Besluit van de gemeenteraad van de gemeente Losser houdende regels omtrent instructie voor de griffier (Instructie griffier gemeente Losser) (Losser)

Besluit van de gemeenteraad van de gemeente Losser houdende regels omtrent instructie voor de griffier (Instructie griffier gemeente Losser)De raad van de gemeente Losser, Gelezen het voorstel van het presidium van 2 april; Gelet op artikel 107a, tweede lid, van de Gemeentewet; Besluit vast te stellen de volgende instructie voor de griffier: Instructie voor de griffier van de gemeente Losser Artikel1Algemene ondersteuning 1.De griffier draagt zorg voor een doelmatige ondersteuning en advisering van de leden van de raad. 2.De griffier draagt er desgevraagd of uit eigener beweging zorg voor dat de leden van de raad via de in de gemeente gebruikelijke kanalen de informatie krijgen die zij nodig hebben voor de uitoefening van het raadslidmaatschap. 3.De griffier draagt er zorg voor dat de leden van de raad desgevraagd bijstand krijgen bij het formuleren van moties, amendementen, initiatiefvoorstellen, interpellaties, het stellen van (schriftelijke) vragen en dergelijke. 4.De griffier voert de werkzaamheden uit die hem worden opgedragen in de overige gemeentelijke verordeningen en het Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad. Artikel2Agendering 1.De griffier ondersteunt de raad en zijn commissies bij het vaststellen van de agenda van de raads- en commissievergaderingen. 2.De griffier draagt zorg voor een jaarplanning van de raads- en commissievergaderingen Artikel3Bijstand raadsvoorzitter en overige voorzitters 1.De griffier ondersteunt de voorzitter van de raad bij een gedegen voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen. 2.De griffier ondersteunt de voorzitters van de commissies en andere gremia bij een gedegen voorbereiding en een goed verloop van vergaderingen. Artikel4Secretariaat en verslaglegging 1.De griffier draagt zorg voor het tijdig ter beschikking stellen van de voorlopige agenda’s, verslagen/besluitenlijsten en overige stukken aan raadsleden voor vergaderingen die onder verantwoordelijkheid van het presidium worden belegd. 2.De griffier draagt zorg voor de verslaglegging van de raadsvergaderingen en commissievergaderingen. 3.De griffier registreert de aangenomen moties en toezeggingen die door het college van B&W gedaan worden in vergaderingen van de raad en ziet toe op de afdoening. 4.De griffier is secretaris van het presidium. 5.De griffier draagt zorg voor het opstellen van de agenda’s en het verslag van de bijeenkomsten van het presidium. Artikel5Communicatie van en voor de raad 1.De griffier verzorgt de externe communicatie van de raad. 2.De griffier draagt zorg voor het verstrekken van informatie aan inwoners van de gemeente Losser inzake de werkwijze van de raad en de mogelijkheden om contact te leggen met de raad. 3.De griffier verleent ondersteuning aan inwoners en instellingen die gebruik willen maken van de mogelijkheden tot burgerparticipatie ten aanzien van de raad. Artikel6Bestuurlijke besluitvorming 1.De griffier adviseert de raad over de vergaderwijze, doet voorstellen voor verbetering van procedures en draagt zorg voor de invoering van nieuwe of aangepaste werkprocessen. 2.De griffier stimuleert de ontwikkeling van vaardigheden van raadsleden ten behoeve van een effectieve besluitvorming. 3.De griffier bewaakt de scheiding van rollen en verantwoordelijkheden van alle betrokken actoren bij het besluitvormingsproces, spreekt betrokkenen hierop aan en draagt bij aan een uitgebalanceerde positiebepaling van de raad. 4.De griffier bewaakt de tijdigheid van de informatieverstrekking door het college en de burgemeester. Artikel7Afstemming 1.De griffier voert periodiek overleg met de burgemeester en de gemeentesecretaris. 2.De griffier onderhoudt contacten met de voorzitter(s) van de door de raad ingestelde commissies en overige gremia waaronder de rekenkamercommissie. Artikel8Bevoegd gezag 1.De raad is het bevoegd gezag voor de griffier en diens medewerkers. De uitvoering van taken van de griffie gebeurt in overleg met de werkgeverscommissie van de griffier. 2.De griffier geeft leiding aan de griffie. 3.De griffier kan een of meer van zijn taken laten uitvoeren door personeel dat werkzaam is op de griffie of bij de gemeente Losser. 4.De griffier is verantwoordelijk voor alle door of namens hem verrichte werkzaamheden. Artikel9Vervanging griffier De griffier draagt er zorg voor dat zijn vervanging tijdens verlof of aanwezigheid vanwege andere redenen adequaat geregeld is en de raad daarover geïnformeerd wordt. Artikel10Overig 1.In alle gevallen waarin deze instructie niet voorziet, pleegt de griffier voor zover nodig overleg met de werkgeverscommissie en de voorzitter van de raad. Indien noodzakelijk wordt over de uitslag van het overleg informatie verstrekt aan het presidium. 2.Deze instructie treedt in werking op 21 mei

