Besluit van het algemeen bestuur de gemeenschappelijke regeling Uitvoeringsorganisatie Laborijn houdende regels omtrent weerstandsvermogen (Nota weerstandsvermogen)1.Inleiding Op grond van artikel 212 van de Gemeentewet is het algemeen bestuur gehouden aan het, bij verordening, vaststellen van de uitgangspunten voor het financiële beleid, alsmede voor het financiële beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie. Uitvoeringsorganisatie Laborijn vult dit in via de ‘Financiële Verordening Laborijn’. In artikel 14 van deze verordening is bepaald dat het algemeen bestuur bij afzonderlijk besluit beleid vaststelt ten aanzien van het weerstandsvermogen en risicomanagement. Het weerstandsvermogen geeft aan hoe robuust de financiële positie van de gemeenschappelijke regeling is. Dit is van belang wanneer er zich een financiële tegenvaller voordoet. Een goed weerstandsvermogen kan voorkomen dat elke financiële tegenvaller direct leidt tot hogere lasten voor de deelnemende gemeenten of dat Laborijn als gevolg daarvan de vastgestelde doelen niet zou kunnen realiseren. Voor het beoordelen van de robuustheid van de financiële positie is inzicht nodig in de omvang en in de achtergronden van de risico’s en de aanwezige weerstandscapaciteit. Het gaat bij de weerstandscapaciteit om elementen waarmee tegenvallers eventueel bekostigd kunnen worden zoals de algemene reserve. De risico’s relevant voor het weerstandsvermogen zijn die risico’s die niet anderszins zijn ondervangen. In de dagelijkse operatie zijn er tal van kansen en bedreigingen waar op ingespeeld wordt. Veel hiervan wordt ook door dagelijks management en getroffen beheersmaatregelen ondervangen. Ook reguliere risico’s – risico’s die zich regelmatig voordoen en die veelal vrij goed meetbaar zijn – maken geen deel uit van de risico’s in het onderdeel weerstandsvermogen. Hiervoor kunnen immers verzekeringen worden afgesloten of voorzieningen worden gevormd. Bij investeringsprojecten zijn de reguliere risico’s onderdeel van de kostenraming die de basis vormt voor het aan te vragen investeringskrediet. Wat binnen een gemeenschappelijke regeling tot de weerstandscapaciteit wordt gerekend en welke risico’s relevant zijn kan niet in zijn algemeenheid worden aangegeven. Iedere gemeenschappelijke regeling dient de capaciteit en de risico’s zelf na te lopen en in kaart te brengen. Doordat de risico’s die gemeenschappelijke regelingen lopen verschillen, is het ook niet mogelijk een algemene norm te stellen voor een goede relatie tussen de weerstandscapaciteit en de risico’s. Het is aan de gemeenschappelijke regeling zelf een beleidslijn te formuleren over de in de organisatie noodzakelijk geachte weerstandscapaciteit in relatie tot de risico’s die de gemeenschappelijke regeling acceptabel vindt. Als onderdeel van deze beleidslijn dient een gemeenschappelijke regeling ook zelf invulling te geven aan het begrip “risico’s waarvoor geen maatregelen zijn getroffen en die van materiële betekenis kunnen zijn in relatie tot de financiële positie”. Het algemeen bestuur stelt de beleidsuitgangspunten en beleidslijn met betrekking tot weerstandscapaciteit vast via (de paragrafen van) de begroting en het dagelijks bestuur legt over de uitvoering daarvan in de gelijknamige paragrafen van het jaarverslag verantwoording af. De onderliggende beleidsnotitie voorziet in een nadere uitwerking van de kaders en richtlijnen omtrent weerstandsvermogen en risicomanagement. 2.Begrippenkader Voor een juiste toepassing van het beleid is het van belang om eenduidige definities van de gehanteerde begrippen te creëren. Deze definities worden in dit hoofdstuk uiteen gezet. Voor de meeste begrippen is aansluiting gezocht bij de definities en toelichting uit het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV). Voorafgaand aan de definities wordt kort het kader geschetst waarbinnen de begrippen van toepassing worden geacht. 