Organisatieverordening van de griffie van de gemeente Rijssen-Holten 2020 (Rijssen-Holten)

Organisatieverordening van de griffie van de gemeente Rijssen-Holten 2020De raad van de gemeente Rijssen-Holten overwegingen: - gelezen het voorstel van de werkgeverscommissie d.d. 25 november 2019; - gelet op artikel 107e eerste lid, van de Gemeentewet; - gezien de bespreking in het presidium van 9 december 2019; besluit: vast te stellen de navolgende ‘Organisatieverordening van de griffie van de gemeente Rijssen-Holten 2020’: Artikel1Begripsbepalingen In deze verordening wordt verstaan onder: griffier: de op grond van artikel 107 van de Gemeentewet door de raad benoemde functionaris of diens plaatsvervangers; andere bij de griffie werkzame werknemers de onder de verantwoordelijkheid van de griffier functionerende andere werknemers van de griffie; griffie: de organisatie die valt onder de verantwoordelijkheid van de raad, bestaande uit de griffier en de andere werknemers van de griffie; werkgeverscommissie: de door de raad op grond van artikel 83 van de Gemeentewet ingestelde commissie waaraan de werkgeversfunctie van de raad met betrekking tot de griffie is gedelegeerd, met uitzondering van de bevoegdheid van de raad tot benoeming, schorsing en ontslag van de griffier. Artikel2Organisatie van de griffie De raad stelt op voorstel van de werkgeverscommissie de organisatiedoelstellingen en formatie van de griffie en de op de griffie aanwezige functies vast. De formatie van de griffie bedraagt 2,5 fte en is onderverdeeld in: • 1,0 fte Griffier (normfunctie griffier II) • 1,5 fte Administratieve ondersteuning (normfunctie medewerker administratief & secretarieel II) Binnen deze 1,5 fte voor administratieve ondersteuning is rekening gehouden met 0,2 fte aan administratieve ondersteuning ten behoeve van de rekenkamerfunctie. Artikel3Aansturing griffier 1.De werkgeverscommissie is verantwoordelijk voor de aansturing van de griffier. 2.De raad stelt op voorstel van de werkgeverscommissie een instructie vast, zoals bedoeld in artikel 107a tweede lid van de Gemeentewet. 3.De griffier handelt naar zijn instructie. 4.De griffier legt verantwoording af aan de werkgeverscommissie over het functioneren van de griffie. Artikel4Arbeidsvoorwaarden De Cao Gemeenten en het Personeelshandboek Rijssen-Holten zoals deze op dit moment zijn vastgesteld en in de toekomst (gewijzigd) worden vastgesteld, zijn van toepassing op de griffier en de andere bij de griffie werkzame werknemers. Artikel5Mandaten 1.De werkgeverscommissie mandateert de bevoegdheid tot het nemen van personele besluiten ten aanzien van de bij de griffie werkzame werknemers, met uitzondering van de griffier, aan de griffier. 2.Tot het mandaat behoort mede het afdoen en voeren van correspondentie ter zake van de toegekende bevoegdheden, alsmede het (doen) treffen van voorbereiding- en uitvoeringshandelingen. 3.Bij afwezigheid van de griffier oefent de plaatsvervangend griffier de in dit mandaatbesluit aan de griffier gemandateerde bevoegdheden uit. 4.De krachtens mandaat te nemen besluiten moeten in overeenstemming zijn met alle ter zake geldende regelingen, het door de raad en de werkgeverscommissie gevoerde beleid en mogen niet leiden tot een budgetoverschrijding. 5.Indien redelijkerwijs te verwachten is dat een in mandaat te nemen besluit bestuurlijke of politieke implicaties kan hebben, wordt de werkgeverscommissie in de gelegenheid gesteld haar wensen of bedenkingen over een ontwerp van het te nemen besluit te melden aan de griffier. Artikel6Financiën Het budget van de griffie maakt onderdeel uit van de programmabegroting. De griffier overlegt met het presidium over de besteding hiervan. Artikel7Beheer De griffier kan afspraken over dienstverlening maken met het college of de gemeentesecretaris voor het gebruik van binnen de ambtelijke organisatie van de gemeente. bestaande ondersteunende faciliteiten op het terrein van Personeel, Informatie, Juridische Zaken, Organisatie, Financiën, Automatisering en Huisvesting. Artikel8Medezeggenschap 1.De griffie kan worden beschouwd als zelfstandige onderneming. 2.De griffier treedt op als bestuurder in de zin van de Wet op de ondernemingsraden met betrekking tot de bij de griffie werkzame werknemers. 3.De ondernemingsraad van de ambtelijke organisatie van de gemeente behartigt ook de belangen van de bij de griffie werkzame werknemers. Artikel10Onvoorziene omstandigheden In gevallen waarin deze verordening niet voorziet, pleegt de griffier voor zover nodig overleg met de voorzitter van de werkgeverscommissie. Artikel11Inwerkingtreding De organisatieverordening griffie 2020 treedt in werking op 1 januari 2020 onder gelijktijdige intrekking van de Organisatieverordening griffie

