Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Utrechtse Heuvelrug houdende regels omtrent beheer en toezicht BRP (Regeling Be

Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Utrechtse Heuvelrug houdende regels omtrent beheer en toezicht BRP (Regeling Beheer en Toezicht BRP Gemeente Utrechtse Heuvelrug 2019)Burgemeester en wethouders van de gemeente Utrechtse Heuvelrug, Gelet op de Wet basisregistratie personen; Algemene Verordening Gegevensbescherming. Besluiten: Vast te stellen de navolgende regeling beheer en toezicht basisregistratie personen gemeente Utrechtse Heuvelrug: Hoofdstuk1Aanwijzen functionarissen Artikel1 Het college van burgemeester en wethouders wijst functionarissen aan die belast worden met het: informatiebeheer BRP beveiligingsbeheer BRP privacy beheer BRP systeembeheer toezicht control informatiebeveiliging Artikel2 1.De informatiebeheerder wijst functionarissen aan die worden belast met: gegevensbeheer; applicatiebeheer; gegevensverwerking (kwaliteit); het namens het college van burgemeester en wethouders afnemen van de in artikel 2.8, lid 2, onder sub e, van de wet bedoelde verklaring. Hoofdstuk2Het informatiebeheer Artikel3 De informatiebeheerder beheert de gemeentelijke voorziening, het gegevensmagazijn en het autorisatiebesluit. Artikel4 De informatiebeheerder voorziet in: een jaarlijkse planning van de beheeractiviteiten; een jaarlijkse rapportage aan het college van burgemeester en wethouders over de bij a. bedoelde planning, waarbij tevens inzicht wordt gegeven in de kengetallen van de bijhoudings- en beheerprocedures; een jaarlijkse rapportage over de resultaten die voortvloeien uit de in artikel 13 bedoelde kwaliteitssteekproef; administratieve beheerprocedures, voor zover hier niet door of bij de wet in is voorzien; periodiek overleg tussen hem en de op basis van de regeling aangewezen beheerders; richtlijnen voor de bijhouding van de basisregistratie personen. Artikel5 De informatiebeheerder is verantwoordelijk voor: de uitvoering van het periodieke onderzoek op grond van artikel 4.3 van de Wet naar de inrichting, de werking en de beveiliging van de basisregistratie, alsmede naar de verwerking van gegevens in de basisregistratie; de periodieke toezending van een uittreksel van de resultaten van het onderzoek aan de autoriteit persoonsgegevens en aan de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Artikel6 De informatiebeheerder adviseert het college van burgemeester en wethouders over de navolgende aspecten die voortvloeien uit deze basisregistratie te weten: persoonsinformatievoorziening; beveiliging; gegevenskwaliteit; personeelsaangelegenheden. Artikel7 De informatiebeheerder beslist: over de installatie van nieuwe of gewijzigde versies van het toepassingssysteem voor de gemeentelijke voorziening; op verzoeken van organen van de gemeente tot het verkrijgen van gegevens uit de basisregistratie personen; op verzoeken van derden als genoemd in artikel 3.6 van de Wet en als genoemd in de Verordening BRP genoemde derden tot het verkrijgen van gegevens uit de basisregistratie personen; over de wijze van de verstrekking van gegevens met betrekking tot het bepaalde in dit artikel, onder b en c. Artikel8 De informatiebeheerder ziet er op toe dat: de in deze regeling opgenomen bepalingen worden nageleefd; de behandeling en afhandeling van verzoeken om gegevensverstrekking als genoemd in artikel 7 geschiedt volgens de bepalingen uit de wet, de Verordening BRP, het reglement gegevensverstrekking BRP en de Algemene Verordening Gegevensbescherming; de bij of krachtens de wet opgelegde verplichtingen ten aanzien van inrichting en bijhouding, evenals de beveiliging van de gemeentelijke voorziening voor de basisregistratie personen worden nageleefd; dat alle in artikel 2 genoemde functionarissen, alsmede de systeembeheerder op de hoogte zijn van de installatie van nieuwe of gewijzigde versies van het toepassingssysteem voor de gemeentelijke voorziening voor de basisregistratie personen en van de gevolgen van deze installatie; de beveiligingsvoorschriften die voortvloeien uit het informatiebeveiligingsbeleid- en plan worden nageleefd. Artikel9 De informatiebeheerder, of een op grond van de artikelen 1 en 2 aangewezen functionaris, neemt deel aan buiten gemeentelijk