Financiële Verordening Omgevingsdienst Noordzeekanaalgebied 2020 Besluit van het Algemeen Bestuur van de Omgevingsdienst Noordzeekanaalgebied van 7 februari 2020 tot vaststelling van de Financiële Verordening Omgevingsdienst Noordzeekanaalgebied 2020 Het Algemeen Bestuur van de Omgevingsdienst Noordzeekanaalgebied; gelet op artikel 59, zesde lid van de Wet gemeenschappelijke regelingen en artikel 37 van de Gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Noordzeekanaalgebied; BESLUIT VAST TE STELLEN: Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen Artikel
- Begrippenkader In deze verordening wordt verstaan onder: - Administratie: Het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de Omgevingsdienst en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd; - Administratieve organisatie: Het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging ten behoeve van de verantwoordelijke leiding binnen de Omgevingsdienst; - Afdeling: Organisatorische eenheid binnen de Omgevingsdienst die als zodanig een eigen rechtstreekse verantwoordelijkheid aan de directeur heeft; - Doelmatigheid: Het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen; - Doeltreffendheid: Mate waarin de Omgevingsdienst erin slaagt met de geleverde prestaties de gestelde doelen of de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid te bereiken; - Financieel beheer: Het uitoefenen van bestuur over en toezicht op het beheer van middelen en het uitoefenen van rechten van de Omgevingsdienst; - Financiële administratie: Het onderdeel van de administratie dat omvat het systematisch maken en verwerken van aantekeningen betreffende de financiële gegevens van (onderdelen van) de organisatie van de Omgevingsdienst, teneinde te komen tot een goed inzicht in: de financieel- economische positie, het financiële beheer, de uitvoering van de begroting, het afwikkelen van vorderingen en schulden, evenals tot het afleggen van rekening en verantwoording daarover; - Investering: Een investering is een uitgaaf voor een goed of object met een gebruiksduur langer dan een jaar; - Investeringen met een economisch nut: Investeringen met een economisch nut zijn alle investeringen die bijdragen aan de mogelijkheid middelen te verwerven en/of die in het economisch verkeer verhandelbaar zijn; - Investeringen met een maatschappelijk nut: Alle investeringen die niet aangemerkt worden als investeringen met een economisch nut; - Omgevingsdienst: Omgevingsdienst Noordzeekanaalgebied; - Rechtmatigheid: Het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving; - Weerstandscapaciteit: De middelen en mogelijkheden waarover de Omgevingsdienst beschikt of kan beschikken om niet voorziene tegenvallers te bekostigen. Hoofdstuk 2 Begroting en verantwoording Artikel
- Opstellen begroting
- Het Algemeen Bestuur stelt ieder jaar een begroting vast.
- Het Algemeen Bestuur stelt de programma-indeling voor de begroting vast.
- Het Algemeen Bestuur stelt op voorstel van het Dagelijks Bestuur relevante indicatoren vast voor het meten van en het afleggen van verantwoording over de dienstverlening door de Omgevingsdienst.
- Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor het verzamelen en vastleggen van gegevens over de dienstverlening door de Omgevingsdienst, opdat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid zoals vastgesteld door het Algemeen Bestuur van de Omgevingsdienst kunnen worden getoetst. Artikel
- Producten
- Het Dagelijks Bestuur van de Omgevingsdienst werkt de programmabegroting uit in een productenraming.
- Zowel bij de programmabegroting als bij de jaarrekening wordt een overzicht ter inzage gelegd van de toedeling van producten aan de verschillende begrotingsprogramma’s. Artikel
- Kaders begroting
- Het Dagelijks bestuur biedt uiterlijk 15 februari van het lopende begrotingsjaar een Kadernota aan het Algemeen Bestuur aan over de kaders en uitgangspunten voor het volgende begrotingsjaar en de drie opvolgende jaren.
- Het Algemeen Bestuur stelt deze Kadernota ieder jaar uiterlijk 1 maart vast.
- De Kadernota wordt ieder jaar vóór 15 april ter informatie aan de gemeenteraden en Gedeputeerde Staten toegezonden. Hoofdstuk 3 Autorisatie en uitvoering Artikel
- Uitvoering begroting
- Het Dagelijks Bestuur stelt regels die waarborgen dat de uitvoering van de begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt.
- Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor dat: a. de lasten en baten op een adequate en eenduidige wijze zijn toegewezen aan de producten van de productenraming; b. de budgetten uit de productenraming en kredieten voor investeringen passen binnen de kaders zoals geautoriseerd door het Algemeen Bestuur; c. de lasten op programmaniveau niet worden overschreden; d. de lasten van de producten niet dusdanig worden overschreden dat het verwezenlijken van andere producten binnen hetzelfde programma onder druk komt. Artikel
- Beheersing en interne controle
- Het Dagelijks Bestuur draagt ten behoeve van het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van de jaarrekening zorg voor de periodieke interne controle van de getrouwheid van de informatieverstrekking, en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijking neemt het Dagelijks Bestuur maatregelen tot herstel.
- Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor de periodieke interne controle van de organisatieonderdelen op juistheid, volledigheid en tijdigheid van de bestuurlijke informatievoorziening, de rechtmatigheid van beheershandelingen en op misbruik en oneigenlijk gebruik van de regelingen van de Omgevingsdienst. Artikel
- Rapportage en Verantwoording
- Het Dagelijks Bestuur informeert het Algemeen Bestuur door middel van één tussentijdse half jaarrapportage over de realisatie van de begroting van de Omgevingsdienst.
- De inrichting van de tussentijdse rapportage sluit aan bij de indeling van de begroting.
- De rapportage gaat ten minste in op afwijkingen, zowel wat betreft de lasten en baten alsook op de geleverde goederen en diensten. In de rapportage wordt in ieder geval aandacht besteed aan afwijkingen van inkomsten en uitgaven ten opzichte van de begroting.
- Voor investeringen/in de loop van het begrotingsjaar die niet in de begroting zijn opgenomen, legt de directeur voorafgaande aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel met een voorstel voor de financiering (investeringskrediet of eigen middelen in reserve) aan het Algemeen Bestuur voor. Artikel
- Jaarstukken Het Dagelijks Bestuur legt verantwoording af aan het Algemeen Bestuur over de uitvoering van de begroting. In de verantwoording geeft het Dagelijks Bestuur aan: a. welke doelstellingen en resultaten zijn bereikt en welke niet; b. welke goederen en diensten zijn geleverd en wat de relatie was tot de beschikbaar gestelde budgetten; c. welke kosten zijn gemaakt en wat de afwijkingen zijn ten opzichte van de begroting. Hoofdstuk 4 Financieel beleid Artikel
- Financiële positie
- Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor, dat al het beleid waartoe het Algemeen Bestuur heeft besloten, in de uiteenzetting van de financiële positie is opgenomen.
- Het Algemeen Bestuur autoriseert met het vaststellen van de financiële positie de eventuele nieuwe investeringskredieten. Artikel
- Waardering en afschrijving vaste activa
- Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.
- De materiële vaste activa met economisch nut, zoals bedoeld in artikel 35 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten, worden lineair afgeschreven in: a. 15 jaar: technische installaties in bedrijfsgebouwen; b. 10 jaar: veiligheidsvoorzieningen bedrijfsgebouwen en kantoormeubilair; c. 3 tot 5 jaar: software, automatiseringsapparatuur en telefooninstallaties; d. 1 tot 10 jaar: verbouwingen, termijn afhankelijk van looptijd huurcontract, inclusief optietermijn verlenging. Afschrijving start op jaarbasis in het jaar nadat de investering gereed is gekomen of is verworven en activa met een verkrijgingprijs van minder dan € 25.000 per stuk behoeven niet te worden geactiveerd. Deze activa dienen in het jaar van aanschaf ten laste van de exploitatie te worden gebracht.
- De immateriële vaste activa, zoals bedoeld in artikel 34 lid b van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten, worden lineair afgeschreven in vijf jaar. Artikel
- Reserves en voorzieningen
- Het Dagelijks Bestuur biedt jaarlijks als onderdeel van de begroting het overzicht van reserves en voorzieningen aan ter behandeling en vaststelling door het Algemeen Bestuur. Het overzicht bevat de criteria voor vorming en vrijval van reserves, de vormingen vrijval van voorzieningen en de (eventuele) toerekening en verwerking van rente over reserves, bestemmingsreserves en voorzieningen.
