Verordening betreffende de zorg van het college van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, de aanwijzing v

Verordening betreffende de zorg van het college van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, de aanwijzing van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet ziHOOFDSTUKIAlgemene bepalingen Artikel1 In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder: de wet : de Archiefwet 1995; burgemeester en : het college van burgemeester en wethouders van wethouders Capelle aan den IJssel; gemeentelijke organen : de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b van de wet, voorzover behorende tot de gemeente Capelle aan den IJssel; de archiefbewaarplaats : de door de raad overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats; de gemeentearchivaris : de gemeentearchivaris van Rotterdam als eerste adviseur van het college van burgemeester en wethouders voornoemd ten aanzien van de zorg voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, als bedoeld in artikel 30, eerste lid van de wet; beheerder : degene, die ingevolge artikel 4 van deze verordening is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht; beheerseenheid : een door het college van burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel; informatiesysteem : systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd. HOOFDSTUKIIDe aanwijzing van de archiefbewaarplaats Artikel2 De in artikel 31 van de wet bedoelde archiefbewaarplaats is de als zodanig aangewezen archiefbewaarplaats van de gemeente Rotterdam. HOOFDSTUKIIIDe zorg van het college van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden Artikel3 Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor het inrichten en in stand houden van voldoende en doelmatige ruimten, bestemd voor de bewaring van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, voorzover deze bescheiden niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht, een en ander overeenkomstig de daaraan bij of krachtens de wet gestelde eisen. Artikel4 Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor het aanwijzen van de beheerders. Artikel5 Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor het verrichten van de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen. Artikel6 1.Het college van burgemeester en wethouders draagt er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschiedt op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden is gewaarborgd. 2.Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden, bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen, dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen. Artikel7 Het college van burgemeester en wethouders draagt er zorg voor, dat jaarlijks op de ontwerpbegroting van de gemeente voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten, die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden. Artikel8 Het college van burgemeester en wethouders stelt voorschriften vast voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, voorzover deze nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht. Artikel9 Het college van burgemeester en wethouders doet ten minste eenmaal per twee jaar aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Hij legt daarbij de verslagen over, die door de gemeentearchivaris aan hen zijn uitgebracht in verband met het beheer en het toezicht, bedoeld in de artikelen 11 en 18 van deze verordening. HOOFDSTUKIVHet beheer van de archiefbewaarplaats Artikel10 1.Het college van burgemeester en wethouders draagt het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden en documentaire verzamelingen van de gemeentelijke organen op aan de gemeentearchivaris. 2.Het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden en documentaire verzamelingen vindt plaats overeenkomstig de daarvoor door het gemeentebestuur van Rotterdam vastgestelde voorschriften. Artikel11 De gemeentearchivaris brengt eenmaal per twee jaar verslag uit aan het college van burgemeester en wethouders over het door hem gevoerde beheer van de archiefbewaarplaats. Artikel12 De gemeentesecretaris heeft, met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbewaarplaats, voorzover het de daarin overgebrachte archiefbescheiden van de gemeente Capelle aan den IJssel betreft. HOOFDSTUKVToezicht op het beheer van de archiefbescheiden, welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats Artikel13 1.Onder de verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders oefent de gemeentearchivaris toezicht uit op het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, voorzover deze archiefbescheiden niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Hij ziet er op toe, dat dit beheer geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet en de ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften. 