Verordening op de raadscommissies (Moerdijk)

Verordening op de raadscommissiesDe raad van de gemeente Moerdijk, in zijn vergadering van 29 augustus 2019; gelezen het voorstel van het presidium van 1 juli 2019; gelet op artikel 82 van de Gemeentewet; BESLUIT vast te stellen de volgende regeling: VERORDENING OP DE RAADSCOMMISSIES GEMEENTE MOERDIJK Hoofdstuk1Algemene bepalingen Artikel1Begripsbepalingen In dit reglement wordt verstaan onder: beeldvormende raadsbijeenkomst: bijeenkomst voor raads- en burgerleden en andere belangstellenden, waarin over geagendeerde onderwerpen wederzijdse gedachtewisseling plaatsvindt; commissievoorzittersoverleg: overleg tussen de voorzitters van de raadscommissies en de griffier over de vaststelling van de conceptagenda’s voor de commissievergaderingen; griffier: griffier van de raad of diens vervanger; informatieve raadsbijeenkomst: bijeenkomst voor raads- en burgerleden en andere belangstellenden, waarin zij over geagendeerde onderwerpen worden geïnformeerd; lid: raadsleden en commissieleden, niet zijnde raadsleden, verder te noemen burgerlid, die door de fractie zijn voorgedragen; meningsvormende commissievergadering: bijeenkomst voor de leden van de betreffende commissie, waarin over de voor een raadsvergadering te agenderen onderwerpen in het algemeen argumenten worden uitgewisseld en meningen worden gevormd; presidium: zoals omschreven in artikel 4 van het Reglement van Orde voor de gemeenteraad; voorzitter: voorzitter van de raadscommissie of diens vervanger. Artikel2Instelling raadscommissies Er is een: raadscommissie Fysieke Infrastructuur, raadscommissie Sociale Infrastructuur, raadscommissie Bestuur en Middelen. Artikel3Taken Een informatieve raadsbijeenkomst behandelt onderwerpen in het algemeen op informerende wijze. Deze bijeenkomst richt zich op het vergaren van informatie. Het presidium besluit of over een onderwerp een informatieve raadsbijeenkomst wordt belegd. Een beeldvormende raadsbijeenkomst behandelt onderwerpen door middel van wederzijdse gedachtewisseling. Het presidium besluit of over een onderwerp een beeldvormende raadsbijeenkomst wordt belegd. De meningsvormende raadscommissie brengt advies uit aan de raad over die onderwerpen waarop haar werkzaamheden betrekking hebben. De behandeling in de commissievergadering richt zich op het verkrijgen van een goed inzicht in de meningen, ideeën, voor- en nadelen of argumenten pro en contra van een onderwerp of voorstel, zodat bij de raadsvergadering tot een gewogen oordeel gekomen kan worden. Het presidium kan bepalen dat behandeling in de meningsvormende vergadering niet noodzakelijk is. De meningsvormende raadscommissie kan advies uitbrengen aan de raad over andere onderwerpen dan bedoeld in het derde lid. De meningsvormende raadscommissie voert overleg met het college of de burgemeester over in ieder geval de door hen verstrekte inlichtingen en het gevoerde bestuur ten aanzien van de onderwerpen bedoeld in het derde lid. Artikel4Samenstelling, benoeming commissievoorzitter Een raadscommissie bestaat uit tenminste één lid van elke raadsfractie. Elke fractie heeft de mogelijkheid om met maximaal drie leden deel te nemen aan de beraadslagingen in de commissievergadering. Met inachtneming van het bepaalde in het eerste lid, kunnen raadsleden zitting nemen in iedere commissie. Iedere fractie kan maximaal 4 burgerleden laten benoemen, waarvan per vergadering maximaal 2 aan een meningsvormende commissievergadering mogen deelnemen; Met inachtneming van het bepaalde in het eerste lid, worden burgerleden door de raad op bindende voordracht van de fractie benoemd. Voorafgaand aan deze benoeming worden de geloofsbrieven door de raad onderzocht. Na de benoeming in de