Treasurystatuut 2007TREASURYSTATUUT 2007 Verordening vastgesteld bij Raadsbesluit van 25 januari 2007, nummer 07/05, in werking getreden met ingang van 1 januari
- Per die datum is het Treasurystatuut, vastgesteld bij Raadsbesluit van 27 september 2001 ingetrokken. 1 Begrippenkader Artikel
- In dit Statuut wordt verstaan onder: Derivaten: Financiële instrumenten die hun bestaan ontlenen aan een bepaalde onderliggende waarde. De onderliggende waarden kunnen financiële producten, zoals leningen of obligaties zijn. Derivaten worden onder andere gebruikt om renterisico's te sturen en financieringskosten te minimaliseren; Financiering: Het beschikbaar stellen van benodigde financiële middelen voor een periode van minimaal één jaar. Deze middelen zijn reeds binnen de organisatie aanwezig (liquide middelen) of worden aangetrokken in de vorm van vreemd vermogen; Geldstromen- Al die activiteiten die nodig zijn om liquiditeiten te transfereren zowel beheer: binnen de organisatie zelf als tussen de organisatie en derden (betalingsverkeer); Interne liquiditeitsrisico De risico's van mogelijke wijzigingen in de liquiditeitenplanningen en meerjaren investeringsplanning waardoor financiële resultaten kunnen afwijken van de verwachtingen; Kasgeldlimiet: Een bedrag op basis van de Wet Fido ter grootte van een percentage van het totaal van de jaarbegroting van de gemeente bij aanvang van het jaar (artikel 4 lid 1 memorie van toelichting); Koersrisico Het risico dat de financiële activa van de organisatie in waarde verminderen door negatieve koersontwikkelingen; Kredietrisico De risico's op een waardedaling van een vordering tengevolge van het niet (tijdig) na kunnen komen van de verplichtingen door de tegenpartij als gevolg van insolventie of deficit; Liquiditeiten-beheer: Het financieren en uitzetten van middelen voor een periode tot één jaar; Liquiditeiten- Een gestructureerd overzicht van de toekomstige inkomsten en uitgaven planning:ingedeeld per tijdseenheid; Rating: De inschatting van de kans op eventuele wanbetalingen bij toekomstige rente- en aflossingsbetalingen op schuldpapier; Renterisico: Het gevaar van ongewenste veranderingen van de (financiële) resultaten van de gemeente door rentewijzigingen; Renterisiconorm: Een bij de aanvang van enig jaar op basis van de Wet Fido gefixeerd percentage van het totaal van de vaste schuld van de gemeente dat bij de realisatie niet mag worden overschreden; Rentetypische: Het tijdsinterval gedurende de looptijd van een geldlening, waarin op looptijd:basis van de voorwaarden van de geldlening sprake is van een door de verstrekker van de geldlening niet beïnvloedbare constante rentevergoeding; Saldobeheer: Het beheer van de saldi op de rekeningen en contanten; Rentevisie: Toekomstverwachting over de renteontwikkeling; Solvabiliteitsratio Status die door een bancaire toezichthouder in een EU-lidstaat aan het van 0%:schuldpapier van een instelling kan worden toegekend; Treasuryfunctie: De treasuryfunctie omvat alle activiteiten die zich richten op het besturen en beheersen van, het verantwoorden over en het toezicht houden op de financiële vermogenswaarden, de financiële stromen, de financiële posities en hieraan verbonden risico's. De treasuryfunctie bestaat uit vier deelfuncties: risicobeheer, gemeentefinanciering, debiteurenbeheer en crediteurenbeheer; Uitzetting: Het tijdelijk toevertrouwen van liquiditeiten aan derden tegen vooraf overeengekomen condities en bedingen. Kortlopende uitzettingen hebben betrekking op een periode tot één jaar en langlopende uitzettingen hebben betrekking op een periode van één jaar of langer. II Doelstellingen van de treasuryfunctie Artikel
- De treasuryfunctie van de gemeente dient tot: Het verzekeren van duurzame toegang tot financiële markten tegen de alsdan geldende marktconforme condities; Het beschermen van gemeentelijke vermogens- en (rente-) resultaten tegen ongewenste financiële risico's zoals renterisico's, koersrisico's, kredietrisico's en liquiditeitsrisico's; Het minimaliseren van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities; Het optimaliseren van de renteresultaten binnen de kaders van de Wet Fido respectievelijk de limieten en richtlijnen van het treasurystatuut. Risicobeheer III Uitgangspunten risicobeheer Artikel
