Beleidsregel van de gemeenteraad van de gemeente Soest houdende regels omtrent evenementen Beleidsregels voor de uitvoering van het Beleidsplan Veilig

Beleidsregel van de gemeenteraad van de gemeente Soest houdende regels omtrent evenementen Beleidsregels voor de uitvoering van het Beleidsplan Veilige evenementen in een gastvrij SoestHoofdstuk1Algemeen 1.1Reikwijdte van deze nota In deze nota zijn de beleidsregels opgenomen die de burgemeester en het college, voorzover het ieders bevoegdheid betreft, bij de uitvoering van het Beleidsplan “Veilige evenementen in een gastvrij Soest” in acht nemen. Het grootste deel van de beleidsregels gaat over de bevoegdheden van de burgemeester. Echter, ook enkele taken van het college die soms ingezet moeten worden bij evenementen zoals het nemen van tijdelijke verkeersbesluiten, vallen hieronder. Deze uitvoeringsnota wordt dan ook door het college en de burgemeester vastgesteld. 1.2Waarom deze beleidsregels Wat is een evenement? De APV omschrijft een evenement als – samengevat - : elke voor publiek toegankelijke verrichting van vermaak, met uitzondering van: bioscoopvoorstellingen, markten, kansspelen, discotheken of andere dansgelegenheden, betogingen, samenkomsten en manifestaties volgens de Wet openbare manifestaties, een herdenkingsplechtigheid, een braderie en een optocht. Evenementen hebben maatschappelijke meerwaarde. Dit is in het Beleidsplan “Veilige evenementen” in een gastvrij Soest verder beschreven. Er kunnen bij evenementen echter ook negatieve effecten optreden, zoals: het verstoren van de openbare orde; (geluid)overlast voor omwonenden bij het op- en afbouwen; overlast tijdens een evenement (o.a. geluid- en parkeeroverlast, vervuiling/beschadiging van particuliere goederen en de openbare ruimtes). Daarom is in artikel 2.25 lid 1 van de Algemene Plaatselijke Verordening (APV) van Soest opgenomen dat het verboden is om zonder vergunning van de burgemeester een evenement te organiseren. De burgemeester kan een vergunning weigeren op grond van: de openbare orde; het voorkomen of beperken van overlast; de verkeersveiligheid; de veiligheid van personen of goederen; de zedelijkheid of gezondheid. Grondslag van de bevoegdheid van de Burgemeester In artikel 2.25 APV is opgenomen dat de burgemeester het bevoegde orgaan is voor vergunningverlening bij evenementen, en niet het college. Waarop is dat gebaseerd? In artikel 160 van de Gemeentewet is bepaald dat het college bevoegd is beslissingen van de raad voor te bereiden en uit te voeren, tenzij bij of krachtens de wet de burgemeester hiermee is belast. Artikel 174 Gemeentewet schrijft voor dat de burgemeester is belast met: het toezicht op de openbare samenkomsten, vermakelijkheden en op de voor het publiek openstaande gebouwen en daarbij behorende erven; met de uitvoering van verordeningen met dat toezicht. Dit is dus één van de uitzonderingen op de hoofdregel van artikel 160 Gemeentewet. De wet biedt zodoende de grondslag voor de bepalingen in de Algemene Plaatselijke Verordening (APV) waarin deze algemene bevoegdheid van de burgemeester wordt uitgewerkt. Karakter van de beleidsregels De bevoegdheid van de burgemeester om vergunningen te verlenen voor evenementen is een zogenaamde discretionaire bevoegdheid. Dit betekent dat de burgemeester over een grote mate van beleidsvrijheid beschikt over de wijze waarop hij met deze bevoegdheid omgaat. Deze beleidsvrijheid mag niet leiden tot willekeur. Daarom is dit vastgelegd in beleidsregels. Een beleidsregel is volgens de Algemene wet bestuursrecht (Awb): “een bij besluit vastgestelde algemene regel, niet zijnde een algemeen verbindend voorschrift omtrent de afweging van belangen, de vaststelling van feiten of de uitleg van wettelijke voorschriften bij het gebruik van een bevoegdheid van een bestuursorgaan”. Een beleidsregel richt zich dus in eerste instantie niet tot de inwoners en kan ook niet rechtstreeks verplichtingen opleggen aan een inwoner. Het is een nadere uitleg of uitwerking over hoe een bestuursorgaan met een bepaalde bevoegdheid omgaat. Hoofdstuk2Van aanvraag tot evaluatie 2.1Organisatie De gemeente heeft voor de aanvrager een eenvoudige, eenduidige procedure voor evenementen. De aanvrager heeft een vast aanspreekpunt: de evenementencoördinator. Zodoende kan de aanvrager op één locatie terecht voor alle noodzakelijke beschikkingen. De aanvrager kan de aanvraag digitaal of in papieren vorm indienen en is voorzien van alle benodigde gegevens, zoals een draaiboek en een plattegrond. Daarnaast wordt rekening gehouden met de aard van het evenement en de risico- en geluidcategorie waarbinnen het evenement valt. Voor een A-, B- of C-evenement kunnen aanvullende stukken worden gevraagd, zoals een: calamiteitenplan; veiligheidsplan; vervoersplan (bebording, eventueel omleidingsplan, plattegronden); beveiligingsplan; geluidsplan; certificaten voor tenten of andere constructies zoals tribunes, podia e.d. De evenementencoördinator heeft direct contact met alle interne en externe partijen die een rol spelen bij de aanvraag. Dit zijn in ieder geval de volgende partijen: Politie Regionale Uitvoeringsdienst (RUD) – milieu en geluid Veiligheidsregio Utrecht (VRU) waaronder de Geneeskundig Hulpverlening bij Ongevallen en Rampen (GHOR) Medewerker Openbare orde en Veiligheid Organisator van het evenement Ook binnen de gemeente zijn diverse afdelingen betrokken: Dienstverlening, Ruimte, waaronder geluid, verkeer en planologie, afdeling Realisatie voor beheer openbare ruimte en de afdeling Samenleving voor subsidies en veiligheid. Deze partijen kunnen naast een adviserende rol eventueel een faciliterende of ondersteunende rol hebben. 