raadsvergadering leggen burgerleden de eed of verklaring en belofte af zoals vastgelegd in artikel 14 van de Gemeentewet. Zowel raadsleden als niet-raadsleden kunnen lid zijn. De artikelen 10, 11, 12 en 13 van de Gemeentewet zijn van overeenkomstige toepassing op burgerleden Een burgerlid aanvaardt zijn benoeming schriftelijk en verklaart zich te houden aan de bepalingen zoals genoemd in deze verordening. Een burgerlid verklaart zich te zullen houden aan de gedragscode die voor de raad is vastgesteld, ten gevolge van artikel 15 lid 3 van de Gemeentewet. De raad benoemt uit zijn midden tenminste drie commissievoorzitters. De plaatsvervanging van de voorzitter vindt als regel plaats bij wijze van onderlinge vervanging door de voorzitters. Indien onderlinge vervanging niet mogelijk is, wijst de commissie op ad hoc basis een voorzitter uit zijn midden aan. De commissievoorzitter is geen lid van de raadscommissie. Artikel5Zittingsduur en vacatures De zittingsperiode van een commissielid en –voorzitter eindigt in ieder geval met het einde van de zittingsperiode van de raad. Een commissielid houdt op lid te zijn als niet meer voldaan wordt aan de in artikel 4, vierde lid, gestelde eisen. De raad kan een commissielid ontslaan op voorstel van de fractie die het lid voor benoeming heeft voorgedragen. De raad kan de commissievoorzitter ontslaan. Een commissielid en de commissievoorzitter kunnen te allen tijde ontslag nemen. Zij doen daarvan schriftelijk mededeling aan de raad. Het ontslag gaat een maand na de schriftelijke mededeling in of zoveel eerder als hun opvolger is benoemd. Als door overlijden of ontslag een vacature ontstaat, beslist de raad zo spoedig mogelijk over de vervulling daarvan. Als een fractie niet langer vertegenwoordigd is in de raad, vervalt het lidmaatschap van commissieleden die op voordracht van die fractie zijn benoemd van rechtswege. Artikel6Griffier Ter ondersteuning van iedere raadscommissie zijn de griffier en eventueel een door de griffier aan te wijzen griffiemedewerker in iedere vergadering aanwezig. Hoofdstuk2Vergaderingen Paragraaf1Algemeen Artikel7Informatieve en beeldvormende raadsbijeenkomsten Informatieve en beeldvormende raadsbijeenkomsten hebben als doel het verkrijgen van alle informatie door de raads- en burgerleden die nodig is voor een goede meningsvorming en voor de uiteindelijke beslissing in de raadsvergadering. Bij informatieve raadsbijeenkomsten is er grotendeels sprake van eenrichtingverkeer: raads- en burgerleden en andere geïnteresseerden worden geïnformeerd via een presentatie en kunnen vragen stellen over het onderwerp. Bij beeldvormende raadsbijeenkomsten krijgen betrokken partijen een podium om over een geagendeerd onderwerp hun mening te geven. Vanuit die expertise kunnen raads- en burgerleden, maar ook ambtenaren en het college, informatie vergaren die gebruikt kan worden bij de verdere uitwerking van het onderwerp. Informatie betreffende het aan de orde zijnde onderwerp kan worden gegeven door de deelnemers aan een informatieve raadsbijeenkomst, zoals het college en andere aanwezigen. Tijdens beeldvormende raadsbijeenkomsten vergaren de raads- en burgerleden informatie door in gesprek te gaan met alle deelnemers en onthouden de commissieleden zich van het geven van een oordeel over het onderhavige onderwerp. Burgers, belanghebbenden en het college hebben het recht om aan informatieve en beeldvormende raadsbijeenkomsten deel te nemen. Zij onderwerpen zich daarbij aan de vergaderorde. Artikel8Meningsvormende vergaderingen Meningsvormende commissievergaderingen hebben als doel het beraadslagen door de commissieleden over mogelijke standpunten ten aanzien van aan de orde zijnde onderwerpen. Tijdens deze debatten worden geen