Nota Reserves en Voorzieningen & Weerstandscapaciteit 2019 (Kampen)

Nota Reserves en Voorzieningen & Weerstandscapaciteit 2019De Raad van de gemeente Kampen, gelezen het voorstel van Burgemeester en Wethouders van 12 februari 2019; gelet op artikel 13 van de Financiële verordening gemeente Kampen, besluit: De nota reserves en voorzieningen & weerstandscapaciteit 2019 vast te stellen met inbegrip van de voorgestelde beslispunten: de reserves "Algemene reserve Quintus", "Hanzedagen", "Groot onderhoud onderwijsgebouwen", "Bestemmingsreserve Quintus", "Eenmalige kosten nieuwbouw zwembad" en "Groot onderhoud zwembaden" op te heffen; de voorzieningen "P.P.S. Koekoekspolder" en "Dubieuze debiteuren Quintus" op te heffen; het saldo van de reserve Groot onderhoud onderwijsgebouwen à € 113.000 toe te voegen aan de Algemene reserve; het saldo van de voorziening P.P.S. Koekoekspolder à € 5.000 vrij te laten vullen ten gunste van de bouwgrondexploitatie en te doteren aan de desbetreffende reserve. Inhoudsopgave Deel 1 Algemeen Inleiding Kader Visie Begrippen Reserve Voorziening Beleidsuitgangspunten Instelling en instandhouding Dotaties en onttrekkingen reserves Dotaties en onttrekkingen voorzieningen Verschillen reserves en voorzieningen Uitgangspunten reserves en voorzieningen Rentebeleid Weerstandscapaciteit Algemeen Weerstandscapaciteit – kader Weerstandscapaciteit – omvang Risicomanagement Reserves en voorzieningen in verband met toekomstig onderhoud Algemeen Huidige situatie Heroverweging reserves en voorzieningen Deel 2 Inventarisatie reserves en voorzieningen Reserves Voorzieningen Bijlage 1: Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten, relevante artikelen Bijlage 2: Overzicht stand reserves en voorzieningen per 31-12-2017 Deel1Algemeen 1.Inleiding 1.1 Kader De Raad heeft in zijn “Financiële verordening gemeente Kampen” (op grond van artikel 212 Gemeentewet) vastgelegd dat het College eenmaal in de vier jaar een nota reserves en voorzieningen & weerstandscapaciteit ter vaststelling aan de Raad aanbiedt. De nota reserves en voorzieningen & weerstandscapaciteit behandelt tenminste het beleid ten aanzien van: reserves en voorzieningen: de vorming, besteding en opheffing van reserves; de vorming, besteding en opheffing van voorzieningen; de toereikendheid van reserves en voorzieningen. weerstandcapaciteit: de reserves en voorzieningen die deel uit maken van de weerstandscapaciteit. In het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) zijn de wettelijke bepalingen omtrent de vorming, besteding en opheffing van reserves en voorzieningen, het weerstandsvermogen en de diverse risico’s opgenomen (zie bijlage 1). Zo is geregeld dat in de toelichting op de balans de aard en reden van de reserves en voorzieningen als van de uitgevoerde toevoegingen en onttrekkingen wordt opgenomen (artikelen 54 en 55 BBV). Ook is er bepaald dat in de begroting en het jaarverslag een paragraaf Weerstandsvermogen moet worden opgenomen (artikel 11 BBV). 1.

1. Visie We streven naar een structureel gezonde financiële uitgangspositie. Voor het verkrijgen van een structureel gezonde financiële positie hanteren we een tweetal uitgangspunten: er is sprake van een weerstandscapaciteit dat past bij het risicoprofiel. Het verbeteren en onderhouden van de weerstandscapaciteit vindt plaats via het principe dat positieve resultaten bij de jaarstukken en opbrengsten uit verkopen primair worden toegevoegd aan de algemene reserve; onderhoudsreserves en voorzieningen bieden voldoende dekking voor de toekomstige verplichtingen. 2.Begrippen 2.