2.2Regionaal vastgestelde handreiking VRU De regionaal vastgestelde VRU-handreiking Evenementenproces vormt een leidraad maar maakt geen onderdeel uit van deze beleidsregels. 2.3Werkproces De zes hoofdstappen van het proces vergunningverlening zijn beschreven in hoofdstuk 7 van deze beleidsregels: vaststellen evenementenkalender-volledigheidstoets aanvraag-vergunningverlening en toezicht & handhaving-externe communicatie-evaluatie in evenementenoverleg. Per hoofdstap is er een werkproces opgesteld. 2.4Risico-afweging Bij de aanvraag voor een evenement bepaalt de evenementencoördinator de risicocategorie voor een evenement: A, B of C. Deze eerste inschatting van de risicocategorie van het evenement gebeurt met behulp van een risicoscan in de applicatie LiveEvents. De risicoscan kijkt naar het activiteitenprofiel, het publieksprofiel en het ruimtelijk profiel van het evenement: Publieksprofiel Het type bezoekers speelt een belangrijke rol bij de risicobepaling. Op welke bezoekerscategorieën richt het evenement zich en wat weten we van deze categorieën bezoekers? Denk aan: te verwachten opkomst en massaliteit van het publiek; leeftijdsopbouw van het publiek; aanwezigheid van publiek als toeschouwer of als deelnemer; eventueel gebruik van verdovende middelen of alcohol; complete conditie-/gezondheidstoestand van deelnemers en publiek. Ruimtelijk profiel In de meeste gevallen is een evenemententerrein duidelijk (herkenbaar) gescheiden van de openbare ruimte. Bij statische evenementen zijn die grenzen duidelijk gedefinieerd. Bij mobiele evenementen, zoals parades of (op)tochten, is de grens tussen het evenemententerrein en publiek domein op zijn minst diffuus. Ook de fysieke omgevingskenmerken doen ertoe: een bouwplaats met stenen langs de route, een veranderde verkeerssituatie of nieuwe objecten in de openbare ruimte die niet snel te verplaatsen zijn, kunnen risico's ten opzichte van eerdere edities van het evenement vergroten. Denk verder aan de stroomvoorziening, watervoorziening en voorzieningen op het vlak van crisisbeheersing en communicatie. Binnen dit profiel wordt ook gekeken naar de bereikbaarheid van het evenement. In de eerste plaats gaat het om de bereikbaarheid voor de hulpdiensten. Zij dienen zowel het evenemententerrein als de omliggende panden te kunnen bereiken. Daarnaast gaat het om de bereikbaarheid voor bezoekers zowel met eigen als met openbaar vervoer. Activiteitenprofiel Iedere activiteit brengt specifieke risico's met zich mee. Zo is de kans op geluidsoverlast bij bepaalde evenementen vanzelfsprekend groter dan bij anderen, maar is de kans op rivaliserende groepen bij een ander type evenement meer evident. Andere profielen Daarnaast worden ook zo nodig het dreigings-, handhavings- en historisch profiel van het evenement meegewogen. Afhankelijk van de uitkomst van deze risicoscan wordt het evenement geclassificeerd als een A-, B- of C-evenement. Wanneer er informatie beschikbaar is die niet meegenomen kan worden in de risicoscan, maar wel van belang is voor de inschatting van het risico voor het evenement heeft de gemeente altijd de mogelijkheid om een evenement lager of hoger te classificeren. 2.5Evenementenkalender Jaarlijks wordt er een evenementenkalender opgesteld. Deze kalender wordt gemaakt op basis van de tot 15 oktober van het voorgaande jaar aangemelde B- en C-evenementen. Overigens hebben er tot nu toe geen C-evenementen in Soest plaatsgevonden. Op dit moment draait een pilot waarbij de Soester evenementen direct op een regionaal beschikbaar gestelde digitale kalender worden geplaatst. De Veiligheidsregio Utrecht (Vru) en de politie kunnen met behulp van de kalender tijdig de inzet per aangemeld evenement bepalen. De APV, de locatie, de risicomatrix en de evenementenkalender vormen samen het belangrijkste toetsingskader voor het mogelijk maken van een evenement. Als een evenement voldoet aan dit toetsingskader kan het evenement in principe plaatsvinden. Plaatsing op de evenementenkalender biedt een kans, geen zekerheid op een evenementenvergunning. Ook een evenement dat niet is aangemeld voor de evementenkalender en waarvoor later tijdig een vergunning wordt aangevraagd, kan in beginsel toch medewerking worden verleend. 