Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Cranendonck houdende regels omtrent basisregistratie (Reglement gegevensverstrekking persoonsgegevens gemeente Cranendonck 2018)Burgemeester en wethouders van de gemeente Cranendonck; Gelet op: art. 3.8 en 3.9 van de Wet basisregistratie personen (Wet BRP); de Algemene verordening gegevensbescherming (Verordening (EU) 2016/679 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG); art. 156 Gemeentewet; Verordening gegevensverstrekking BRP Cranendonck
- b e s l u i t e n: vast te stellen het: Reglement gegevensverstrekking persoonsgegevens en aangehaakte gegevens Artikel1- Begripsbepalingen Dit reglement verstaat onder: Wet: de wet basisregistratie personen; Verordening BRP: verordening gegevensverstrekking basisadministratie personen BRP: de basisregistratie personen; AVG: algemene verordening gegevensbescherming Verantwoordelijke: het college van burgemeester en wethouders; Beheerder BRP: degene die is belast met de dagelijkse zorg voor de basisadministratie en als zodanig is aangewezen door het college van burgemeester en wethouders; Ingeschrevene: degene ten aanzien van wie een persoonslijst, als bedoeld in artikel 1 van de Wet, in de BRP van de gemeente is opgenomen; Overheidsorganen: een orgaan van een rechtspersoon die krachtens publiekrecht is ingesteld of een ander persoon of college, met enig openbaar gezag bekleed; Beheerder datadistributie en gegevensmagazijn: degene die is belast met de dagelijkse zorg voor de binnengemeentelijke distributie van gegevens en als zodanig is aangewezen door het college van burgemeester en wethouders; Datadistributiesysteem: systeem dat zorgt voor de distributie van gegevens uit een van de basisregistraties naar taak specifieke applicaties; Gegevensmagazijn: systeem voor opslag en inzage van gemeentelijke basisgegevens die door bronapplicaties worden aangeleverd Derde: elke natuurlijke persoon, niet zijnde een overheidsorgaan of een ingeschrevene en elk rechtspersoon, die niet krachtens publiekrecht is ingesteld, noch met enig openbaar gezag bekleed is; Ketenpartner: een partij die de gemeente ondersteunt bij het uitvoeren van wettelijke taken of deze namens de gemeente uitvoert; Openbare lichamen: de openbare lichamen Bonaire, Sint Eustatius en Saba; Artikel2- Toegang tot de BRP Gelet op artikel 3.8 van de wet BRP hebben toegang tot BRP c.q. GBA-V: de beheerder van de BRP; de door de beheerder BRP aangewezen medewerkers die zijn belast met de bijhouding van de BRP en de daaruit voortvloeiende taken; de in bijlage 1 vermelde overheidsorganen, op grond van artikel 3 van de verordening gegevensverstrekking basisregistratie personen, voor wat betreft de in deze bijlage genoemde gegevens voor de uitvoering van de wettelijke taak. Artikel3– Toegang tot persoonsgegevens via het datadistributiesysteem en het gegevensmagazijn Gelet op van artikel 6 lid 1 sub e van de AVG hebben toegang tot persoonsgegevens via het datadistributiesysteem en het gegevensmagazijn: de beheerder van het datadistributie systeem en gegevensmagazijn; medewerkers die gebruik maken van een van de in bijlage 2 genoemde taak specifieke applicaties die zijn aangesloten op het datadistributiesysteem; medewerkers die aannemelijk kunnen maken dat zij voor de uitvoer van de wettelijke taken inzage nodig hebben in de gegevens die zijn opgenomen in het gegevensmagazijn. De hiervoor beschikbare raadpleeg profielen van het gegevensmagazijn zijn opgenomen in bijlage