2.1Kader De Wet Gemeenschappelijke regelingen schrijft voor dat de meerjarenraming, de begroting, het jaarverslag en de jaarrekening van de gemeenschappelijke regeling dienen te voldoen aan krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels. Via het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (art. 3 BBV) wordt in deze regels voorzien. Het doel daarvan is om te waarborgen dat de bij de begroting en verantwoording betrokken partijen worden voorzien van de informatie die nodig is voor de vervulling van hun bevoegdheden en verantwoordelijkheden. Eén van de informatievereisten uit de BBV (art. 11 BBV) is dat in de toelichting op de meerjarenraming, de begroting, het jaarverslag en de jaarrekening afzonderlijke aandacht besteed wordt aan het weerstandsvermogen, waarbij wordt ingegaan op aard, stand en verloop van de algemene reserve en de voorzieningen. De betreffende paragraaf bevat ten minste: een inventarisatie van de weerstandscapaciteit, met daarbij een beschouwing over de stand aan het begin, de mutaties en de stand aan het eind van het begrotingsjaar van de algemene reserve en de voorzieningen; een inventarisatie van de risico’s; het beleid omtrent de weerstandscapaciteit en de risico’s. Om eenduidige definities te waarborgen worden de begrippen weerstandsvermogen, weerstandscapaciteit, reserves en voorzieningen nader toegelicht. 2.2Begrippen Indien voor een begrip aansluiting gezocht is bij de definities en toelichting uit het BBV is een verwijzing opgenomen naar het betreffende artikel. Weerstandsvermogen (art. 11 BBV) Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen: de weerstandscapaciteit, zijnde de middelen en mogelijkheden waarover de gemeenschappelijke regeling beschikt of kan beschikken om niet begrote kosten te dekken; alle risico’s waarvoor geen maatregelen zijn getroffen en die van materiële betekenis kunnen zijn in relatie tot de financiële positie. Vaste Passiva (art. 41 BBV) Onder vaste passiva worden afzonderlijk opgenomen het eigen vermogen, de voorzieningen en de vaste schulden met een rentetypische looptijd van één jaar of langer. Eigen vermogen (art. 42 BBV) Het eigen vermogen bestaat uit de reserves en het nog te bestemmen resultaat volgend uit het Overzicht van baten en lasten. Reserves (art.43 BBV) Op de balans worden de reserves onderscheiden naar: algemene reserve; bestemmingsreserves. Algemene reserve (art.43 BBV) Eigen kapitaal en andere delen van het eigen vermogen waaraan door het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling geen voorafgaande, specifieke bestemming is gegeven. Bestemmingsreserves (art. 43 BBV) Onder bestemmingsreserve wordt verstaan: een reserve waaraan het algemeen bestuur een bepaalde bestemming heeft gegeven. Voorzieningen (art. 44 BBV) Voorzieningen worden gevormd wegens: verplichtingen en verliezen waarvan de omvang op de balansdatum onzeker is, doch redelijkerwijs te schatten; op de balansdatum aanwezige risico’s ter zake van bepaalde te verwachten verplichtingen of verliezen waarvan de omvang redelijkerwijs is te schatten; kosten die in een volgend begrotingsjaar zullen worden gemaakt, indien het maken van die kosten zijn oorsprong mede vindt in het begrotingsjaar of in een voorafgaand begrotingsjaar en de voorziening strekt tot gelijkmatige verdeling van lasten over een aantal begrotingsjaren. Risico’s en risicomanagement Risicomanagement is het identificeren en kwantificeren van risico's en het vaststellen van beheersmaatregelen. Met beheersmaatregelen worden activiteiten bedoeld waarmee de kans van optreden of de gevolgen van risico's worden beïnvloed. Risico wordt vaak als volgt "gedefinieerd": Risico = kans x gevolg Een risico is groter wanneer de kans van optreden en de gevolgen van optreden groter zijn. Een groot gevolg gecombineerd met een minimale kans wordt in het algemeen als niet belangrijk beschouwd, net als een grote kans met een minimaal gevolg. Afhankelijk van de kans en het gevolg kan een risico op 4 manieren worden aangepakt: Voorkomen: één of beide van de factoren kans en gevolg wegnemen; of Verminderen: één of beide van de factoren kans en gevolg afzwakken; of Uitbesteden: risico's onderbrengen bij verzekeraars; of Accepteren: alleen bij zeer kleine kans en/ of zeer kleine gevolgen. 