2.6Aanvraag- en beslistermijnen De APV bevat de mogelijkheid de aanvraag- en indieningstermijn te differentiëren, afhankelijk van de risico’s aan het evenement. De indieningstermijn voor meldingsplichtige evenementen bedraagt 7 werkdagen en indien een straatafsluiting nodig is: 6 weken. Voor de aanvraagtermijnen voor vergunningsplichtige A-, B- en C-evenementen wordt het volgende onderscheid gemaakt: A-evenementen: de aanvraag moet tenminste 10 weken voorafgaande aan de datum van het evenement compleet worden ingediend B- en C-evenementen die zijn aangemeld voor de evenementenkalender: de aanvraag moet tenminste 13 weken voorafgaande aan de datum van het evenement compleet worden ingediend. B- en C-evenementen die niet zijn aangemeld voor de evenementenkalender: de aanvraag moet tenminste 16 weken voorafgaande aan de datum van het evenement compleet worden ingediend. Tegen een evenementenvergunning inclusief een tijdelijk verkeersbesluit kan gedurende zes weken na verlening bezwaar worden gemaakt door de aanvrager en mogelijk door omwonenden. In de omschreven termijnen is die periode van zes weken begrepen. Dient de aanvrager dus korter dan de aangegeven termijnen een aanvraag in, dan is de kans groot dat het evenement plaatsvindt in de periode dat nog bezwaar kan worden gemaakt en een voorlopige voorziening bij de rechter kan worden gemaakt. Als het bezwaar wordt gehonoreerd en/of de rechter de voorlopige voorziening toewijst, dan kan het evenement – vaak op het laatste moment bepaald - niet doorgaan. Dit is een risico dat dan volledig voor rekening en risico van de evenementenorganisator komt. 2.7Advisering door externe partners Met name de B- en C-evenementen vereisen meer afstemming tussen de (hulp-)diensten en voorbereiding om de veiligheid te garanderen. Voor deze evenementen organiseert de evenementencoördinator een veiligheidsoverleg met de betrokken diensten en de organisator. In dit overleg licht de organisator zijn plannen toe. De adviserende partijen (o.a. politie, brandweer, Geneeskundige Hulpverlening Organisatie in de Regio: Ghor. en de gemeente) bespreken risico’s, knelpunten en oplossingen en stemmen de inzet van de verschillende diensten en van de organisatie op elkaar af. 2.8Evaluatie evenement De grote B-evenementen, zoals de Gildenfeesten, worden geëvalueerd. De hulpdiensten en de gemeente beoordelen de effectiviteit van de getroffen maatregelen en trekken conclusies die in zijn algemeenheid of bij een terugkerend evenement het daaropvolgende jaar kunnen leiden tot een nog betere opzet. Enkele vaste onderdelen van de evaluatie zijn het beoordelen van de geconstateerde incidenten en toezicht & handhaving. 2.9Aanvullende vergunningen, ontheffingen e.d. Afhankelijk van de activiteiten tijdens het evenement zijn nog andere vergunningen of ontheffingen nodig. Deze vergunningen of ontheffingen worden in één brief tezamen met de evenementenvergunning opgenomen. De meest voorkomende zijn: Een gebruiksmelding voor het plaatsen van een tent 1 Artikel 2.1 van de AmvB brandveilig gebruik overige plaatsen Bij meer dan 150 gelijktijdige bezoekers in een tent moet er een melding worden gedaan aan de gemeente. Dit geldt ook indien er geen sprake is van een evenement. Een afzonderlijke melding is niet nodig indien de relevante gegevens onderdeel uitmaken van een aanvraag evenementenvergunning. Bij minder dan 150 gelijktijdig aanwezig bezoekers behoeft dus niet te worden gemeld. Een ontheffing voor verkoop van alcoholhoudende dranken voor gebruik ter plaatse. Sinds de invoering van de drank- en horecawet kan de burgemeester naar aanleiding van een aanvraag voor ontheffingen voor jaarlijks terugkerende identieke bijzondere gelegenheden van tijdelijke aard besluiten één ontheffing te verlenen, mits de verstrekking van zwak alcoholhoudende drank steeds gebeurt onder onmiddellijke leiding van dezelfde persoon 2 Artikel 35, vijfde lid, van de Drank- en Horecawet . Een belangrijk criterium voor het verlenen van een tapontheffing is dat het evenement voor publiek toegankelijk is. Een melding of vergunning voor het afsteken van vuurwerk Vuurwerk tijdens het evenement mag alleen afgestoken worden door een gespecialiseerd bedrijf dat beschikt over een daartoe verleende toepassingsvergunning (bedrijfsvergunning). Afhankelijk van het soort vuurwerk en de hoeveelheid, moet het gespecialiseerde bedrijf voor het afsteken van vuurwerk een melding doen of een vergunning aanvragen bij de Regionale Uitvoeringsdienst (RUD) 3 Artikel 3B.1 van het Vuurwerkbesluit. De organisatie van het evenement hoeft dus zelf geen vergunning aan te vragen voor het afsteken van vuurwerk, maar moet wel het voornemen om een vuurwerkshow te houden in de aanvraag om een evenementenvergunning opnemen. Ontheffing Zondagswet Op zondagen mogen er niet voor 13.00 uur openbare vermakelijkheden plaatsvinden. De burgemeester kan hiervoor ontheffing verlenen 4 Artikel 4 van de Zondagswet . Tijdelijke verkeersmaatregelen voor het afsluiten van een weg 5 Artikel 18 Wegenverkeerswet Het komt regelmatig voor dat voor een evenement de openbare weg moet worden afgesloten. Voor die afsluiting is een tijdelijke verkeersmaatregel nodig die 6 weken voorafgaande aan het tijdstip van het evenement moet worden gepubliceerd. Hoofdstuk3Meldingen en meerjarige vergunningen Het kader om te komen tot minder vergunningen is als volgt uitgewerkt: 3.1Meldingsplichtige evenementen Een evenement is meldingsplichtig indien: het aantal aanwezigen niet meer