informatieve vragen meer gesteld. In beginsel nemen het college en de burgemeester geen deel aan de in het eerste lid bedoelde beraadslagingen. Wel kunnen zij de gelegenheid krijgen om een korte reactie te geven indien de discussie daartoe aanleiding geeft. Burgers en belanghebbenden hebben in meningsvormende vergaderingen in beginsel geen spreekrecht, tenzij de voorzitter hen het spreekrecht overeenkomstig artikel 23 verleent. Agendapunten in meningsvormende worden door de voorzitter afgesloten met een formulering van een advies aan de raad. Het advies van de commissie over de verschillende onderwerpen wordt opgenomen in de besluitenlijst van de commissievergadering. Artikel9Vergaderfrequentie De informatieve en beeldvormende raadsbijeenkomsten vinden plaats volgens een door het presidium vastgesteld vergaderschema, beginnen om 19.30 uur en vinden plaats in het gemeentehuis of op locatie. De meningsvormende commissievergaderingen vinden in de regel eenmaal per zes weken plaats volgens een door het presidium vastgesteld vergaderschema. Deze vergaderingen beginnen om 19.30 uur en worden in principe gehouden in het gemeentehuis. Indien er een tweede bijeenkomst van dezelfde vergadering wordt gehouden wijst de voorzitter na overleg met de leden voorafgaand aan de sluiting van de eerste bijeenkomst, een dag en aanvangsuur voor de tweede bijeenkomst aan. Een raadscommissie vergadert voorts indien de voorzitter het nodig oordeelt of twee fracties schriftelijk met opgaaf van reden daarom verzoeken. De voorzitter kan in bijzondere gevallen een andere dag of aanvangsuur bepalen of een andere vergaderplaats aanwijzen. Hij voert hierover overleg met de griffier. Paragraaf2Voorbereidingen Artikel10Commissievoorzittersoverleg Het commissievoorzittersoverleg heeft tot taak het voorlopig vaststellen van de agenda’s van de raadscommissies en het zorgdragen voor een goede onderlinge afstemming tussen de commissies. Artikel11Oproep en voorlopige agenda De commissievoorzitter stelt ten minste zeven werkdagen voor een vergadering de commissieleden digitaal een oproep en de voorlopige agenda met de daarbij behorende stukken beschikbaar, met uitzondering van de in artikel 86, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet bedoelde stukken. Voorafgaande aan een informatieve of beeldvormende raadsbijeenkomst zal de griffier in overleg met de voorzitter nagaan welke overige belanghebbenden worden uitgenodigd. Als een aanvullende agenda als bedoeld in artikel 12 eerste lid, wordt vastgesteld, wordt deze met de daarbij behorende stukken zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk twee werkdagen voor aanvang van de vergadering digitaal aan de leden beschikbaar gesteld. Artikel12Aanvullende agenda, vaststellen agenda In spoedeisende gevallen kan de voorzitter na het beschikbaar stellen van de oproep een aanvullende voorlopige agenda opstellen. De daarbij behorende stukken worden openbaar gemaakt, uiterlijk twee werkdagen voor aanvang van de vergadering. Als omtrent de inhoud van stukken op grond van artikel 86, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, blijven deze stukken in afwijking van het eerste lid onder berusting van de griffier en verleent deze de commissieleden op verzoek inzage. Een agenda wordt bij aanvang van een vergadering door de raadscommissie vastgesteld. Wanneer de raadscommissie een onderwerp of voorstel onvoldoende voor de beraadslaging voorbereid acht, kan hij aan het college of de burgemeester nadere inlichtingen of advies vragen. De raadscommissie bepaalt in welke vergadering het onderwerp of voorstel opnieuw geagendeerd wordt. Artikel13Ter inzage leggen van stukken Stukken die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op een