2. Reserve Een reserve maakt onderdeel uit van het eigen vermogen en kan in de volgende twee soorten worden onderscheiden (zie artikel 42 en 43 BBV): algemene reserve; bestemmingsreserves. Algemene reserve De algemene reserve betreft dat deel van het eigen vermogen waaraan in principe geen bestemming is gegeven en welke volledig vrij besteedbaar is. Deze reserve wordt gebruikt voor het opvangen van algemene risico’s (bufferfunctie). Bestemmingsreserve Een bestemmingsreserve wordt aangehouden voor een specifiek benoemd doel. Deze kent in de regel een bepaalde omvang en kan tijdelijk van aard zijn. Wanneer realisatie niet binnen de gestelde termijn plaatsvindt, kan de raad opnieuw een afweging maken. Bij de bestemmingsreserves dient onderscheid te worden gemaakt in: de nog niet geblokkeerde reserves, omdat er nog geen verplichtingen voor aangegaan zijn (zolang een reserve nog niet bestemd is kan deze aangewend worden als buffer voor het weerstandsvermogen); de geblokkeerde reserves, omdat er verplichtingen op rusten voor specifieke doelen of investeringen met een meerjarig economisch nut.1). 1Op grond van het BBV is het niet toegestaan om bestemmingsreserves direct in mindering te brengen op investeringen met een meerjarig economisch nut (uitgezonderd op kunstvoorwerpen met een cultuurhistorische waarde). Dergelijke investeringen dienen bruto geactiveerd te worden. Om de kapitaallasten van deze investeringen te kunnen dekken uit beschikbare bestemmingsreserves, moet het benodigde deel van de reserve overgeheveld worden naar de Reserve kapitaallasten investeringen economisch nut. De jaarlijkse vrijval loopt vervolgens gelijk met de afschrijvingsduur van de investering. Reserves worden alleen ingesteld: voor concrete, in principe binnen vooraf bepaalde tijd te realiseren, door de raad vast te stellen doelen; als eenmalig dekkingsmiddel en zijn in principe niet in te zetten als structureel dekkingsmiddel; voor het afdekken van kosten voortvloeiende uit redelijkerwijs niet in te schatten (omvangrijke) financiële risico’s. 2.
3. Voorziening Een voorziening behoort volgens artikel 44 lid 1 BBV tot het vreemd vermogen. Zij wordt gevormd wegens: verplichtingen en verliezen waarvan de omvang op de balansdatum onzeker is, maar redelijkerwijs is in te schatten op de balansdatum bestaande risico's voor bepaalde te verwachten verplichtingen of verliezen waarvan de omvang redelijkerwijs is in te schatten (bijvoorbeeld dubieuze debiteuren); kosten die in een volgend jaar zullen worden gemaakt, mits het maken van die kosten zijn oorsprong mede vindt in het begrotingsjaar of in een voorafgaand begrotingsjaar en de voorziening strekt tot gelijkmatige verdeling van lasten over een aantal begrotingsjaren (voorziening groot onderhoud); de bijdragen aan toekomstige vervangingsinvesteringen, waarvoor een heffing wordt geheven als bedoeld in artikel 35, eerste lid, onder b in het BBV Daarnaast worden op grond van lid 2 van hetzelfde artikel eveneens tot de voorzieningen gerekend de van derden verkregen middelen die specifiek besteed moeten worden. Dit geld moet namelijk, indien het niet gebruikt wordt voor het specifieke doel, terugbetaald worden. De voorschotbedragen bedoeld in artikel 49, onderdeel b, BBV zijn hiervan uitgezonderd, want: “afzonderlijk worden in de balans onder de overlopende passiva opgenomen de van Europese en Nederlandse overheidslichamen ontvangen voorschotbedragen voor uitkeringen met een specifiek bestedingsdoel die dienen ter dekking van lasten van volgende begrotingsjaren”. In het derde lid is bepaald dat voor “jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen” geen voorziening gevormd mag worden, omdat die al opgenomen zijn in de begroting. Alleen wanneer het volume niet jaarlijks ongeveer gelijk is, mag een voorziening gevormd worden. In Kampen betreft dit bijvoorbeeld de voorziening “Wachtgelden, pensioenen wethouders” en de voorziening “Sociaal statuut Stadsziekenhuis”. De mogelijkheid kan zich voordoen dat er ook risico’s bestaan, waarvan geen inschatting gemaakt kan worden van de mogelijk omvang. Denk bijvoorbeeld aan ondernemersrisico’s en open-einde regelingen. Hiervoor kunnen dan geen voorzieningen worden gevormd. In deze gevallen schrijft het BBV voor dat we dit soort risico’s moeten kwantificeren en opnemen in de verplicht voorgeschreven paragraaf Weerstandsvermogen. De algemene reserve kan dan in dit geval als dekking/buffer dienen. Als we tot een juiste weergave van de vermogenspositie van de gemeente willen komen, dan is het gewenst om de noodzakelijke omvang van een voorziening te bepalen. Als een voorziening niet toereikend is, kan er een tekort op de exploitatie ontstaan in de nabije toekomst. Maar een te hoge voorziening legt onnodig beslag op de toch al schaarse dekkingsmiddelen. Daarom is het van belang dat er goede beheerplannen beschikbaar zijn. Op basis van deze beheerplannen kunnen voorzieningen worden gevormd om de