overleg betreffende onderwerpen die het beheer van de gemeentelijke voorziening voor de basisregistratie personen aangaan. Hoofdstuk3Het gegevensbeheer Artikel10 1.De gegevensbeheerder is verantwoordelijk voor: de juistheid, actualiteit en betrouwbaarheid van de gegevens die opgenomen zijn of worden in de gemeentelijke voorziening voor de basisregistratie personen; het beheer van documentatie op het gebied van de wet en overige regelgeving op het gebied van de basisregistratie personen; de communicatie met de overheidsorganen aan wie gegevens worden verstrekt uit de basisregistratie personen en andere houders van voorzieningen voor de basisregistratie personen over gegevensverwerking; het verwerken van complexe mutaties en correcties met betrekking tot de basisregistratie personen; het uitzetten van richtlijnen met betrekking tot het actualiseren en corrigeren van persoonsgegevens in de gemeentelijke voorziening voor de basisregistratie personen. 2.De gegevensbeheerder beslist binnen 5 werkdagen op het in behandeling nemen van een melding van een overheidsorgaan die gerede twijfel heeft over de juistheid van een in de gemeentelijke voorziening van de basisregistratie personen opgenomen (authentiek) gegeven en stelt het overheidsorgaan in kennis van deze beslissing. Artikel11 De gegevensbeheerder voorziet in: de behandeling van wijzigingsverzoeken als bedoeld in artikel 2.57, 2.58 en 2.60 van de Wet BRP; controlewerkzaamheden ter waarborging van de kwaliteit van de basisregistratie personen. Artikel12 De gegevensbeheerder BRP is bevoegd, vanuit de in artikel 10 bedoelde verantwoordelijkheid de gegevensverwerkers aanwijzingen te geven betreffende de opname en bijhouding van gegevens in de gemeentelijke voorziening voor de basisregistratie personen. Artikel13 1.Periodiek wordt de inhoudelijke kwaliteit van het bestand van persoonslijsten in de basisregistratie personen onderworpen aan een inhoudelijke controle door de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. 2.De gegevensbeheerder voorziet in een doorlopende kwaliteitssteekproef en de uitvoering van de daarmee samenhangende verbetermaatregelen gericht op de handhaving van de kwaliteitsnorm van het Ministerie van Binnenlandse Zaken. 3.De gegevensbeheerder voorziet in de uitvoering van het periodiek onderzoek op grond van artikel 4.3 van de Wet, voor wat betreft de verwerking van persoonsgegevens in de gemeentelijke voorziening. Artikel14 De gegevensbeheerder neemt deel aan het in artikel 4, onder e genoemde overleg. Hoofdstuk4Het systeembeheer Artikel15 De systeembeheerder is verantwoordelijk voor het technisch onderhoud van het toepassingssysteem waarmee de gemeentelijke voorziening voor de basisregistratie personen wordt gevoerd (hierna toepassingssysteem). Artikel16 De systeembeheerder voorziet in: de fysieke beveiliging van het toepassingssysteem; een dagelijkse back-up die wordt ondergebracht in een daartoe uitgeruste en beveiligde ruimte op een andere locatie dan de ruimte waarin de apparatuur voor de gemeentelijke voorziening van de BRP is opgesteld; de technische installatie van gewijzigde of nieuwe versies van het toepassingssysteem; de beschikbaarheid van het toepassingssysteem overeenkomstig hetgeen daarover intern en met derden is overeengekomen. Artikel17 De systeembeheerder is bevoegd: direct maatregelen te treffen wanneer de continuïteit van het toepassingssysteem of de daarin opgeslagen informatie acuut in het geding is; hij is verplicht achteraf ter zake te rapporteren aan de informatiebeheerder; aanwijzingen te geven over: beheer toepassingssystemen; beheer van bestanden; reconstructiemaatregelen. Artikel18 De systeembeheerder neemt deel aan het in artikel 4, onder e genoemde overleg. Hoofdstuk5Het Applicatiebeheer Artikel19 De applicatiebeheerder voorziet in: de communicatie bij storingen in hard- en software; een logboek waarin bijzondere gebeurtenissen worden bijgehouden; de toekenning van de autorisatieniveaus voor actualiseringen aan de gegevensverwerkers, de gegevensbeheerder, de applicatiebeheerder BRP en de informatiebeheerder op grond van een besluit van de informatiebeheerder; de bijhouding van een dossier van de autorisaties, die overeenkomstig artikel 7 door de informatiebeheerder zijn toegekend; het testen en evalueren