Instructie voor de griffier gemeente Krimpenerwaard 2019 (Krimpenerwaard)

Instructie voor de griffier gemeente Krimpenerwaard 2019De raad van de gemeente Krimpenerwaard, Gelet op artikel 107a lid 2 Gemeentewet; Besluit vast te stellen: Instructie voor de griffier gemeente Krimpenerwaard 2019 Artikel1Taken griffier 1 Waar ‘haar’ staat, kan ook ‘hem’ gelezen worden. Daar waar ‘griffier’ staat, kan in praktijk ook sprake zijn van ‘griffie’. Taken worden in onderlinge afstemming door de griffier, raadsadviseurs en/of griffiemedewerkers uitgevoerd. De griffier is en blijft eindverantwoordelijk. De griffier draagt zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning en advisering van de raad, de leden van de raad, de door de raad ingestelde commissies, werkgroepen en de leden van deze commissies/werkgroepen. De griffier biedt ondersteuning bij het opstellen van de voorlopige of concept agenda, heeft een adviserende rol bij de ingediende (raads)voorstellen en controleert de voorstellen die richting de raad- en of raadscommissies gaan. De griffier beoordeelt de door het college aangeleverde brieven, raadsvoorstellen en overige stukken en zendt stukken -indien nodig- voor aanvulling en correctie retour. De griffier is het aanspreekpunt voor raadsleden in contacten met de ambtelijke organisatie als bedoeld in artikel 160, lid 1, onder c van de Gemeentewet. De griffier draagt er desgevraagd of uit eigen beweging zorg voor dat de leden van de raad via de in de gemeente gebruikelijke kanalen de informatie krijgen die zij nodig hebben voor de uitoefening van het raadslidmaatschap. De griffier draagt er, zo nodig in samenwerking met de gemeentesecretaris, zorg voor dat de leden van de raad desgevraagd bijstand krijgen bij het formuleren van moties, amendementen, initiatiefvoorstellen, interpellaties, het stellen van (schriftelijke) vragen en dergelijke. De griffier fungeert als aanspreekpunt bij vragen en verzoeken van derden over raadsaangelegenheden; draagt zorg voor de organisatie en facilitering van raadsbrede activiteiten richting bevolking, waaronder wijkbezoeken, inspreekavonden e.d. en onderhoudt contacten met vertegenwoordigers van de lokale samenleving, bedrijven, instellingen, media en burgers. De griffier adviseert over de rol, functie en positie van de gemeenteraad en de raadscommissies in het lokale politiek-bestuurlijke besluitvormingsproces, doet voorstellen aan het presidium en de raad over doorontwikkeling van de duale bestuurspraktijk en stemt deze voorstellen af met het college en ambtelijke organisatie, stelt verbetertrajecten voor inzake bestuurlijke vernieuwing, strategische ontwikkeling van de gemeente en strategisch-bestuurlijk ambtelijke projecten. De griffier zorgt ervoor dat zaken die nodig zijn om de raad per 01-01-2020 volgens het BOB besluitvormingsmodel (Beeldvorming, Oordeelsvorming, Besluitvorming) te laten werken (door)ontwikkeld, uitgevoerd, nagekomen en gehandhaafd worden. De griffier beheert de budgetten van de raad en de griffie. De griffier voert de werkzaamheden uit die haar worden opgedragen in de overige gemeentelijke verordeningen en het reglement van orde van de gemeenteraad. Artikel2Agenda vergaderingen De griffier ondersteunt de raad en de voorzitter bij het vaststellen van de (voorlopige) agenda van de raadsvergaderingen en andere raads- en commissieoverleggen. De griffier draagt zorg voor een jaarplanning van de raads- commissie en werkgroep-vergaderingen. Artikel3Voorbereiding en verloop vergaderingen De griffier ondersteunt de voorzitters van de raad, commissies en andere overleggen, die uit naam van de raad plaatsvinden, bij een gedegen voorbereiding en een goed verloop van vergaderingen. Artikel4Aanwezigheid en verslaglegging vergaderingen De griffier is aanwezig bij de raadsvergaderingen en draagt zorg voor het tijdig ter beschikking stellen van de voorlopige agenda’s, verslagen/besluitenlijsten en overige stukken aan raadsleden voor vergaderingen die onder verantwoordelijkheid van de agendacommissie en/of het presidium worden belegd. De griffier draagt zorg voor de digitale verslaglegging van de raadsvergaderingen. De griffier registreert de ingediende moties en amendementen en de