3.Weerstandsvermogen en risicomanagement In dit hoofdstuk wordt de beleidslijn weergegeven die Uitvoeringsorganisatie Laborijn hanteert ten aanzien van weerstandsvermogen en risicomanagement. 3.1Weerstandsvermogen Het weerstandsvermogen geeft aan hoe robuust de financiële positie is. Dit is van belang wanneer er zich een financiële tegenvaller voordoet. Een goed weerstandsvermogen kan voorkomen dat elke financiële tegenvaller direct leidt tot hogere lasten. Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen de weerstandscapaciteit, zijnde de middelen en mogelijkheden waarover de gemeenschappelijke regeling beschikt of kan beschikken om niet begrote kosten te dekken, en alle risico’s waarvoor geen maatregelen zijn getroffen en die van materiële betekenis kunnen zijn in relatie tot de financiële positie. Voor het beoordelen van de robuustheid van de financiële positie is inzicht nodig in de omvang en in de achtergronden van de risico’s en de aanwezige weerstandscapaciteit. 3.2Beschikbare weerstandscapaciteit Het gaat bij de weerstandscapaciteit om elementen waarmee tegenvallers eventueel bekostigd kunnen worden. Deze elementen zijn: de algemene reserve (vrij aanwendbare reserves); de stille reserves. De beleidslijn van het Uitvoeringsorganisatie Laborijn is dat de beschikbare weerstandscapaciteit wordt gevormd door de algemene reserve. De stille reserves worden niet betrokken in de weerstandscapaciteit, omdat onzeker is wanneer en in welke omvang deze middelen beschikbaar komen. Eventuele begrotingsoverschotten kunnen door het algemeen bestuur via de resultaatbestemming toegevoegd worden aan de algemene reserve. Vóór de resultaatbestemming maken zij geen onderdeel uit van het weerstandscapaciteit. 3.3Risicomanagement Allereerst wordt een korte weergave gegeven van de soorten risico’s en de verschillende soorten beheersmaatregelen. Voor de gemeenschappelijke regeling is dat naar indeling van de verschillende beheersmaatregelen: Risico betreft hier de kans op niet begrote kosten, waarvoor geen of beperkte maatregelen zijn getroffen en die van materiële betekenis kunnen zijn in relatie tot de financiële positie. Binnen de weerstandscapaciteit worden dan de risico’s opgevangen die niet kunnen worden voorkomen, die niet kunnen worden verminderd of die geaccepteerd worden. Het is toegestaan om een eigen invulling te geven aan een te formuleren beleidslijn over de noodzakelijk geachte weerstandscapaciteit in relatie tot de geïnventariseerde risico’s. Hierin kan het algemeen bestuur zelf de afweging maken welk risico geaccepteerd is. De risico’s die gedekt worden door een verzekering (via het verzekeringsbeleid) of voorziening (via begroting en jaarrekening) zijn in beeld. De risico’s die gedekt moeten worden door de weerstandscapaciteit worden periodiek geïnventariseerd en zijn daarmee ook in beeld. 3.4Benodigde weerstandscapaciteit Om een kwalitatieve en kwantitatieve weging te geven aan de niet door verzekeringen of voorzieningen afgedekte risico’s gelden de volgende beleidsregels: periodiek (minimaal 1x per jaar bij de begroting) vindt een risico-inventarisatie binnen de organisatie plaats; en daarbij worden de geïnventariseerde risico’s gekwantificeerd en onderbouwd; en de ‘budgethouder’ geeft daarbij per risico aan welke beheersmaatregelen zijn genomen. De benodigde weerstandscapaciteit wordt bepaald door een berekening van de verwachte (netto) gevolgen van de risico’s door risicosimulatie. Deze berekening houdt er rekening mee dat niet alle geïdentificeerde risico’s zich tegelijk en in maximale omvang voor zullen doen. Een belangrijke beheersmaatregel voor Laborijn is de begroting zelf en de wijze waarop met de deelnemende gemeenten wordt afgerekend. De basisregel is dat na de 1e begrotingswijziging van Laborijn de bijdrage