van nieuwe versies van het toepassingssysteem, alsmede het testen en evalueren van nieuwe apparatuur; de beoordeling van de gevolgen van de installatie van nieuwe en of gewijzigde versies van het toepassingssysteem; de bijhouding van een verzameling van alle problemen en klachten, die bij het gebruik van het toepassingssysteem ontstaan; een oplossing, eventueel door inschakeling van de sysgteembeheerder of een derde, voor de onder 7 genoemde problemen en klachten; de voorlichting aan de alle in artikel 2 genoemde functionarissen met betrekking tot de gevolgen van een nieuwe of gewijzigde versie van het toepassingssysteem; de coördinatie van de werkzaamheden in geval van uitwijk in overleg met de systeembeheerder; de vormgeving en inhoud van documenten, die rechtstreeks aan de basisregistratie personen worden ontleend; de afhandeling van verzoeken omtrent managementgegevens; een zo spoedig mogelijke oplossing in geval van storingen binnen het toepassingssysteem, zo nodig door inschakeling van een derde. Artikel20 De applicatiebeheerder BRP is verantwoordelijk voor: de ondersteuning bij het gebruik van het toepassingssysteem; het tijdig opschonen van de relevante bestanden in de database; het beheer van de tabellen van de basisregistratie personen; het beheer van de gebruikersdocumentatie. Artikel21 De applicatiebeheerder BRP is bevoegd: gegevensverwerkers en het personeel van externe afdelingen/diensten die direct toegang hebben tot de basisregistratie personen aanwijzingen te geven over het gebruik van het toepassingssysteem; over het gebruik van de basisregistratie personen gedragsregels op te stellen. Artikel22 De applicatiebeheerder BRP is verantwoordelijk voor de gehele of gedeeltelijke uitvoering van de uitwijkprocessen zoals beschreven in de procedure uitwijk van het informatiebeveiligingsbeleid- en plan. Artikel23 De applicatiebeheerder ziet erop toe dat voorgeschreven procedures uit het informatiebeveiligingsplan worden nageleefd. Artikel24 De applicatiebeheerder neemt deel aan: het overleg genoemd in artikel 4, onder e; het externe gebruikersoverleg. Hoofdstuk6Het privacy beheer Artikel25

1. De privacy beheerder BRP adviseert de informatiebeheerder en het college van burgemeester en wethouders over de privacyaspecten die voortvloeien uit de uitvoering van de Wet BRP, de Verordening BRP en het Reglement BRP gemeente Utrechtse Heuvelrug
3. De privacy beheerder BRP is verantwoordelijk voor: de advisering over de inhoudelijke afhandeling van de verzoeken als bedoeld in artikel 7, onder b, c en d van deze regeling; het dagelijkse toezicht op de naleving van de privacy voorschriften in relatie tot het gebruik van gegevens uit de BRP die voortvloeien uit de Wet BRP en de Algemene Verordening gegevens- bescherming. Artikel26 De privacy beheerder BRP adviseert over: de afhandeling van de verzoeken om inzage in de basisregistratie personen overeenkomstig artikel 2.55 van de wet respectievelijk artikel 15 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (inzage); de behandeling van alle verzoeken om verstrekkingsbeperking die op basis van artikel 2.59 van de wet ingediend worden en de eventuele privacy toets als bedoeld in artikel 3.21 lid 2 van de wet; de afhandeling van verzoeken om inzage in verstrekkingen uit de basisregistratie personen aan overheidsorganen en derden. Artikel27 De privacy beheerder BRP is bevoegd: op grond van het in artikel 25, sub b genoemde toezicht, alle gebruikers van gegevens uit de basisregistratie personen aanwijzingen te geven; ongevraagd advies uit te brengen over alle procedures en producten die betrekking hebben op de basisregistratie personen, waarbij de persoonlijke levenssfeer in het geding is. Artikel28 De privacy beheerder BRP is betrokken bij alle bezwaarschriftenprocedures die voortvloeien uit genomen beslissingen op grond van de Wet BRP en daarbij behorende regelingen, de Algemene Verordening Gegevensbescherming voor zover hierbij privacyaspecten aan de orde zijn. Hoofdstuk7De Gegevensverwerking (kwaliteit) Artikel29 De gegevensverwerkers voorzien in: het verwerken van de gegevens in de basisregistratie personen overeenkomstig de voorschriften van de krachtens de wet voorgeschreven systeembeschrijving (Logisch Ontwerp) en de handleiding uitvoeringsprocedures, voor