Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Amersfoort houdende regels omtrent organisatie en ondersteuning (Verordening organisatie ondersteuning

Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Amersfoort houdende regels omtrent organisatie en ondersteuning (Verordening organisatie ondersteuning van de raad 2011)[Deze bekendmaking is slechts een tekstplaatsing. De oorspronkelijke bekendmaking is op 19 oktober 2011, te vinden in de Stadsberichten]. De raad van de gemeente Amersfoort, gelet op artikelen 33 (ambtelijke bijstand), 107a (instructie griffier) en 107e (organisatie griffie) van de Gemeentewet en het Reglement van orde van de raad, b e s l u i t: vast te stellen de volgende verordening: Verordening organisatie griffie en ondersteuning raad 2011 HOOFDSTUK1:ALGEMEEN Artikel1Begripsbepalingen 1.In deze verordening wordt verstaan onder: ambtelijke organisatie: de organisatie van ambtenaren die valt onder verantwoordelijkheid van het college; budgethouder: ambtenaar van de gemeente aan wie middelen zijn toegekend in de vorm van budgetten of investeringskredieten en via (onder-)mandaat/delegatie bestedingen kan verrichten ten laste van de aan hem toegekende budgetten en investeringskredieten. griffier: de op grond van artikel 107 Gemeentewet door de raad benoemde functionaris; griffie: de organisatie die valt onder de verantwoordelijkheid van de raad, bestaande uit de griffier en de onder zijn verantwoordelijkheid functionerende ambtenaren; presidium: een commissie conform de bepalingen hierover in het Reglement van orde van de raad; 2.Daar waar in deze verordening wordt gesproken van presidium kan via een beslissing van het presidium ook worden verstaan één of meer leden van het presidium of een uit het midden van het presidium samengestelde commissie. HOOFDSTUK2:AMBTELIJKE BIJSTAND RAADSLEDEN EN FRACTIES Artikel2Informatie en advies Een raadslid dat of een raadsfractie die informatie of advies wenst, kan zich daarvoor rechtstreeks wenden tot de ambtenaren die binnen de ambtelijke organisatie belast zijn met de advisering over of de uitvoering van het betreffende onderwerp. Het betreft hier snel te beantwoorden feitelijke vragen naar openbare gegevens zonder politieke lading. Artikel3Ambtelijke bijstand 1.Een raadslid dat of raadsfractie die ambtelijke bijstand wenst, kan daartoe een verzoek doen bij de griffier. 2.Onder bijstand wordt verstaan het verzamelen en verwerken van informatie en het verlenen van hulp bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties. Artikel4Verlenen van bijstand De griffier kan de secretaris verzoeken om verlening van ambtelijke bijstand aan het raadslid of de raadsgroepering. De secretaris verleent de gevraagde bijstand, indien de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad; de bijstand redelijkerwijs kan worden verleend. Artikel5Verschafte informatie, advies of bijstand 1.Wanneer een raadslid of raadsfractie niet tevreden is over verschafte informatie, advies of bijstand, kan hij of zij de zaak voorleggen aan de griffier. 2.Indien het advies of bijstand betreft die door ambtenaren is gegeven die onder verantwoordelijkheid van het college werken, bespreekt de griffier de zaak met de secretaris en deelt hij de uitkomst van het overleg aan het raadslid of de raadsfractie mee. 3.Indien het betreft informatie of advies verleend door een persoon of organisatie van buiten de gemeentelijke organisatie, bespreekt de griffier de zaak met die persoon of organisatie en deelt hij de uitkomst hiervan aan het raadslid of de raadsfractie mee. 4.Indien het raadslid of de raadsfractie van mening is dat het overleg met de griffier