bedraagt dan 150 gelijktijdig aanwezige personen; Zie hierna nadere specificatie van de soorten evenementen. Het evenement plaatsvindt op: maandag t/m donderdag van 09.00 uur tot 18.00 uur, of vrijdag en zaterdag van 09.00 uur tot 24.00 uur, of zondag van 13.00 uur tot 23.00 uur. slechts kleine objecten worden geplaatst met een oppervlakte van minder dan 25 m² per object. er uitsluitend sprake is van akoestisch geluid of licht versterkt muziekgeluid (achtergrondmuziek). het evenement niet plaatsvindt op de rijbaan, (brom)fietspad, trottoir of parkeerplaats of anderszins een belemmering vormt voor het verkeer en de hulpdiensten en de organisator minimaal zeven werkdagen voorafgaand aan het evenement daarvan melding heeft gedaan aan de burgemeester. het evenement wel plaatsvindt op de rijbaan, (brom)fietspad, trottoir of parkeerplaats en de organisator minimaal zes weken 6 Om de termijn van zes weken van terinzagelegging van en bezwaar maken tegen het verkeersbesluit voor het tijdstip van het evenement te laten eindigen, dient de melding eigenlijk langer dan zes weken voorafgaand aan het evenement te worden gedaan. Bij het bepalen van de indieningstermijn van de melding is een belangenafweging gemaakt die in het voordeel van melder is uitgevallen. voorafgaand aan het evenement daarvan melding heeft gedaan aan de burgemeester. Nadere specificatie van de soorten evenementen: Eendaagse buurt- en wijkevenementen. Onder een buurt- en wijkevenement wordt verstaan: een evenement dat door en in de buurt c.q. wijk georganiseerd wordt. Voorbeelden hiervan zijn: buurtbarbecue, buurtfeest, wijkdag, spellenmiddag. Tochten (toertocht, wandeltocht, oldtimerdag, enz.), wedstrijden die in het bestemmingsplan aangewezen natuurgebieden plaatsvinden zijn hiervan uitgezonderd. De volgende andere eendaagse evenementen: Tentoonstelling; Opening; Schoolevenement: een evenement dat door een erkende onderwijsinstelling wordt georganiseerd en dat gericht is op onderwijs gerelateerde activiteiten; Informatief evenement: een evenement dat in hoofdzaak gericht is op een onderwerp of thema met als doel er meer over te weten te komen of er iets van te leren. De melder verklaart in de melding dat: er geen gevaar mag zijn of mag ontstaan voor de openbare orde, de veiligheid, de volksgezondheid en/of het milieu; er geen sprake mag zijn van tegengestelde belangen en/of ervaringen uit het verleden waarbij de openbare orde, de veiligheid, de volksgezondheid en/of het milieu in het geding is geweest; het evenement niet in de directe omgeving van een ander evenement ligt; het evenement geen markt en/of braderie is; indien er sprake is van een bedrijf waarvoor een meldingsplicht geldt op grond van de Wet milieubeheer, de melder ook een melding “incidentele festiviteit” doet; indien er een afsluiting van de rijbaan, (brom)fietspad, trottoir of parkeerplaats moet plaatsvinden, de melder er zich bewust van is dat er een tijdelijk verkeersbesluit moet worden genomen; er geen evenement plaatsvindt op de hoofdwegenstructuur, de uitvalsroutes voor de brandweer, 7 Dit zijn in ieder geval de Korte Kerkstraat (brandweer Schans) en Koppenlaan/Veldmaarschalk Montgomeryweg (brandweer Koppenlaan).één of meerdere busroutes en de door het college aan te wijzen (natuur-)gebieden; zo nodig gebruik wordt gemaakt van gecertificeerde 8 Het is in de praktijk niet mogelijk om binnen het korte tijdbestek van 7 werkdagen verkeersregelaars op te leiden wanneer de organisator bij het melden over geen of onvoldoende gecertificeerde verkeersregelaars kan beschikken. verkeersregelaars. 3.2Meerjarige vergunning Het kader voor de invoering van de meerjarige vergunning is als volgt uitgewerkt: Inleiding A-evenementen zijn qua omvang, bezoekersaantallen en verkeersbewegingen groter dan de categorie meldingsplichtige evenementen. Deze evenementen hebben een grotere impact op de omgeving. Ook zijn vaak meerdere vergunningen of ontheffingen nodig. Daarom kunnen deze evenementen niet meldingsplichtig worden. Veel van dit soort evenementen worden echter jaarlijks in dezelfde vorm en omvang georganiseerd. Voor deze evenementen is het daarom niet efficiënt om ieder jaar de vergunningsprocedure verplicht te stellen. Voor naar schatting 10 evenementen wil de burgemeester gebruik gaan maken van de afgifte van ‘meerjarige vergunningen’. Dit aantal kan uiteraard in de toekomst hoger of lager worden. Een herziening van de APV is daarvoor niet nodig. De evenementencoördinator zal samen met de houders van de meerjarige vergunningen evalueren of de gekozen werkwijze voldoet en of het verlenen van een meerjarige vergunning daadwerkelijk bijdraagt aan de efficiëntie en effectiviteit. Criteria: Evenementen die in aanmerking komen voor een meerjarige vergunning voldoen aan de volgende crtiteria: Het gaat uitsluitend om A-evenementen als open dagen van godsdienstige instellingen (kerk, moskee), sport- en spelevenementen, vlooienmarkten, braderieën en/of markten. Het evenement heeft vanaf 2015 drie opeenvolgende edities gekend. Het evenement mag niet gekoppeld zijn aan Koningsdag, Gildefeest of B- of C-evenement. Er waren geen incidenten