- Met betrekking tot risicobeheer gelden de volgende algemene uitgangspunten: De gemeente mag leningen of garanties uit hoofde van de "publieke taak" uitsluitend verstrekken aan door de gemeenteraad goedgekeurde derde partijen, waarbij vooraf advies van de afdeling financiën wordt ingewonnen over de financiële positie en de kredietwaardigheid van de betreffende partij; De gemeente kan middelen uitzetten uit hoofde van de treasuryfunctie indien deze uitzettingen een prudent karakter hebben en niet zijn gericht op het genereren van inkomen door het lopen van overmatig risico. Het prudente karakter van deze uitzettingen wordt gewaarborgd middels de richtlijnen en limieten van dit treasurystatuut. De richtlijnen en limieten zijn opgesteld binnen de kaders van de Wet Fido; Het gebruik van derivaten is niet toegestaan. IV Renterisicobeheer Artikel
- De kasgeldlimiet wordt niet overschreden conform de Wet Fido; De renterisiconorm wordt niet overschreden conform de Wet Fido; Nieuwe leningen of uitzettingen worden afgestemd op de bestaande financiële positie en de liquiditeiten-planning; De rentetypische looptijd en het renteniveau van de betreffende lening/uitzetting wordt zo veel mogelijk afgestemd op de actuele rentestand en de rentevisie; Binnen de kaders gesteld onder lid 3 en lid 4, streeft de gemeente naar spreiding in de rentetypische looptijden van uitzettingen. V Koersrisicobeheer Artikel
- De gemeente beperkt de koersrisico's op uitzettingen uit hoofde van treasury, door daarbij uitsluitend producten te hanteren die zijn toegestaan binnen het kader van de Wet Fido. Hierin zijn onder andere opgenomen; rekening-courant, spaarrekening, daggeld en deposito’s; Tevens beperkt de gemeente de koersrisico's door conform artikel 7 de looptijd van de uitzettingen af te stemmen op de liquiditeitenplanning. VI Kredietrisicobeheer Artikel
- Bij het uitzetten van middelen uit hoofde van treasury gelden de volgende uitgangspunten: Uitzettingen vinden uitsluitend plaats bij: Nederlandse overheden en andere publiekrechtelijke lichamen met een solvabiliteitsratio van 0% (zie memorie van toelichting) of de door gemeenteraad goedgekeurde derde partijen; Financiële instellingen met tenminste een A-rating van één van de volgende erkende rating-bureau's: Moody's, Standard en Poors of Fitch IBCA; Bij het verstrekken van leningen uit hoofde van de publieke taak worden indien mogelijk zekerheden of garanties geëist. VII Intern liquiditeitsrisico Artikel
- De gemeente beperkt haar interne liquiditeitsrisico's door haar treasuryactiviteiten te baseren op een liquiditeitenplanning met een looptijd van minimaal 1 jaar. VIII Valutarisicobeheer Artikel
- Valutarisico's worden in de gemeente uitgesloten door uitsluitend leningen te verstrekken, aan te gaan of te garanderen in euro’s. Gemeentefinanciering IX Financiering Artikel
- Bij het aantrekken van financieringen voor een periode van één jaar en langer gelden de volgende uitgangspunten: Financieringen worden enkel aangetrokken ten behoeve van de uitoefening van de publieke taak; Financiering met externe financieringsmiddelen wordt zoveel mogelijk beperkt door primair de beschikbare liquide middelen te gebruiken teneinde het renteresultaat te optimaliseren. Hierbij dient rekening gehouden te worden met de richtlijnen kasgeldlimiet vanuit de Wet Fido; Financieringen kunnen uitsluitend worden aangetrokken in de vorm van onderhandse leningen; De afdeling centrale inkoop vraagt, namens de gemeente, minimaal 3 offertes op bij instellingen alvorens een financiering wordt aangetrokken. X Langlopende uitzettingen Artikel