geen bevredigend resultaat heeft, dan kan hij of zij de zaak voorleggen aan het presidium. Artikel6Toelichting in commissie- of raadsvergadering Indien ambtenaren uit de ambtelijke organisatie die bij de verlening van bijstand betrokken zijn, op advies van het presidium worden uitgenodigd om hun advies of deskundige mening hetzij mondeling in een commissie- of raadsvergadering, hetzij schriftelijk toe te lichten, zijn zij verplicht hieraan gehoor te geven. HOOFDSTUK2:INSTRUCTIE VOOR DE GRIFFIER Artikel7Ondersteuning en informatie raad 1.De griffier draagt zorg voor een doelmatige ondersteuning van de raad, zijn leden en de raadscommissies. 2.Hij draagt er desgevraagd of uit eigen beweging zorg voor dat de leden van de raad en de raadscommissies de informatie wordt verstrekt die zij in hun respectievelijke hoedanigheid behoeven. De informatie wordt mondeling, door inzage of in de vorm van een uittreksel of kopie verstrekt, waarbij zoveel mogelijk met de wens van de leden rekening wordt gehouden. 3.De griffier draagt er zorg voor dat de leden van de raad en de raadscommissies desgevraagd de benodigde bijstand krijgen bij het formuleren van moties, amendementen en voorstellen, het voorbereiden van interpellaties en overige in het Reglement van orde voor de raad voorziene bevoegdheden en initiatieven van de raadsleden. 4.Voor het kunnen vertegenwoordigen van de gemeente bij alle buitengerechtelijke rechtshandelingen op grond van artikel 171 van de Gemeentewet, voor zover die betrekking hebben op het werkgebied van de raad en griffie, verleent de burgemeester een volmacht aan de griffier. Artikel8Voorbereiding vergaderingen raad en commissies 1.De griffier draagt zorg voor een goede voorbereiding van de vergaderingen van de raad en de raadscommissies. 2.Hij draagt zorg voor een gedegen en tijdige advisering aan de raad en de raadscommissies. Zo nodig adviseert de griffier de raad ten behoeve van de door de raad te nemen besluiten. 3.Hij is verantwoordelijk voor een snel en adequaat verloop van voor het proces van besluitvorming noodzakelijke procedures. Artikel9Voorbereiding vergaderingen presidium 1.De griffier draagt zorg voor de voorbereiding van de vergaderingen van het presidium. 2.Hij draagt zorg voor het vastleggen van de door het presidium genomen besluiten en registratie van de daarbij aanwezige personen. Artikel10Verantwoordelijkheid voor griffie De griffier heeft de eindverantwoordelijkheid voor: een voldoende kwaliteit van de ambtelijke advisering en ondersteuning door de bij de griffie werkzame ambtenaren; het tijdig en voldoende voorzien van de raad en de raadscommissies van de nodige ambtelijke adviezen en ondersteuning; een voldoende planning van activiteiten en de uitvoering daarvan. Artikel11Budgethouderschap 1.De griffier is budgethouder van de budgetten die vallen onder de raad, de griffie en de rekenkamercommissie. 2.De budgetten van de raad, griffie en de rekenkamercommissie zijn een onderdeel van de programmabegroting van de gemeente en worden als zodanig door de raad vastgesteld. Terzake neemt het college in de (concept)programmabegroting – en bijstellingen daarvan – de budgetten op zoals opgegeven door het presidium. 3.Voor het uitoefenen van het budgethouderschap delegeert het college de bevoegdheden vervat in artikel 160 van de Gemeentewet wat betreft het werkterrein van de raad, griffie en de rekenkamercommissie, aan de griffier. 