Verordening op de adviescommissie Controle en Financiën van de gemeente Utrecht (Utrecht)

Verordening op de adviescommissie Controle en Financiën van de gemeente UtrechtDe raad van de gemeente Utrecht, gelet op artikel 84 Gemeentewet, Besluit vast te stellen de volgende VERORDENING op de adviescommissie Controle en Financiën van de gemeente Utrecht Artikel1Definities In deze verordening wordt verstaan onder: Accountant: de door de raad aangewezen accountant als bedoeld in artikel 213 lid 2 Gemeentewet; adviescommissie: de adviescommissie Controle en Financiën van de gemeente Utrecht; college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Utrecht; jaarstukken: jaarverslag en jaarrekening van de gemeente Utrecht; leden: de leden van de adviescommissie; plaatsvervangend lid: een door een lid van de adviescommissie aangewezen plaatsvervanger zijnde een ander raadslid of een commissielid als bedoeld in de Verordening op de raadscommissies, van dezelfde fractie; raad: de raad van de gemeente Utrecht; raadscommissie: een commissie zoals bedoeld in artikel 82 Gemeentewet; voorzitter: de voorzitter van de adviescommissie. Artikel2Adviescommissie en samenstelling 1.Er is een adviescommissie zoals bedoeld in artikel 84 van de Gemeentewet ingesteld door de raad, genaamd de adviescommissie Controle en Financiën. 2.De adviescommissie bestaat uit ten minste vijf leden en maximaal het aantal leden dat gelijk is aan het aantal fracties vertegenwoordigd in de raad. Van elke in de raad vertegenwoordigde fracties kan maximaal één raadslid worden benoemd in de adviescommissie. 3.De leden worden door de raad benoemd. Benoembaar zijn leden van de raad. De raad benoemt de leden van de adviescommissie voor een periode gelijk aan die van de leden van de zittende raad. Dit geldt eveneens voor tussentijdse benoemingen. 4.De adviescommissie kiest uit haar midden een voorzitter. 5.Een lid van de adviescommissie kan zich in voorkomende gevallen laten vervangen door een plaatsvervangend lid. 6.Het secretariaat van de adviescommissie berust bij de griffie. Artikel3Doelstelling en taken adviescommissie Het doel van de adviescommissie is de kaderstellende en controlerende taak van de raad te versterken. De adviescommissie brengt advies uit respectievelijk kan advies uitbrengen aan de raad en haar raadscommissies over inhoud en proces van alle activiteiten die van belang zijn voor een goede beheersing op het gebied van rechtmatigheid, verantwoording en controle, een en ander zoals nader beschreven en vastgelegd in de door de raad op grond van artikel 212 respectievelijk artikel 213 Gemeentewet vastgestelde financiële verordening respectievelijk controleverordening. Advisering door de adviescommissie kan onder meer zien op: De opdrachtverlening aan de accountant; De behandeling, de opbouw en kwaliteit, en de vaststelling van de jaarstukken, de voorjaarsnota en de programmabegroting waaronder tevens begrepen technische begrotingsaanpassingen, alsmede de overige documenten die jaarlijks door het college op grond van de financiële verordening aan de raad worden voorgelegd; De behandeling van de verschillende financiële beleidsnota’s zoals genoemd in de financiële verordening; Het onderzoeksprogramma en de onderzoeksrapportages van het college in het kader van artikel 213a Gemeentewet en de op basis daarvan door de raad vastgestelde verordening; Voorstellen tot wijziging van de financiële en controleverordeningen ex artikel 212, 213 en 213a Gemeentewet alsmede van andere verordeningen die de controlerende taak van de raad aangaan; Alle overige financieel gerelateerde onderwerpen waarvan de adviescommissie oordeelt dat behandeling in, en indien gewenst advisering door, de adviescommissie van meerwaarde is ter versterking van de kaderstellende en controlerende taak van de raad. Artikel4Accountant en Rekenkamer 1.De adviescommissie is belast met de uitvoering van de door de raad verleende opdracht aan de accountant en verzorgt het periodieke afstemmingsoverleg met de accountant. Ten aanzien van de accountant heeft de adviescommissie in ieder geval de volgende taken: Zij voert overleg met de accountant over het jaarlijkse auditplan van de accountant, dat door de accountant is opgesteld naar aanleiding van de opdracht van de raad voor de accountantscontrole; Zij voert overleg met de accountant over de voortgang van de controlewerkzaamheden zoals vastgelegd in het auditplan van de accountant. Zij voert tweemaal per jaar overleg met de accountant over de (tussentijdse) bevindingen van de accountant. Zij bespreekt indien gewenst de jaarlijkse opdrachtbevestiging van de accountant. 2.De adviescommissie is het contactorgaan voor de Rekenkamer en vervult de taak als genoemd in de Verordening op de Rekenkamer gemeente Utrecht. Artikel5Vergaderingen 1.De adviescommissie stelt jaarlijks een jaarplan vast en vergadert in beginsel overeenkomstig het vastgestelde jaarplan of zo dikwijls als door de voorzitter nodig wordt geacht om een goede uitvoering te kunnen geven aan de taak van de adviescommissie zoals beschreven in artikel 2 van onderhavige verordening. 2.De vergaderingen van de adviescommissie zijn openbaar, tenzij sprake is van voorbereidende bijeenkomsten, intern beraad of zwaarwegende belangen met betrekking tot de te behandelen onderwerpen zich daar tegen verzetten, zulks ter beoordeling van de adviescommissie. 3.De agenda en bijbehorende stukken worden voorafgaand aan een vergadering op de website van de gemeente Utrecht geplaatst. 4.De adviescommissie kan slechts vergaderen wanneer tenminste de voorzitter en minimaal drie leden en of plaatsvervangende leden aanwezig zijn. 5.Wanneer niet het vereiste aantal leden en of plaatsvervangende leden aanwezig is voor het doorgaan van een vergadering, kan de voorzitter met een tussentijd van tenminste 48 uur een nieuwe vergadering beleggen, waarin de dan aanwezige leden de aanhangige onderwerpen bespreken. Artikel6Besluitvorming en advisering

1. De adviescommissie brengt haar adviezen schriftelijk uit en zendt deze ter kennisgeving aan de raad en/of (een) raadscommissie(s), een en ander afhankelijk van het onderwerp van het advies.