- Bij het uitzetten van middelen uit hoofde van de treasuryfunctie voor een periode van één jaar en langer gelden de volgende uitgangspunten: Uitzettingen worden uitsluitend gedaan onder de in artikel 4,5 en 6 genoemde voorwaarden; De gemeente vraagt offertes op bij minimaal 3 instellingen alvorens een langlopende uitzetting wordt gedaan. XI Relatiebeheer Artikel
- De gemeente beoogt het realiseren van gunstige c.q. marktconforme condities voor af te nemen financiële diensten. Hiervoor gelden de volgende uitgangspunten: Bankrelaties en hun bancaire condities worden tenminste ééns in de 4 jaar beoordeeld; Bankrelaties dienen wat betreft hun kredietwaardigheid minimaal te voldoen aan de eisen die gesteld zijn in artikel 6; Financiële instellingen( kredietinstellingen, beleggingsinstellingen, effecteninstellingen, verzekeraars en pensioenfondsen) dienen onder Nederlands of anders EU- toezicht te vallen, zoals de Nederlandsche Bank en de Verzekeringskamer; Tussenpersonen dienen geregistreerd te staan bij de Stichting Toezicht Effectenverkeer(STE) en daarvan een vergunning als makelaar te hebben ontvangen. Kasbeheer XII Geldstromenbeheer Artikel
- Teneinde de kosten van het geldstromenbeheer te beperken wordt: Het liquiditeitsgebruik beperkt door het afstemmen van de geldstromen op gemeenteniveau en de voor die periode geldende liquiditeitsplanning. Hierbij wordt erop toegezien dat de liquiditeitspositie voldoende is om te garanderen dat de verplichtingen tijdig kunnen worden nagekomen; Het betalingsverkeer zoveel mogelijk elektronisch uitgevoerd door één bank. XIII Saldo- en liquiditeitenbeheer Artikel
- Voor het saldobeheer en het liquiditeitenbeheer gelden de volgende specifieke richtlijnen: De gemeente streeft naar concentratie van de overtollige liquiditeiten binnen één rentecompensatiecir-cuit bij de bank met de gunstigste condities; Indien er een liquiditeitsbehoefte ontstaat kan de gemeente kortlopende middelen aantrekken. Hierbij wordt - conform artikel 4 lid 1 - de kasgeldlimiet niet overschreden; Toegestane instrumenten bij het aantrekken van kortlopende middelen zijn daggeld, kasgeldleningen en kredietlimiet op rekening-courant; Toegestane instrumenten bij het uitzetten van gelden voor een periode korter dan één jaar zijn rekening-courant, daggeld, spaarrekeningen en deposito's; Bij het extern uitzetten van gelden korter dan één jaar zijn slechts de in artikel 6 genoemde tegenpartijen toegestaan; De gemeente vraagt offertes op bij minimaal 3 instellingen alvorens middelen wor-den aangetrokken of uitgezet met een looptijd korter dan één jaar. Administratieve organisatie en interne controle XIV Uitgangspunten administratieve organisatie en controle Artikel
- In het kader van de treasuryfunctie gelden de volgende algemene uitgangspunten op het gebied van administratieve organisatie en interne controle: De verantwoordelijkheden en bevoegdheden van treasuryactiviteiten zijn op eenduidige wijze schriftelijk vastgelegd; Bevoegdheden zijn via delegatie en mandaat nader schriftelijk vastgelegd; Bij de uit te voeren treasuryactiviteiten is functiescheiding doorgevoerd met als belangrijkste voorwaarden: iedere transactie wordt door minimaal twee functionarissen geautoriseerd; de uitvoering en controle geschiedt door afzonderlijke functionarissen; Tegenpartijen krijgen opdracht om de bevestigingen van transacties te versturen aan de medewerker financieel beheer 2; De transacties worden onmiddellijk geregistreerd door de functionaris die de transactie heeft afgesloten en gecontroleerd door de functionaris die belast is met de betreffende interne controle. XV VERANTWOORDELIJKHEDEN Artikel15 De verantwoordelijkheden met betrekking tot de treasuryfunctie van de gemeente staan in onderstaande tabel gedefinieerd. FUNCTIE VERANTWOORDELIJKHEDEN Gemeenteraad Het vaststellen van treasurydoelstellingen, het treasurybeleid, globale richtlijnen en limieten; Het houden van toezicht op het treasurybeleid en de uitvoering hiervan; Het vaststellen van de treasuryparagraaf in begroting en jaarrekening; Het vellen van een oordeel over de treasuryactiviteiten in de treasuryparagraaf en als gevolg daarvan (eventueel) bijstellen van het treasu-rybeleid; Het