voorlopige agenda dienen, worden gelijktijdig met het digitaal beschikbaar stellen op het gemeentehuis ter inzage gelegd. Als na het digitaal beschikbaar stellen van de oproep stukken ter inzage worden gelegd, wordt hiervan mededeling gedaan aan de leden van de raadscommissie en zo mogelijk door middel van openbare kennisgeving. Alle stukken worden op raadsinformatiesysteem geplaatst. Als omtrent stukken op grond van artikel 86, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, blijven deze stukken in afwijking van het eerste en tweede lid onder berusting van de griffier en verleent deze de commissieleden op verzoek inzage. Artikel14Openbare kennisgeving Commissievergaderingen worden bekend gemaakt door aankondiging in de Moerdijkse Bode en op de gemeentelijke website. Paragraaf3Ter vergadering Artikel15Presentielijst De griffier draagt zorg voor het bijhouden van presentielijsten van vergaderingen. Bij binnenkomst in de vergaderzaal tekenen commissieleden de presentielijst. Aan het einde van elke vergadering wordt die lijst door de commissievoorzitter en de griffier door ondertekening vastgesteld. Artikel16Opening vergadering en quorum Een vergadering wordt niet geopend voordat blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal zitting hebbende raadsfracties aanwezig is. Als ingevolge het eerste lid de vergadering niet kan worden geopend, belegt de commissievoorzitter opnieuw een vergadering met een tussenperiode van tenminste twee werkdagen. Op een vergadering als bedoeld in het tweede lid is het eerste lid niet van toepassing. Een raadscommissie kan echter over andere aangelegenheden dan die waarvoor de ingevolge het eerste lid niet geopende vergadering was belegd alleen beraadslagen of besluiten, als blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal zitting hebbende fracties tegenwoordig is. Artikel17Besluitenlijst

1. De griffier draagt zorg voor besluitenlijsten van meningsvormende commissievergaderingen.
2. Van informerende en beeldvormende raadsbijeenkomsten wordt geen besluitenlijst gemaakt.
3. Een besluitenlijst bevat in ieder geval: de namen van de commissievoorzitter, de griffier, de burgemeester, de wethouders en de commissieleden, allen voor zover aanwezig, alsmede van de overige personen die het woord gevoerd hebben; de naam en de hoedanigheid van die personen aan wie het op grond van het bepaalde in artikel 20 door de raadscommissie is toegestaan deel te nemen aan de beraadslagingen; een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest; de actiepunten en de door de portefeuillehouder(s) gedane toezeggingen; een samenvatting van het advies aan de raad onder vermelding van de namen van de commissieleden die mededeling hebben gedaan van hun afkeuring.
4. De leden, de voorzitter en de overige deelnemers aan de beraadslagingen hebben het recht een voorstel tot wijziging aan de raadscommissie te doen, indien de concept besluitenlijst onjuistheden bevat. Een voorstel tot wijziging dient uiterlijk twee werkdagen voor aanvang van de raadsvergadering schriftelijk bij de griffie te worden ingediend.
5. Een besluitenlijst van de voorgaande vergadering wordt, zo mogelijk, gelijktijdig met de beschikbaarstelling van de stukken voor de raadsvergadering, beschikbaar gesteld voor de commissieleden.
6. Een besluitenlijst wordt gelijktijdig met de beschikbaarstelling aan de commissieleden, verzonden aan de overige personen die het woord hebben gevoerd in de vergadering waarop deze betrekking heeft.
7. Vastgestelde besluitenlijsten worden ondertekend door de commissievoorzitter en de commissiegriffier.
8. Als besluitenlijsten elektronisch beschikbaar zijn, worden ze op de op de voor de gemeenteraad bestemde website van de gemeente geplaatst.