- Het Dagelijks Bestuur biedt jaarlijks als onderdeel van de jaarrekening het overzicht van mutaties van reserves en voorzieningen aan ter behandeling en vaststelling door het Algemeen Bestuur. Het overzicht bevat een onderbouwing van de hoogte van reserves en voorzieningen en de voorgestelde mutaties.
- Het voorstel tot bestemming van het rekeningresultaat wordt ter goedkeuring voorgelegd aan de Raden en Staten alvorens dit aan de Algemene Reserve gedoteerd of onttrokken wordt. Artikel
- Financieringsfunctie Het te voeren beleid op het gebied van de treasury is vastgelegd in een door het Algemeen Bestuur vastgesteld Treasurystatuut. Hoofdstuk 5 Paragrafen Artikel
- Weerstandsvermogen en risicomanagement In de paragraaf weerstandsvermogen van de begroting en de jaarstukken, geeft het Dagelijks Bestuur: a. Een overzicht van de risico’s van materieel belang, met een inschatting van de kans dat deze risico’s zich voordoen. Waar mogelijk worden deze risico’s gekwantificeerd; b. de weerstandscapaciteit en in hoeverre schade en verliezen als gevolg van de risico’s van materieel belang met de weerstandscapaciteit kunnen worden opgevangen. Artikel
- Financiering Bij de begroting en de jaarstukken doet het Dagelijks Bestuur in de paragraaf financiering naast de verplichte onderdelen van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten ook verslag van de schulden en het verschuldigde rentepercentage. Artikel
- Bedrijfsvoering In de paragraaf bedrijfsvoering bij de begroting en de jaarstukken wordt in ieder geval ingegaan op de omvang, opbouw en ontwikkeling van het personeelsbestand en de loonkosten, de huisvestingskosten, de automatiseringskosten. Hoofdstuk 6 Financiële organisatie en administratie Artikel
- Administratie
- De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor: a. het sturen en het beheersen van activiteiten en processen bij de Omgevingsdienst; b. het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van balansposten; c. het verschaffen van informatie aan de budgethouders en voor het maken van kostencalculaties; d. het bevorderen van de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving; e. het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving; f. de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie evenals voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid ende doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen. Artikel
- Financiële administratie Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor dat: a. de inrichting en de werking van de financiële administratie voldoet aan het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en andere relevante wet- en regelgeving; b. de vereiste informatie verstrekt wordt aan het Rijk en andere instellingen die specifieke verantwoordingsverplichtingen opleggen aan de Omgevingsdienst. Artikel
- Financiële organisatie Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor: a. een eenduidige indeling van de organisatie van de Omgevingsdienst en een eenduidige toewijzing van de taken van de Omgevingsdienst aan de afdelingen; b. een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden en verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan de deelnemers van de gemeenschappelijke regeling van de Omgevingsdienst is gewaarborgd; c. de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten; d. de te maken afspraken met de afdelingen over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen. Artikel
- Aanbesteding en inkoop Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor en legt (in een besluit) vast de interne regels (protocol) voor de inkoop en aanbesteding van werken en diensten. Hoofdstuk 7 Overige bepalingen Artikel
- Bekendmaking en inwerkingtreding
- Deze verordening treedt in werking de dag na bekendmaking in het Publicatieblad van de Omgevingsdienst Noordzeekanaalgebied. De jaarrekening 2020 zal conform deze verordening worden opgesteld en gecontroleerd .
- De Financiële Verordening Omgevingsdienst Noordzeekanaalgebied van 9 december 2015 wordt ingetrokken. Artikel
- Citeertitel Deze verordening kan worden aangehaald als “Financiële Verordening Omgevingsdienst Noordzeekanaalgebied 2020”. Zaandam, 7 februari 2020 Het Algemeen Bestuur van de Omgevingsdienst Noordzeekanaalgebied, de secretaris Mevrouw drs. E.M.J. Meijers de voorzitter Mevrouw M.H.F. Schuurmans-Wijdeven