onderhoudslasten van de kapitaalgoederen zo egaal mogelijk over de jaren te spreiden. Voorzieningen dienen altijd onderbouwd te zijn door actuele onderhoudsplannen, waarmee bepaald kan worden of de middelen voldoende zijn ter dekking van de toekomstige uitgaven. Omdat dergelijke plannen op dit moment veelal ontbreken, zijn in de afgelopen jaren voor het onderhoud bestemmingsreserves gevormd. Kans voordoen van verplichting, verlies of risico Zeker Waarschijnlijk Niet uit te sluiten Omvang financieel te bepalen? Ja Crediteurenschuld Voorziening Paragraaf Weerstandsvermogen Is in te schatten Voorziening Voorziening Paragraaf Weerstandsvermogen Nee Paragraaf Weerstandsvermogen Paragraaf Weerstandsvermogen Paragraaf Weerstandsvermogen Voorzieningen worden alleen ingesteld: bij concrete verplichtingen en verliezen waarvan de omvang onzeker is, doch redelijkerwijs is in te schatten; bij bestaande risico’s voor bepaalde te verwachten verplichtingen of verliezen, waarvan de omvang redelijkerwijs is in te schatten; voor kosten die in een volgend begrotingsjaar gemaakt gaan worden, maar al eerder veroorzaakt worden met als doel de lasten gelijkmatig te verdelen; voor ontvangen bijdragen aan toekomstige vervangingsinvestering; voor het veiligstellen van object- of doelsubsidies/bijdragen van derden of niet benutte delen daarvan, waarvan de verplichting tot het doen van uitgaven zich pas in latere jaren voordoet en waarvan de aanwending is gebonden c.q. waarop een terugbetalingsverplichting rust (uitzondering hierop betreffen de voorschotbedragen van Europese/Nederlandse overheden). 3.Beleidsuitgangspunten 3.
4. Instelling en instandhouding Bij het instellen van reserves en voorzieningen is het de uitdaging om goed evenwicht te vinden. Onnodig middelen toevoegen zet de exploitatie onder druk. Terwijl er natuurlijk ook voor moet worden gewaakt dat de begrotingspositie van de gemeente door financiële risico’s, waarvoor geen buffer is gevormd, kan worden aangetast. De omvang van de reserves en voorzieningen moet daarom worden afgestemd op: het doel dat er mee gediend moet worden; de omvang van de risico’s; de verplichtingen en/of verliezen die er door moeten worden afgedekt. Een negatief saldo is voor zowel de bestemmingsreserves als de voorzieningen niet toegestaan. Enige uitzondering hierop zijn voorzieningen gevormd uit de opbrengsten van heffingen die bij derden in rekening worden gebracht. Mocht de algemene reserve negatief worden, dan zal er in samenwerking met de toezichthouder (Provincie) een plan van aanpak opgesteld worden om weer tot een positieve reserve te komen. Om het budgetrecht van de raad op het terrein van de reserves en voorzieningen tot zijn recht te laten komen, vindt het instellen of opheffen van reserves en voorzieningen bij afzonderlijk raadsbesluit plaats. In het raadsbesluit voor reserves en voorzieningen moet voor zover van toepassing aangegeven worden: het doel van de in te stellen reserve/voorziening; de gewenste (maximale) omvang; of een jaarlijkse indexatie moet worden toegepast (niet zijnde rentetoerekening); of de gewenste omvang berekend is op basis van contante waarde (i.v.m. rentetoerekening); de omvang van de storting (structureel of incidenteel); een onderbouwing (bijvoorbeeld meerjarenonderhoudsplan); de dekking van de te storten bedragen; waarvoor onttrokken wordt en indien mogelijk wanneer deze onttrekkingen zullen plaats vinden (looptijd). Om te voorkomen dat onnodig veel reserves worden ingesteld dient tevens expliciet aangegeven te worden, waarom de realisatie van het betreffende beleidsdoel beter gerealiseerd wordt door het instellen van een bestemmingsreserve dan via de reguliere meerjarenbegroting. Wijzigen De raad kan te allen tijde het doel of de bestemming van een reserve wijzigen. Voor een dergelijke wijziging is dus altijd een apart raadsvoorstel en begrotingswijziging benodigd. Het doel van een voorziening zal in principe niet wijzigen, gegeven het verplichtende karakter en de harde kaders. Mocht deze wel wijzigen, dan is de vaststelling van de formele wijziging ook voorbehouden aan de raad. Opheffen Aanbevolen wordt om in het besluit tot instellen van een bestemmingsreserve of voorziening gelijktijdig op te nemen dat de bestemmingsreserve of voorziening wordt opgeheven zodra de doelstelling waarvoor de reserve of voorziening is ingesteld, is gerealiseerd. Dit betekent dat de reserve in beginsel vrijvalt ten gunste van de algemene middelen (behorende bij het resultaat na bestemming). De raad kan vervolgens, via een integrale afweging, aan deze middelen een andere bestemming gegeven. Wanneer voorzieningen worden opgeheven moet het saldo ten gunste van de exploitatie worden gebracht, want ze zijn immers ook ten laste van de exploitatie gevormd. Op deze manier wordt het vrijgevallen bedrag in de resultaatbepaling opgenomen. Bij de bestemming van het jaarrekeningresultaat kunnen deze middelen dan opnieuw worden ingezet. 3.
