Privacyreglement Basisregistratie Personen Putten 2019Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Putten; gelezen het voorstel van afdeling Dienstverlening d.d. 17 april 2019 gelet op de Wet Basisregistratie Personen, de Algemene verordening gegevensbescherming en op de Verordening gegevensverstrekking basisregistratie personen gemeente Putten 2014; besluit:
- vast te stellen het Privacyreglement Basisregistratie Personen Putten 2019
- in te trekken het Privacyreglement Basisregistratie Personen Putten 2018 Hoofdstuk1Algemene bepalingen Artikel1Begripsbepalingen Dit reglement verstaat onder: BRP: de basisregistratie personen; de wet: de Wet Basisregistratie personen (BRP); besluit: het Besluit basisregistratie personen; de basisregistratie: de basisregistratie personen, bedoeld in artikel 1.2 van de wet; verordening: de verordening gegevensverstrekking basisregistratie personen gemeente Putten 2014; een bestuursorgaan: bestuursorgaan als bedoeld in artikel 1.
- van de Algemene wet bestuursrecht; overheidsorgaan: een orgaan van een rechtspersoon die krachtens het publiekrecht is ingesteld of een ander persoon of college, met enig openbaar gezag bekleed; een orgaan van de gemeente: een overheidsorgaan, waar het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Putten de verantwoording voor draagt; beheerder: de functionaris die namens de verantwoordelijke is belast met de dagelijkse zorg voor de basisregistratie personen en het beheer van het autorisatiebesluit; een derde: elke natuurlijke persoon niet zijnde een overheidsorgaan of een ingeschrevene en elke rechtspersoon die niet krachtens publiekrecht is ingesteld, noch met enig openbaar gezag is bekleed; de ingeschrevene: degene ten aanzien van wie een persoonslijst in de basisregistratie is opgenomen; de ingezetene: de ingeschrevene die zijn adres heeft in de gemeente Putten; de persoonslijst: het geheel van gegevens, bedoeld in artikel 2.7, eerste lid en artikel 2.69, eerste lid van de wet, over één persoon in de basisregistratie; een authentiek gegeven: een in de basisregistratie personen opgenomen gegeven dat op grond van artikel 1.6 van de wet als authentiek wordt aangemerkt (als zodanig aangeduid in bijlage 1 van het Besluit BRP); terugmelding: de verplichte melding van bestuursorganen aan de beheerder van de BRP bij gerede twijfel aan de juistheid van de in de BRP opgenomen authentieke gegevens; CMG/CML: staat voor Basis Registratie Systeem Civision Makelaar Gegevens en verzorgt zowel de fysieke opslag van onder andere BRP-gegevens als de distributie van deze gegevens aan gebruikersapplicaties van bestuursorganen; gebruikersprofiel: een afgeschermd gedeelte van de BRP applicatie, gebaseerd op de specifieke taak/functie van de betreffende medewerker; autorisatieprofiel: specifieke toekenning van een bepaalde set BRP-gegevens aan gebruikers, noodzakelijk voor het uitvoeren van een publiekrechtelijke taak, of een door het gemeentebestuur opgedragen taak, met een publiekrechtelijk karakter. Artikel2Beheer van de basisregistratie personen De beheerder van de gemeentelijke basisregistratie is de manager van de afdeling of diens vervanger. De beheerder is bevoegd nadere invulling te geven aan de: (te leggen) verbanden met andere gemeentelijke registraties; (rechtstreekse) toegang tot de basisregistratie; verstrekkingen, zoals bedoeld in de artikelen 6, 7 en
