Verordening op de auditcommissie gemeente OudewaterDe raad van de gemeente Oudewater; gelezen het voorstel van de griffier; gelet op artikel 82 van de Gemeentewet en de (controle)verordening ex artikel 213 van de Gemeentewet; B E S L U I T: vast te stellen de Verordening op de auditcommissie gemeente Oudewater Artikel1Begripsbepalingen In deze verordening wordt verstaan onder: a. commissie: de auditcommissie; b. raad: de Gemeenteraad van Oudewater; c. accountant: de door de raad benoemde accountant als bedoeld in artikel 1, onder a, van de Controleverordening gemeente Oudewater 2004; d. controleprotocol: een protocol waarin de raad de accountant nadere aanwijzingen geeft over zijn controle; e. controleverordening: Controleverordening gemeente Oudewater
- Artikel2Instelling Er is een commissie die door de raad wordt ingesteld en wordt aangeduid als auditcommissie. Artikel3Samenstelling en benoeming 1De commissie bestaat uit minimaal drie raadsleden en/of forumleden, maximaal één lid per fractie. Iedere fractie is in principe met één lid in de commissie vertegenwoordigd. Bij afwezigheid mag dit lid worden vervangen door een plaatsvervangend lid uit dezelfde fractie. 2De raad benoemt de leden van de commissie en hun plaatsvervangers. 3De commissie benoemt uit haar midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter. 4Indien door een vacature het aantal leden onder het in het eerste lid benoemde minimum is gekomen, voorziet de raad onverwijld in de ontstane vacature. 5De griffier (of zijn plaatsvervanger) is secretaris van de commissie en kan eveneens aan de beraadslagingen deelnemen. 6De commissie heeft een vaste adviseur in de persoon van de concerncontroller. 7De commissie kan andere interne en externe adviseurs verzoeken de vergadering bij te wonen en advies uit te brengen aan de commissie, zoals de accountant, de portefeuillehouder financiën, de gemeentesecretaris of een vertegenwoordiger van de rekenkamercommissie. Artikel4Zittingsduur 1De zittingsperiode van de leden eindigt in ieder geval aan het einde van de zittingsperiode van de raad of bij ontslag als lid van de raad en/of forum. 2De raad kan een lid tussentijds ontslaan. 3Een lid kan te allen tijde ontslag nemen. Artikel6Taken en bevoegdheden 1De commissie adviseert de raad over het programma van eisen voor de aanbesteding van de accountantscontrole, zoals bepaald in artikel 2, tweede lid, van de controleverordening. 2De commissie voert het periodiek (afstemmings-)overleg met de accountant, zoals bepaald in artikel 4, derde lid, van de controleverordening. Het overleg betreft een afstemming omtrent de specifieke invulling van de controleopdracht. 3De commissie legt de raad een advies ter besluitvorming voor over het controleprotocol voor de accountant. Dit advies is het resultaat van het in het tweede lid omschreven overleg. 4De commissie bespreekt met de accountant zijn verslag van bevindingen over de controle van de jaarrekening. 5De commissie vervaardigt, na ontvangst en bespreking van het verslag van bevindingen van de accountant (accountantsverslag), een advies ter besluitvorming aan de raad. Dit advies is de weerslag van een eigen onderzoek op hoofdlijnen van de commissie van de jaarrekening, de accountantsverklaring en het accountantsverslag. 6De commissie adviseert de raad over de wijze van behandeling van specifieke rapportages van de accountant in opdracht van de raad. 7De commissie brengt gevraagd en ongevraagd advies uit over de overige zaken in het licht van de gemeentelijke planning en control cyclus en de daarvoor in gebruik zijnde instrumenten. 8De commissie adviseert de raad over de uitvoering en de aanpassingen van de verordeningen gebaseerd op de artikelen 212, 213 en 213A van de Gemeentewet. 9De commissie is bevoegd voor haar ondersteuning een beroep te doen op de Verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning
- Artikel7Vergaderingen, werkwijze en geheimhouding 1De vergaderingen van de commissie zijn niet openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt. 2De commissie vergadert ten minste tweemaal per jaar of zo vaak zij dat nodig acht voor een goede uitoefening van haar taak. 3De voorzitter belegt de vergaderingen. Hij draagt er zorg voor dat de oproepingen – spoedeisende gevallen uitgezonderd – ten minste zeven dagen voor de vergadering aan de leden worden verzonden. 4De oproepingen vermelden datum, tijd, plaats en te behandelen onderwerpen. De voor de behandeling van onderwerpen relevante stukken worden zo mogelijk tegelijkertijd aan de leden toegezonden. 5Van iedere vergadering wordt een besluitenlijst gemaakt onder verantwoordelijkheid van de griffier. De besluitenlijst wordt door de commissie vastgesteld. 6De adviezen en besluitenlijsten van de commissie zijn openbaar, tenzij de commissie op grond van een belang genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur anders bepaalt. De geheimhouding wordt in acht genomen totdat het orgaan dat haar heeft opgelegd dan wel de raad haar opheft. 7Op grond van een belang genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, kan de geheimhouding eveneens worden opgelegd door het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester, ieder ten aanzien van de stukken die hij aan de commissie overlegt. Daarvan wordt op de stukken melding gemaakt. De geheimhouding wordt in acht genomen totdat het orgaan dat haar heeft opgelegd dan wel de raad haar opheft. Artikel8Besluitvorming 1De leden van de commissie hebben één stem in de besluitvorming. De uit hun midden gekozen voorzitter stemt mee. 2Besluiten van de commissie worden genomen bij meerderheid van het aantal uitgebrachte stemmen. Staken de stemmen, dan beslist de stem van de voorzitter. 3Indien één der leden van de commissie dit wenst, wordt een minderheidsstandpunt bij een advies ter kennisname gebracht aan de raad. 4De auditcommissie kan slechts beraadslagen en besluiten wanneer meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden bij aanvang van de vergadering aanwezig is. Artikel9Inwerkingtreding Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 maart
- Artikel10Citeertitel Deze verordening kan worden aangehaald als de ‘Verordening op de auditcommissie gemeente Oudewater’. Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 29 oktober 2009.De griffier, mr. R.P.A. van AalstVoorzitter, mevrouw M.C.A.A. Ruigrok - Verreijt