zover daartoe door de applicatiebeheerder geautoriseerd; het verzamelen van de daarvoor bestemde gegevens; de archivering van de brondocumenten op grond waarvan de gegevens zijn verwerkt; de behandeling van mutaties; de behandeling van het netwerkverkeer; de behandeling van de foutverslagen, voortvloeiend uit de inkomende netwerkberichten; de toetsing van de waarde die aan overgelegde brondocumenten kan worden toegekend aan de hand van artikel 2.8 van de wet en ziet erop toe dat geen gegevens worden verwerkt uit documenten waaraan bij of krachtens de Wet geen ontleningstatus is gegeven; de dagelijkse controle van de in de basisregistratie personen aangebrachte actualiseringen; de kennisgeving aan de ingeschrevene voor wat betreft de verwerking van: wijziging van het naamgebruik; vervolginschrijving voor zover het een adreswijziging betreft die leidt tot opname in de basisregistratie personen; de toezending van de complete persoonslijst aan de ingeschrevene ingeval van een inschrijving in de basisregistratie personen; de afhandeling van de verzoeken om inzage in de basisregistratie personen overeenkomstig artikel 2.55 van de wet respectievelijk artikel 15 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (inzage) de behandeling van alle verzoeken om verstrekkingsbeperking die op basis van artikel 2.59 van de wet ingediend worden en de eventuele privacy toets als bedoeld in artikel 3.21 lid 2 van de wet; de afhandeling van verzoeken conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming; de kennisgeving conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming; de afhandeling van verzoeken om inzage in verstrekkingen uit de basisregistratie personen aan overheidsorganen en derden. Artikel30 De gegevensverwerkers: beslissen op aangiften en verzoekschriften die op grond van de wet worden gedaan met inachtneming van het gestelde in artikel 26 en voor zover hier niet op andere wijze in is voorzien; beslissen over het verwerken van resultaten van onderzoeken die zijn ingesteld naar aanleiding van een melding van een overheidsorgaan; stellen overheidsorganen in kennis van de beslissing ingevolge dit artikel. Hoofdstuk8De toezichthouder Artikel31 De toezichthouders als bedoeld in artikel 4.2 van de Wet BRP, is verantwoordelijk voor het toezicht op de naleving van de verplichtingen van de burger ingevolge hoofdstuk 2, afdeling 1, paragraaf 5 van de Wet BRP. Artikel32 De toezichthouder controleert of de burger voldoet aan zijn verplichtingen met betrekking tot de inschrijving in de BRP (artikel 2.38), de wijziging van diens adres (2.39), het rechtmatig gebruik van een briefadres (2.40 t/m 2.42), vertrek uit Nederland (2.43), de verstrekking van alle inlichtingen die nodig zijn voor de bijhouding van de BRP. Artikel33 De toezichthouder ziet er op toe dat, indien de burger niet zelf aan zijn verplichtingen voldoet of kan voldoen, de verplichtingen worden vervuld door degene die daartoe bevoegd is op grond van de artikelen 2.49 en 2.50 van de Wet BRP. Artikel34 1.De toezichthouder ontleent de in lid 2 van dit artikel genoemde bevoegdheden aan hoofdstuk 5 van de Algemene wet bestuursrecht. 2.De toezichthouder is in verband met de uitvoering van de taken als genoemd in artikel 32, bevoegd: met uitzondering van het zonder toestemming van een bewoner betreden van een woning, elke plaats te betreden met meeneming van apparatuur (zoals laptop, fotocamera); zich zonodig toegang verschaffen met behulp van de sterke arm; zich te laten vergezellen door personen die door hem zijn aangewezen; inlichtingen te vorderen; inzage te vorderen van een identiteitsbewijs; zakelijke gegevens te vorderen, kopieën te maken of documenten mee te nemen om te kopiëren; onderzoek te doen; rapport op te maken ter zake een geconstateerde overtreding van de bepalingen van de Wet BRP, als genoemd in artikel
