Verordening bestuurscommissies waterschap Vechtstromen (Waterschap Vechtstromen)

Verordening bestuurscommissies waterschap VechtstromenKenmerk: B2019/2927 Het algemeen bestuur van waterschap Vechtstromen, gelezen het besluit van het algemeen bestuur over bestuurlijke werkwijze, d.d. 12 september 2019, gelet op artikel 5 Reglement van orde algemeen bestuur Vechtstromen 2017, B E S L U I T : de ‘Verordening bestuurscommissies waterschap Vechtstromen’ vast te stellen als volgt: Hoofdstuk1Algemene bepalingen Artikel1.1Begripsomschrijvingen In dit reglement wordt verstaan onder: voorzitter: voorzitter van de adviescommissie; secretaris: secretaris van de adviescommissie; het dagelijks bestuur: het dagelijks bestuur van het waterschap; fractie: de leden van het algemeen bestuur die door het stembureau op dezelfde kandidatenlijst verkozen zijn verklaard, alsmede de leden van het algemeen bestuur die zijn benoemd overeenkomstig artikel 14, eerste, tweede en derde lid, van de Waterschapswet; fractie-ondersteuner: degene die door de fractie is aangewezen om haar inhoudelijk en administratief bij te staan bij het verrichten van haar bestuurlijke werkzaamheden en die als zodanig is aangemeld bij de secretaris-directeur; PEILdag: dag waarop de informerende en opiniërende fase door het algemeen bestuur worden doorlopen en besluitvorming van het algemeen bestuur wordt voorbereid; STROOMdag: op voorhand gereserveerde dag voor leden van het algemeen bestuur en fractieondersteuners voor het afleggen van werkbezoeken, beeldvorming over of verdieping op bepaalde onderwerpen; Voorzitter: de persoon die tijdens een vergadering van de adviescommissie de voorzittersrol vervult; waterschap: waterschap Vechtstromen. Hoofdstuk2Adviescommissies Artikel2.1Instelling Er zijn twee adviescommissies: opgavegerichte commissie, gericht op de kaderstellende en volksvertegenwoordigende rol van het algemeen bestuur; commissie financiën en beleidsuitvoering, gericht op de controlerende en volksvertegenwoordigende rol van het algemeen bestuur. Artikel2.2Taken De opgavegerichte commissie heeft tot taak: het voorbereiden van besluiten voor beleid van het algemeen bestuur; het adviseren aan het algemeen bestuur op voorstellen van het dagelijks bestuur; De commissie financiën en beleidsuitvoering heeft tot taak: het voorbereiden van besluiten voor beleid van het algemeen bestuur op het werkveld van de adviescommissie; het adviseren aan het algemeen bestuur op voorstellen van het dagelijks bestuur op het werkveld, bedoeld onder a; het monitoren van beschreven doelen en opgaven; het adviseren over bijsturingsmogelijkheden voor beschreven doelen en opgaven; het namens het algemeen bestuur voorbereiden van de aanbesteding van de accountantscontrole als bedoeld in artikel 3 Controleverordening waterschap Vechtstromen; het ten behoeve van het algemeen bestuur voorbereiden van het programma van eisen als bedoeld in artikel 3, tweede lid Controleverordening waterschap Vechtstromen; het aan het algemeen bestuur voorstellen van selectiecriteria met bijbehorende weging voor de selectie van de accountant, als bedoeld in artikel 3, derde lid Controleverordening waterschap Vechtstromen; het procesmatig toetsen of de accountant heeft voldaan aan de verstrekte opdracht; het ten behoeve van het algemeen bestuur voorbereiden van het controleprotocol, bedoeld in artikel 4 Controleverordening waterschap Vechtstromen. De commissie financiën en beleidsuitvoering kan bepalen dat de onderwerpen, genoemd in het tweede lid, onder e tot en met i al dan niet voor bepaalde tijd worden opgedragen aan een delegatie van deze adviescommissie. Artikel2.3Samenstelling en zittingsduur De adviescommissies bestaan uit de leden van het algemeen bestuur en fractie-ondersteuners. Per agendapunt kunnen naast de twee voorzitters van de adviescommissie per fractie maximaal twee, door de fractie aan te wijzen, leden of fractie-ondersteuners deelnemen. De zittingsperiode van de voorzitters, de plaatsvervangend voorzitters en de leden van een adviescommissie eindigt in ieder geval aan het einde