1. Artikel12Citeertitel Deze verordening wordt aangehaald als: Organisatieverordening van de griffie Rijssen-Holten
2. Besluit genomen in de openbare vergadering van de gemeenteraad van Rijssen-Holten op 19 december 2019drs. G.H. Veerman, A.C. Hoflandgriffier, voorzitterToelichting organisatieverordening griffie 2020 Algemeen Organisatiedoelstelling griffie De griffie biedt de raad en raadscommissies logistieke, procedurele en inhoudelijke ondersteuning om zo de politieke besluitvorming volgens de regels van de democratische rechtstaat tot stand te laten komen. De griffie voert hierbij het secretariaat van de verschillende door de raad ingestelde gremia en de griffier is eerste adviseur van raad, raadscommissies, werkgroepen en presidium. De griffie vormt daarbij de schakel tussen de volksvertegenwoordiging enerzijds en het college / de ambtelijke organisatie van de gemeente anderzijds. Daarnaast vervult de griffie een informatieve functie naar de inwoners van de gemeente toe die hun belangen onder de aandacht willen brengen van de politiek. De griffie streeft naar een transparant en goed gefaciliteerd besluitvormingsproces waarin de volksvertegenwoordiging de weging van de bestuurlijke dilemma’s helder maakt voor de inwoners. Wettelijke grondslag In artikel 107e, eerste lid van de Gemeentewet is de raad de mogelijkheid geboden regels te stellen over de organisatie van de griffie. De raad legt deze regels vast in een organisatieverordening. Artikelsgewijs Artikel 2 Organisatie van de griffie Het is van belang dat de raad stilstaat bij wat voor een soort griffie hij als ondersteuning wenst te hebben en dus welke functies hij wenst te zien ingevuld. In dat kader is het van belang de organisatiedoelstellingen te benoemen en de formatie van de griffie te bepalen. De organisatie van de griffie sluit aan op de wensen en behoefte van de raad aan ondersteuning. De griffie bestaat uit de wettelijk verplichte griffier. Deze functionaris heeft een formatie omvang van 1.0 fte. Daarnaast heeft de griffie 1,5 fte aan administratieve ondersteuning. Dat is inclusief de 0,2 fte ondersteuning voor de rekenkamer. De rekenkamerfunctie is opgedragen aan de Stichting Rekenkamer West-Twente, waarin 4 gemeenten (Rijssen-Holten, Hellendoorn, Twenterand en Wierden) samenwerken. De griffier van Rijssen-Holten vervult in de stichting de functie van secretaris/penningmeester. Artikel 3 Aansturing griffier De raad heeft de aansturing van de griffie neergelegd bij de werkgeverscommissie. Deze commissie is verantwoordelijk voor het voeren van functionerings- en beoordelingsgesprekken met de griffier. De raad kan verder op basis van de wettelijke instructie de griffier aansturen. De griffier legt verantwoording af aan de werkgeverscommissie over het functioneren van de griffie. De werkgeverscommissie is een door de raad ingestelde commissie ex artikel 83 van de Gemeentewet en kent een eigen wettelijke regeling. Artikel 4 Arbeidsvoorwaarden De inhoud van dit artikel spreekt voor zich. Artikel 5 Mandaten De inhoud van dit artikel spreekt voor zich. Artikel 6 Financiën De inhoud van dit artikel spreekt voor zich. Artikel 7 Beheer Het is niet efficiënt en doelmatig dat de griffier alle uit de arbeidsvoorwaardenregelingen en de hierop gebaseerde personele besluiten voortvloeiende technische uitvoeringshandelingen verricht. Dat geldt evenzeer voor overige bedrijfsvoering technische handelingen (huisvesting, financiën, e.d.). Daarnaast is het ook van belang de advisering en de overige ondersteuning, bijvoorbeeld op het gebied van personeel en organisatie, te regelen. Tot nu toe vindt ondersteuning van de griffie in goed overleg plaats en zijn afspraken hierover niet nodig. Mocht in de toekomst verschil van inzicht ontstaan over de mate van ondersteuning, dan biedt dit artikel een handvat om afspraken hierover te maken. Artikel 8 Medezeggenschap In het kader van de Wet op de ondernemingsraden (WOR) moet de gemeente, als publiekrechtelijke rechtspersoon, worden aangemerkt als ondernemer. De griffie en de ambtelijke organisatie van de gemeente kunnen beiden worden beschouwd als onderneming en de griffier en de gemeentesecretaris als bestuurder in de zin van de WOR. Artikelen 10, 11 en 12 Onvoorziene omstandigheden, inwerkingtreding en citeertitel De inhoud van deze artikelen spreekt voor zich.