9. Elke meningsvormende commissievergadering wordt rechtstreeks via het internet uitgezonden in beeld en geluid. Deze opname blijft na de commissievergadering via internet voor een periode van vier jaar beschikbaar. Artikel18Advies; geen stemmingen Als een raadscommissie een advies aan de raad uitbrengt, beslissen de leden op voorstel van de commissievoorzitter over de inhoud van het advies. In het advies worden opgenomen de standpunten van alle fracties en commissieleden die geen raadslid zijn. In een vergadering vinden geen stemmingen plaats, met uitzondering van die over geheimhouding en met betrekking tot de orde. Artikel19Aantal spreektermijnen Beraadslaging over onderwerpen of voorstellen geschiedt in ten hoogste twee termijnen, tenzij de raadscommissie of de voorzitter anders beslist. Spreektermijnen worden door de voorzitter afgesloten. Commissieleden mogen in een termijn niet meer dan eenmaal het woord voeren over hetzelfde onderwerp of voorstel. Bij de bepaling hoeveel malen een commissielid over hetzelfde onderwerp of voorstel het woord heeft gevoerd, wordt niet meegerekend het spreken over een voorstel van orde. Artikel20Deelname aan de beraadslaging door anderen Een raadscommissie kan op enig moment besluiten dat anderen mogen deelnemen aan de beraadslaging. Artikel21Handhaving orde en schorsing De commissievoorzitter zorgt voor de handhaving van de orde in de vergadering. Hij kan de raadscommissie voorstellen aan een commissielid dat door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert, het verdere verblijf in de vergadering te ontzeggen. Over het voorstel wordt niet beraadslaagd. Na aanneming daarvan verlaat het commissielid de vergadering onmiddellijk. Zo nodig doet de commissievoorzitter hem verwijderen. Bij herhaling van zijn gedrag kan het commissielid bovendien voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering worden ontzegd. De commissievoorzitter kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en, als na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord, de vergadering sluiten. De commissievoorzitter roept sprekers tot de orde als deze zich in beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen uitlaten, afwijken van het in behandeling zijnde onderwerp, andere sprekers herhaaldelijk interrumperen, dan wel anderszins de orde verstoren. Sprekers die hieraan geen gevolg geven, kunnen door hem het woord ontnomen worden over het aanhangige onderwerp. Artikel22Voorstellen van orde Commissieleden kunnen tijdens een vergadering mondeling een voorstel van orde betreffende de vergadering doen. De raadscommissie beslist hier terstond over. Artikel23Spreekrecht burgers bij meningsvormende commissievergaderingen Burgers kunnen in een vergadering het woord voeren over onderwerpen die geagendeerd zijn. Een burger kan maximaal vijf minuten het woord voeren. De voorzitter kan in bijzondere gevallen afwijken van deze maximale lengte van de spreektijd. Het woord kan niet gevoerd worden over: een besluit dan wel voorgenomen besluit van het gemeentebestuur waartegen bezwaar en beroep openstaat of heeft opengestaan, tenzij er sprake is van ruimtelijke plannen waarbij geen toepassing wordt gegeven aan het gestelde in de Verordening hoorcommissie ruimtelijke plannen gemeente Moerdijk; in die gevallen waarin er een hoorzitting als bedoeld in de Verordening hoorcommissie ruimtelijke plannen gemeente Moerdijk wordt gehouden; benoemingen, keuzes, voordrachten of aanbevelingen van personen; een gedraging waarover een klacht ex artikel 9:1 van de Algemene wet bestuursrecht kan of kon worden ingediend. Degene die van het spreekrecht gebruik wil maken, meldt dit uiterlijk om 12 uur op de dag van de vergadering aan de griffier. Hij vermeldt daarbij zijn naam, adres en telefoonnummer en het onderwerp waarover hij het woord wil voeren. De spreker voert het woord, nadat de commissievoorzitter hem dit heeft verleend. De commissievoorzitter kan de deelnemers aan de vergadering toestaan