die een gevaar opleverde voor de openbare orde, veiligheid, volksgezondheid en/of het milieu. De data en de locatie van het evenement staan voor een opeenvolgende periode van drie jaar vast. Wanneer een meerjarige vergunning is verleend brengt de organisator in de jaren erna de gemeente minimaal 6 weken van tevoren op de hoogte van eventuele wijzigingen. Deze geringe wijzigingen mogen de essentie van een evenement en de impact voor de omgeving (bijv. geluid) niet beïnvloeden. Het evenement vindt niet plaats op de hoofdwegenstructuur, de uitvalsroutes voor de brandweer 9 Idem , of één of meerdere busroutes. Voorwaarden: De evenementencoördinator en de organisator spreken het evenement jaarlijks door rondom het moment van melding door de organisator voor de evenementenkalender. Ook is er vaak vooraf een afstemmingsoverleg tussen alle betrokken partijen nodig en volgt er jaarlijks een evaluatiegesprek; er is jaarlijks opnieuw advisering door meerdere overheidsdiensten vereist om te toetsen of er nog steeds sprake is van dezelfde feiten en omstandigheden. er zijn tijdens het evenement (meerdere) overheidsdiensten paraat; (omvang van) de doelgroep vraagt om verhoogde aandacht van toezichthouders en/of politie. De aspecten zijn echter niet limitatief. In de praktijk kunnen onduidelijkheden of situaties ontstaan waarin het beleid niet voorziet. In dat geval kan de burgemeester het beleid bijstellen en een passend besluit nemen. Intrekking van meerjarige vergunning Een evenement kan een dreiging (gaan) vormen voor de openbare orde, veiligheid, volksgezondheid en milieu. Of de vergunning voldoet niet meer aan de criteria. In dat geval kan de burgemeester de meerjarige vergunning intrekken. Deze boodschap wordt helder in de meerjarige vergunning gecommuniceerd. Hoofdstuk4Specifieke onderdelen van beleid In dit hoofdstuk worden enkele specifieke onderdelen die relevant zijn voor de uitvoering van het beleid beschreven. Ze vormen een deel van de toetsing van aanvragen om een evenementenvergunning en de jaarlijkse toets van de verleende meerjarige vergunningen. Brandveiligheid Ten aanzien van de brandveiligheid bij evenementen wordt er onderscheid gemaakt tussen evenementen in een bouwwerk en evenementen op een open terrein of in een tijdelijk bouwsel. Bij evenementen in een bouwwerk is de meest recente versie van het Bouwbesluit van toepassing. Indien een evenement wordt gehouden buiten een bouwwerk dat niet valt onder het Bouwbesluit, ook wel een bouwsel genoemd, dan is de AMvB Brandveilig Gebruik en Basishulpverening Overige Plaatsen van toepassing. De regels in deze AMvB hebben directe werking en onder bepaalde voorwaarden dient er een melding te worden ingediend, indien er geen evenementenvergunning wordt aangevraagd. Communicatie De organisator van het evenement informeert de bewoners van nabij gelegen woningen en bedrijven over het evenement. Hij/zij stuurt hierover uiterlijk 10 dagen voorafgaande aan het evenement een bewonersbrief. Deze brief bevat ten minste de volgende informatie: Datum/data en tijd(

1. en)evenement; Aard van het evenement (indien mogelijk met verwijzing naar website voor meer informatie) Datum/data en tijd(
2. en)op- en afbouw; Telefoonnummer van de organisatie waar informatie verkrijgbaar is (zowel tijdens evenement als tijdens de op- en afbouw); Indien van toepassing bevat de brief ook informatie over: Verkeersmaatregelen (locaties en tijden van o.a. afsluitingen); Parkeerbeperkingen (locaties en tijden); Consequenties voor en de bereikbaarheid van het evenement met het openbaar vervoer; Mogelijke overlast veroorzakende activiteiten of beperkingen. Promotie van evenementen De organisator van het evenement zorgt zelf voor de promotie van het evenement. De organisator kan het evenement bijvoorbeeld bekend maken via www.uitinsoest.nl. Het Toeristisch Platform Soest is eigenaar van deze website. Hier vinden bewoners, ondernemers en bezoekers alle praktische informatie over evenementen in Soest. De verantwoordelijkheid voor de inhoud van de site ligt bij dit platform. Op de website van de gemeente is bij https://www.soest.nl/ondernemen/ aangegeven hoe de evenementenorganisator een evenement kan melden, of een vergunning kan aanvragen. Verkeer De organisatie zorgt voor het waarborgen van de bereikbaarheid voor zowel bezoekers als hulpdiensten. De hulpdiensten dienen niet alleen het evenemententerrein maar ook de omliggende panden en percelen gemakkelijk te kunnen bereiken. Organisatoren zijn primair verantwoordelijk om de consequenties van het evenement voor de verkeersorde te beperken. Dit betekent dat zij zo nodig zorgen voor de inzet van gecertificeerde verkeersregelaars en de uitvoering van een verkeersplan (bebordingsplan, tijdelijke parkeervoorzieningen en eventueel omleidingsplan). Afhankelijk van de aard en omvang van het evenement, kunnen de volgende acties van de organisator worden verlangd: (Laten) opstellen van een verkeersplan 10 Tweede helft 2018 volgen volgens afspraak “standaard”-verkeersplannnen per locatie/gebied. . Niet eerder dan 7 dagen voorafgaande aan het evenement: het plaatsen van hekken en