autoriseren van de niet aan het college van B&W overgedragen treasurybevoegdheden. Burgemeester Het ondertekenen van contracten met een rentetypische looptijd langer dan één jaar; of indien gevraagd. Centrale inkoop Het opvragen van minimaal 3 offertes bij instellingen alvorens een financiering wordt aangetrokken. Commissie AZF Het uitbrengen van advies over beleidsvoorstellen en rapportages op het gebied van treasury aan de gemeenteraad. Controller Het bewaken van de kwaliteit van de treasuryprocessen; Het controleren van de volledigheid en betrouwbaarheid van de informatievoorziening van de treasuryfunctie en hierover rapporteren aan het college van B&W. College van B&W Het bekrachtigen van af te sluiten transacties met een rentetypische looptijd langer dan één jaar; Het uitvoeren van het treasurybeleid (formele verantwoordelijkheid); Het rapporteren aan de gemeenteraad over de uitvoering van het treasurybeleid. Portefeuillehouder financiën Het uitvoeren van het treasurybeleid (politieke verantwoordelijkheid). Hoofd financiën Het afsluiten van financiële contracten voortvloeiend uit bovenstaande deelfuncties; Het uitvoeren van de aan hem/haar gemandateerde treasuryactiviteiten conform het treasurystatuut en de treasuryparagraaf; Het zorgdragen voor juiste verantwoording van de uitvoering van de door hem/haar gemandateerde treasuryactiviteiten; Het rapporteren aan B&W over de uitvoering van het treasurybeheer; Het afleggen van verantwoording aan het college van B&W. Afdelingshoofden Het zorgdragen voor een goede kwaliteit van de informatie die hun afdelingen aanleveren aan financiën met betrekking tot toekomstige uitgaven en ontvangsten; Het zorgdragen voor het tijdig aanleveren van betrouwbare operationele informatie over toekomstige geldstromen aan financiën; Het fiatteren van betalingen en ontvangsten ten laste c.q. ten gunste van hun budgetten. Beleidsmedewerker financiën belast met treasury Het uitvoeren van de activiteiten met betrekking tot de volgende deelfuncties; het risicobeheer en gemeentefinanciering (financiering, uitzetting en relatiebeheer). Deze activiteiten moeten conform dit treasurystatuut en de treasuryparagraaf worden uitgevoerd en de transacties dienen geautoriseerd te zijn door het hoofd financiën; Het controleren van financiële contracten voortvloeiend uit bovenstaande deelfuncties; Het opstellen van de rentevisie; Het beheren van de geldstromen; Het aantrekken en uitzetten van gelden in het kader van het saldo- en liquiditeitenbeheer; Het voorbereiden van beleidsvoorstellen op treasurygebied; Het opzetten van administratieve richtlijnen op het gebied van treasury; Het onderhouden en beheren van contacten met banken, geldmakelaars en overige financiële instellingen; Het adviseren van de afdelingen over de financiële gevolgen van hun activiteiten en projecten; Het aanleveren van tijdige, volledige en betrouwbare gegevens aan de gemeentelijke administratie; Het afleggen van verantwoording aan het hoofd financiën over de uitvoering van de aan hem/haar gemandateerde activiteiten; Het periodiek afleggen van verantwoording aan de provincie conform de richtlijnen vanuit de Wet Fido. Medewerker financieel beheer 1 Het afhandelen van het contante en girale betalingsverkeer; Het aanleveren van tijdige, volledige en betrouwbare gegevens aan de gemeentelijke administratie; Het controleren van de ontvangst van de gelden aan de hand van het, door de Burgemeester ondertekende, contract; Het voeren van de interne controle op de uitgevoerde treasurytransactie en hierover rapporteren aan het hoofd financiën; Het in het kader van haar reguliere controletaak adviseren en controleren omtrent de feitelijke naleving van het treasurystatuut; Het rapporteren aan het hoofd financiën belast met controle over de uitvoering van de aan hem/haar gemandateerde activiteiten. Medewerker financieel beheer 2 Het juist en volledig administreren van de bezittingen, schulden, rechten, verplichtingen, inkomsten, uitgaven, ontvangen en betalingen in de