Beheerregeling informatiebeheer BVO CJG Drimmelen Geertruidenberg 2020 (CJG Drimmelen Geertruidenberg)

Beheerregeling informatiebeheer BVO CJG Drimmelen Geertruidenberg 2020Het bestuur van de Bedrijfsvoeringsorganisatie Centrum Jeugd en Gezin Drimmelen Geertruidenberg (hierna genoemd: de BVO CJG); gelet op: artikel 40 en 41 van de Archiefwet 1995; artikel 14 van het Archiefbesluit 1995; de Archiefregeling; artikel 8, lid 3 van de Wet gemeenschappelijke Regelingen per 1 januari 2015; artikel 26 van de door de colleges van de gemeenten Drimmelen en Geertruidenberg vastgestelde Gemeenschappelijke regeling BVO CJG Drimmelen Geertruidenberg; Overwegende dat: voor de uitvoering van gemeentelijke taken op grond van de Jeugdwet een bedrijfsvoeringsorganisatie is opgericht door de gemeenten Drimmelen en Geertruidenberg; in het kader van de uitvoering van taken op het gebied van de Jeugdwet informatie wordt ontvangen, gecreëerd, uitgewisseld en gearchiveerd; deze informatie de basis vormt voor de bedrijfsvoering en de risicobeheersing van de BVO CJG Drimmelen Geertruidenberg); deze informatie van belang kan zijn als bewijs van rechten en plichten van de BVO CJG Drimmelen Geertruidenberg en van andere partijen of personen; Deze informatie een basis vormt voor de verantwoording van het handelen van de BVO CJG Drimmelen Geertruidenberg, en democratische controle; de colleges van Drimmelen en Geertruidenberg belast blijven voor de zorg voor de archiefbescheiden die ontstaan uit hoofde van de door de deelnemende gemeenten gemandateerde, gevolmachtigde en gemachtigde taken; de directie van de BVO CJG Drimmelen Geertruidenberg is belast met de zorg en het beheer van de archiefbescheiden met betrekking tot de eigen bedrijfsvoering als bedoeld in artikel 41 van de Archiefwet 2015, artikel 14 van het Archiefbesluit 1995 en in artikel 26, eerste lid van de Gemeenschappelijke regeling; het bestuur van de BVO CJG Drimmelen Geertruidenberg ten aanzien van zijn archiefbescheiden beheersregels vast moet stellen; de directie en de deelnemende gemeenten nadere afspraken dienen te maken over het beheer van de archiefbescheiden die voortkomen uit de gemandateerde taken en de archiefbewaarplaats voor deze archiefbescheiden; deze regeling de beheersregels bevat als bedoeld in artikel 14 van het Archiefbesluit 1995 en tevens de verplichte uitwerking is van de verplichting in artikel 26, eerste lid van genoemde Gemeenschappelijke regeling; besluit vast te stellen: Beheerregeling betreffende de inrichting en uitvoering van het informatiebeheer van de BVO CJG Drimmelen Geertruidenberg, voor zover de informatie, die daarvan deel uitmaakt, niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Hoofdstuk1.Algemene bepalingen Artikel1.Begripsbepalingen In deze beheerregeling wordt verstaan onder: archiefbescheiden, als bedoeld in artikel 1, onder c, van de Archiefwet 1995: bescheiden, ongeacht hun vorm, door de overheidsorganen ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten; bescheiden, ongeacht hun vorm, met overeenkomstige bestemming, ontvangen of opgemaakt door instellingen of personen, wier rechten of functies op enig overheidsorgaan zijn overgegaan; bescheiden, ongeacht hun vorm, welke ingevolge overeenkomsten met of beschikkingen van instellingen of personen dan wel uit anderen hoofde in een archiefbewaarplaats zijn opgenomen om daar te berusten; reproducties, ongeacht hun vorm, welke bij of krachtens de wet in de plaats zijn gesteld van de onder 1°, 2° of 3° bedoelde archiefbescheiden of welke op grond van het bepaalde in artikel 7 van de Archiefwet 1995 zijn vervaardigd; archiefbewaarplaats: de archiefbewaarplaats van de gemeente Geertruidenberg; archiefruimte: de archiefruimte van de gemeente Geertruidenberg; beheer: de ambtelijke verantwoordelijkheid voor de uitvoering van werkzaamheden om archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren; beheerder: de directie van de BVO CJG; conversie: omzetting of overzetting van gegevens in een ander bestandsformaat, als bedoeld in artikel 1, onder d, van de Archiefregeling; informatiehuishouding: het geheel aan maatregelen om de archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren gedurende de wettelijk bepaalde termijn; kwaliteitssysteem: kwaliteitssysteem als bedoeld in artikel 16 van de Archiefregeling; migratie: overzetting van gegevens en toepassingsprogrammatuur naar een ander platform, als bedoeld in artikel 1, onder k, van de Archiefregeling; overbrenging: overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats als bedoeld in de artikelen 12 en 13 van de Archiefwet 1995; selectielijst: lijst waarin tenminste wordt aangegeven welke archiefbescheiden voor vernietiging in aanmerking komen als bedoeld in artikel 5 van de Archiefwet 1995; Strategisch informatieoverleg: structureel overleg dat de besluitvorming inzake de informatiehuishouding vanuit de verantwoordelijkheid voor de informatieketen in samenhang voorbereidt; vervanging: het vervangen van archiefbescheiden door reprodukties als bedoeld in artikel 7 van de Archiefwet 1995, en vervreemding: overdracht van archiefbescheiden als bedoeld in artikel 8 van de Archiefwet 1995 of van rechtswege. Artikel2.Reikwijdte De bepalingen ten aanzien van de geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden alsmede ten aanzien van de vervanging van archiefbescheiden als bedoeld in artikelen 17 tot en met 26b van de Archiefregeling, zijn van overeenkomstige toepassing op alle archiefbescheiden ongeacht de daarvoor geldende bewaartermijn. Hoofdstuk2.Beheerregeling Artikel3.Taken beheerder De beheerder is belast met het beheer van de archiefbescheiden in overeenstemming met de eisen van het gehanteerde kwaliteitssysteem. De beheerder stelt alvorens tot vernietiging van archiefbescheiden over te gaan een specificatie van vernietigbare archiefbescheiden op met inachtneming van de geldende selectielijst. De specificatie behoeft de goedkeuring van de gemeentearchivaris van de gemeente Geertruidenberg, welke goedkeuring geldt als een machtiging tot vernietiging. Artikel4.Taken en bevoegdheden Strategisch informatieoverleg Het Strategisch informatieoverleg geeft het bestuur van de BVO CJG in ieder geval advies over: vervreemding van archiefbescheiden; uitzonderingen op de bewaartermijnen die zijn voorgeschreven in de geldende selectielijst gemeentelijke archiefbescheiden als bedoeld in artikel 5, eerste lid, onder e, van het Archiefbesluit en overige waarderingsvraagstukken[; overdracht van archiefbescheiden aan een andere beheerder; vervanging, migratie en conversie van archiefbescheiden; overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats; beperkingen op de openbaarheid van archiefbescheiden, alvorens deze worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats; duurzaamheid van digitale archiefbescheiden, en de keuze, inrichting en locatie van archiefruimten bestemd voor het bewaren van archiefbescheiden. Het Strategisch informatieoverleg kan de beheerder uitnodigen bij het overleg. Artikel5.Overdracht en terbeschikkingstelling van archiefbescheiden Bij overdracht van een of meer taken van de ene beheerder aan een andere beheerder, en bij het opheffen, samenvoegen of splitsen van organisatieonderdelen, worden de volgende voorzieningen omtrent de archiefbescheiden getroffen: archiefbescheiden betreffende zaken die op het moment van overdracht nog niet zijn afgedaan, worden overgedragen aan de archiefvormende beheerder, die deze zaken zal afdoen; van een overdracht aan een ander overheidsorgaan wordt een verklaring van vervreemding opgemaakt; archiefbescheiden betreffende zaken die op het moment van opheffing zijn afgedaan, worden tot hun overbrenging naar de archiefbewaarplaats overgedragen aan de archiefvormende beheerder of ter beschikking gesteld aan het andere overheidsorgaan, dat de taken krijgt toegewezen dan wel met de afwikkeling van de opheffing wordt belast; archiefbescheiden betreffende zaken die op het moment van privatisering nog niet zijn afgedaan, worden tijdelijk ter beschikking gesteld aan de rechtspersoon waaraan die taken worden overgedragen, en archiefbescheiden betreffende zaken die op het moment van privatisering zijn afgedaan, kunnen voor zover zij niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, voor een periode van maximaal 20 jaar ter beschikking worden gesteld aan de rechtspersoon waaraan die taken worden overgedragen. Artikel6.Verantwoordelijkheden ten aanzien van de archiefbewaarplaats De