5. Dotaties en onttrekkingen reserves Volgens het BBV moeten toevoegingen aan reserves altijd geschieden in het kader van de resultaatbestemming (artikel 17, lid d BBV). Dit betekent dat het resultaat voor bestemming in de begroting bestaat uit: de resultante van het totaal van baten en lasten volgens de diverse programma’s; de geraamde algemene dekkingsmiddelen, overheadkosten en de heffing voor de vennootschapsbelasting en onvoorzien. Mutaties in reserves zijn geen baten of lasten. Voor het budgetrecht van de raad is het belangrijk dat zowel de vorming van als de toevoegingen en onttrekkingen aan reserves zo veel mogelijk al bij de begroting worden bepaald. Deze voorgenomen mutaties worden conform de voorschriften BBV apart zichtbaar gemaakt (op taakveld 0.10 Mutaties reserves). Deze voorschriften zijn zowel van toepassing bij de begroting als bij de jaarrekening. In het verlengde hiervan dient het resultaat na bestemming te worden vastgelegd op taakveld 0.
6. Dit resultaat moet conform artikel 42.1 van het BBV afzonderlijk op de balans zichtbaar worden gemaakt bij het eigen vermogen. Resultaatbestemming is een bevoegdheid van de raad. Alle stortingen in en onttrekkingen aan de reserves vereisen dus de goedkeuring van de raad. Dit kan expliciet bij de resultaatbestemming in het kader van de rekening of vooraf bij de vaststelling van de begroting. Met de vaststelling van de programmabegroting stelt de raad ook de voorgenomen stortingen in en onttrekkingen aan de reserves vast. Bij het werkelijk boeken van deze ramingen is het niet verplicht dat er ook daadwerkelijk bestedingen of inkomsten tegenover de onttrekking/storting staan. Ook andersom geldt dat wanneer de geraamde onttrekking lager is dan de werkelijke last, alleen het geraamde bedrag onttrokken mag worden (tenzij er een aanvullend besluit door de raad wordt genomen). Met uitzondering van de reserve “Over te hevelen jaargebonden budget” hanteren we binnen onze gemeente het uitgangspunt dat we allen dat deel aan de reserve onttrekken dan benodigd is ter dekking van de uitgaven (met als maximum het geraamde bedrag). Bij de reserve “Over te hevelen jaargebonden budget” wordt jaarlijks de gehele reserve ten gunste van de exploitatie geboekt, zonder rekening te houden met de werkelijke uitgaven/inkomsten. 3.
7. Dotaties en onttrekkingen voorzieningen Voorzieningen dienen dekkend te zijn voor de achterliggende verplichtingen en risico’s. Ze mogen daarom niet groter of kleiner zijn dan de verplichtingen of risico’s waarvoor ze zijn gevormd. Dat betekent dat er een goede schatting gemaakt moet worden. Ter onderbouwing van het “noodzakelijk niveau” geldt als verplichting dat de gemeente over een actueel onderhoudsplan dient te beschikken. Stortingen in bestaande voorzieningen of het vormen van een nieuwe voorziening worden, conform de vastgestelde meerjaren (onderhouds)planning/begroting, als last bij de diverse programma’s in de primitieve begroting opgenomen, dan wel via een afzonderlijk raadsvoorstel met begrotingswijziging. Vorming en storting zijn voorbehouden aan de raad. Voor een onttrekking volstaat een collegebesluit. Voorzieningen ter egalisatie van kosten worden afgestemd op de door de raad bepaalde kaders. Indien een voorziening een omvang heeft bereikt die hoger is dan het noodzakelijk niveau, valt het meerdere vrij ten gunste van de exploitatie. Bij tekorten dienen de voorzieningen te worden aangevuld. De mutaties in voorzieningen zijn resultaat bepalend en worden rechtstreeks in de jaarrekening verwerkt. Het is niet toegestaan om aan voorzieningen rente toe te rekenen (artikel 45 BBV). Slechts indien de gewenste omvang van een voorziening is gebaseerd op een contante waarde, dan mag aan de voorziening de inflatiecorrectie worden toegevoegd om de voorziening op peil te houden voor de in de toekomst te dekken kosten (zie hoofdstuk 4 Rentebeleid). 3.