- Artikel4– Incidentele verstrekkingen aan overheidsorganen Met inachtneming van artikel 3.8 van de Wet BRP en achtneming van artikel 6 van de AVG worden aan in de bijlage 3 vermelde overheidsorganen incidenteel gegevens verstrekt voor wat betreft de in deze bijlage genoemde gegevens en onder vermelding van welk doel. Artikel5–Verstrekkingen aan ketenpartners Met in achtneming van artikel 3.8 van de Wet BRP en artikel 6 lid 1 onder e van de AVG worden gegevens verstrekt aan een ketenpartner, wanneer deze ketenpartner aannemelijk kan maken dat hij deze gegevens nodig heeft voor de uitvoer van de wettelijke taak die door de gemeente is uitbesteed. Gegevens worden alleen aan deze ketenpartner verstrekt nadat er een door de gemeente en de betreffende ketenpartner een verwerkersovereenkomst is afgesloten. Artikel6- Telefonische verzoeken om gegevensverstrekking Aan een medewerker van de gemeente wordt slechts telefonisch gegevens verstrekt nadat de identiteit van de verzoeker is vastgesteld en is gecontroleerd dat het verzoek in overeenstemming is met het doel waarvoor de informatie wordt verzocht. Artikel7- Verstrekkingen aan derden en de gegevens die kunnen worden verstrekt Op grond van artikel 3.9 van de Wet BRP kunnen, op schriftelijk verzoek gegevens worden verstrekt aan: natuurlijke personen of een ingeschrevene; de in de bijlage 4 vermelde rechtspersonen, voor wat betreft de in deze bijlage genoemde gegevens en onder vermelding van welk doel. Gegevensverstrekking als genoemd in dit artikel vindt alleen plaats door de beheerder van de BRP of door medewerkers die door de beheerder hiervoor zijn aangewezen. Daarnaast vindt deze gegevensverstrekking niet plaats indien het vermoeden bestaat dat de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de ingeschrevene onevenredig wordt geschaad. Artikel8- Verstrekkingsbeperking De in de artikelen 4, 5, 6 en 7 bedoelde gegevensverstrekking vindt plaats met inachtneming van het in de Wet BRP in artikelen 3.21 en 3.10 en artikel 6 lid 1 onder e vastgelegde ten aanzien van de verstrekking van gegevens. Artikel9- Terugmeldplicht De verantwoordelijke regelt de wijze waarop de kennisgeving aan de binnengemeentelijke afnemer naar aanleiding van een terugmelding wordt gedaan, met inachtneming van het bepaalde in artikel 2.34 Wet BRP en de artikelen 27 en 28 Besluit BRP. Artikel10- Protocolplicht 1.De beheerder van de BRP houdt gedurende twintig jaren volgend op de verstrekking aantekening van de verstrekking in overeenstemming met art. 3.11 Wet BRP. 2.De beheerder van de BRP regelt de wijze waarop de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de protocolplicht worden uitgevoerd. Artikel11- Beveiliging De beheerder van de BRP treft ten behoeve van de technische en organisatorische beveiliging de maatregelen als vermeld in het vast te stellen beveiligingsplan. Artikel12- Onvoorziene gevallen In gevallen, de uitvoering van de verordening betreffende, waarin dit reglement of de AVG niet voorziet beslist het college van burgemeester en wethouders. Artikel13– Slotbepalingen 1.Dit reglement wordt aangehaald als “Reglement gegevensverstrekking persoonsgegevens Cranendonck 2018”. 2.Dit reglement treedt in werking op de dag na bekendmaking 3.Het “reglement basisregistratie personen gemeente Cranendonck”, dat is vastgesteld op 26-05-2014 wordt ingetrokken met ingang van de dag van bekendmaking van dit reglement. Aldus vastgesteld door het college van Burgemeester en wethouders van gemeente Cranendonck d.d. 27 november 2018.De secretaris, ir. J.A.G.M. van Aaken De burgemeester,F.A.P. van KesselBijlage1:Verstrekkingen aan een orgaan van de gemeente Overheidsorganen die rechtstreekse toegang hebben tot de BRP Conform artikel 2 van het reglement gegevensverstrekking persoonsgegevens hebben rechtstreekse toegang tot de BRP: de beheerder van de BRP en de door de beheerder BRP aangewezen medewerkers die zijn belast met de bijhouding van de BRP en de daaruit voortvloeiende taken. Overheidsorganen die op grond van artikel 3 van de verordening gegevensverstrekking BRP inzage mogen hebben in de BRP en deze inzage niet via datadistributie of het gegevensmagazijn kunnen verkrijgen. Aan deze medewerkers wordt een algemeen autorisatie profiel toegekend op basis van de wettelijke taken die zij uitvoeren Voor rechtstreekse toegang tot de BRP zijn drie profielen vastgesteld: Profiel 1: Medewerkers BRP Profiel 2: Applicatiebeheer BRP Profiel 3: Algemeen