Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Ermelo houdende regels omtrent informatiebeheer Besluit informatiebeheer gemeente Ermelo 2019Burgemeester en wethouders van de gemeente Ermelo; gelet op artikel 6 van de Archiefverordening gemeente Ermelo 2018; overwegende dat: in het kader van de uitvoering van gemeentelijke taken informatie wordt ontvangen, gecreëerd, uitgewisseld en gearchiveerd; deze informatie een basis vormt voor de bedrijfsvoering van de gemeente; deze informatie van belang kan zijn als bewijs van rechten en plichten van de gemeente en van andere partijen of personen; deze informatie een basis vormt voor de verantwoording van het handelen van de gemeente en de democratische controle; deze informatie van belang kan zijn voor kennis van de geschiedenis van de gemeente in de ruimste betekenis en als bestanddeel van het cultureel erfgoed, gelezen het voorstel aan burgemeester en wethouders van 19 augustus 2019, nummer 02330000019283; b e s l u i t e n: vast te stellen het volgende: Besluit betreffende de inrichting en uitvoering van het informatiebeheer HoofdstukI. Definities Artikel1Definities In dit besluit wordt verstaan onder: Archiefbesluit 1995 Besluit van 15 december 1995, houdende regelen ter uitvoering van een aantal bepalingen van de Archiefwet 1995 archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats archiefregeling Regeling van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 15 december 2009, met betrekking tot de duurzaamheid en de geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden en de bouw en inrichting van archiefruimten en archiefbewaarplaatsen archiefruimte: een overeenkomstig artikel 1 onder e van de wet aangewezen archiefruimte archiefverordening de in de artikelen 30, eerste lid, 32, tweede lid van de wet bedoelde verordening, vastgesteld bij besluit van de gemeenteraad van 26 april 2018 archivaris de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde gemeentearchivaris authenticeren: het toekennen van een of meer kenmerken aan informatie, zodanig dat later kan worden vastgesteld dat het om de originele, authentieke informatie gaat informatie: de archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1 onder c van de wet, zijnde het geheel van op één of meer informatiedragers vastgelegde met elkaar samenhangende gegevens, die worden ontvangen of gecreëerd op grond van de taken en/of de werkprocessen van de gemeente informatiebeheer: het geheel aan maatregelen om de informatie in duurzame, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren gedurende de wettelijk bepaalde termijn zodanig dat de authenticiteit ervan kan worden aangetoond en de informatie volledig, actueel en betrouwbaar, in leesbare en interpreteerbare vorm, beschikbaar kan worden gesteld. kwaliteitssysteem een kwaliteitssysteem bestaande uit organisatorische structuur, verantwoordelijkheden, procedures, processen en voorzieningen die nodig zijn voor het ten uitvoer brengen van kwaliteitszorg (NEN-ISO 8402) organisatieonderdeel: elk op basis van de gemeentebegroting als zelfstandig aan te merken organisatieonderdeel van de gemeente vorm (van de informatie): de wijze waarop informatie op een informatiedrager is vastgelegd, zoals op papier, op film, of met digitale hulpmiddelen wet: Archiefwet 1995 HoofdstukII. De inrichting en uitvoering van het informatiebeheer Artikel2Kwaliteitssysteem Het beheer van de archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van het toe te passen kwaliteitssysteem, waarbij alle van belang zijnde aspecten voor een goed informatiebeheer worden gewaarborgd. Artikel3Verantwoordelijkheid voor het beheer van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte informatie 1.De algemeen directeur is verantwoordelijk voor het informatiebeheer van zijn organisatieonderdeel voor zover de informatie niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats. 2.De algemeen directeur draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande documenten in goede, geordende en toegankelijke staat zijn, of worden gebracht, en dat de ordening van de documenten geschiedt volgens een doelmatige en doeltreffende systematiek, als bedoeld in artikel 18 van de Archiefregeling. 3.De algemeen directeur zorgt dat het informatiebeheer zodanig wordt ingericht, dat op grond van de informatie te allen tijde de rechtspositie van de gemeente en haar bestuursorganen, andere overheden, personen, bedrijven en andere organisaties kan worden vastgesteld. 4.De inrichting van het informatiebeheer omvat ten minste: de organisatie van het informatiebeheer de (onder)mandatering van bevoegdheden aan functionarissen het beleggen van verantwoordelijkheden voor de uitvoering van informatiebeheertaken bij functionarissen procedures voor het beheer van informatie waardoor de ordening en toegankelijkheid, de authenticatie, de duurzaamheid en de beveiliging van de informatie worden gewaarborgd het aanwijzen van een archiefruimte het opzetten en bijhouden van een systematisch overzicht van de informatie binnen de organisatie op basis en met behulp van een vast te stellen metagegevensschema, met een beschrijving van die informatie, de vindplaats, de relatie met de werkprocessen waarop zij betrekking heeft, de onderlinge relatie(s), de status, de bewaartermijn van de informatie en de applicaties waarin de informatie wordt beheerd het bijhouden van een overzicht met knelpunten en van een plan van aanpak voor het treffen van verbetermaatregelen. 5.De algemeen directeur zorgt dat de taken op het gebied van het informatiebeheer in onderlinge samenhang worden uitgevoerd door de daartoe aan te wijzen medewerkers. Artikel4Beheer van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte informatie 1.Informatie wordt beheerd in de vorm waarin zij wordt ontvangen of gecreëerd. Een verandering in die vorm wordt aangemerkt als vervanging. 