1. 3.De instructie kan worden aangehaald als “Instructie griffier gemeente Losser”. 4.De Instructie griffier gemeente Losser, zoals vastgesteld door de raad op 24 april 2003 wordt ingetrokken. Aldus vastgesteld in de vergadering van de raad op 11 juni 2019;griffier, voorzitter,Toelichting instructie griffier Algemeen Artikel 107a van de Gemeentewet schrijft voor dat de raad in een instructie nadere regels stelt over de taak en de bevoegdheden van de griffier. Bij het opstellen van de instructie is rekening gehouden met de wijze waarop de raad vorm geeft aan het besluitvormingsproces. De instructie is geschreven gericht op de ondersteuning van raadsleden, dit geldt ook voor commissieleden. Artikel 1 Algemene ondersteuning In dit artikel wordt de griffier gepositioneerd als de eerste adviseur van de gemeenteraad. Het gaat dus niet alleen om secretariële ondersteuning, maar ook om inhoudelijke ondersteuning zoals bedoeld in lid
2. In lid 2 wordt geregeld dat de griffier een belangrijke rol speelt in de informatievoorziening naar de raad toe. De griffier kan hierbij ten behoeve van de raad optreden als intermediair tussen de raad enerzijds en het college van burgemeester en wethouders anderzijds. In diverse andere verordeningen worden taken aan de griffier toebedeeld. In lid 4 wordt daar kortheidshalve naar verwezen. Hierbij kan o.a. gedacht worden aan bepalingen opgenomen in het Reglement van Orde van de raad en de verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning en de verordening op de werkgeverscommissie. Artikel 2 Agendering In artikel 19 van de Gemeentewet wordt nog steeds gesproken over de burgemeester die de oproeping voor de raad verzendt. De agendering van de raads- en commissievergaderingen gebeurt in de gemeente Losser in afstemming met de fractievoorzitters. Het is vanzelfsprekend dat de griffier hen ondersteunt. De jaarplanning wordt vastgesteld door het presidium. Artikel 3 Bijstand raadsvoorzitter en overige voorzitters Artikel 107b van de Gemeentewet schrijft voor dat de griffier in de vergaderingen van de raad aanwezig is. De griffier of een van zijn vervangers treedt daarnaast ook op tijdens andere vergaderingen als ambtelijk ondersteuner van de voorzitter. Artikel 4 Secretariaat en verslaglegging De griffier voert het secretariaat voor de door de raad ingestelde commissies en is verantwoordelijk voor de verslaglegging. De griffier draagt zorg dat moties en toezeggingen worden opgenomen in het raadsinformatiesysteem en bekend worden bij het college van burgemeester en wethouders en bij de ambtelijke organisatie. De griffier overlegt periodiek met het managementteam over de afdoening van moties en toezeggingen. Artikel 5 Communicatie van en voor de raad De raad vertegenwoordigt alle inwoners van de gemeente. Het is van belang dat inwoners ook worden geïnformeerd omtrent hetgeen zich in en rondom de raad afspeelt. De griffier draagt hier zorg voor. Communicatie door de griffier vindt altijd plaats namens de gehele raad. Inwoners en instellingen kunnen op hun beurt ook interesse tonen in de raad. De griffier verstrekt informatie over de werkwijze van de raad en de mogelijkheden tot burgerparticipatie. Artikel 6 Bestuurlijke besluitvorming De griffier doet voorstellen voor het stroomlijnen van het besluitvormingsproces en de administratieve werkprocessen op de griffie. Dit ter ondersteuning van de kaderstellende, controlerende en volksvertegenwoordigende rol van de raadsleden. Artikel 7 Afstemming De griffier ondersteunt de gemeenteraad onder meer door afstemmingsoverleggen te voeren met de burgemeester en de gemeentesecretaris. Met de voorzitters onderhoudt de griffier contacten. Artikel 8 Bevoegd gezag De Gemeentewet bepaalt in artikel 107 dat de raad de griffier benoemt en ontslaat. Ten aanzien van het personeel van de griffie is in artikel 107 e, lid 2, bepaald dat de raad bevoegd is de op de griffie werkzame ambtenaren te benoemen en te ontslaan. De gemeenteraad is dus het bevoegd gezag. In de verordening op de werkgeverscommissie griffier worden nadere regels. Hierin is ook een mandaatregeling voor de griffier opgenomen. De personeelsleden van de griffie leggen aldus verantwoording af aan de griffier en de griffier aan de werkgeverscommissie. Artikel 9 Afwezigheid griffier Dit artikel behoeft geen nadere toelichting. Artikel 10 Overig In dit artikel wordt geregeld op welke wijze om dient te worden gegaan met onvoorziene situaties. In de regel vindt er overleg plaats met de werkgeverscommissie en de burgemeester als voorzitter van de raad. Zo nodig worden de fractievoorzitters vervolgens geïnformeerd.