- Artikel3Verplicht gebruik authentiek gegeven en terugmeldplicht Met inachtneming van het bepaalde in de artikelen 4, 5 en 6 worden tenminste de authentieke gegevens verstrekt aan bestuursorganen, die deze gegevens nodig hebben voor de vervulling van hun taken, zodanig dat zij aan hun verplichtingen krachtens de artikelen 1.7 en 2.34 van de wet kunnen voldoen. Een bestuursorgaan die gerede twijfel heeft over de juistheid van een (authentiek) gegeven dat hij verstrekt heeft gekregen uit de basisregistratie is verplicht hiervan mededeling te doen aan de beheerder. Hoofdstuk2Verstrekkingen aan organen van de gemeente Artikel4Verbanden met andere gemeentelijke registraties Op grond van artikel 1, lid 2 onder a van de verordening BRP kunnen gegevens uit de basisregistratie worden verstrekt. Aan CMG/CML worden gegevens verstrekt ten behoeve organen van de gemeente, genoemd in bijlage 1, voor de daarbij aangegeven doelen en de daarbij vermelde gegevens. Aan CMG/CML worden gegevens verstrekt ten behoeve van de bedrijfsvoeringsorganisatie Meerinzicht, genoemd in bijlage 1, voor de daarbij aangegeven doelen en de daarbij vermelde gegevens. Artikel5Rechtstreekse toegang tot de basisregistratie personen Op grond van artikel 1, lid 2 onder b van de verordening BRP hebben rechtstreekse toegang tot de basisregistratie: de beheerder; de in bijlage 2 genoemde medewerkers, door de beheerder aangewezen, voor de daarbij aangegeven taken en de daarbij vermelde gegevens; de in bijlage 2 genoemde organen van de gemeente, door de beheerder aangewezen, voor de daarbij aangegeven taken en de daarbij vermelde autorisatieprofielen. Artikel6Periodieke verstrekkingen Op grond van artikel 1, lid 2, onder c van de verordening BRP, kunnen gegevens uit de basisregistratie periodiek worden verstrekt. Aan de in bijlage 3 genoemde organen van de gemeente worden gegevens verstrekt voor de daarbij aangegeven doelen en de daarbij vermelde gegevens. Artikel7Telefonische verstrekking Op grond van artikel 1, lid 2, onder d van de verordening BRP kunnen aan overheidsorganen en derden, als bedoeld in artikel 3.5 en 3.6 van de wet, telefonisch en slechts in bijzondere omstandigheden, ter beoordeling van de beheerder, inlichtingen worden verstrekt. Hoofdstuk3Verstrekkingen aan derden Artikel8Overige verstrekkingen en de gegevens die kunnen worden verstrekt Op grond van artikel 2 van de verordening BRP kunnen aan de in Bijlage 4 aan te geven overige verzoekers gegevens worden verstrekt voor wat betreft de daarbij aangegeven gegevens en uitsluitend voor de daarbij aangegeven doeleinden en voor zover de persoonlijke levenssfeer daardoor niet onevenredig wordt geschaad. Ook mogen persoonsgegevens worden verstrekt nadat de gemeente eerst uitdrukkelijk toestemming verkrijgt van de ingeschrevene van wie de gegevens worden verstrekt. De schriftelijke toestemmingen moeten een jaar lang worden bewaard. Hoofdstuk4Overige bepalingen Artikel9Privacy bescherming van de BRP gegevens De verkregen gegevens uit de basisregistratie mogen uitsluitend worden gebruikt voor de uitvoering van de bij wet of door het gemeentebestuur opgedragen taken. De richtlijnen van de beheerder met betrekking tot beveiliging, bescherming en gebruik van deze gegevens moeten opgevolgd worden. Artikel10Beveiliging De beheerder treft ten behoeve van de technische en organisatorische beveiliging de maatregelen als vermeld in het vastgestelde Beveiligingsplan basisregistratie personen. Artikel11Slotbepalingen Dit reglement wordt aangehaald als: Privacyreglement Basisregistratie Personen Putten