4.Zonodig overlegt de griffier inzake de uitoefening van de gedelegeerde bevoegdheden in het kader van artikel 160 Gemeentewet met het presidium. Artikel12Coördinatie ambtelijke bijstand en ondersteuning De secretaris, de griffier en de burgemeester voeren regelmatig overleg over de wijze waarop ambtelijke bijstand en ondersteuning wordt verleend aan raadsleden en raadsfracties. Daarbij kunnen zij tevens aangeven aan welke verzoeken om bijstand prioriteit wordt verleend. Artikel13Afwezigheid 1.Indien de griffier meer dan vijf werkdagen verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet hij hiervan tijdig mededeling aan het presidium. 2.De raad benoemt één of meer plaatsvervangend griffier(s), die de griffier bij diens afwezigheid vervangt. HOOFDSTUK4:BEPALINGEN OVER DE GRIFFIE Artikel14Aansturing griffie De griffier treedt op als directeur van de griffie en sluit hierbij aan bij de taken en bevoegdheden zoals die gelden voor een (sector)directeur van de ambtelijke organisatie. Hiertoe mandateert de raad met het vaststellen van deze verordening de bevoegdheid om de op de griffie werkzame ambtenaren te benoemen, te schorsen en te ontslaan zoals weergeven in artikel 107d van de Gemeentewet aan de griffier. Zonodig overlegt de griffier ter zake met het presidium. Artikel15Taak griffie De griffie ondersteunt de griffier, de raad en de voorzitter van de raad in de uitvoering van hun werkzaamheden. Artikel16Rechtspositie griffie De griffie volgt de Arbeidsvoorwaarden Regeling van de Gemeente Amersfoort (ARGA). Het presidium kan de raad voorstellen op onderdelen hiervan af te wijken, wanneer de eigenheid van de werkzaamheden op de griffie daartoe aanleiding geven. Artikel17Medezeggenschap De griffie kan worden beschouwd als zelfstandige onderneming in de zin van de Wet op de ondernemingsraden. In dit kader regelt de griffier als bestuurder in overleg met het presidium en de medewerkers van de griffie de medezeggenschap voor de griffie. Artikel18Facilitaire ondersteuning De ondersteuning van de griffie (wat betreft faciliteiten op het gebied van administratie, financiën, archivering, interne diensten, huisvesting, automatisering, personeelszorg en dergelijke) wordt verzorgd door de ambtelijke organisatie en voor de kosten hiervan worden de binnen de gemeente Amersfoort gebruikelijke overheadtoerekeningen gehanteerd. Artikel19Planning en verantwoording De griffier legt in een jaarplan een (financiële) planning voor aan het presidium en legt in een jaarverslag (financiële) verantwoording af aan het presidium over het functioneren van de griffie. HOOFDSTUK5:WERKGEVERSROL PRESIDIUM Artikel20Invulling werkgeverstaken Het presidium bereidt ten behoeve van de raad besluiten voor ten aanzien van griffier. Hieronder valt bijvoorbeeld het vertegenwoordigen van de raad bij de werving en selectie, de functionerings-, beoordelingsgesprekken en het overleg gericht op ontheffing uit de functie en ontslag van de griffier. HOOFDSTUK 5a VERGOEDINGEN FRACTIES Artikel20a Vergoeding fracties

1. Een fractie ontvangt een tegemoetkoming in de kosten die zij maakt ten dienste van de uitoefening van het raadslidmaatschap door haar leden.
2. De vaste tegemoetkoming bedraagt per kalenderjaar € 8.000 ongeacht het aantal leden van de fractie. Alleen fracties die tijdens de installatievergadering direct na de verkiezingen als fractie optreden, ontvangen deze tegemoetkoming. In een verkiezingsjaar wordt de vergoeding berekend naar evenredigheid van het aantal kalenderdagen dat een fractie in de raad aanwezig is.
3. Een fractie ontvangt voorts per kalenderjaar een variabele tegemoetkoming van € 80 per lid van de fractie per maand, waarbij deze tegemoetkoming in een verkiezingsjaar wordt berekend naar evenredigheid van het aantal kalenderdagen dat een raadslid in de raad aanwezig is. De variabele tegemoetkoming per fractie wordt maandelijks bepaald.