2. Raadsvoorstellen die door de adviescommissie van advies worden voorzien zullen via behandeling in (een van) de raadscommissie(s) ter besluitvorming aan de raad worden voorgelegd.
3. Indien de adviescommissie niet tot een eensluidend advies komt, wordt ook het van de meerderheid afwijkende standpunt verwoord in het advies.
4. De adviescommissie kan besluiten nemen als de meerderheid van het aantal leden en of plaatsvervangende leden aanwezig is. De adviescommissie beslist bij meerderheid van stemmen van leden en plaatsvervangende leden. Wanneer niet het vereiste aantal leden en of plaatsvervangende leden voor besluitvorming aanwezig is of wanneer de stemmen staken, kan de voorzitter met een tussentijd van tenminste 48 uur een nieuwe vergadering beleggen, waarin de dan aanwezige leden een besluit nemen. Artikel7Bevoegdheden adviescommissie 1.De adviescommissie is bevoegd alle documenten en administraties die door of namens het college zijn vervaardigd in te zien als zij dit nodig acht voor de vervulling van haar taken. 2.De adviescommissie is bevoegd schriftelijk dan wel mondeling inlichtingen te vragen aan de burgemeester, de wethouders en de ambtenaren van de gemeente Utrecht. Voor het verkrijgen van mondelinge inlichtingen kan de adviescommissie de burgemeester, de wethouders en/of de ambtenaren ter vergadering uitnodigen. 3.De adviescommissie is bevoegd werkbezoeken af te leggen aan alle organisatieonderdelen van de gemeente. 4.De adviescommissie kan de accountant, de Rekenkamer, externe deskundigen en overige derden ter vergadering uitnodigen: voor het geven van toelichting, en/of deel te nemen aan de beraadslagingen van de adviescommissie, en/of om advies uit te brengen. Artikel8Verslaglegging 1.Van iedere vergadering wordt een verslag gemaakt. Een verslag wordt door de adviescommissie in een volgende vergadering vastgesteld. 2.Vastgestelde verslagen worden door de griffie ter kennisname aan de commissie Mens en Samenleving verzonden. Artikel9Uitleg, inwerkingtreding en citeertitel 1.Bij twijfel over de betekenis of de toepassing van onderhavige verordening, of in gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de adviescommissie op voorstel van de voorzitter. 2.Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag gelegen vijf weken na publicatie in het gemeenteblad. Op dat moment vervalt de Verordening subcommissie controle en financiën zoals vastgesteld bij raadsbesluit van 11 januari 2007, waarin opgenomen het raadsbesluit van 25 november 2010 (Gemeenteblad van Utrecht 2010, nr. 125). 3.Deze verordening kan worden aangehaald als: Verordening adviescommissie Controle en Financiën. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad, gehouden op 19 december 2019.De griffier, De voorzitter,mr. M. van Hall mr. J.H.C. van ZanenToelichting op de Verordening op de adviescommissie Controle en Financiën De adviescommissie is een a-politiek adviesorgaan van gemeenteraad. De adviescommissie bestaat uit minimaal vijf leden. Alle fracties kunnen worden vertegenwoordigd in de adviescommissie, maar per fractie kan maximaal één raadslid lid zijn van de adviescommissie. Een lid van de adviescommissie kan zich laten vervangen door een ander raadslid van dezelfde fractie of een commissielid (als bedoeld in de Verordening op de raadcommissies) van dezelfde fractie. De leden hoeven niet noodzakelijk de financiële specialisten van de fractie te zijn. Immers, controle is een verantwoordelijkheid van de hele raad. In artikel 3 wordt het doel van de adviescommissie geformuleerd. De adviescommissie coördineert het controle-instrumentarium van de raad en bereidt de (publieke) controle door de raad inhoudelijk voor. De commissie kan gevraagd en ongevraagd advies geven aan de raad over álle activiteiten die van belang zijn voor de raad om de kaderstellende en controlerende taak van de raad verder te versterken. De (voorbereiding van) behandeling van de jaarstukken neemt daarbij een belangrijke plek in. Het vaststellen van de jaarstukken is immers voor de raad het belangrijkste moment in de begrotings- en verantwoordingscyclus om controle uit te oefenen. Bij de voorbereiding van de behandeling van de jaarstukken hoort de opdrachtverlening aan de accountant. Maar ook andere controle-instrumenten kunnen hiertoe worden ingezet. Maar de commissie heeft ook een adviserende rol bij de voorjaarnota, de programmabegroting en allerlei financiële beleidsnota’s. In artikel 3 is een niet limitatief overzicht opgenomen van taken die de commissie op zich kan nemen om uitvoering te geven de doelstelling: het versterken van de controlerende taak van de raad.