verplichtingen- en financiële administratie; Het registreren van afgesloten contracten, dat wil zeggen na ondertekening Burgemeester, in de gemeentelijke administratie; Het ontvangen van de orderbevestiging van derden en het controleren of deze overeenkomt met de transactie-informatie, zoals verstrekt door de beleidsmedewerker financiën belast met treasury; Het afleggen van verantwoording aan de controller over de uitvoering van de aan hem/haar gemandateerde activiteiten. Coördinator financieel beheer Het verstrekken informatie aan derden (toezichthouder en CBS) zoals vastgelegd in artikel 8 Wet Fido XVI Bevoegdheden Artikel
- In onderstaande tabel staan bevoegdheden met betrekking tot treasuryactiviteiten weergegeven alsmede de daarbij benodigde fiattering. Bevoegd functionaris (eerste handtekening) Autorisatie door (tweede handtekening) Saldo-, liquiditeiten- en geldstromenbeheer
- Het uitzetten van geld via call-geld, deposito en spaarrekening Beleidsmedewerker financiën belast met treasury Hoofd financiën
- Het aantrekken van geld via callgeld of kasgeld Beleidsmedewerker financiën belast met treasury Hoofd financiën
- Betalingsopdrachten voorbereiden en controleren Medewerker financieel beheer 1 / 2 Coördinator financieel beheer of hoofd financiën
- Betalingsopdrachten controleren en autoriseren Medewerker financieel beheer 1 of coördinator financieel beheer Beleidsmedewerker financiën of hoofd financiën Bankrelatiebeheer
- Bankrekeningen openen/sluiten/wijzigen Burgemeester en secretaris
- Bankcondities en tarieven afspreken Burgemeester en secretaris Financiering en uitzetting
- Het afsluiten van kredietfaciliteiten Beleidsmedewerker financiën belast met treasury Hoofd financiën
- Het aantrekken van gelden via onderhandse leningen, zoals vastgelegd in de treasuryparagraaf Beleidsmedewerker financiën belast met treasury Hoofd financiën
- Het uitzetten van gelden via onderhandse geldleningen, zoals vastgelegd in de treasuryparagraaf Beleidsmedewerker financiën belast met treasury Hoofd financiën
- Het verstrekken van leningen aan derden uit hoofde van de publieke taak College van B&W Gemeenteraad
- Het garanderen van gelden uit hoofde van de publieke taak College van B&W Gemeenteraad XVII Informatievoorziening Artikel
- Met betrekking tot de treasuryactiviteiten dient tenminste de in de onderstaande tabel opgenomen informatie te worden verstrekt door de betreffende functionarissen. Informatie Frequentie Informatie-verstrekker Informatie-ontvanger
- Gegevens m.b.t. toekomstige uitgaven en ontvangsten voor de liquiditeiten-planning Kwartaal Afdelingshoofd Beleidsmedewerker financiën belast met treasury
- Liquiditeiten-planning Kwartaal Beleidsmedewerker financiën belast met treasury Hoofd financiën
- Beleidsplannen treasury in treasury-paragraaf Jaar College van B&W Gemeenteraad
- Evaluatie treasury-activiteiten in treasu-ryparagraaf van jaarrekening Jaar College van B&W Gemeenteraad
- Verantwoording n.a.v. treasury-paragraaf via jaarrekening Jaar College van B&W Gemeenteraad
- Informatie aan derden (toezichthouder en CBS) zoals genoemd in art. 8 Wet Fido Kwartaal Coördinator financieel beheer Derden
- Lenings-/uitzettingsbesluit-en Binnen 14 dagen na besluit College van B&W Provincie XVIII Interne Controle Artikel
- Interne Controle Frequentie Uitvoerende medewerker Het beoordelen van de staat van opgenomen geldleningen op nauwkeurigheid en op relevantie. 2x per jaar Beleidsmedewerker financiën belast met treasury Het controleren van toevoegingen, verwijderingen en overige mutaties in de staat van opgenomen geldleningen. Maand Coördinator financieel beheer Beoordelen en herberekenen van rentebaten en –rentelasten. Bij afsluiten lening of bij gewijzigde condities Beleidsmedewerker financiën belast met treasury Afstemmen geldstromen op gemeenteniveau en de voor de die periode geldende liquiditeitsplanning. 2x per jaar Coördinator financieel beheer Beoordelen bankrelaties en hun bancaire condities 1x per 4 jaar Beleidsmedewerker financiën belast met treasury