4. VERVALLEN
5. De vaste vergoeding wordt jaarlijks in twee delen uitgekeerd, te weten de eerste helft in januari en de tweede helft nadat de verantwoording over het voorgaande kalenderjaar is goedgekeurd. In een verkiezingsjaar wordt in januari de volledige vergoeding tot aan de verkiezingsdatum uitgekeerd en ontvangen de fracties vanaf de installatiedatum de volledige vergoeding voor het resterende deel van het kalenderjaar. De variabele vergoeding wordt in de eerste week van elke maand uitgekeerd. Artikel20b Bestedingsdoelen van fractievergoedingen en uitsluitingen
6. Fracties besteden de tegemoetkoming zodanig dat hun kaderstellende en controlerende rol wordt versterkt. Bestedingsdoelen zijn: Personele kosten, zoals salariskosten, kosten van reguliere inhuur ter ondersteuning bij algemene dagelijkse werkzaamheden of vrijwilligersbijdragen voor buitengewone fractieleden. Kosten van onderzoek (waaronder inhuur) en activiteiten die verband houden met een beleidsonderwerp of agendapunt van de raad, inclusief kosten van (politiek-inhoudelijke) bijeenkomsten (uitsluitend zaalhuur, sprekersvergoeding, beperkt aantal consumpties) en breed verspreide communicatie/mailing om informatie op te halen voor fractiewerk, in beide gevallen toelaatbaar tot zes maanden voor gemeenteraadsverkiezingen. Bureaukosten, zoals kantoor- en vergaderbenodigdheden (inclusief vergaderapparatuur voor fractie-assistenten) en consumpties tijdens fractievergaderingen. Administratiekosten, zoals bankkosten en notariële kosten. Kosten voor fractie-ontwikkeling, zoals scholing fractieleden of groepstrainingen voor de fractie. Kosten voor gezamenlijke maaltijden en teambuilding zijn gelimiteerd tot een maximum van € 200 per jaar per fractielid, waarbij buitengewone fractieleden en fractieassistenten ook tot fractieleden worden gerekend. VERVALLEN
7. Ten aanzien van de tegemoetkoming zijn de navolgende bestedingen uitgesloten: Bestedingen die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen. Besteding aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie. Giften en leningen. Bestedingen die betaald dienen te worden uit vergoedingen die de leden ingevolge het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden toekomen. Hiertoe worden de richtlijnen gevolgd uit de Handreiking integriteit politieke ambtsdragers bij gemeenten, provincies en waterschappen, opgesteld door VNG/IPO/Unie van Waterschappen/Ministerie van BZK, en gepubliceerd in september
8. Bestedingen aan raadsleden, familieleden van raadsleden of bedrijven van raadsleden voor werkzaamheden die zij als beleidsmedewerker of anderszins in opdracht van een fractie verrichten. Uitgaven ten behoeve van (her)verkiezing van raadsleden. Buitenlandse reizen. Kosten voor kantoorruimte voor de fractie buiten het stadhuis. (Juridische) bijstand in geschillen. Kosten van digitale apparatuur van raadsleden en buitengewone fractieleden Artikel20c Rekening en verantwoording inzake fractievergoedingen
9. Iedere fractie beschikt over een bankrekening die op naam van de fractie is gesteld, waarop uitsluitend als inkomende geldstroom de in artikel 6 genoemde tegemoetkoming en als uitgaande geldstroom de besteding daarvan plaatsvindt.
10. Het verantwoordingsjaar begint op de datum waarop de (voorgaande) gemeenteraadsverkiezingen plaatsvonden en eindigt een jaar later.
11. Binnen drie maanden na afloop van het verantwoordingsjaar legt elke fractie aan de raad rekening en verantwoording af over de besteding van de in artikel 6 bedoelde tegemoetkoming, onder overlegging van een verslag.
12. Het verslag wordt op kasbasis opgesteld. Het verslag vermeldt in elk geval: de beginstand van de bankrekening; de ontvangen tegemoetkoming; de besteding van de tegemoetkoming gespecificeerd naar de categorieën zoals genoemd in 7.1a t/m 7.1g; eindstand van de bankrekening.