- Dit reglement treedt in werking op de eerste dag na bekendmaking. Het Reglement gegevensverstrekking basisregistratie personen gemeente Putten 2018 wordt dan ingetrokken. Putten, 28 mei 2019 Burgemeester en wethouders van Putten,de secretaris, mr. F.E. Contantde burgemeester,H.A. Lambooij Bijlage 1 Verbanden met andere gemeentelijke registraties De basisregistratie personen van de gemeente Putten is gekoppeld aan het Basisregistratie Systeem Civision Makelaar Gegevens (CMG) De volgende organisatieonderdelen van de gemeente hebben toegang tot de basisadministratie via CMG: Organisatieonderdeel Wettelijk kader/taak Gegevensset Afdeling Dienstverlening Gemeentelijke belastingen en heffingen Wet waardering onroerende zaken Persoonsgegevens Oudergegevens Huwelijksgegevens Gegevens overlijden Inschrijvingsgegevens Adresgegevens kindgegevens Afdeling Dienstverlening Begraafplaatsadministratie Verzoeken website middels Digid Persoonsgegevens Huwelijksgegevens Kindgegevens Inschrijvingsgegevens Adresgegevens Afdeling Dienstverlening Publiekrechtelijke taken Persoonsgegevens Geslachtsnaam partner Adresgegevens Afdeling Samenleving WMO WWB Persoonsgegevens Oudergegevens Huwelijksgegevens Inschrijvingsgegevens Adresgegevens Kindgegevens Gegevens overlijden Afdeling Samenleving Uitvoering Jeugdwet Persoonsgegevens Oudergegevens Gegevens gezag Huwelijksgegevens Kindgegevens Adresgegevens Gegevens overlijden Afdeling Ruimte Registreren vergunningen voor Bouwen en Milieu Werkzaamheden i.v.m. handhavingszaken Persoonsgegevens Oudergegevens Gegevens overlijden Adresgegevens Bedrijfsvoeringsorganisatie Meerinzicht (Domein Sociaal) Uitvoering taken met betrekking tot Leerplichtwet Persoonsgegevens met A-nummer Oudergegevens Gegevens nationaliteit Gegevens gezag Huwelijksgegevens Adresgegevens Indicatie geheim Gegevens overlijden Gegevens verblijfstitel De verantwoordelijke (=het college van burgemeester en wethouders) kan, indien noodzakelijk, nadere aanwijzingen geven met betrekking tot beveiliging en ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer. Alle genoemde organen hebben alleen toegang tot die gegevens die noodzakelijk zijn voor de aan hen opgedragen taak. Bijlage 2 Rechtstreekse toegang tot de basisregistratie De medewerkers van de volgende organisatieonderdelen hebben toegang tot de gegevens in de basisadministratie. De toegang wordt als volgt geregeld: Door inzage/raadpleging via Basis Registratie Systeem Civision Makelaar Gegevens (CMG/CML) of: Rechtstreekse inzage/raadpleging door het softwarepakket Cipers/GidaB Organisatieonderdeel Wettelijk kader/taak Gegevensset Alle afdelingen voor zover nodig voor de taken genoemd in de naast liggende kolom Gemeentelijke belastingen Afvalstoffenheffing WOZ Gemeentelijke opsporingsambtenaren BOA Uitkeringen werk en bijstand Winkeltijden Drank- en horecabedrijf Kansspelen Huisvesting Omgevingsvergunning (WABO) Algemene plaatselijke verordening (APV) WMO Gehandicaptenparkeerkaart Bijzondere opnemingen psychiatrische ziekenhuizen Grafrechten Rampenbestrijding Gevonden voorwerpen Volmacht verlening Kieswet Toestemming reisdocument Naturalisatie Sociale werkvoorziening Dispensatie niet openbare archiefstukken Actueel houden documentair informatiesysteem Naamswijziging Pensioenen raadsleden en wethouders Wachtgelden Gemeentepersoneel BRP Burgerlijke Stand Burgerservicenummer en verder alle gegevens die relevant zijn voor de uitvoering van de desbetreffende taak. Bewaking daarvan vindt plaats door toekenning van een autorisatie op voor de taak toegestaan niveau De navolgende organisatieonderdelen hebben toegang tot de basisregistratie personen voor uitsluitend de binnengemeentelijke personen: Organisatieonderdeel Wettelijk kader/taak Gegevensset Afdeling Dienstverlening, cluster Burgerzaken via