8. Verschillen reserves en voorzieningen De verschillen tussen reserves en voorzieningen op grond van het BBV kunnen als volgt schematisch worden weergegeven: Reserves Voorzieningen 1 Instellen door Raad (budgetrecht). Instellen door Raad (budgetrecht). 2 Muteren in de hoogte van reserves is bevoegdheid van Raad. In de rekening worden de toevoegingen en onttrekkingen aan elk van de reserves (tenzij anders besloten) verwerkt tot maximaal het bedrag dat via de begroting door de raad is goedgekeurd. Daarboven is een raadsbesluit vereist. Aanwenden van voorziening is bevoegdheid van College (bedrijfsvoering). 3 Eigen vermogen. Vreemd vermogen. 4 In beginsel vrij besteedbaar (wijziging van bestemming is mogelijk). Vaste bestemming. Eventuele restant saldi in voorzieningen kunnen niet voor andere doeleinden worden aangewend. Restantsaldi vallen derhalve vrij ten gunste van het desbetreffende programma waaronder de voorziening valt of de algemene middelen of dienen terugbetaald te worden aan diegene van wie de middelen zijn ontvangen (afrekenings-trajecten). 5 Opvangen van eenmalige tegenvallers. Egalisatie van lasten en ter dekking van (risico’s ter zake) verplichtingen en verliezen (redelijkerwijs te schatten). *) 6 Rentetoevoeging toegestaan via resultaatbestemming. Rentetoevoeging niet toegestaan; wel inflatiecorrectie indien omvang van de voorziening is gebaseerd op contante waarde. 8 De gewenste omvang van (bestemmings-) reserves is een politieke keuze. Omvang gelijk aan verplichting. 9 Resultaat bestemmend. Resultaat bepalend. *) Wanneer voor de egalisatie van de lasten geen onderbouwing aanwezig is in de vorm van een meerjaren(onderhouds)planning, dan mag er geen voorziening gevormd worden. In een dergelijke situatie wordt veelal besloten om de middelen door middel van een reserve op te bouwen. 3.
9. Uitgangspunten reserves en voorzieningen Voor het instellen, muteren en opheffen van reserves en voorzieningen worden onderstaande uitgangspunten toegepast: het beleid is er op gericht om het aantal reserves en voorzieningen zo beperkt mogelijk, maar wel werkbaar te houden. Dit om een goede balans te vinden tussen het tegengaan van ongewenste fondsvorming (potjescultuur) en het voorkomen van allerlei subadministraties. Een en ander valt binnen het bestaande beleid van integraliteit, transparantie en duidelijkheid. Kortom: lasten en baten zoveel mogelijk via de exploitatiebegroting laten lopen. reserves en voorzieningen worden ingesteld respectievelijk gehandhaafd als op deze wijze aantoonbaar en beduidend beter dan via een reguliere begrotingspost het gestelde beleidsdoel kan worden gerealiseerd en dit niet zal leiden tot een uitholling van de (integrale) afweegfunctie van de begroting (het principe: “nee, tenzij……”). elk besluit over een reserve c.q. voorziening moet specifiek onderbouwd worden en moet toetsbaar zijn aan de geformuleerde criteria. Voorzieningen moeten deugdelijk worden onderbouwd (jaarlijkse update), voor (bestemmings)reserves geldt het dringende advies deze zoveel mogelijk te onderbouwen. als de reserve of voorziening niet meer voldoet aan de uitgangspunten wordt deze opgeheven en zal een eventueel saldo worden toegevoegd aan het resultaat van de rekening. 