Procedure opgave van specifieke kosten van de leden van het Dagelijks Bestuur (Amsterdam - Zuid)

Procedure opgave van specifieke kosten van de leden van DB Inleiding Tot en met 2008 waren de leden van het college van B&W en de eindverantwoordelijke directeuren van diensten en bedrijven van de gemeente Amsterdam verplicht om jaarlijks opgave te doen van hun persoonsgebonden kosten (binnenland en buitenland). Vanaf 2009 zal de procedure van de opgave van deze kosten veranderen. De jaarlijkse opgave c.q. verantwoording van deze kosten wordt onderdeel van de P&C cyclus en gaat daarmee deel uitmaken van de jaarverslagprocedure, voor het eerst in

1. Op 10 juni 2008 heeft B&W besloten een lijst met specifieke kosten samen te stellen en een overzicht van deze specifieke kosten als bijlage van de jaarverslagen van de diensten te laten opnemen. Er is dan niet langer sprake van overzichten van persoonsgebonden kosten maar van overzichten van specifieke kosten. Alle overzichten samen worden als onderdeel (bijlage) opgenomen in de gemeentelijke jaarrekening. De actieve openbaarmaking van de overzichten vindt plaats nadat de jaarrekening door de Gemeenteraad is vastgesteld. Een apart en omslachtig vaststellingstraject behoort hiermee tot het verleden. In de nieuwe procedure wordt geen onderscheid meer gemaakt tussen persoonsgebonden kosten en bedrijfskosten. In afwijking van de vorige procedure dienen nu ook kosten, zoals reiskosten en representatiekosten, gemaakt in het kader van (investerings)projecten, in de nieuwe overzichten te worden vermeld. Door deze wijzigingen wordt een groter deel van de gedeclareerde kosten zichtbaar gemaakt en verantwoord. De wijzigingen komen tegemoet aan het streven naar volledigheid, transparantie en uniformiteit van de opgaven van de specifieke kosten. Bedragen die op de overzichten van de specifieke kosten dienen te worden vermeld zijn excl. BTW. Gemeentelijke regelgeving die aan deze procedure ten grondslag ligt: de gedragscode van de gemeente Amsterdam, diverse bepalingen uit rechtspositieregeling van de gemeente Amsterdam (NRGA), de procedure "Zakelijke creditcards" van de gemeente Amsterdam, het B&W besluit van 10 juni 2008 (nr.BD2008-003180), procedure persoonsgebonden kosten, de jaarverslagcirculaire
2. NB De verantwoording van de vaste onkostenvergoedingen van de leden van het college vallen buiten deze procedure! Rolverdeling in de procedure opgave van specifieke kosten Leden van het college van B&W en de directeuren De leden van het college van B&W en de directeuren zijn, net als voorheen, verantwoordelijk voor hun opgaven en dienen te tekenen voor de juistheid en volledigheid van de opgaven. ACAM Accountancy en Advies Ook in de nieuwe procedure zijn de kosten object van controle in de reguliere kostencontroles die door ACAM bij de diensten worden uitgevoerd. Deze controle vindt plaats op basis van risicoanalyse en is dus naar zijn aard beperkt. Directie Concern Financiën Concern Financiën gaat na of alle overzichten binnen zijn en bundelt de afzonderlijke overzichten van de leden van het college en de directeuren tot één totaaloverzicht. Concern Financiën controleert de overzichten niet. Gemeenteraad en afdeling Media en Concerncommunicatie Na vaststelling van het totaaloverzicht door de gemeenteraad als onderdeel van de gemeentelijke jaarrekening, wordt het totaaloverzicht door de afdeling Media en Concerncommunicatie, in opdracht van Concern Financiën, actief openbaar gemaakt. Jaarlijks openbaar te maken specifieke kosten Burgemeester en wethouders hebben de hierna volgende kosten vastgesteld die dienen te worden opgenomen op het overzicht specifieke kosten, als bijlage van de jaarrekening / het jaarverslag. De leden van het college van B&W en de directeuren van de gemeente Amsterdam zijn verplicht om jaarlijks opgave te doen van deze specifieke kosten. De opgaven worden jaarlijks openbaar gemaakt. De specifieke kosten
3. Reis- en verblijfskosten buitenlandse dienstreizen Vergoedingen of betalingen voor openbaar of eigen vervoer, verblijfkosten en overige kosten gemaakt voor dienstreizen buiten Nederland, inclusief binnen Nederland gemaakte kosten voor deze reizen. Dit betreft de volgende kostensoorten: kosten van vliegtuig, trein, bus, metro etc. taxikosten parkeerkosten overnachtingskosten kosten van lunches, diners en borrels Het is de bedoeling dat de totale kosten, per gemaakte buitenlandse reis, met data, bestemming en reden van de reis, op het overzicht specifieke kosten (verplicht format) worden vermeld (ook de kosten die via een factuur aan de dienst worden afgehandeld). Een lid van het college of een directeur die de kosten in rekening brengt van zijn/haar eigen organisatie, ook wanneer dit kosten betreft van andere leden van het college en/of collega directeuren, vermeldt al deze kosten op zijn/haar overzicht. De namen van de meegereisde leden van het college en/of collega directeuren dienen daar in dit geval bij te worden vermeld.