4. Artikel35 De toezichthouder voert zijn werkzaamheden uit in samenspraak met de gegevensverwerker en koppelt het resultaat van zijn werkzaamheden terug aan de gegevensverwerker. Artikel36 1.De toezichthouder is bevoegd om namens burgemeester en wethouders een bestuurlijke boete op te leggen. 2.De toezichthouder neemt bij gebruik van de bevoegdheid als bedoeld in lid 1 van dit artikel binnen de gemeente Utrechtse heuvelrug ter zake geldende beleidsregels in acht. Artikel37 De toezichthouder legt het resultaat van zijn werkzaamheden vast in een onderzoekrapportage en draagt zorg voor dossiervorming. Hoofdstuk9Het beveiligingsbeheer Artikel38 1.De beveiligingsbeheerder BRP is verantwoordelijk voor de inrichting, organisatie en uitvoering van het informatiebeveiligingsbeleid- en plan op het gebied van de persoonsinformatievoorziening. 2.De beveiligingsbeheerder BRP is verantwoordelijk voor de opstelling en uitvoering van het informatiebeveiligingsplan voor de gemeentelijke voorzieningen waarmee de gemeente Utrechtse heuvelrug uitvoering geeft aan de Wet BRP. Artikel39 1.De beveiligingsbeheerder BRP ondersteunt en adviseert de informatiebeheerder op het gebied van informatiebeveiliging op zodanige wijze, dat de informatiebeheerder diens verantwoordelijkheid op grond van de artikelen 4 en 5 van dit reglement op deugdelijke wijze kan invullen. 2.De beveiligingsbeheerder coördineert de uitvoering van de beveiligingsmaatregelen van het generieke informatiebeveiligingsbeleid- en plan. Artikel40 De beveiligingsbeheerder is bevoegd: uit hoofde van diens verantwoordelijkheid als bedoeld in artikel 38, alle gebruikers van gegevens uit de basisregistratie personen aanwijzingen te geven; ongevraagd advies uit te brengen over alle procedures en producten die betrekking hebben op de basisregistratie personen, waarbij de beveiliging in het geding is. Artikel41 De beveiligingsbeheerder BRP: onderkent en reageert op incidenten en adviseert over de maatregelen die nodig zijn om de gevolgen van een incident te beperken en om herhaling te voorkomen; stelt passende normen en controlemaatregelen op; implementeert beveiligingsmaatregelen; coördineert en handhaaft de uitvoering van de maatregelen als genoemd onder c. Artikel42 De beveiligingsbeheerder is het aanspreekpunt op het gebied van Informatiebeveiliging en bevordert het beveiligingsbewustzijn bij management en medewerkers. Artikel43 De beveiligingsbeheerder: neemt deel aan het in artikel 4, onder e genoemde overleg; participeert in de ontwikkeling en formulering van het gemeente brede informatiebeveiligingsbeleid. Artikel44 De beveiligingsbeheerder rapporteert jaarlijks over de informatieveiligheid aan de informatiebeheerder en verzorgt de bijdragen aan de gemeentebrede managementrapportage over de informatieveiligheid met betrekking tot de persoonsinformatievoorziening. Hoofdstuk10Beveiligingscontrol Artikel45 De controller informatiebeveiliging is verantwoordelijk voor het toezicht op naleving van de beveiligingsmaatregelen en –procedures zoals uitgewerkt in het informatiebeveiligingsbeleid- en plan en met inachtneming van de voor de gemeente vastgestelde baseline informatiebeveiliging gemeenten. Artikel46 De controller informatiebeveiliging is bevoegd om het management dwingende adviezen te geven ten aanzien van de naleving van de beveiligingsvoorschriften, die voortvloeien uit de Wet BRP en het informatiebeveiligingsbeleid- en plan. Artikel47 De controller informatiebeveiliging ziet er op toe dat: beveiligingsvoorschriften die voortvloeien uit de Wet BRP en het informatiebeveiligingsbeleid- en plan worden nageleefd; de in deze regeling opgenomen bepalingen inzake beveiliging worden nageleefd. Artikel48 De controller informatiebeveiliging adviseert rechtstreeks aan het college van burgemeester en wethouders over beveiligingsaspecten die uit het informatiebeveiligingsbeleid- en plan voortvloeien. Artikel49 De controller informatiebeveiliging voorziet in een jaarlijkse rapportage over activiteiten in het kader van de organisatie brede informatieveiligheid. Hoofdstuk11Slotbepalingen Artikel50 De in deze regeling opgenomen bepalingen gelden voor de gemeentelijke voorzieningen als bedoeld artikel 1.2 juncto 1.4 van de Wet BRP evenals voor de in de gemeentelijke voorziening genoemde aangehaakte gegevens en voor de basisgegevens uit de BRP in het gegevensmagazijn. Artikel51 Deze regeling treedt in werking op na publicatie. Artikel52 Deze regeling wordt aangehaald als Regeling Beheer en Toezicht BRP Gemeente Utrechtse Heuvelrug
5. Aldus besloten in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van deUtrechtse Heuvelrug op 5 november 2019De burgemeester, G.F. Naafs De secretaris,drs. M.J.T.H. Havekes