4.Rentebeleid Bij het doorvoeren van de BBV wijzigingen in de begroting 2017 heeft de gemeenteraad besloten om geen rentevergoeding meer over het eigen vermogen te berekenen. Het (omslag)rentepercentage werd vervolgens berekend op 2,9%. Deze moet jaarlijks worden herberekend. In de notitie grondexploitatie 2016 van de commissie BBV, is bepaald hoe de door te berekenen rente aan de grondexploitaties moet worden berekend. Met ingang van 2016 hanteren we voor de grondexploitaties daarom een rente van 2,84%. Ook deze rente dient jaarlijks herrekend te worden. Dat geldt evenzo voor verstrekte geldleningen waar de rentelooptijd van is verstreken. In principe is het niet toegestaan om rente toe te voegen aan een voorziening, tenzij deze berekend/vastgesteld is op basis van contante waarde. Op dit moment wordt alleen aan de voorziening Sociaal Statuut Stadsziekenhuis en de voorziening Bijdrage bedrijfspand IMpact rente toegevoegd. De jaarlijkse dotatie, ten laste van de Algemene Dienst, aan de Reserve bouwgrondexploitatie wordt berekend op basis van de hoogte van de voorziening grondbedrijf. Deze dotatie moet niet als een rentetoevoeging gezien worden. De benodigde hoogte van de voorzieningen in het grondbedrijf wordt nl. jaarlijks bepaald op basis van de herziene grondexploitaties. De rentecomponent is één van de factoren binnen deze herberekening. Aanvulling vindt dan ten laste van de Reserve bouwgrondexploitatie plaats. De berekende rente van de voorziening Afkoopsommen onderhoud graven wordt aan de voorziening toegevoegd, maar valt gelijktijdig vrij ten gunste van het betreffende programma/beleidsterrein in de begroting. 5.Weerstandscapaciteit 5.
10. Algemeen In hoofdstuk 1.1 is verwoord dat er vierjaarlijks een nota reserves en voorzieningen & weerstandscapaciteit opgesteld moet worden. In de Financiële verordening (artikel 212 GW) is door de raad mede bepaald dat er een nota risicomanagement & weerstandsvermogen opgesteld moet worden waarin tenminste het beleid behandeld wordt ten aanzien van: risicomanagement: het risicomanagement en de wijze waarop deze wordt toegepast (hoe wordt met de risico’s omgegaan); de wijze waarop de risico’s worden bepaald en opgevangen; het omschrijven van de risico’s (in brede zin). weerstandsvermogen: de beschikbare weerstandscapaciteit (waaronder de reserves en voorzieningen); de risico’s van materieel belang; het aanwezige t.o.v. het gewenste weerstandsvermogen. Op grond van het BBV moet zowel in de beleidsbegroting als in het jaarverslag een paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing worden opgenomen. Deze paragraaf bevat in elk geval de volgende onderdelen: een inventarisatie van de weerstandscapaciteit; een inventarisatie van de risico’s; het beleid omtrent de weerstandscapaciteit en de risico’s; diverse voorgeschreven kengetallen; een beoordeling van de onderlinge verhouding tussen de kengetallen (d) in relatie tot de financiële positie. Onderstaand figuur maakt de verbinding zichtbaar tussen de nota reserves en voorzieningen & weerstandscapaciteit en de nota risicomanagement & weerstandsvermogen. 5.
11. Weerstandscapaciteit – kader Door middel van een goed systeem van risicomanagement kan worden bereikt dat de kans op het zich voordoen van onvoorziene tegenvallers afneemt. Maar als het nemen van risico’s onvermijdelijk of de beste keus is, dan moeten er maatregelen getroffen worden ter beantwoording van de vraag “hoe met deze risico’s omgegaan moet worden”. Daarbij kan de aanwezige financiële weerstandscapaciteit als laatste achtervang dienen. Deze weerstandscapaciteit wordt gevormd door alle vrije middelen en mogelijkheden waarover de gemeente beschikt of kan beschikken. Deze kunnen aangewend worden ter dekking van de niet begrote kosten. Verliezen die op een andere manier, bijvoorbeeld via verzekering of voorziening/reservering, financieel zijn ondervangen vallen daar niet onder. Voor de bepaling van de weerstandscapaciteit wordt ondermeer gekeken naar de aanwezige reserves. Het gaat hierbij om de vrij aanwendbare middelen. Hierop dient een uitzondering te worden gemaakt voor de geblokkeerde reserves. Daarvoor geldt meestal dat op deze reserves verplichtingen rusten, waardoor ze in principe niet vrij aanwendbaar zijn. Inzet van een dergelijke reserve kan pas plaatsvinden na een duidelijke afweging van de (mogelijke) consequenties. 5.