beheertaak van de beheerder met betrekking tot de overgebrachte archiefbescheiden omvat: de opname en het beheer van de archiefbescheiden in de archiefbewaarplaats; het bijhouden welke archiefbescheiden beperkt openbaar zijn. Hierbij geeft hij aan wanneer, op welke wijze en voor welke termijn beperkingen zijn opgelegd; het faciliteren van onderzoek in de door hem beheerde archiefbescheiden ten behoeve van gemeentelijke organen of derden. Hij verstrekt zo mogelijk daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zo nodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd; het toewijzen of afwijzen van een verzoek tot raadpleging van beperkt openbare archiefbescheiden; het uitlenen van archiefbescheiden aan overheidsorganen; het tweejaarlijks opstellen van een lijst van overgebrachte nieuwe archieven en collecties. Hoofdstuk3.Slotbepalingen Artikel7.Inwerkingtreding en citeertitel Deze beheerregeling treedt in werking met ingang van de eerste dag na die van bekendmaking en werkt terug tot en met 1 januari

1. Deze beheerregeling wordt aangehaald als: Beheerregeling informatiebeheer BVO CJG Drimmelen Geertruidenberg
2. Aldus vastgesteld te Geertruidenberg op 3 februari 2020,Het bestuur van de BVO CJG,M.P.C. Hofkens J.G.M. VissersToelichting Algemeen In artikel 41, eerste lid onder a van de Archiefwet 1995 (hierna: Archiefwet) is de zorg voor de archiefbescheiden van een Gemeenschappelijke Regeling (zorgdrager) gelegd. Het bestuur van de Gemeenschappelijke regeling moet deze zorgplicht uitvoeren overeenkomstig de Wet gemeenschappelijke regelingen, de Gemeenschappelijke regeling zelf en met inachtneming van de specifieke kaders die de Archiefwet, het Archiefbesluit 1995 (hierna: Archiefbesluit) en de Archiefregeling daarvoor stellen én in lijn met de toepasselijke algemene regels van onder meer de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb) en de Gemeentewet. Het bestuur kan op grond van artikel 1, eerste lid, van de Archiefverordening beheerregels vaststellen voor hun archiefbescheiden. Deze beheerregeling is een invulling hiervan en bevat met name een aantal (interne) werkinstructies ten aanzien van taken en bevoegdheden die rechtstreeks bij het bestuur zijn belegd (en ten aanzien waarvan de gemeenteraad geen uitdrukkelijke regelgevende bevoegdheid is toebedeeld). Artikelsgewijs In deze artikelsgewijze toelichting worden enkel die bepalingen behandeld die nadere toelichting behoeven. Artikel
3. Begripsbepalingen Enkele relevante begrippen uit de Archiefwet zijn voor de duidelijkheid in deze beheerregeling herhaald. Daarnaast bevat deze beheerregeling enkele begripsbepalingen in aanvulling op de begrippen die al in de Archiefwet zijn gedefinieerd. Als beheerder kan worden aangewezen een specifieke functionaris, in geval van een gemeente bijvoorbeeld de gemeentesecretaris, of een hoofd van een beheerseenheid verantwoordelijk voor de gehele (gemeentelijke) organisatie, respectievelijk een onderdeel daarvan. Artikel
4. Reikwijdte De Archiefregeling is ingevolge artikelen 11 tot en met 13 van het Archiefbesluit van toepassing op blijvend te bewaren archiefbescheiden. Deze voorzieningen dienen in brede zin te worden getroffen voor de deugdelijke inrichting van al het informatiebeheer. Daarom worden deze bepalingen in dit artikel van overeenkomstige toepassing verklaard op alle archiefbescheiden, ongeacht de bewaartermijn. Artikel
5. Taken beheerder Het eerste onderdeel van dit artikel zorgt ervoor dat de uitvoering van de verantwoordelijkheden van het bestuur voor het beheer van archiefbescheiden in de ambtelijke organisatie wordt belegd. De taken van de beheerder voor het beheer van archiefbescheiden zijn vastgelegd in hoofdstuk 3 en 3a, in de artikelen 17 tot en met 26b van de Archiefregeling. Het gaat daarbij onder meer over het bijhouden van een overzicht van archiefbescheiden conform de vastgestelde ordeningsstructuur, het treffen van voorzieningen voor doelmatige vervanging van archiefbescheiden en metadatering. De uitvoering daarvan dient integraal onderdeel te vormen van het kwaliteitssysteem dat wordt toegepast. Het tweede onderdeel borgt dat vernietiging van archiefbescheiden alleen wordt uitgevoerd met voorafgaande goedkeuring van de gemeentearchivaris. Artikel