13. De fractie kan een deel van de tegemoetkoming reserveren voor besteding in een volgend jaar binnen dezelfde raadsperiode
14. Bij het verslag wordt een verklaring van de fractie over de juistheid van de overgelegde gegevens gevoegd. Deze verklaring wordt ondertekend door de fractievoorzitter en de penningmeester. Deze functies zijn niet in één persoon verenigd.
15. Iedere uitgave is onderbouwd met een document (kassabon, rekening) met daarop (eventueel handgeschreven) vermeld de reden van uitgave.
16. Indien een fractie binnen een jaar na afloop van de verantwoordingsperiode niet heeft voldaan aan de in dit artikel opgenomen verantwoordingsplicht, wordt de volledige tegemoetkoming voor die fractie over het betreffende jaar geheel teruggevorderd.
17. Tegemoetkomingen die op de dag voorafgaand aan de installatie van de nieuwe raad nog niet zijn besteed worden binnen drie maanden na deze datum door de fractie aan de gemeente terugbetaald.
18. Indien een fractie tijdens een zittingsperiode ophoudt te bestaan is de fractie verplicht binnen drie maanden (a) een eindverantwoording in te dienen over de besteding van de fractievergoeding en (b) het niet bestede bedrag van de tegemoetkoming aan de gemeente terug te betalen. Artikel20d Controle besteding fractievergoedingen
19. Controle op de ingediende verantwoordingen wordt elke twee jaar uitgevoerd door een accountant die daartoe opdracht heeft gekregen van de raad.
20. De accountant controleert in samenwerking met de griffie de ordentelijkheid van de boekhouding en de aanwezigheid van facturen, overeenkomstig de bestedingsdoelen zoals genoemd in artikel
22. De accountant brengt verslag uit van zijn werkzaamheden binnen twee maanden na de indieningstermijn voor de verantwoordingen. Een verslag van de uitgevoerde controle en een accountantsverklaring worden ter vaststelling aangeboden aan de raad. Hierin wordt tevens vermeld of fracties zich gehouden hebben aan de bestedingsdoelen uit artikel 7 en of is voldaan aan de rekening en verantwoording zoals omschreven in artikel
24. Als er aanleiding is voor twijfel over de rechtmatigheid van de besteding van fractievergoedingen meldt de accountant dit in zijn verslaglegging aan de raad.
25. Bij het ontbreken van een goedkeurende verklaring kan de raad besluiten tot nader onderzoek naar de besteding van fractievergoeding(en). Indien de raad hiertoe besluit, wordt een verzoek gedaan aan een onafhankelijke deskundige partij om dit onderzoek uit te voeren. Dit onderzoek richt zich op de vraag of de besteding van fractievergoedingen rechtmatig is en of geleverde producten of diensten in verhouding staan tot de kosten. Een fractie is verplicht om medewerking te verlenen aan het onderzoek.
26. Indien uit het onderzoeksrapport van de onafhankelijke deskundige blijkt dat er sprake is van onrechtmatigheden, kan worden besloten tot het terugvorderen van de fractievergoeding.
27. Gedurende de looptijd van het externe onderzoek kan de uitbetaling van de volgende termijn van de fractievergoeding worden opgeschort. HOOFDSTUK6:OVERIGE BEPALINGEN Artikel21Onvoorziene gevallen In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet, pleegt de griffier voor zover nodig overleg met de voorzitter van het presidium. Artikel22Citeertitel Deze verordening kan worden aangehaald als 'Verordening organisatie ondersteuning van de raad 2011'. Artikel23Inwerkingtreding Deze verordening treedt in werking op de dag volgende op die van zijn bekendmaking. Vastgesteld in de openbare vergadering van 11 oktober 2011.de griffier, de voorzitter,