12. Weerstandscapaciteit – omvang Tot de weerstandscapaciteit kunnen, gezien de bovengenoemde kaderstelling, de volgende reserves gerekend worden: Algemene reserve (excl. reeds gelabelde bedragen); Reserve sociaal domein; Reserve bouwgrondexploitatie. De hierboven genoemde reserves dienen als buffer voor de gekwantificeerde risico’s op elk afzonderlijk terrein: Algemene reserve <=> algemene dienst; Sociaal domein <=> sociaal domein; Bouwgrondexploitatie <=> grondbedrijf. Bij de bepaling van de omvang van de weerstandscapaciteit worden naast deze reserves ook andere elementen meegenomen (o.a. onbenutte belastingcapaciteit, post onvoorzien). De Reserve Sociaal domein heeft na de decentralisaties in 2015 op het gebied van Jeugd, WMO en Participatie als buffer gediend voor het budgettair neutraal uitvoeren van de nieuwe gemeentelijke taken. Met ingang van 2019 zal deze reserve naar verwachting nihil zijn. Dat is ook in lijn met het genomen besluit dat het hier om een tijdelijke functie ging. Nu de geldstromen van het Rijk ook opgenomen zijn in de Algemene uitkering (dus niet meer als afzonderlijke integratie uitkeringen) kan deze reserve komen te vervallen. De taken binnen het Sociaal domein worden voortaan als gemeentelijke taken gezien. Voor de risico’s dient binnen de Algemene reserve een buffer aanwezig te zijn. 5.
13. Risicomanagement Door middel van risicomanagement worden risico’s systematisch geïdentificeerd, geanalyseerd en geëvalueerd ter voorkoming van de oorzaken en/of het beperken van ongewenste gebeurtenissen. Het management maakt de afweging tussen het accepteren dat sommige risico’s er zijn en zich voor kunnen doen of het willen voorkomen/beperken van risico’s door bijvoorbeeld procesinhoudelijke maatregelen te nemen of door het aanleggen van een financiële buffer. In de afzonderlijke nota Risicomanagement & Weerstandsvermogen wordt het risicomanagement binnen de gemeente Kampen nader uitgewerkt. Daarnaast wordt de relatie (verhouding) tussen de risico’s en de aanwezige weerstandscapaciteit, zijnde het weerstandsvermogen, in beeld gebracht. 6.Reserves en voorzieningen in verband met toekomstig onderhoud 6.
14. Algemeen De gemeente is verantwoordelijk voor een veilige en duurzame leefomgeving voor de inwoners. Ieder jaar worden grote bedragen uitgegeven aan het verkrijgen, vervaardigen en onderhouden van kapitaalgoederen. Uit de paragraaf 'onderhoud kapitaalgoederen' in de Programmabegroting moet blijken dat de budgetten groot genoeg zijn om het beleid van uw gemeente te kunnen uitvoeren. Ter onderbouwing moeten er actuele beheerplannen beschikbaar zijn. Een beheerplan is actueel als deze niet ouder is dan 4 jaar. Dit is conform de aanbeveling van de commissie BBV. Het kwaliteitsniveau wordt door de raad vastgesteld. Door middel van de begroting wordt er budget beschikbaar gesteld om dit kwaliteitsniveau te handhaven. De Provincie voert een toets uit op grond van haar toezichthoudende rol. 6.
