden: alle informatie die valt binnen de termen van de Archiefwet; Digitale bewaarplaats: geheel van apparatuur en programmatuur op aantoonbare wijze bedoeld voor het voortbestaan, gebruik en hergebruik van voor bepaalde of onbepaalde tijd te bewaren digitale archiefbescheiden overeenkomstig de van toepassing zijnde wettelijke regelingen; Selectielijst: een op grond van artikel 5 van de Archiefwet in de Staatscourant gepubliceerde lijst van categorieën te vernietigen of permanent te bewaren archiefbescheiden; Informatiebeheer (beheer van de informatie): het geheel van maatregelen om de informatie in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren gedurende de wettelijk bepaalde termijn zodanig dat authenticiteit ervan kan worden aangetoond en de informatie volledig, actueel en betrouwbaar, in leesbare en interpreteerbare vorm, beschikbaar kan worden gesteld; Verantwoordelijke: het hoofd van het organisatieonderdeel; Verwerken van informatie: elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot informatie, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van informatie. Zorg voor het beheer van de informatie Artikel2 Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het ontwikkelen en uitvoeren van het beleid ter zake van de wettelijke taken en verantwoordelijkheden op grond van de Archiefwet 1995 en de interne regels ten behoeve van het beheer van de informatie van de gemeentelijke organen. Burgemeester en wethouders dragen hierbij zorg voor de onderlinge samenhang met andere onderdelen van het gemeentelijk informatiebeleid en treffen daarvoor de nodige maatregelen. Artikel3 Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het verwerken van informatie zodanig dat het voortbestaan van de informatie met behoud van ordening en toegankelijkheid gedurende de wettelijk voorgeschreven bewaartermijn is gewaarborgd en de authenticiteit van de informatie kan worden aangetoond. Artikel4 De artikelen 14-26b van de Archiefregeling zijn overeenkomstig van toepassing op grond van de geldende selectielijst te vernietigen archiefbescheiden. Artikel5 Burgemeester en wethouders stellen, gehoord de gemeentearchivaris, een kwaliteitssysteem vast overeenkomstig artikel 16 van de Archiefregeling. Artikel6 Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden opgevoerd om de kosten te dekken die zijn verbonden aan het beheer van de informatie. Artikel7 Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel ter uitvoering van de werkzaamheden verbonden aan het informatiebeheer. Artikel8 Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het vaststellen van voorschriften voor het beheer van de informatie. Artikel9 Burgemeester en wethouders bevorderen, dat bij deelname door de gemeente in andere rechtspersonen dan regelingen op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen, die taken namens het college uitvoeren, het beheer van de informatie bij deze rechtspersonen geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de Archiefwet. Artikel10 Burgemeester en wethouders wijzen, gehoord de gemeentearchivaris, archiefbewaarplaatsen aan. Artikel11 Burgemeester en wethouders wijzen, gehoord de gemeentearchivaris, een digitale bewaarplaats aan. Artikel12 Burgemeester en wethouders wijzen taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van de informatie die niet is overgebracht, toe aan de verantwoordelijke. Toezicht en verantwoording Artikel13 De gemeentearchivaris is belast met het toezicht op het bij of krachtens de Archiefwet bepaalde ten aanzien van het beheer van de informatie die niet is overgebracht. Artikel14 De gemeentearchivaris kan de uitoefening van het toezicht op het beheer van de informatie die niet is overgebracht opdragen aan voldoende, deskundige medewerkers. Artikel15 De verantwoordelijke verstrekt aan de gemeentearchivaris of aan degene(n) aan wie de uitoefening van het toezicht is opgedragen, alle schriftelijke en mondelinge informatie die nodig is voor een goede taakvervulling. Artikel16 De gemeentearchivaris en degenen aan wie de uitoefening van het toezicht is opgedragen hebben toegang tot de informatie, tot de ruimten en tot de apparatuur en programmatuur waarin de informatie zich bevindt en met behulp waarvan de informatie wordt verwerkt, met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van informatie. Artikel17 De gemeentearchivaris brengt de verantwoordelijke in kennis van de resultaten van de uitoefening van het toezicht. Bij voldoende aanleiding stelt de gemeentearchivaris tevens burgemeester en wethouders hiervan in kennis. De gemeentearchivaris geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn oordeel in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen. Artikel18 De gemeentearchivaris brengt jaarlijks aan burgemeester en wethouders verslag uit over het beheer van de informatie die niet is overgebracht alsmede over de wijze van uitoefening van het toezicht op het beheer. Artikel19 De gemeentearchivaris legt jaarlijks in de vorm van een verslag verantwoording af aan burgemeester en wethouders betreffende het beheer van de informatie die is overgebracht dan wel op andere (rechts)titel in beheer is genomen. Artikel20 Burgemeester en wethouders doen tenminste éénmaal per jaar aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de Archiefwet. Zij leggen daarbij over de verslagen die door de gemeentearchivaris aan hen zijn uitgebracht in verband met het beheer en het toezicht. Opname in de archiefbewaarplaats van bescheiden van particulieren Artikel21 De gemeentearchivaris kan met instemming van de rechthebbende bescheiden van instellingen of personen, ongeacht hun vorm, in de archiefbewaarplaats opnemen als deze naar zijn oordeel van historische waarde zijn. Slotbepalingen Artikel22 De volgende verordeningen worden ingetrokken per 1 januari 2019: Archiefverordening Dongeradeel 2013; Archiefverordening Ferwerderadiel 2012; Archiefverordening Kollumerland c.a. 2016. Artikel23 Deze verordening treedt één dag na publicatie in werking en werkt terug tot 1 januari 2019. Artikel24 Deze verordening wordt aangehaald als Verordening informatie- en archiefbeheer Noardeast-Fryslân 2019. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Noardeast-Fryslân d.d.4 april 2019.De raad voornoemd,griffier voorzittermr. S.K. Dijkstra drs. H.H. Apotheker