borden. Deze mogen niet hinderlijk zijn opgesteld. De borden moeten zijn afgedekt tot het moment dat ze van kracht zijn. Dit laatste geldt niet voor de vooraankondigingsborden. Verstrekken van informatie over parkeervoorzieningen (al dan niet op afstand) en het communiceren over verkeersmaatregelen en – consequenties 11 Het instellen van betaald parkeren door de evenementenorganisatie wordt niet toegestaan. aan omwonenden. Bezoekers informeren over de mogelijkheden van openbaar vervoer. Fietsvoorzieningen ter stimulering van gebruik fiets. Adequate voorzieningen voor veilige en ordelijke aan- en afvoer per taxi met zo nodig een taxistandplaats. Indien en voor zover bovenstaande maatregelen aan de orde zijn worden deze als voorschriften in de evenementvergunning opgenomen. Tenten en andere constructies De evenementenorganisator dient noodzakelijke certificaten voor het plaatsen en gebruiken van tenten en andere constructies, zoals podia en tribune, te kunnen overleggen. De gemeente toetst of die certificaten geldig zijn en of de eisen in voldoende mate aansluiten bij de omstandigheden waaronder het evenement plaatsvindt, zodat het evenement bijvoorbeeld het verwachte weerbeeld goed kan doorstaan. Aansprakelijkheid De organisator is aansprakelijk voor alle schade die door het gebruik van de vergunning aan eigendommen van de gemeente of van anderen wordt toegebracht. Verder moet de organisator de gemeente vrijwaren voor schadeaanspraken van derden. De organisator kan hiervoor een aansprakelijkheidsverzekering afsluiten, die zowel de materiële als de letselschade die voortvloeit uit het evenement dekt. In de vergunning worden locatie en tijdsduur van het evenement waarvoor de aansprakelijkheid geldt, afgebakend. Alcoholgebruik Bij evenementen die in hoofdzaak gericht zijn op kinderen onder de 18 jaar wordt geen ontheffing voor het schenken van alcoholische dranken verleend. Eindtijden en geluid De dagen/tijden waarop evenementen mogen plaatsvinden zijn elke dag van de week met de volgende begin- en eindtijden: Dagen Begintijd Eindtijd Maandag, dinsdag, woensdag en donderdag 07:00 uur 23:00 uur en Vrijdag zaterdagen 09:00 uur 01:00 uur* Zondagen **11:00 uur ***23:00 uur * Met uitzondering van categorie 3 evenementen waarbij de afstand tussen de geluidbron en de gevel van de dichtstbijzijnde woning minder is dan 50 meter. Dan geldt een maximale eindtijd van 00.00 uur. **Begintijd mogelijk in combinatie met een ontheffing van de Zondagswet. ***Als na de zondag een feestdag volgt kan de verplichte eindtijd op 00.00 uur worden gezet in plaats van 23:00 uur. De eindtijd van 23:00 uur geldt dan voor de dag voorafgaande aan de volgende werkdag. Afwijking algemene regels voor eindtijden en geluid t.b.v. Gildefeesten Al vele jaren vinden in Soest de Gildefeesten plaats. Op de donderdagavond tot en met de zondagavond eindigt het feest altijd om 01.00 uur. Op de andere avonden om 23.00 uur. In de Beleidsregels “Veilige evenementen in een gastvrij Soest” is bepaald dat evenementen op zondagavond tot en met donderdagavond om 23.00 uur moeten eindigen; zie de vorige paragraaf. Die regels sluiten voor de donderdagavond en de zondagavond dus niet aan bij de eindtijden van de Gildefeesten. Specifiek en uitsluitend voor de Gildefeesten zijn de eindtijden op de donderdagavond en de zondagavond niet 23.00 uur maar 01.00 uur. Geluidshinder beperken: Het geluidsniveau is één van de factoren die in hoge mate de overlast van evenementen bepaalt. Het is primair de taak van de organisator om zich te houden aan de geluidsnormen zoals deze in de vergunning zijn opgenomen en om geluidsoverlast voor de omgeving zoveel als mogelijk te beperken. Algemene geluidsnormen; dagen en tijden: De geluid- en planologische normen voor een evenement zijn per locatie en gebied opgenomen in leaflets. Deze leaflets maken onderdeel uit van dit beleid. Zondagsrust respecteren Het is op zondagen niet toegestaan vóór 13.00 uur geluid te produceren dat op een afstand van meer dan 200 meter van de geluidsbron hoorbaar is. Hiervan kan ontheffing worden verleend. Dit wordt van geval tot geval beoordeeld. Natuurbescherming De organisator zorgt ervoor dat de Zorgplicht in het kader van de Wet natuurbescherming wordt nageleefd. Dit betekent dat er alles aan wordt gedaan om schade aan dieren en planten te voorkomen. Daarnaast wordt verwezen naar het bestemmingsplan waarin nader wordt geregeld hoe evenementen in het Natuur Netwerk Nederland-gebied zijn toegestaan, dan wel mogelijk gemaakt kunnen worden. Voor alle aanvragen die in het buitengebied plaatsvinden, voert de organisator overleg met de gebiedsbeheerder als ‘eigenaar’. Ook meldingen moeten in ieder geval doorgegeven worden zodat de gebiedsbeheerder weet wat er speelt. Gebruik van grond met niet-gesprongen explosieven In de grond van het Park Vliegbasis Soesterberg en de Paltz bevinden zich niet-gesprongen conventionele explosieven. Dit is uit onderzoek komen vast te staan. Binnen de voormalige Vliegbasis Soesterberg (park en woonwijk c.q. kavels) onderscheiden we in dit kader twee soorten gebieden: Categorie 1-gebieden: Gebieden waar de grond door werkzaamheden geroerd gaat worden. Binnen de voormalige vliegbasis zijn dit: toekomstige woonwijk (ca. 20
