Controleverordening gemeente UtrechtDe raad van de gemeente Utrecht; gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van 5 februari 2019 met kenmerk 5863962 gelet op artikel 213 Gemeentewet, artikel 197 Gemeentewet en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden; overwegende dat het aan de raad is om bij verordening regels vast te stellen voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie; besluit vast te stellen de Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Utrecht. Hoofdstuk1Algemene bepalingen Paragraaf1Definities Artikel1 In deze verordening wordt verstaan onder:
- Accountant: de door de gemeenteraad benoemde accountantsorganisatie die is belast met de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening;
- Accountantscontrole: de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening door de benoemde accountant van: a. het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen; b. het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met het krachtens algemene maatregel van bestuur vastgestelde Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten; c. het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels, bedoeld in artikel 186 Gemeentewet; d. de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken, f. de verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening.
- Verslag van bevindingen: rapport van de accountant bij de jaarstukken op grond van artikel 213 Gemeentewet en bevat in ieder geval bevindingen over de getrouwheid van de jaarrekening, inclusief de daarin op te nemen rechtmatigheidsverantwoording van het college van burgemeester en wethouders, en de rechtmatige totstandkoming van de lasten, baten en balansmutaties met betrekking tot specifieke uitkeringen als bedoeld in artikel 17 van de Financiële verhoudingswet. Paragraaf2Doel Artikel2 De bepalingen in deze verordening zijn bedoeld om te waarborgen dat de rechtmatigheid van het financieel beheer en de inrichting van de financiële organisatie worden getoetst. Hoofdstuk2Controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Utrecht Paragraaf1Opdrachtverlening accountantscontrole Artikel3 De accountantscontrole van de jaarrekening als bedoeld in artikel 213, tweede lid Gemeentewet, wordt opgedragen aan de door de gemeenteraad benoemde accountant. Artikel4 In geval van Europese aanbesteding van de accountantscontrole stelt de raad of een door de raad benoemde commissie voor de selectie van de accountant de selectiecriteria vast en per selectiecriterium de bijbehorende weging. Artikel5 De raad of een door de raad benoemde commissie stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. In het programma van eisen worden voor de jaarlijkse accountantscontrole opgenomen: a. de toe te passen wettelijk voorgeschreven goedkeuringstoleranties en (afwijkende) rapporteringstoleranties bij de controle van de jaarrekening; b. de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen; c. de eventueel uit te voeren aanvullende tussentijdse controles; d. de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering; voor ieder afzonderlijk te controleren begrotingsjaar; e. de posten van de jaarrekening met bijbehorende afwijkende rapporteringtoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht moet besteden; f. de gemeentelijke functies en of organisatieonderdelen met afwijkende rapporteringtoleranties, waaraan de accountant specifiek aandacht moet besteden g. In afwijking van het gestelde in e. en f. kan de raad in het programma van eisen opnemen, dat de raad jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant de posten van de jaarrekening, de gemeentelijke producten en de gemeentelijke organisatieonderdelen vaststelt, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden en welke rapporteringstoleranties hij daarbij dient te hanteren. Paragraaf2Informatieverstrekking door het college Artikel6 Het college is verantwoordelijk voor het opstellen van de jaarrekening met rechtmatigheidsverantwoording conform de geldende interne en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle. Artikel7 Het college zorgt ervoor, dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota's, collegebesluiten, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor haar eigen rechtmatigheidsverantwoording en voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn. Artikel8 Bij de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aan de accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt. Artikel9 Alle informatie die na afgifte van de controleverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het college aan de raad en de accountant gemeld. Artikel 9A De accountant maakt voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording door het college zo veel mogelijk gebruik van het namens het college uitgevoerde onderzoek. Paragraaf3.Inrichting accountantscontrole Artikel10 De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden. Artikel11 De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren. Artikel12 De raad draagt er zorg voor dat de accountant periodiek een afstemmingsoverleg heeft met vertegenwoordigers uit de raad. Hiertoe wordt door de raad een commissie benoemd. Artikel13 De accountant is bij de uitvoering van zijn opdrachten gehouden aan de voorschriften inzake geheimhouding conform de Verordening gedrags- en beroepsregels accountants (VGBA). Regels met betrekking tot de inhoud van de controle zijn opgenomen in de nadere voorschriften controle en overige standaarden (NV COS). Paragraaf4.Toegang tot informatie Artikel14 De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren de mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het college draagt er zorg voor, dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen Artikel15 Het college draagt er zorg voor, dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden onbelemmerde toegang heeft tot alle data, locaties en informatiedragers van de gemeente, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de getrouwe totstandkoming van baten, lasten en balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid en volledigheid van de daarover verstrekte informatie. Paragraaf5.Overige controles en opdrachten Artikel16
- Het college kan de accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid, voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt.
- De accountant heeft de mogelijkheid om voor anderen dan de raad opdrachten te vervullen. Deze opdrachten worden aanvaard nadat de raad via de in artikel 12 voorgestelde commissie hiervoor toestemming heeft verleend. Paragraaf6Rapportering Artikel17 Als de accountant bij een controle afwijkingen constateert die (kunnen) leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan het college. Artikel18 Na afronding van de controle legt de accountant het conceptverslag van bevindingen en de concept controleverklaring voor aan het college. Artikel19 Het college voorziet tijdig in een schriftelijke reactie op het conceptverslag van bevindingen en de concept controleverklaring. Artikel20 Het college legt de gecontroleerde jaarrekening samen met de controleverklaring en het verslag van bevindingen uiterlijk 1 juni voor aan de raad, conform de Financiële verordening gemeente Utrecht. Artikel21 De accountant bespreekt overige rapportages met het college, voorafgaand aan het ter beschikkingstellen van de rapportage aan de raad. Artikel22 De accountant draagt er zorg voor dat mondelinge mededelingen aan de raad van feiten inzake bedrijfsvoering gerelateerde zaken voorafgaand aan het college worden gemeld. Paragraaf7Afdeling Concernaudit Artikel23 De accountant maakt ten behoeve van een efficiënte controle bij de uitvoering van zijn opdracht zoveel mogelijk gebruik van de door de afdeling Concernaudit uitgevoerde werkzaamheden. Artikel24 De afdeling Concernaudit is bevoegd de bij de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden verkregen controle-informatie (vertrouwelijk) aan de accountant te verstrekken. Hoofdstuk3Slotbepalingen Artikel25Overgangsbepalingen Met het inwerking treden van deze verordening wordt de Controleverordening gemeente Utrecht, vastgesteld op 13 november 2003 (Gemeenteblad Utrecht 2003, nr. 57), ingetrokken. Artikel26Inwerkingtreding Deze verordening treedt in werking vijf weken na de dag van bekendmaking. Artikel27Citeertitel Deze verordening wordt aangehaald als: Controleverordening gemeente Utrecht Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 6 juni 2019,De griffier,mr. M. van Hall CMCDe burgemeester,mr. J.H.C. van Zanen