toezeggingen die door het college van B & W gedaan worden in de vergaderingen van de raad en ziet er op toe dat het college in de LTA (Lange Termijn Agenda) over de afdoening hiervan rapporteert aan de raad. De griffier is secretaris van het presidium en als zodanig aanwezig bij de vergaderingen. De griffier draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging van de bijeenkomsten van het presidium. Artikel5Communicatie van en voor de raad De griffier is eindverantwoordelijk voor de externe communicatie van de raad. De griffier draagt zorg voor het verstrekken van informatie aan inwoners van de gemeente Krimpenerwaard inzake de werkwijze van de raad en de mogelijkheden om contact te leggen met de raad. De griffier verleent ondersteuning aan inwoners en instellingen die gebruik willen maken van de mogelijkheden tot burgerparticipatie ten aanzien van de raad. Artikel6Afstemming De griffier voert regelmatig overleg met de burgemeester en de gemeentesecretaris (driehoeksoverleg). De griffier voert regelmatig overleg met de gemeentesecretaris De griffier voert zo nodig overleg met de voorzitter(s) van de door de raad ingestelde commissies en overige gremia waaronder rekenkamer en auditcommissie. De griffier onderhoudt contacten met de (voorzitters van) de auditcommissie en de rekenkamercommissie. De griffier neemt deel aan het ambtelijk management overleg. De griffier neemt deel aan het directie overleg. De griffier onderhoudt contact met de gemeentelijke accountant. De griffier vertegenwoordigt de raad bij externe overlegstructuren. Artikel7Uitvoering A3-plan De griffier ziet toe op een zorgvuldige uitvoering van de taken van de griffie zoals aangegeven in een A3-plan dat in overleg met de werkgeverscommissie van de raad wordt vastgesteld. Artikel8Bevoegd gezag De raad is het bevoegd gezag over de griffier en haar medewerkers en bepaalt zelf op welke wijze de griffier verantwoording aan hem aflegt. Nadere regels hierover worden gesteld in de ‘Verordening op de werkgeverscommissie griffie gemeente Krimpenerwaard’. De griffier geeft leiding aan de griffie. Personeel van de griffie voert in overleg de taken van de griffie/griffier uit. De griffier blijft verantwoordelijk voor alle door of namens haar verrichtte werkzaamheden. Artikel9Vervanging griffier De griffier draagt er zorg voor dat haar vervanging tijdens verlof of afwezigheid vanwege andere redenen adequaat geregeld is. Bij afwezigheid van de griffier treedt de door de raad aangewezen plaatsvervangend griffier in haar plaats. Artikel10Overig In alle gevallen waarin deze instructie niet voorziet, pleegt de griffier voor zover nodig overleg met de werkgeverscommissie en/of de voorzitter van de raad. Deze instructie treedt in werking op per 1 januari 2020 onder gelijktijdige intrekking van de instructie voor de griffier van januari

1. Aldus besloten in de openbare raadsvergadering van 5 november 2019,de griffier, dr. M-L van Muijen de voorzitter, mr. R.S. CazemierToelichting Algemeen Artikel 107a lid 2 Gemeentewet schrijft voor dat de raad in een instructie nadere regels stelt over de taak en de bevoegdheden van de griffier. In de onderliggende instructie is de werkwijze, zoals deze in de praktijk gevolgd wordt, vastgelegd. Bij het opstellen van een instructie is rekening gehouden met de wijze waarop de raad vorm heeft gegeven aan het besluitvormingsproces en de voornemens die de raad heeft om het BOB besluitvormingsmodel per 1 januari 2020 in te voeren Bij het opstellen van deze instructie is gebruik gemaakt van de modelverordening van de VNG en het advies van de Commissie Belangenbehartiging van de VvG. Artikel 1 Taken griffier In dit artikel wordt de griffier gepositioneerd als de eerste adviseur van de gemeenteraad. Het gaat dus niet alleen om secretariële ondersteuning, maar ook om inhoudelijke en strategische ondersteuning zoals bedoeld in lid