Cipers/GIDAB Wet justitiële documentatie Paspoortwet Wegenverkeerswet Wet op de Lijkbezorging Begraafplaatsadministratie Alle gegevens van de persoonslijst en verwijsgegevens Afdeling Staf via CMG Bijhouden personeelsadministratie Gegevens voor huwelijksjubilea Persoonsgegevens Huwelijksgegevens Adresgegevens Afdeling Samenleving via CMG Wet Inburgering Persoonsgegevens Huwelijksgegevens Verwijsgegevens Gezinssamenstelling Verblijfstitelgegevens Kindgegevens Nationaliteitsgegevens Oudergegevens Adresgegevens Afdeling Ruimte via CMG Handhavingsprocedures Bouwvergunningsprocedures Bezwaarprocedures Opmaken contracten grondaankoop Persoonsgegevens Huwelijksgegevens Verwijsgegevens Adresgegevens Afdeling Dienstverlening via CMG Debiteuren en crediteuren administratie Persoonsgegevens Verwijsgegevens Adresgegevens Afdeling Dienstverlening via CMG Actueel houden documentair informatiesysteem Persoonsgegevens Huwelijksgegevens Gezinssamenstelling Adresgegevens De verantwoordelijke (=het college van burgemeester en wethouders) kan, indien noodzakelijk, nadere aanwijzingen geven met betrekking tot beveiliging en ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer. Bijlage 3 Periodieke verstrekkingen Aan de volgende organisatieonderdelen van de gemeente worden systematisch gegevens verstrekt. Organisatieonderdeel Waarvoor Gegevensset Burgemeester Voor het uitoefenen van zijn taak Persoonsgegevens Overlijdensgegevens Huwelijksgegevens Afdeling Samenleving Uitvoering WMO Persoonsgegevens bij overlijden Afdeling Dienstverlening Uitvoering van heffingen en deurwaarderstaken Persoonsgegevens bij: Geboorten Binnenverhuizingen Vestigingen Overlijden Emigratie Vertrek Afdeling Ruimte Uitoefenen taak als begraafplaatsbeheerder Persoonsgegevens bij: Overlijden Bijlage 4 Lijst van derden waaraan gegevens worden verstrekt op basis van artikel 3.9 Wet BRP Verstrekken aan wie Waarvoor Welke gegevens Begraafplaatsen (niet gemeentelijke), crematoria Voor de bijhouding van registraties verband houdende met het begraven en cremeren Maximaal de gegevens genoemd in art. 3.9, lid 4 Wet BRP Instellingen/organisaties ten behoeve van: Algemene en Geestelijke Gezondheidszorg Bevorderen lezen/bestrijden analfabetisme Gehandicaptenzorg Jeugdwelzijnswerk Kinderopvang Maatschappelijke dienstverlening Onderwijs Ouderenzorg Reclassering Verslaafdenzorg Werkvoorziening Voor de aan deze organisaties opgedragen taken Maximaal de gegevens genoemd in art. 3.9, lid 4 Wet BRP Culturele organisaties Voor de aan deze organisaties opgedragen taken Maximaal de gegevens genoemd in art. 3.9, lid 4 Wet BRP Gezinsleden Inschrijving op adres Naam ingeschrevenen op adres Pensioenfondsen Voor de aan deze organisaties opgedragen taken Maximaal de gegevens genoemd in art. 3.9, lid 4 Wet BRP Woningstichting Putten Voor de bijhouding van de huurdersadministratie en de woningtoewijzing Maximaal de gegevens genoemd in art. 3.9, lid 4 Wet BRP Mutatiegegevens (maximaal de gegevens genoemd in art. 3.9, lid 4 Wet BRP) worden verstrekt aan: Wie Waarvoor Welke gegevens Stichting Welzijn Putten Welzijnswerk onder inwoners van Putten van 75 jaar en ouder Mutatiegegevens van overlijden, vestiging, binnenverhuizing, vertrek en emigratie Ziekenhuis St. Jansdal en Meander Ziekenhuis Voor de bijhouding van patiëntengegevens Mutatiegegevens van overlijden Verstrekking vindt alleen plaats voor zover dat noodzakelijk is voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van de derde en het belang of de fundamentele rechten en vrijheden van de ingeschrevene niet aan de verstrekking in de weg staan.