2.Onder de verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders oefent de gemeentesecretaris toezicht uit op de naleving van de voorschriften als bedoeld in artikel 8, voorzover dit toezicht niet krachtens het eerste lid van dit artikel aan de gemeentearchivaris is opgedragen. Artikel14 De gemeentearchivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32, tweede lid van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door aan hem ondergeschikte ambtenaren, die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet. Artikel15 1.De beheerder verstrekt aan de gemeentearchivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast en de gemeentesecretaris, alle bescheiden en inlichtingen, die voor een goede vervulling van hun taak noodzakelijk zijn en verlenen de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen. 2.De gemeentearchivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan en de gemeentesecretaris, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht en de ruimten waarin deze zich bevinden. Artikel16 De gemeentearchivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het in artikel 13, eerste lid van deze verordening bedoelde toezicht mededeling aan de beheerders, alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan het college van burgemeester en wethouders. Hij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen. Artikel17 De beheerder doet aan de gemeentearchivaris tenminste tijdig mededeling van het voornemen tot: opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheerseenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheerseenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon; bouw, verbouwing, inrichting of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte; verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden; ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem; voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen. Artikel18 De gemeentearchivaris doet eenmaal per twee jaar aan het college van burgemeester en wethouders verslag over de uitoefening van het toezicht. HOOFDSTUKVISlotbepalingen Artikel19 Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag, volgende op die van haar bekendmaking. Artikel20 Deze verordening wordt aangehaald als: "Archiefverordening Capelle aan den IJssel 1996". II.In te trekken de Archiefverordening, vastgesteld bij raadsbesluit van 28 juni 1976, met ingang van de in artikel 19 genoemde dag. Vastgesteld in de openbare vergadering van 9 juni 1997,de secretaris, de voorzitter,ToelichtingDeze Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Stb. 276 en 277) en het Archiefbesluit 1995 (Stb. 671), en dient door de gemeenteraad te worden vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde artikelen in de Archiefwet

1. Zij bestaat in hoofdzaak uit drie gedeelten, namelijk de regeling voor de zorg, die het college van burgemeester en wethouders draagt voor de archieven van de gemeentelijke organen, het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Deze verordening is, evenals wet en besluit, niet alleen van toepassing op klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale informatiedragers. Hoofdstuk III bevat een uitwerking van het begrip "zorg", dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (artikel 3), is geregeld in het Archiefbesluit
2. Hoofdstuk IV bevat bepalingen die vroeger vaak werden opgenomen in een instructie voor de archivaris, maar die met het oog op de externe werking beter in een verordening passen. Ook zijn documentaire collecties, die in vrijwel alle gemeenten aanwezig zijn, onder de werking van de verordening gebracht. Veelal bevatten deze collecties ook archiefbescheiden en geschiedt het beheer door de archivaris op dezelfde wijze. Hoofdstuk V is een uitwerking van het toezicht bedoeld in artikel 32/37, tweede lid van de wet. Artikelsgewijze toelichtingArtikel 1 Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend. Artikel 2De aanwijzing van de archiefbewaarplaats geschiedde bij raadsbesluit van 28 juni 1976 (Archiefverordening, artikel 9). Artikel 3Een ministeriële regeling stelt op grond van artikel 13, vierde lid, van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen. Artikel 13, vierde lid zal op een nader bij Koninklijk besluit te bepalen tijdstip in werking treden (artikel 24, tweede lid van het Archiefbesluit 1995). Artikel 4De aanwijzing van de beheerders is opgenomen in de op grond van artikel 8 te stellen voorschriften: het Besluit Informatiebeheer. Artikel 5Dit artikel brengt tot uitdrukking, dat het college van burgemeester en wethouders behalve voor het aanwijzen van beheerders ook voor een voldoende personeelsbezetting dienen te zorgen. Artikel 6Een ministeriële regeling stelt op grond van artikel 11, tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 11, tweede lid zal op een nader bij Koninklijk besluit te bepalen tijdstip in werking treden (artikel 24, tweede lid van het Archiefbesluit 1995). Zodra dat gebeurt, kan het eerste lid van artikel 6 vervallen waarbij het tweede lid als enige overblijft. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting namelijk slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel achten wij dit onjuist. De gemeente heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt. Artikel 7Zonder voldoende middelen is een goed archiefbeheer onmogelijk. Artikel 8De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer. Artikel 9Binnen één zittingsperiode verneemt de gemeenteraad aldus ten minste tweemaal wat er op het gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden. Artikel 10Als gevolg van het feit, dat de gemeentelijke archiefbewaarplaats van Rotterdam is aangewezen als gemeentelijke archiefbewaarplaats van Capelle aan den IJssel (artikel 2) draagt het college van burgemeester en wethouders het beheer van de overgebrachte archiefbescheiden op aan de gemeentearchivaris van Rotterdam. De wet draagt de archivaris het beheer van de archiefbewaarplaats op, maar schept geen regeling ten aanzien van documentaire verzamelingen. Dit artikel draagt het beheer van uit de cultureel en historisch oogpunt gevormde documentaire verzamelingen eveneens op aan de archivaris. Voor de door het gemeentebestuur van Rotterdam vastgestelde voorschriften, welke betrekking hebben op het beheer van de in de gemeentelijke archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden wordt verwezen naar: de op 29 november 1968 door het college van burgemeester en wethouders vastgestelde "Instructie voor de gemeentearchivaris" en het op 29 november 1968 door het college van burgemeester en wethouders vastgestelde "Reglement voor de dienst en het gebruik van de archieven en verzamelingen, opgenomen in de gemeentelijke archiefbewaarplaats". In Rotterdam is men bezig een nieuwe Archiefverordening en een nieuw Besluit informatiebeheer te ontwerpen. In deze regelingen zal het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden en documentaire verzamelingen zodanig worden geregeld, dat de "Instructie voor de gemeentearchivaris" en het "Reglement voor de dienst en het gebruik van de archieven en verzamelingen, opgenomen in de gemeentelijke archiefbewaarplaats" kunnen worden ingetrokken. Artikel 11Zie de toelichting bij artikel
3. Artikel 13Met de formulering "onder de verantwoordelijkheid van" wordt in artikel 13, lid 1, tot uitdrukking gebracht, dat het daarmee aan de Rotterdamse archivaris toegekende toezicht op het beheer van de Capelse archiefbescheiden zich voltrekt binnen de wettelijke zorg (dat wil zeggen het beleid terzake) van het college van burgemeester en wethouders voor die archiefbescheiden. De in artikel 8 van deze verordening bedoelde voorschriften voor het beheer (Besluit informatiebeheer) bevatten een aantal bepalingen, waarop niet in de eerste plaats een gemeentearchivaris heeft toe te zien. Te denken valt hier aan bepalingen betreffende de keuze van inschrijvings- en ordeningssystemen, de verblijfplaatsadministratie en de controle op de afdoening van de stukken. Het tweede lid van artikel 13 draagt daarom het toezicht op de naleving van dit soort bepalingen op aan de gemeentesecretaris. Artikel 15 De ontwikkelingen op het gebied van de moderne informatietechnologie hebben in de wet geleid tot een gewijzigde definitie van de term "archiefbescheiden". De wetgever heeft, binnen de formele betekenis van het begrip archief-bescheiden, bedoeld onder deze term alle op enigerlei wijze vastgelegde informatie te begrijpen inclusief die welke slechts via informatietechnologie opgevraagd kan worden. Ondanks de ruimere betekenis van "archiefbescheiden" kan de materie veelal met de traditionele bepalingen worden geregeld, zij het dat sommige begrippen een andere, ruimere inhoud hebben gekregen. Dat heeft onder andere gevolgen voor een term als "beheer". Zo zal het voor het toezicht op het beheer van machine leesbare gegevensbestanden niet meer voldoende zijn dat toegang tot de ruimte is verzekerd. De formulering betreffende de noodzakelijke medewerking is ontleend aan de artikelen 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen en 45 van de Wet persoonsregistraties. Artikel 17 van het Archiefbesluit 1995 regelt op overeenkomstige wijze het door de algemene rijksarchivaris uit te oefenen toezicht op de rijks- en andere overheidsorganen. Artikel 16Zie de toelichting bij artikel
4. Artikel 17 Slechts die aspecten van de uitoefening van het archiefbeheer zijn hier vermeld, die bij constatering achteraf tot onevenredig hoge kosten zouden kunnen leiden, of die ernstige schade voor het behoud dan wel de openbaarheid van de archiefbescheiden en de rechtszekerheid van de burger tot gevolg zouden hebben.