profiel raadplegen Categorie gegevens (inclusief historische categorieën) Profiel 1 Profiel 2 Profiel 3 Persoon X X X Ouder X X Nationaliteit X X Huwelijk/geregistreerd partnerschap X X Overlijden X X Inschrijving/geheimhouding X X Verblijfplaats X X X Kind X X Verblijfstitel X X Gezagsverhouding X X Reisdocument X X Verwijsgegevens X X Adres X X X Bewoning X X X Kiesrecht X X Aantekening X X Wettelijk kader Profiel Wet BRP, Kieswet, Besluit Burgerlijke Stand, Burgerlijk wetboek, Nationaliteitswetgeving, Wet op de lijkbezorging, Wet justitiële documentatie, Vreemdelingenwet, Paspoortwet en regelgeving rijbewijzen. Profiel 1 Applicatiebeheer van de BRP applicatie Profiel 2 Aanvragen ten behoeve van de vervulling van een taak van algemeen belang Profiel 3 Huisbezoeken door toezichthouder BRP/BOA in kader van adresonderzoeken Profiel 3 Vastgesteld door de burgemeester en wethouders van Cranendonck d.d. 27 november 2018 Bijlage2:Verstrekkingen aan een orgaan van de gemeente door middel van het datadistributie systeem en inzage in het gegevensmagazijn Overheidsorganen die zijn aangesloten op het datadistributiesysteem Conform het gestelde in artikel 3 lid b van het reglement gegevensverstrekking persoonsgegevens ontvangen medewerkers die gebruik maken van een taak specifieke applicatie die is aangesloten op het datadistributiesysteem, persoonsgegevens uit de BRP. Wanneer een taak specifieke applicatie wordt aangesloten op het datadistributiesysteem kan een convenant worden afgesloten met de betreffende binnengemeentelijke afnemer, waar onder meer in is opgenomen: taakbeschrijving, werkproces en doelbinding; gegevensset en personenset; wijze van raadplegen en autoriseren; naleving privacy; informatiebeveiliging; De volgende taak specifieke applicaties zijn aangesloten op het datadistributiesysteem: Key2Burgerzaken Key2Begraven Verseon A2 VRiS Key2Financiën SquitXO Suite4Werk&Inkomen A2 Zorgned A2 Melddesk Procura verkiezingen Exxcellence zaaksysteem Exxcellence KlantContactSysteem Overheidsorganen die inzage hebben in het gegevensmagazijn Conform het gesteld in artikel 3 lid c van het reglement gegevensverstrekking persoonsgegevens hebben medewerkers, die aannemelijk kunnen maken dat zij voor de uitvoering van de wettelijke taken inzage nodig hebben in persoonsgegevens, toegang tot persoonsgegevens door middel van inzage in het gegevensmagazijn. Aan een medewerker wordt een inzage autorisatie toegekend op basis van het profiel dat is toegekend aan de werkzaamheden die deze medewerker uitvoert. Voor het verkrijgen van inzage in het gegevensmagazijn is een procedure opgesteld. Categorie gegevens Profiel 1 Profiel 2 Profiel 3 Profiel 4 Persoon X X X X Ouders X X X Nationaliteit X X Huwelijk/geregistreerd partnerschap X X X X Overlijden X X X X Inschrijving/kiesrecht X Verblijfplaats X X X X Kind X X X Verblijfstitel X X Gezagsverhouding X X X Reisdocument X Verwijsgegevens X X X X Adres X X X X Bewoning X X X X Geheimhouding X X X X Proces/taak Profiel WMO, zorgtaken en taken in het kader van de participatiewet, tenzij aparte regelgeving van toepassing. 3 Wet op de leerplicht, leerlingenadministratie, leerlingenvervoer 2 Wet woz, uitvoering gemeentelijke belastingen (Gemeentewet) 2 Uitvoering WMO en Jeugdzorg 3 Invordering belastingen 2 Koninklijke onderscheidingen en overige decoraties 1 Huisvestingstaakstelling 3 Handhaving en (adres)onderzoekstaken BOA’s 1 ICT: (applicatie)beheer van systemen die persoonsgegevens verwerken 4 Controle naw-gegevens en registratie post (archiefwet) 1 Diverse vergunningen, omgevingsvergunning, APV 1 Personeelsadministratie t.b.v. pensioenen raadsleden/wethouders en wachtgelden gemeentepersoneel 1 Bijhouding begraafplaatsadministratie, grafrechten, wet op de lijkbezorging 2 Administratie afvalstoffen en reinigingsrechten 1 Openbare orde en veiligheid, rampenbestrijding, wijkgericht werken 1 Gehandicaptenparkeerkaart 1 Controle gegevens voor aanschrijven burgers in verband