2.Van informatie die wordt gecreëerd om te verzenden wordt vóór verzending een kopie gemaakt die wordt geauthenticeerd en door het organisatieonderdeel wordt bewaard. 3.Informatie wordt beheerd in overeenstemming met de wettelijk gestelde eisen en in overeenstemming met de geldende regels en normen op het gebied van: informatiearchitectuur; informatiebeveiliging en -geheimhouding; duurzame opslag, authenticiteit en integriteit van informatie. 4.Voor de beveiliging van informatie treft de algemeen directeur adequate maatregelen tegen het ongeautoriseerde gebruik, wijzigen, kopiëren, beschikbaar stellen, verwijderen en vernietigen van informatie. Artikel5Mededeling aan de archivaris De archivaris ontvangt tijdig mededeling van het voornemen tot: opheffing, samenvoeging of splitsing van een organisatieonderdeel of overdracht van één of meer taken aan een ander organisatieonderdeel, overheidsorgaan of rechtspersoon; verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte informatie; conversie, migratie of emulatie van informatie. Artikel6Positief advies van de archivaris In het geval de algemeen directeur de hierna genoemde handelingen met betrekking tot informatie wil uitvoeren is vooraf positief advies van de archivaris vereist: ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een systeem waarmee en/of waarin informatie beheerd en/of bewaard wordt; vervanging als bedoeld in artikel 7 van de wet; vervreemding als bedoeld in artikel 8 van de wet; bouw, ingebruikneming, verbouw, inrichting, verandering van archiefruimten; overdracht van informatie van een organisatieonderdeel aan een ander organisatieonderdeel. Artikel7Bewaartermijnen van de informatie 1.De algemeen directeur zorgt dat van informatie de bewaartermijn wordt vastgelegd overeenkomstig de daarvoor bij of krachtens de wet gegeven voorschriften. 2.De algemeen directeur stelt alvorens tot vernietiging van informatie over te gaan een lijst op van de te vernietigen informatie met inachtneming van de krachtens artikel 5 van de wet vastgestelde selectielijst. 3.De lijst van te vernietigen informatie behoeft de goedkeuring van de archivaris. De goedkeuring geldt als een machtiging tot vernietiging. Artikel8Overbrenging 1.Indien de algemeen directeur op grond van artikel 12 van de wet het voornemen heeft om informatie over te brengen naar de archiefbewaarplaats voert hij daartoe zo spoedig mogelijk overleg met de archivaris. 2.Bij overbrenging van documenten c.q. informatie als bedoeld in artikel 12 van de wet wordt, in het geval het in een informatiesysteem opgenomen documenten en informatiebestanden betreft, het informatiesysteem, voor zover onmisbaar voor raadpleging, overgebracht. HoofdstukIII. Selectie en vernietiging van documenten Artikel9Verwijdering Het is verboden documenten uit informatiebestanden te verwijderen, tenzij ingevolge bij of krachtens de wet gegeven regels. Artikel10Selectie 1.De algemeen directeur zorgt voor het in een zo vroeg mogelijk stadium laten selecteren van documenten en informatiebestanden voor bewaring en vernietiging overeenkomstig de daarvoor bij en krachtens de wet gegeven voorschriften. 2.Ingeval van selectie voor vernietiging worden de documenten en informatiebestanden voorzien van een kenmerk, dat de bewaartermijn aangeeft. HoofdstukIV. De archiefbewaarplaats Artikel11Locatie 1.De in artikel 31 van de wet bedoelde archiefbewaarplaats is de bewaarplaats van de gemeente Ermelo, die zich bevindt aan het Raadhuisplein 2, 3851 NT Ermelo. 2.In deze archiefbewaarplaats kunnen zich, naast overgebrachte documenten, ook geplaatste documenten met een afwijkend openbaarheidsregime, zoals aangegeven in de door de archivaris bijgehouden depotstaat bevinden. Artikel12Beheer De archivaris is belast met het beheer van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte documenten en documentaire verzamelingen en stelt hiervoor voorschriften op. Artikel13Opname De archivaris is bevoegd om in de archiefbewaarplaats documenten en documentatie op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of personen indien dit voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang kan worden geacht. Artikel14Onderzoek 1.Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, verricht de archivaris desgevraagd onderzoek in de door hem beheerde documenten en documentaire verzamelingen ten behoeve van gemeentelijke organen. De archivaris verstrekt daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zo nodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd. 2.Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, is de archivaris bevoegd ten behoeve van derden onderzoek te doen in de in de archiefbewaarplaats berustende archieven en verzamelingen. De archivaris verstrekt daaruit aan een ieder die zulks verzoekt afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zo nodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd. 3.De kosten voor het in het voorgaande lid beschrevene worden aan de verzoeker in rekening gebracht volgens een door de gemeenteraad bij verordening vastgesteld tarief. Alvorens de hier bedoelde werkzaamheden een aanvang nemen, wordt de verzoeker van dit tarief op de hoogte gesteld. Artikel15Nadere regels De archivaris kan nadere regels stellen omtrent de raadpleging van de documenten en het beheer van de ruimten waarin deze ter beschikking worden gesteld. HoofdstukV. Slotbepalingen Artikel15Intrekking Het Besluit Informatiebeheer gemeente Ermelo 2011 wordt ingetrokken. Artikel17Inwerkingtreding Dit besluit treedt in werking op de eerste dag na bekendmaking. Artikel18Citeertitel Dit besluit wordt aangehaald als Besluit informatiebeheer gemeente Ermelo
AI-uitleg op basis van de officiële wettekst. Indicatief, vervangt geen juridisch advies.