aan insprekers een korte, verhelderende vraag te stellen. Er vindt geen discussie plaats tussen een inspreker en deelnemers van de vergadering. De inspreker krijgt, nadat de beraadslaging in eerste termijn heeft plaatsgevonden, nog twee minuten de gelegenheid hierop te reageren. Het vijfde lid is hierop van overeenkomstige toepassing. Artikel24Vragen van inlichtingen Aan het begin van elke meningsvormende commissievergadering is er een vragenhalfuur voor het stellen van vragen aan leden van het college van burgemeester en wethouders. Dit vragenhalfuur vervalt als er bij de griffier geen vragen zijn ingediend. In bijzondere gevallen kan de voorzitter in overleg met de raadscommissie bepalen dat het vragenhalfuur op een ander tijdstip wordt gehouden. Het commissielid dat gebruik wil maken van het vragenhalfuur meldt dit uiterlijk twee werkdagen voor aanvang van de vergadering onder aanduiding van het onderwerp en de naam van de portefeuillehouder aan de griffier. De voorzitter kan weigeren een onderwerp tijdens het vragenhalfuur aan de orde te stellen als hij het onderwerp niet voldoende nauwkeurig omschreven acht of als het onderwerp in de commissievergadering van die dag aan de orde komt. Paragraaf4Besloten vergaderingen Artikel25Toepassing verordening op besloten vergaderingen Op besloten vergaderingen is deze verordening van overeenkomstige toepassing voor zover dat niet strijdig is met het besloten karakter van de vergadering. Artikel26Besluitenlijst besloten vergadering Conceptbesluitenlijsten van besloten vergaderingen worden niet verspreid, maar uitsluitend voor de commissieleden ter inzage gelegd bij de griffier. Deze besluitenlijsten worden zo spoedig mogelijk in een besloten vergadering ter vaststelling aangeboden. Tijdens deze vergadering neemt de raadscommissie een besluit over het al dan niet openbaar maken van deze besluitenlijst. De vastgestelde besluitenlijst wordt door de commissievoorzitter en de commissiegriffier ondertekend. Van een besloten vergadering welke alleen tot doel heeft de besluitenlijst van de vorige besloten vergadering vast te stellen, wordt geen besluitenlijst gemaakt. Artikel27Opheffing geheimhouding Als de raad op grond van artikel 25, derde en vierde lid, van de Gemeentewet, voornemens is de geheimhouding op te heffen, wordt, als de raadscommissie die geheimhouding heeft opgelegd daarom verzoekt, in een besloten vergadering met de raadscommissie overleg gevoerd. Paragraaf4Toehoorders en pers Artikel28Toehoorders en pers Toehoorders en vertegenwoordigers van de pers wonen openbare vergaderingen uitsluitend bij op de voor hen bestemde plaatsen. Het blijkgeven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is hen verboden. De commissievoorzitter is bevoegd, wanneer de orde in de vergadering op enigerlei wijze door toehoorders wordt verstoord, deze en zo nodig andere toehoorders te doen vertrekken. Hij is bevoegd toehoorders die bij herhaling de orde in de vergadering verstoren voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering te ontzeggen. Artikel29Geluid- en beeldregistraties Degenen die van een openbare vergadering geluid- of beeldregistraties willen maken, doen hiervan mededeling aan de commissievoorzitter en gedragen zich naar diens aanwijzingen. Hoofdstuk3Slotbepalingen Artikel30Uitleg verordening In gevallen waarin deze verordening niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van de verordening, beslist de raadscommissie op voorstel van de voorzitter. Artikel31Intrekken oude verordening De ‘Verordening voor de raadscommissie van de gemeente Moerdijk’, zoals vastgesteld bij raadsbesluit op 12 januari 2017, wordt ingetrokken. Artikel32Inwerkingtreding en citeertitel Deze verordening treedt in werking op 1 september
10. Deze verordening wordt aangehaald als ‘Verordening op de raadscommissie gemeente Moerdijk ’. Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad, gehouden op 29 augustus 2019.De griffier, H.D. Tiekstra,De voorzitter, J.P.M. Klijs.