met uitvoering juridische procedures 1 Drank en horeca vergunningen 1 Gemeentelijke opsporingsambtenaren 1 Uitvoering en handhaving parkeerbeleid 1 Winkeltijden 1 Aanvragen ten behoeve van de vervulling van een taak van algemeen belang 1 Het doel waarvoor de gegevensuitwisseling plaatsvindt Voor toegang tot de persoonsgegevens uit de BRP door middel van het datadistributiesysteem of inzage in het gegevensmagazijn, geldt dat deze toegang plaatsvindt in het kader van een eenduidige en juiste gegevensverwerking voor gemeentelijke taken. Bescherming persoonlijke levenssfeer De verantwoordelijke (= het college van burgemeester en wethouders) kan, indien noodzakelijk nadere aanwijzingen geven met betrekking tot beveiliging en ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer. Vastgesteld door de burgemeester en wethouders van Cranendonck d.d. 27 november 2018 Bijlage3:Incidentele verstrekking aan overheidsorganen Conform artikel 4 Reglement Wet basisregistratie personen vinden de volgende incidentele verstrekkingen plaats Orgaan Taak Gemeentelijke teams die zich bezig houden met de toekomstvisie van de gemeente het onderzoeken van de toekomstvisie en nieuwe ontwikkelingen in de gemeente Veiligheidsregio Brabant-Zuidoost Werkzaamheden m.b.t. rampenbestrijding Bestuurssecretariaat Leeftijds- of huwelijksjubilea Een verantwoordelijke voor de verwerking van gegevens in een basisadministratie in Aruba, Curaçao, Sint Maarten of één van de openbare lichamen (Bonaire, St. Eustatius en Saba). Algemene en administratieve gegevens ten behoeve van de verwerking van gegevens in een basisadministratie Voorwaarden verstrekking: Ad-hoc op initiatief van de aanvrager Gegevensverstrekking wordt aangeleverd op papier De verwerking vindt plaats door het betreffende team De volgende gegevens worden verstrekt: naam, geslachtsnaam, voorna(a)m(en), voorvoegsels adres, straatnaam, huisnummer, huisletter, postcode en gemeentedeel of locatiebeschrijving en postcode en gemeentedeel identificatienummers (A-nummer, BS-nummer) oudergegevens, bestaande uit: naam, geslachtsnaam, voorna(a)m(en), voorvoegsels datum, plaats en land van overlijden datum vertrek en gemeente waarheen datum vertrek en land en adres waarheen huwelijksgegevens overlijdensgegevens Incidentele verstrekking: Een incidentele verzoek om gegevensverstrekking van persoonsgegevens door overheidsorganen wordt afzonderlijk beoordeeld op rechtmatigheid en doelmatigheid (conform schema gegevensverstrekking NVVB). Wanneer een incidenteel verzoek om gegevensverstrekking plaatsvindt vanuit het gegevensmagazijn wordt deze tevens getoetst aan de AVG. Vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders van Cranendonck d.d. 27 november
- Bijlage4:Verstrekkingen aan derden met een gewichtig maatschappelijk belang Conform artikel 7 Reglement Wet basisregistratie personen Op verzoek van een derde kunnen aan hem gegevens worden verstrekt voor zover: de derde voorafgaande schriftelijke toestemming heeft van de ingeschrevene over wie gegevens worden verstrekt of de derde een gerechtvaardigd belang heeft voor de verstrekking, dit belang mag de fundamentele rechten en vrijheden van de ingeschrevene niet in de weg staan (verstrekkingsbeperking), artikel 3.21 van de wet BRP is hierop van toepassing. De verstrekking kan uitsluitend betrekking hebben op: algemene gegevens over de naam geslacht geslachtsnaam echtgenoot/geregistreerde partner geslachtsnaam eerdere echtgenoot/geregistreerde partner naamgebruik adres bijhoudingsgemeente geboortedatum overlijdensdatum Aan de volgende derden kunnen gegevens worden verstrekt: Gewichtig maatschappelijk belang Categorie derde BRP Bevorderen van culturele en maatschappelijke vaardigheden inwoners Bibliotheken Terugvinden van nabestaanden i.v.m. begraven en cremeren van inwoners van de gemeente Niet gemeentelijke crematoria en begraafplaatsen Bevorderen cultuur en behoud van cultureel erfgoed Cultuurorganisaties die een subsidie van