van de zittingsperiode van het algemeen bestuur, en voorts door ontslagneming en overlijden. Artikel2.4De voorzitter Per adviescommissie worden twee voorzitters benoemd. Zij zijn beiden lid van het algemeen bestuur en worden op voorstel van het fractievoorzittersoverleg, bedoeld in artikel 4 Reglement van orde algemeen bestuur Vechtstromen 2017, door het algemeen bestuur benoemd. De voorzitters kunnen beiden aanwezig zijn tijdens een vergadering van de adviescommissie, maar slechts één van hen treedt op als Voorzitter. Zij bepalen onderling wie van hen tijdens een vergadering of tijdens een agendapunt de rol van Voorzitter vervult. De Voorzitter is belast met het leiden van de vergadering. De Voorzitter zorgt voor de handhaving van de orde tijdens de vergadering. De Voorzitter kan de vergadering schorsen of verdagen indien de voorzitter dit met het oog op de handhaving van de orde wenselijk acht. De voorzitter is bevoegd de personen die de orde verstoren te doen verwijderen. De Voorzitter is belast met het (doen) naleven van dit reglement. De Voorzitter neemt geen deel aan inhoudelijke discussies over geagendeerde onderwerpen. Artikel2.5Vergaderingen De adviescommissies vergaderen in elk geval voorafgaand aan de vergadering van het algemeen bestuur, op de tijdstippen vermeld in het vergaderschema dat het algemeen bestuur elk jaar vaststelt. De vergaderingen van de adviescommissies vinden plaats in het waterschapskantoor of op een andere openbaar toegankelijke locatie in het beheergebied van het waterschap als dat passend wordt geacht gelet op de geagendeerde onderwerpen. De agendacommissie PEILdag, bedoeld in artikel 3.1 onder a van dit reglement, roept de leden digitaal ten minste vijf dagen voor de vergadering op tot de vergadering onder gelijktijdige aanbieding van de vergaderstukken. Na aanbieding van de vergaderstukken aan de leden van de adviescommissies worden deze stukken algemeen bekend gemaakt. De agendacommissie PEILdag kan in bijzondere gevallen een vergadering laten vervallen of een extra vergadering inplannen. Artikel2.6Quorum Voor het vergaderen en het beslissen of concluderen over een uit te brengen advies bestaat geen quorum. Wanneer de meningen over een uit te brengen advies verdeeld zijn, worden alle standpunten weergegeven in het advies. Artikel2.7Secretariaat; verslag

1. De agenda’s voor de vergaderingen van de adviescommissies worden opgesteld door de agendacommissie PEILdag.
2. De secretaris-directeur draagt zorg voor ambtelijke ondersteuning van de adviescommissies.
3. De openbare vergaderingen worden middels een geautomatiseerd systeem (in beeld en geluid) opgenomen en live via de bestuurspagina’s op de website van het waterschap uitgezonden. De opnames zijn blijvend toegankelijk.
4. Van elke besloten vergadering van de adviescommissies wordt een kort samenvattend verslag opgesteld, dat in concept aan alle bestuursleden wordt gezonden voorafgaand aan de vergadering van het algemeen bestuur die volgt op de PEILdag. Artikel2.8Advies Het advies van de adviescommissie wordt door de voorzitter terstond verwoord in de vorm van een conclusie, waarin de ingebrachte argumenten samengevat worden opgenomen. Artikel2.9Openbaarheid vergaderingen adviescommissies De vergaderingen van de adviescommissies worden in het openbaar gehouden, tenzij naar het oordeel van de adviescommissie of de agendacommissie het openbaar belang zich daartegen verzet of bij de aangelegenheid betrokken personen of derden onevenredig in hun belangen zouden kunnen worden bevoordeeld of geschaad. In afwijking van het eerste lid wordt over de onderwerpen, genoemd in artikel 2.2, tweede lid, onder e tot en met i achter gesloten deuren vergaderd. De deuren worden gesloten, wanneer vier leden van verschillende fracties het verzoeken of de voorzitter het nodig oordeelt. De adviescommissie beslist vervolgens of met gesloten deuren zal worden beraadslaagd. De adviescommissie kan omtrent het in besloten vergadering behandelde en omtrent de inhoud van stukken, die haar door één of meer leden worden voorgelegd, geheimhouding