BudgethoudersregelingBurgemeester en wethouders van de gemeente Moerdijk; gelet op artikel 17 van de "Financiële verordening gemeente Moerdijk", vastgesteld d.d. 7 december 2017; BESLUITEN vast te stellen de volgende regeling: REGELING BUDGETHOUDERSCHAP GEMEENTE MOERDIJK Artikel1Definities
- Budgethouder De budgethouder is de functionaris die uit hoofde van zijn/haar functie verantwoordelijk is voor het behalen van een afgesproken prestatie. Hij/zij is verantwoordelijk voor de beheersing van het bijbehorende budget.
- Budgetbeheerder De budgetbeheerder is de functionaris die door de budgethouder aangewezen is voor de beheersing van (een deel van) zijn/haar budget.
- Opdrachtgever De opdrachtgever is de functionaris die de opdracht geeft c.q. de bestelling plaatst. Hij/zij is verantwoordelijk voor de beoordeling van de geleverde prestatie en accordering van de factuur.
- Budget De middelen die via de programmabegroting en productenraming zijn toegekend van een samenhangend geheel van doelstellingen, resultaat- en prestatieafspraken.
- Verplichtingen Met verplichtingen worden bedoeld verplichtingen inzake uitgaven.
- Rechten Onder rechten worden verstaan rechten inzake inkomsten. Artikel2Aanwijzing budgethouder Burgemeester en wethouders wijzen de gemeentesecretaris, de domeinregisseurs, de teamleiders, de concerncontroller en de stafadviseur veiligheid aan als budgethouder. De aanwijzing als budgethouder gebeurt schriftelijk, onder vermelding van de betreffende budgetten (zie bijlage 1 van deze regeling). De griffier is de budgethouder voor de budgetten die ter beschikking staan van de gemeenteraad. Artikel3Verantwoordelijkheden en bevoegdheden budgethouder De budgethouder is – binnen het toegekende budget - verantwoordelijk voor het aangaan van verplichtingen en rechten; één en ander met inachtneming van het Handboek Inkoop en aanbesteding gemeente Moerdijk en van het Algemeen mandaat-, volmacht- en machtigingsbesluit. De budgethouder draagt zorg voor een zodanige organisatie van de aan het toevertrouw¬de budget verbonden werkzaamheden (effi¬ciency van de uitvoering) dat wordt voldaan aan de eisen van een doelmatig en doeltreffend beheer van het budget (zie bijlage 3 van deze regeling). Verplichtingen mogen slechts worden aangegaan nadat de budgethouder heeft geconstateerd dat ter zake een toereikend budget beschikbaar is. De budgethouder draagt er zorg voor dat hij/zij inzicht heeft in de actuele stand van de reeds aangegane verplichtingen ten opzichte van het totale toegekende budget. In overleg met de betrokken financieel adviseur is de budgethouder gemachtigd binnen zijn/haar budget te compenseren, d.w.z. de budgethouder is gemachtigd binnen zijn/haar product budgetruimte over te hevelen. De budgethouder is verantwoordelijk voor het laten uitvoeren van de factuurcontrole (zie bijlage 4 van deze regeling). De controle van de factuur en het paraferen voor akkoord gebeurt door de persoon die de factuur kan beoordelen qua geleverde prestatie of dienst (de opdrachtgever). Bij voorkeur is degene die de factuur als opdrachtgever voor akkoord tekent, niet de budgethouder of de budgetbeheerder. Dit, uit oogpunt van functiescheiding. De budgethouder is verantwoordelijk voor het intern aanleveren van de werkelijke uitkomsten van het budget, het verwachte benodigde budget, de ontwikkelingen en een analyse en toelichting voor het opstellen van de Kadernota, de programma- en productenbegroting, de bestuursrapportages, de jaarrekening en eventuele tussentijdse rapportages aan de gemeentesecretaris. Artikel4Plaats in de organisatie De budgethouder is voor de organisatie van de aan het budget verbonden werkzaamheden rechtstreeks verantwoording verschuldigd aan de gemeentesecretaris; de gemeentesecretaris is ter zake verantwoording verschuldigd aan burgemeester en wethouders. Artikel5Vervanging De budgethouder wijst binnen zijn/haar domein een collega-budgethouder als vervanger aan, die bij (kortdurende) afwezigheid in zijn/haar plaats treedt, e.e.a. binnen de bevoegdheden zoals toegekend in het Algemeen mandaat-, volmacht- en machtigingsbesluit. Artikel6Aanwijzing budgetbeheerders Onverminderd zijn/haar eigen verantwoordelijkheid kan de budgethouder de werkzaamheden verbonden aan de beheersing van zijn/haar budget overdragen aan andere functionarissen, de zogenaamde budgetbeheerders. De aanwijzing als budgetbeheerder wordt schriftelijk gedaan, onder vermelding van de betreffende budgetten (zie bijlage 2 van deze regeling). Indien de budgethouder een functionaris van een ander team aanwijst als budgetbeheerder, stelt de budgethouder de betreffende teamleider hiervan op de hoogte. Artikel8Bijlagen Ter verduidelijking van de taken en bevoegdheden van de budgethouder is een aantal items nader uitgewerkt en als aparte bijlagen aan de regeling budgethouderschap toegevoegd: Bijlage 1: Besluit aanwijzing budgethouder Bijlage 2: Besluit aanwijzing budgetbeheerder Bijlage 3: Verantwoordelijkheden en bevoegdheden budgethouder Bijlage 4: Opdrachten/factuurcontrole Deze bijlagen worden geacht deel uit te maken van budgethoudersregeling
- Artikel9Inwerkingtreding Deze regeling treedt in werking met ingang van 1 januari
- De “Budgethoudersregeling” d.d. 15 mei 2002 wordt per 1 januari 2018 ingetrokken. Artikel10Citeertitel Deze regeling kan worden aangehaald onder de naam “Budgethoudersregeling”. Vastgesteld in de vergadering van het college d.d. 19 december 2017,de loco-secretaris, de burgemeester,B.G.M. Cornel J.P.M. Klijs