de gemeente ontvangen Ondersteunen van organisaties in de gemeente die goede doelen voor de inwoners nastreven Fondswervende organisaties met erkenning van het CBF Instellingen/organisaties ten behoeve van: algemene en geestelijke gezondheidszorg kinderopvang jeugdwelzijnswerk ouderenzorg gehandicaptenzorg werkvoorziening maatschappelijke dienstverlening Instellingen die werkzaamheden verrichten op het terrein van maatschappelijke dienstverlening, algehele gezondheidszorg, kinderopvang, jeugdwelzijn, ouderenzorg, gehandicaptenzorg, werkvoorziening, universiteiten, reclassering/verslaafdenzorg of personen/bedrijven/instellingen die zich bezighouden met door de overheid gesteunde of gesubsidieerde onderzoeken op het gebied van de gezondheidszorg, maatschappelijke dienstverlening of sociale dienstverlening Sociale werkvoorziening Instellingen die werkzaamheden verrichten op het terrein van sociale werkvoorziening Sociaal- Juridische zorgverlening Instellingen die werkzaamheden verrichten op het terrein van sociaal- juridische zorgverlening Schuldhulpverlening Kredietbank (privaatrechtelijk, bijv. een stichting) Schuldhulpverleninginstanties Bevorderen inburgering Niet-gemeentelijke inburgeringsbureaus Migrantenhulp Instellingen op het gebied van migrantenzorg (bijv. Stichting Vluchtelingenwerk) Onderlinge hulp patiënten Patiëntenverenigingen Bevorderen van de zelfredzaamheid Thuiszorgorganisaties Maatschappelijke of filantropische doelen Instellingen, verenigingen en stichtingen op het gebied van maatschappelijke of filantropische doelen (bijv: Rode Kruis, Astmafonds, Lilianefonds, Nierstichting,Bloedbank) Eerlijke verdeling van sociale woonruimte en tegengaan woonfraude Woningcorporaties en woningbouwvereniging Patiëntenzorg, het verlenen van medische zorg en innen van rekeningen i.v.m. de verleende zorg Ziekenhuizen Uitvoering van de Pensioen- en of Spaarfondsenwet De niet door de minister van BZK geautoriseerde pensioenfondsen Het dienen van een Nederlands publiek belang Een overheidsorgaan van, dan wel een persoon of organisatie gevestigd in een land binnen de Europese Unie. Buitenlandse EU overheidsorganen. (met toestemming van de ingeschrevene) Het dienen van een Nederlands publiek belang Caribische landen (Aruba, Curaçao en Sint Maarten) en het Caribisch deel van Nederland (Bonaire, Sint Eustatius en Saba) Uitvoering van een verdrag of een besluit van een volkenrechtelijke organisatie dat in de verstrekking van de gegevens voorziet Buitenlandse niet EU overheidsorganen (met toestemming van de ingeschrevene) Het dienen van een Nederlands publiek belang Buitenlandse rechtspersonen (o.a. instellingen voor sociale zorg en zekerheid) (met toestemming van de ingeschrevene) Bevordering vrouwenwelzijn Vrouwenorganisaties Stimuleren sport en beweging Sportorganisaties en –verenigingen Door gemeenten gefaciliteerde dorpsraden Verkiezingen leden dorpsraden Rechtspersonen die niet in de gemeentelijke verordening benoemd zijn (met toestemming van de ingeschrevene / gezaghouder) Werkzaamheden met een gewichtig maatschappelijk belang, waarbij het doel verschillend van aard kan zijn per aanvrager Kabinet van de Commissaris van de Koning leeftijds- of huwelijksjubilea Politie rechtshandhaving Schriftelijke toestemming: Wanneer de door een ingeschrevene vooraf aan een derde verstrekte schriftelijke toestemming ouder is dan 6 weken, worden gegevens niet verstrekt. Proportionaliteitsbeginsel: Een verzoek om gegevensverstrekkingen van een derde met een gewichtig maatschappelijk belang wordt afzonderlijk beoordeeld op rechtmatigheid en doelmatigheid en zal alleen plaatsvinden nadat op basis van het proportionaliteitsbeginsel een belangen afweging is gemaakt. Doel verstrekkingen: De verstrekking vindt plaats in het kader van de zorg en taak van de aan hun opgedragen taak. Aldus vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders van Cranendonck d.d. 27 november
- ir J.A.G.M. van Aaken gemeentesecretaris