4. Reis- en verblijfskosten binnenlandse dienstreizen Vergoedingen of betalingen voor openbaar of eigen vervoer, verblijfkosten en overige kosten gemaakt voor dienstreizen binnen Nederland met of naar personen en/of instellingen buiten de eigen organisatie. Dit betreft de volgende kostensoorten: kosten van trein, bus, metro etc. taxikosten kilometer kosten parkeerkosten overnachtingskosten kosten van lunches, diners en borrels Het is de bedoeling dat de reis- en verblijfskosten binnenland per jaar en per kostensoort worden geclusterd en op het overzicht specifieke kosten (verplicht format) worden vermeld (ook de kosten die via een factuur aan de dienst worden afgehandeld).
5. Kosten van opleidingen, bijscholingen en loopbaanbegeleiding Vergoeding of betaling van alle kosten die hiermee te maken hebben, inclusief reis- en verblijfskosten. Dit betreft de volgende kostensoorten: kosten van studies, leergangen en cursussen kosten van congressen, conferenties en excursies kosten van coaching en loopbaanbegeleiding studie- en lesmateriaal Het is de bedoeling dat de kosten van opleidingen, bijscholingen en loopbaanbegeleiding per jaar en per kostensoort worden geclusterd en op het overzicht specifieke kosten (verplicht format) worden vermeld (ook de kosten die via een factuur aan de dienst worden afgehandeld).
6. Kosten van contributies en lidmaatschappen Vergoeding of betaling van alle kosten die te maken hebben met de volgende kostensoorten: contributies en lidmaatschappen van beroepsverenigingen premie van de rechtsbijstandverzekering van directeuren, afgesloten via het Instituut van Directeuren (IvD) Het is de bedoeling dat de kosten van contributies en lidmaatschappenper jaar en per kostensoort worden geclusterd en op het overzicht specifieke kosten (verplicht format) worden vermeld (ook de kosten die via een factuur aan de dienst worden afgehandeld).
7. Representatiekosten Vergoeding of betaling van alle kosten die gerelateerd zijn aan externe relaties*. Dit betreft de volgende kostensoorten: kosten van uitjes, lunches, diners en borrels kosten van geschenken (waaronder bloemen) voor recepties en jubilea Het is de bedoeling dat de representatiekosten per jaar en per kostensoort worden geclusterd en op het overzicht specifieke kosten (verplicht format) worden vermeld (ook de kosten die via een factuur aan de dienst worden afgehandeld). Representatiekosten die verband houden met het gebruik van de ambtswoning vallen buiten deze procedure en worden verantwoord in de P&C cyclus van de Bestuursdienst. * Definitie externe relaties: Voor de leden van het college en alle eindverantwoordelijke directeuren van diensten en bedrijven van de gemeente Amsterdam, óók voor de eindverantwoordelijke directeuren van de Bestuursdienst, worden alle personen van buiten de eigen (deel)organisatie als externe relaties beschouwd. Dit houdt dus ook in dat de leden van het college onderling, de eindverantwoordelijke directeuren van de Bestuursdienst onderling en de ambtenaren van andere organisaties in het kader van dit overzicht als externe relaties worden beschouwd.