3. ha)en het uitloopgebied, bouwkavel Dolderseweg, de ‘Pleisterplaats’, toekomstige horecavoorziening aan zuidkant van het park. Categorie 2-Gebieden: Al het overige gebied (niet behorend bij categorie 1), en daarmee het grootste deel van het park. Het bestaat uit een terrein van ca. 380 ha waarvan ongeveer de helft bestaat uit grasland en de andere helft uit bos. Het college heeft als beleid dat in de Categorie 1-gebieden actief naar explosieven zal worden gezocht voordat de ontwikkelingen aldaar plaatsvinden. Voor de Categorie 2-gebieden gebeurt dit niet zolang er geen ontwikkelingen zijn die grondtrillingen kunnen veroorzaken en/of de grond wordt beroerd. Dit heeft geleid tot de volgende beheersmaatregelen: Bezoekers mogen zich alleen mag begeven op wegen en paden. Bezoekers mogen alleen in het park tussen zonsopgang en zonsondergang. In het gehele park geldt een detectie- en graafverbod. Dit is geregeld in de APV. Deze gedragsregels zijn door middel van borden op duidelijke en herkenbare manier kenbaar gemaakt. Handhaving gedragsregels door BOA’s en samenleving, Protocol ontwikkelen voor de situatie van een toeval vondst. Indien in de laatstgenoemde gebieden evenementen worden toegestaan, mag dit in beginsel alleen in de gebouwen plaatsvinden. Bij buitenactiviteiten mogen er op geen enkele wijze pennen of andere voorwerpen in de grond worden geslagen. Ook mag er niet worden gegraven of op andere wijze de grond worden geroerd. Als gevolg van deze beperkingen kunnen de evenementen in dit deel van het terrein slechts een kleinschalig karakter hebben. Hoofdstuk5Uitwerking planologisch en geluidbeleid bij evenementen 5.1Wijze van toetsing en advisering geluid en bestemmingsplan De RUD-Utrecht toetst op basis van de aangeleverde geluidgegevens toetsen op volledigheid. Bij een volledige aanvraag worden de geluidgegevens getoetst aan de geldende geluidnormen. Dit gebeurt op basis van indicatieve geluidoverdrachtsberekeningen van muziek- en/of installatiegeluiden. Op basis van de geluidoverdrachtsberekeningen stelt de RUD Utrecht een geluidadvies op. In het advies kunnen geluidvoorschriften worden gegeven. Bijvoorbeeld door een plek voor de opstelling van aggregaten aan te wijzen of het verplicht stellen van het toepassen van geluidarme apparatuur. Het geluidadvies vormt een onderdeel van de verleende evenementenvergunning. De geluidnorm bij grootschalige concerten gebeurt op basis van de normen zoals opgenomen in het Beleidsplan “Veilige evenementen in een gastvrij Soest”. Bij dergelijke evenementen zorgt de organisator bij de evenementaanvraag voor een geluidsplan waaruit blijkt dat het geproduceerde geluid aan de opgelegde geluidsnormen kan voldoen. De geluidnorm kan in bijzondere situaties lager worden vastgesteld. De geluidnorm kan daarentegen nooit hoger dan de normen zoals opgenomen in het Beleidsplan, worden vastgesteld. De evenementencoördinator toetst of de locatie waarop het evenement plaatsvindt, voldoet aan het bestemmingsplan. Is dit niet het geval, dan bepaalt de evenementencoördinator aan de hand van de ruimtelijke impact en/of het terugkerend karakter van het evenement, of een omgevingsvergunning nodig is. Dit gebeurt in samenwerking met de afdeling Ruimte en/of andere medewerkers van het team Vergunning en Handhaving. 5.2Geluidkarakters muziekgeluiden Het zal duidelijk zijn dat het geluidkarakter van een evenement bepalend kan zijn bij het verlenen van een evenementenvergunning. Zo zal er meer geluid geproduceerd worden bij een popfestival dan bij een rommelmarkt. Hieronder worden een aantal evenementen beschreven waarbij muziekgeluiden een belangrijke rol spelen. 5.3Kermissen en ijsbanen Bij kermissen wordt voornamelijk geluid voortgebracht door vast opgestelde omroepinstallaties en versterkte muziek via luidsprekers. Via de omroepinstallaties worden dingen aangeprezen en wordt de aandacht getrokken, waarbij vooral de piekgeluiden voor overlast bij omwonenden kunnen zorgen. Indien meerdere kermisexploitanten verschillende soorten muziek draaien kan het verschijnsel ontstaan dat deze exploitanten “tegen elkaar op gaan draaien” om zo de aandacht van het publiek te trekken. Bij ijsbanen wordt voornamelijk achtergrondmuziek voortgebracht via luidsprekers. Bij speciale activiteiten (feestavonden) kan ook versterkte muziek weergegeven worden via luidsprekers. Bij kermissen en ijsbanen kunnen aggregaten en koelmachines ook tot geluidklachten leiden. Bij kermissen gaat het meestal grote centrale aggregaten voor meerdere kermisattracties. Indien er koelunits voor het koelen van een ijsbaan worden gebruikt (tijdelijke kunstijsbanen) dan zijn deze ook in bedrijf als de ijsbaan voor publiek gesloten is, bijvoorbeeld ’s nachts. Om klachten te voorkomen is het veelal noodzakelijk om een geluid gedempte uitvoering van de aggregaten en koelmachines voor te schrijven. Tevens dient er aandacht worden besteed aan de opstelling van de aggregaten en koelmachines ten opzichte van de woningen van derden. 