15. Huidige situatie Recentelijk werd de gemeente geconfronteerd met eenmalige tegenvallers uit hoofde van niet geraamd groot onderhoud. Hier is sprake van een niet wenselijke situatie. Om in beeld te brengen of en zo ja in welke omvang sprake is van groot onderhoud dat niet voorzien en gedekt is binnen de reguliere onderhoudsplannen dient een uitgebreide inventarisatie plaats te vinden binnen de respectievelijke beheersplannen. Het mag duidelijk zijn dat dit een arbeidsintensieve opgave is die een gedegen onderzoek en inventarisatie vraagt. Naar verwachting zullen de (integrale) technische beheersplannen in 2019 gereed zijn, zodat daarna de financiële consequenties in beeld gebracht kunnen worden. Naar verwachting zullen er voor een aantal deelterreinen nieuwe voorzieningen ingesteld dienen te worden. Vooruitlopend daarop is in de Perspectiefnota 2019 het voorstel gedaan om een stelpost in te stellen voor de nog nader te vormen onderhoudsvoorzieningen (€ 300.000 structureel). Hiervan is € 200.000 structureel gehonoreerd. Daarnaast is inmiddels via de 1e Bestuursrapportage 2018 een start gemaakt met het vormen van een reserve groot onderhoud havens c.a. door de overdekking op de havengelden te storten in een daartoe ingestelde bestemmingsreserve. 7.Heroverweging reserves en voorzieningen In onderstaand overzicht treft u een samenvatting aan van de voorgestelde heroverwegingen: Naam reserves en voorzieningen Toelichting Reserves 1 2 3 4 5 6 Algemene reserve Quintus Hanzedagen Groot onderhoud onderwijsgebouwen Bestemmingsreserve Quintus Eenmalige kosten nieuwbouw zwembad Groot onderhoud zwembaden Opheffen i.v.m. verzelfstandiging Opheffen Opheffen; restantsaldo à € 113.000 ten gunste van de Algemene reserve Opheffen i.v.m. verzelfstandiging Opheffen i.v.m. oplevering nieuwbouw Opheffen i.v.m. oplevering nieuwbouw Voorzieningen 1 2 P.P.S. Koekoekspolder Dubieuze debiteuren Quintus Opheffen; restantsaldo à € 5.000 ten gunste van de reserve Bouwgrondexploitatie Opheffen i.v.m. verzelfstandiging Deel2Inventarisatie reserves en voorzieningen Reserves Naam Reserve rentewijziging BBV 2016 Type Algemene reserve Doel Tijdelijke buffer als compensatie voor de financiële consequenties naar aanleiding van wijzigingen in het BBV: geen renteomslag meer over het Eigen vermogen en gecorrigeerde rentevoet voor de doorberekening van de rentelasten aan het grondbedrijf. Benodigd saldo € 1.825.000 per 1-1-
16. Dotatie Nee, bedrag in de reserve is gevormd in
17. Onttrekking Onttrekking vindt jaarlijks plaats tot en met 2020 (eenmalig). Vanaf 2021 moeten de financiële consequenties van de BBV wijziging opgevangen zijn binnen de begroting. Rentesystematiek Geen rentetoevoeging. Geblokkeerd Ja Bijzonderheden Geen Voorstel Bij het vaststellen van de Jaarstukken 2020 kan de reserve opgeheven worden. FCL-nummer 7.910.1001 Naam Algemene reserve Type Algemene reserve Doel De algemene reserve is het vrij besteedbare eigen vermogen van de gemeente. Deze reserve heeft als belangrijkste functie het vormen van een buffer voor financiële tegenvallers. Benodigd saldo Minimaal 10% van het begrotingstotaal bepaald op € 16 miljoen. Dotatie Positieve jaarlijkse resultaten en eenmalige verkoopopbrengsten. Onttrekking Negatieve jaarlijkse resultaten en dotaties aan Bestemmingsreserves/voorzieningen (op peil brengen). Rentesystematiek Geen rentetoevoeging. Geblokkeerd Nee Bijzonderheden Bij PPN 2017-2020 is besloten terughoudendheid te betrachten ten aanzien van het surplus boven het benodigde saldo. Voorstel De Algemene reserve dient als buffer voor het opvangen van de risico’s. Omdat deze risico’s op dit moment nog niet gekwantificeerd zijn, heeft u enkele jaren geleden besloten om een buffer aan te houden van 10% van het gemiddelde begrotingstotaal, zijnde € 16 miljoen. Op dit moment worden er diverse stappen gezet in het proces om tot een financieel onderbouwede risico analyse te komen, het kan dus zo zijn dat op basis van de uitkomsten de omvang van de benodigde buffer in de Algemene reserve gewijzigd moet worden. Tot dat moment wordt de genoemde buffer van € 16 miljoen aangehouden. FCL-nummer 7.910.1002 Naam Saldo jaarresultaat Type Algemene reserve Doel De reserve Saldo jaarresultaat bestaat per ultimo het jaar uit het nog niet op grond van een raadsbesluit bestemde deel van het jaarrekeningresultaat. Benodigd saldo N.v.t. Dotatie Geen Onttrekking Geen Rentesystematiek Geen rentetoevoeging. Geblokkeerd Nee Bijzonderheden Deze reserve wordt als tussenrekening voor het jaarrekeningresultaat gebruikt. Na besluitvorming wordt het resultaat ten gunste of ten laste van de andere reserves/voorzieningen gebracht. Voorstel Geen FCL-nummer 7.910.1003 Naam Reserve groot onderhoud zwembaden Type Bestemmingsreserve Doel N.v.t. Benodigd saldo N.v.t. Dotatie N.v.t. Onttrekking N.v.t. Rentesystematiek Geen rentetoevoeging. Geblokkeerd Nee Bijzonderheden De reserve is per ultimo 2016 nihil. De aanbesteding van diverse kunstgrasvelden