opleggen op grond van een belang, genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur. Artikel2.10Aanwezigheid en rechten van derden Aan de beraadslagingen in een adviescommissie kan worden deelgenomen door derden, indien de agendacommissie daartoe besluit. De adviescommissie is bevoegd in haar vergaderingen deskundigen, ook buiten de ambtelijke organisatie, over een bepaalde zaak te raadplegen. De voorzitter stelt toehoorders bij een openbare vergadering van een adviescommissie op hun verzoek in de gelegenheid het woord te voeren tijdens de vergadering, zulks met de volgende bepalingen: het hiervoor bedoelde verzoek dient uiterlijk voor het begin van de vergadering bij de voorzitter te worden ingediend, onder vermelding van het punt of de punten waarover men het woord wil voeren; bij de behandeling van ieder agendapunt met uitzondering van de rondvraag, stelt de voorzitter degene die een daartoe strekkend verzoek heeft ingediend in de gelegenheid het woord te voeren over het aan de orde zijnde agendapunt; voor de toehoorder die in de gelegenheid wordt gesteld het woord te voeren geldt een spreektijd van ten hoogste vijf minuten per agendapunt, waarbij de totale spreektijd per agendapunt ten hoogste vijftien minuten bedraagt. Hoofdstuk3Agendacommissies Artikel3.1 Er zijn twee agendacommissies: de agendacommissie PEILdag; de agendacommissie AB. Artikel3.2Taken De agendacommissie PEILdag heeft als taak het voorbereiden van de STROOMdagen en PEILdagen door: het samenstellen van de agenda voor STROOMdagen en PEILdagen; te bepalen welke adviescommissies op de PEILdag bijeenkomen; de vergaderlocatie en –tijd te bepalen. De agendacommissie AB heeft als taak: het samenstellen van de agenda van de vergadering van het algemeen bestuur, met behulp van de uitgebrachte adviezen van de adviescommissies; het kwalificeren van de agendaonderwerpen in A (hamer-) stukken, B (bespreek-) stukken en C (discussie-) stukken. Artikel3.3Samenstelling en zittingsduur De agendacommissie PEILdag bestaat uit de fractievoorzitters en de secretaris-directeur. Indien gewenst kan de voorzitter van het algemeen bestuur aansluiten. Als een fractievoorzitter niet aanwezig kan zijn, kan deze vervangen worden door een ander lid uit dezelfde fractie. De agendacommissie AB bestaat telkens uit de personen die de adviescommissies tijdens de meest recente PEILdag hebben voorgezeten, de voorzitter van het algemeen bestuur en de secretaris-directeur. De zittingsperiode van de leden van de agendacommissies eindigt in ieder geval aan het einde van de zittingsperiode van het algemeen bestuur, en voorts door ontslagneming en overlijden. Artikel3.4De voorzitter De agendacommissies kiezen uit hun midden een voorzitter. De voorzitter is belast met het leiden van de vergadering. De voorzitter neemt deel aan de beraadslaging. Artikel3.5Vergaderingen De agendacommissie PEILdag vergadert in de regel twee weken voorafgaand aan de PEILdag, en drie maanden voorafgaand aan de STROOMdag. De agendacommissie AB vergadert zo spoedig mogelijk na afloop van de PEILdag. De secretaris-directeur draagt zorg voor tijdige verzending van de vergaderstukken voor de adviescommissies en het algemeen bestuur. Artikel3.6Quorum Voor het vergaderen van en het nemen van beslissingen door de agendacommissies bestaat geen quorum. Artikel3.7Secretariaat; verslag De secretaris-directeur draagt zorg voor ambtelijke ondersteuning van de agendacommissies. Artikel3.8Openbaarheid vergaderingen agendacommissies De vergaderingen van de agendacommissies worden niet in het openbaar gehouden. Hoofdstuk4Slotbepalingen Artikel4.1Uitleg reglement Bij twijfel over de uitleg van dit reglement en in de gevallen waarin dit niet voorziet, beslist de voorzitter van de betreffende commissie. Artikel4.2 Dit reglement treedt onmiddellijk na haar vaststelling in werking. Artikel4.3 Dit reglement kan worden aangehaald als Verordening bestuurscommissies waterschap Vechtstromen. Aldus vastgesteld in de vergadering van 2 oktober 2019.Het algemeen bestuur,dr. S.M.M. Kuks, watergraaf drs. R.I. Andringa, secretaris