van de gemeenten vastgesteld wordt en deze daarna niet meer wijzigt, tenzij er ontwikkelingen zijn die niet door Laborijn konden worden voorzien. Dat betekent dat Laborijn alle afwijkingen gedurende het jaar zelf moet opvangen. Eventuele overschotten en tekorten worden verrekend met de algemene reserve. Laborijn loopt dus geen risico voor alles wat ruim voor de aanvang van het jaar voorzien kan worden. Structurele tegenvallers moeten in het lopende jaar worden opgevangen maar kunnen in de begroting(swijziging) van het volgende jaar worden opgenomen waarmee deze weer gedekt zijn. Er zijn over de verschillende grote kosten- en inkomensstromen specifieke afspraken gemaakt: Het BUIG risico ligt volledig bij de gemeenten. De budgetten worden één op één overgemaakt naar Laborijn en eventueel aangevuld met een gemeentelijke bijdrage. Bij de jaarrekening wordt definitief bepaald wat de bijdrage per gemeente moet zijn en worden voor- en nadelen verrekend. De gemeenten zullen het BUIG-risico dus moeten betrekken in de berekening van hun weerstandsvermogen. Het re-integratiebudget wordt ook één op één overgemaakt. Het risico van over- of onderschrijding ligt gedurende het jaar volledig bij Laborijn met uitzondering van de situaties waarin extra opdrachten worden verstrekt of beleid wordt gewijzigd. Laborijn zal dit in het weerstandsvermogen moeten betrekken. Het Sw-budget wordt één op één overgemaakt aan Laborijn. Via de begroting worden eventuele tekorten of overschotten met de gemeenten verrekend. Gedurende het jaar zijn de risico’s voor Laborijn en zal Laborijn die in de exploitatie en ultiem het weerstandsvermogen moeten opvangen. Naast de grote inkomensstromen ontvangt Laborijn een vergoeding voor de uitvoeringskosten. Verschillen in de exploitatie gedurende het begrotingsjaar zal Laborijn zelf moeten opvangen. De meerjarenraming die Laborijn in samenwerking met de gemeenten maakt, is van groot belang. De rijksbudgetten zullen in de toekomst mogelijk onvoldoende zijn om alle kosten die samenhangen met de participatiewet op te vangen. Daarnaast fluctueren de budgetten als gevolg van herijkingen op rijksniveau. Deze 2 risico’s zijn mogelijkerwijs de grootste risico’s die er zijn. Deze kunnen niet met incidenteel weerstandsvermogen worden opgevangen maar zullen altijd in de begroting verwerkt moeten worden. De gemeenten moeten deze risico’s indien zij optreden financieren en hiermee ook rekening moeten houden in hun risicoparagraaf en weerstandsvermogen. 3.5Overzicht risico’s en weerstandscapaciteit In onderstaand overzicht zijn de risico’s weergegeven die Laborijn gedurende het jaar loopt en de grootste financiële omvang hebben. Dit overzicht is gebaseerd op de situatie ten tijde van het opmaken van deze nota. De volgende risico’s zijn geïdentificeerd en gekwantificeerd: Risico voor overcapaciteit en transitievergoedingen ambtelijk personeel. Bij Laborijn zijn relatief veel reguliere krachten in vaste dienst. Wanneer de hoeveelheid benodigd ambtelijk personeel afneemt en dit niet door natuurlijk verloop kan worden opgevangen, bestaat er het risico van additionele personeelskosten wegens overcapaciteit (A) of transitievergoedingen (B). We gaan in de risico-analyse uit van het ontstaan van een overcapaciteit van zo’n 10-15%. We splitsen de omvang van dit risico op in twee posten: Kosten voor eventuele overcapaciteit. Wanneer de hoeveelheid werk afneemt en de budgetten conform naar beneden bij worden gesteld, zal een deel van de personeelsleden in dienst blijven, terwijl zij boventallig zijn. We gaan er van uit dat 10% van het ambtelijk personeelsbestand met vaste arbeidscontracten boventallig is. De totale toekomstige post ambtelijk personeel met vaste contracten is € 10.907.487 op jaarbasis (Laborijn is voornemens het deel van het huidige personeelsbestand dat geen vaste contracten heeft in vaste dienst te nemen): 10% hiervan is € 1.090.
AI-uitleg op basis van de officiële wettekst. Indicatief, vervangt geen juridisch advies.