5.4Evenementenlocaties en -gebieden De volgende locaties/gebieden zijn aangewezen voor het houden van evenementen: Vaarderhoogt Sporthal en zwembad De Engh Rademakerstraat Kleine Melm Oude Ambachtenmarkt Gildeterrein Ferdinand Huycklaan Banningstraat en Dorpshart Birkstraat A.P. Hilhorstweg Evenemententerrein De Eng Gildehuis/Artishock Van Weedestraat winkelgebied Soest Zuid winkelgebied Lange Duinen Per locatie/gebied is een leaflet ontwikkeld. Deze leaflets maken onderdeel uit van deze beleidsregels. Door veranderende behoefte kunnen locaties en/of gebieden worden toegevoegd en afgevoerd. Ook het betreffende bestemmingsplan moet dan worden aangepast. Gedurende de periode dat de locatie of het gebied wel is aangewezen in dit beleid maar nog niet in het betreffende bestemmingsplan is geregeld, kan een omgevingsvergunning voor het evenement noodzakelijk zijn. 5.5Tijd voor op- en afbouwen van evenementen Het op- en afbouwen van evenementen is toegestaan onder de volgende voorwaarden: Per evenement zijn maximaal 2 opbouwdagen en 2 afbouwdagen toegestaan. Onder de opbouw valt niet het eventueel plaatsen van hekken en borden. Het evenement mag enkel tussen 8.00 en 22.00 uur worden op- en afgebouwd. Alleen bij zwaarwegende omstandigheden kan hiervan worden afgeweken en worden afspraken hierover in de vergunning vastgelegd. Tijdens de op- en afbouwdagen mag er geen sprake zijn van versterkte muziek, met uitzondering van de muziek voor het instellen of inregelen van geluidapparatuur (soundcheck) gedurende 60 minuten. Hoofdstuk6Toezicht en handhaving 6.1Inzet beveiligers en vrijwilligers Landelijk wordt voor evenementen met een gemiddeld risico veelal een inzet van 1 beveiliger op 250 bezoekers voorgeschreven. Deze norm heeft het karakter van een richtlijn. Afhankelijk van het evenement en de bijbehorende risico’s varieert die richtlijn tussen ‘1 op 1000 toezichthouders’ en ‘1 op 150 toezichthouders’. Politie en Vru adviseren hierover. Wanneer er sprake is van beveiligingswerkzaamheden 12 Artikel 1 wet op de particuliere beveiliging: het bewaken van de veiligheid van personen of goederen of het waken tegen verstoring van de orde en rust op terreinen en in gebouwen. zal dit altijd uitgevoerd moeten worden door gecertificeerde beveiligers. Als het gaat om bijvoorbeeld monitoren of publieksbegeleiding dan kunnen ook andere toezichthouders ingezet worden. Afhankelijk van de aard van het evenement kunnen vrijwilligers dit toezicht uitoefenen of moet er een (door de minister van justitie erkend) professioneel beveiligingsbedrijf worden ingehuurd. De risicoscan wordt bij de afweging betrokken. 6.2Inzet toezicht en handhaving door gemeente en RUD In het vastgestelde Handhavingsbeleid fysieke leefomgeving 2016-2019 wordt onderscheid gemaakt tussen risicovolle evenementen die een hoge prioriteit krijgen bij het toezicht en overige evenementen waarvoor een gemiddelde prioriteit is opgenomen. Bij een hoge prioriteit wordt actief gehandhaafd en vindt 100% integraal toezicht plaats. Voor evenementen met een gemiddelde prioriteit wordt gedeeltelijk of planmatig gehandhaafd 13 Handhavingsbeleid fysieke leefomgeving 2016-2019, blz. 12 en 13.. De controle op leeftijd bij evenementen vormt een speerpunt van toezicht en handhaving. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen 14 Preventie- en handhavingplan Drank- en horecawet gemeente Soest periode 2014-2018, blz. 16 : Hoge risico evenementen waar jongeren uitgaan: wordt 90% obv. steekproef gecontroleerd (op doorschenken en 18-): Gildenfeesten, Koningsdag en Trekkerdag (Powerweekend). Lage risico evenementen waar weinig jongeren uitgaan: wordt 10% obv. steefproef gecontroleerd. Indien er sprake is van overtreding van met name de Drank- en horecawet kan een boete worden opgelegd en zal de ernst en de aantallen overtredingen meewegen bij de vraag of een volgende keer opnieuw vergunning dan wel een ontheffing wordt verleend. RUD Utrecht meet tijdens evenementen het geluid. Bij welke evenementen er wordt gemeten, bepalen de evenementencoördinator en de RUD in onderling overleg. Bij een geconstateerde overschrijding wordt de organisator gewaarschuwd en verzocht om het geluidsniveau terug te brengen tot het toegestane niveau. Geeft de organisator hieraan geen gehoor dan zal in samenwerking met de politie proces-verbaal kunnen worden opgemaakt. Indien een organisator, na waarschuwing, niet meewerkt aan het beëindigingen van een overtreding dan zal dit ook consequenties kunnen hebben voor volgende evenementactiviteiten die deze organisator in Soest wil organiseren. Afhankelijk van de situatie en de aard van de overtreding kan ook een preventieve dwangsom worden opgelegd. 6.3Meetprotocol geluid De geluidmetingen hebben tot doel om te beoordelen of de (muziek)geluiden tijdens de evenementen voldoen aan de geluidvoorschriften zoals genoemd in de ontheffing die op grond van de APV wordt afgegeven. De geluidmetingen worden verricht bij de dichtstbijzijnde gevel van derden of op 50 meter afstand vanaf de erfgrens van inrichting/evenemententerrein. De geluidmetingen en de beoordeling worden conform de Handleiding meten en rekenen industrielawaai