2. In lid 3/4 wordt geregeld dat de griffier een belangrijke rol speelt in de informatievoorziening naar de raad toe. De griffier kan hierbij ten behoeve van de raad optreden als intermediair tussen de raad enerzijds en het college en de burgemeester anderzijds. In diverse andere verordeningen worden taken aan de griffier toebedeeld. In lid 7 wordt daar kortheidshalve naar verwezen. Hierbij kan o.a. gedacht worden aan bepalingen uit het reglement van orde voor de raad, de verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning, de verordening op de werkgeverscommissie en de verordening op het onderzoeksrecht van de raad (artikel 155a Gemeentewet). De griffier heeft daarnaast de taak de griffie te managen en leiding te geven aan de griffiemedewerkers. De griffier is linking-pin tussen de raad, college, de ambtelijke organisatie en in de driehoek. De griffier onderhoudt externe contacten en communicatie met de (lokale)samenleving. De griffier heeft een signaalfunctie ten aanzien van bestuurlijke vernieuwing. Artikel 2 Agendering vergaderingen In artikel 19 Gemeentewet wordt nog steeds gesproken over de burgemeester die de oproeping voor de raad verzendt. In onze gemeente wordt gewerkt met een presidium dat zich bezig houdt met de agendering voor de bijeenkomsten van de raad. Het is vanzelfsprekend dat de griffier bij deze commissie aanwezig is en deze ondersteunt. Artikel 3 Voorbereiding en verloop vergaderingen Artikel 107 b Gemeentewet schrijft voor dat de griffier in de vergaderingen van de raad aanwezig is. De griffier of een van diens vervangers treedt daarnaast ook op tijdens andere vergaderingen als ambtelijk ondersteuner van de voorzitter. Artikel 4 Secretariaat en verslaglegging De griffier draagt zorg voor het opstellen van een toezeggingenlijst. Het gaat hierbij om toezeggingen die tijdens een raadsvergadering door het college aan de raad worden gedaan. Artikel 5 Communicatie van en voor de raad De raad vertegenwoordigt alle inwoners van de gemeente. Het is van belang dat inwoners ook worden geïnformeerd omtrent hetgeen zich in en rondom de raad afspeelt. De griffier draagt hier zorg voor, bijvoorbeeld door het schrijven van een beknopt publieksvriendelijk verslag voor in de krant, door het publiceren van raadsagenda’s en raadsvoorstellen op internet e.d. Communicatie door de griffier vindt altijd plaats namens de gehele raad. Inwoners en instellingen kunnen op hun beurt ook interesse tonen in de raad. De griffier verstrekt informatie over de werkwijze van de raad en de mogelijkheden tot burger-participatie. Artikel 6 Afstemming De griffier ondersteunt de gemeenteraad onder meer door afstemmingsoverleggen te voeren met de burgemeester, de gemeentesecretaris, directie en management. Met de voorzitters van de raadscommissies kan de griffier zo nodig ook contacten onderhouden evenals met de (voorzitters van) de audit- en de rekenkamercommissie en de accountant. De griffier is deelnemer aan de overleggen van de Griffierskring Midden-Holland en diverse andere gremia in Midden-Holland verband. Artikel 7 A3-plan De griffier is in bepaalde mate volgend ten opzichte van de raad. De griffier stelt het zogenaamde A3-plan op, dit is het spoorboekje van de griffie voor een bepaald jaar. Er is een aantal specifieke trajecten die nader kunnen worden omschreven in dit plan. Er kunnen zaken in worden opgenomen als de gemeenteraadsverkiezingen, grote projecten, de uitrol van bepaalde projecten e.d. Het wordt voor vaststelling besproken met de werkgeverscommissie De werkgeverscommissie treedt namens de raad op als werkgever (opdrachtgever) voor de griffier. Artikel 8 Bevoegd gezag De Gemeentewet bepaalt in artikel 107 dat de raad de griffier benoemt en ontslaat. Ten aanzien van het personeel op de griffie is in artikel 107 e lid 2 bepaald dat de raad bevoegd is de op de griffie werkzame ambtenaren te benoemen en te ontslaan. De gemeenteraad is dus het bevoegd gezag. In de verordening op de werkgeverscommissie worden nadere regels gesteld over de wijze waarop de griffier verantwoording aflegt aan de raad. Artikel 9 Vervanging griffier Dit artikel behoeft geen nadere toelichting. Artikel 10 Overig In dit artikel wordt geregeld op welke wijze om dient te worden gegaan met onvoorziene situaties. In de regel vindt er overleg plaats tussen de werkgeverscommissie, de griffier en/of de burgemeester als voorzitter van de raad. Zonodig worden de fractievoorzitters en/of de agendacommissie vervolgens geïnformeerd. In lid 2 wordt de datum inwerkingtreding geregeld.