6. Taken en bevoegdheden Strategisch informatieoverleg Het Strategisch informatieoverleg (SIO) bewaakt de ketengerichte belangenafweging in de informatiehuishouding. Het SIO heeft minimaal als taak te adviseren bij besluiten omtrent vervreemding van archiefbescheiden als bedoeld in artikel 7 van het Archiefbesluit. Daarnaast is een SIO verplicht bij de opstelling van een selectielijst als bedoeld in artikel 5 van het Archiefbesluit. In artikel 11, eerste lid van het Archiefbesluit is bepaald dat de zorgdrager, i.c. het bestuur van de gemeenschappelijke regeling, zodanige voorzieningen treft ten aanzien van de door hem opgemaakte archiefbescheiden die ingevolge een voor hem geldende selectielijst voor bewaring in aanmerking komen, dat bij het raadplegen van die archiefbescheiden na ten minste honderd jaar geen noemenswaardige achteruitgang zal zijn te constateren. (In artikel 8, eerste lid, van de Archiefwet is bepaald dat burgemeester en wethouders, na machtiging van de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW), bevoegd zijn tot vervreemding van archiefbescheiden. Volgens het tweede lid van artikel 8 van de Archiefwet is geen machtiging vereist bij vervreemding ter uitvoering van een wet. Op grond van artikel 7, tweede lid, van het Archiefbesluit hoeven burgemeester en wethouders in geval geen machtiging is vereist, ook geen advies van het SIO te overleggen.) Het ontwerpen van een selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke organen (en van gemeenschappelijke regelingen) wordt verzorgd door de VNG die daartoe een specifiek SIO inricht. De toepassing van deze selectielijst is na vaststelling door de minister van OCW verplicht. Lokaal dienen aanvullend besluiten te worden genomen over de selectie van archiefbescheiden voor permanente bewaring die volgens deze selectielijst voor vernietiging in aanmerking komen, als bedoeld in artikel 5, eerste lid, aanhef en onder e, van het Archiefbesluit. Het gaat daarbij om archiefbescheiden die betrekking hebben op bijzondere gebeurtenissen of kwesties. Het SIO kan de verantwoordelijke beheerder betrekken bij de advisering. Artikel
7. Overdracht en terbeschikkingstelling van archiefbescheiden In dit artikel worden regels gegeven voor overdracht van archiefbescheiden bij reorganisaties en overdracht van taken aan andere overheidsorganen. Volgens artikel 4 van de Archiefwet houdt een regeling, waarbij overheidsorganen worden opgeheven, samengevoegd of gesplitst, dan wel waarbij een of meer taken van een overheidsorgaan worden overgedragen aan een ander overheidsorgaan, een voorziening in omtrent hun archiefbescheiden. Het overdragen van een bestaande bevoegdheid wordt juridisch aangeduid als ‘delegatie’. Delegatie heeft tot gevolg dat de delegataris de bevoegdheid in eigen naam gaat uitoefenen. Het oorspronkelijk bevoegde orgaan (delegans) verliest zijn bevoegdheid (artikel 10:17 van de Awb). Bij taakuitvoering op grond van ‘mandaat’ is geen sprake van overdracht. Onder mandaat wordt verstaan: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen (artikel 10:1 van de Awb). Anders dan bij delegatie blijft de bevoegdheid dus bij de mandaatverlener (mandans) en is geen sprake van overdracht van archiefbescheiden: deze archiefbescheiden worden dan ter beschikking gesteld. In artikel 26 van de Gemeenschappelijke regeling Bedrijfsvoeringsorganisatie Centrum Jeugd en Gezin Drimmelen Geertruidenberg is bepaald dat de zorg voor archiefbescheiden, die ontstaan uit hoofde van de door de deelnemende gemeenten gemandateerde, gevolmachtigde en gemachtigde taken bij de gemeenten berust. De deelnemende gemeenten kiezen er voor om één bewaarplaats voor de archiefbescheiden aan te wijzen. De directie van de BVO CJG is belast met het beheer van de archiefbescheiden. De directie maakt met de deelnemende gemeenten afspraken over het beheer van de archiefbescheiden die voortkomen uit de gemandateerde taken en de archiefbewaarplaats voor deze archiefbescheiden. Artikel
8. Verantwoordelijkheden ten aanzien van de archiefbewaarplaats In artikel 12 van de Archiefwet is bepaald dat de zorgdrager (in casu het bestuur van de gemeenschappelijke regeling) de archiefbescheiden die niet voor vernietiging in aanmerking komen en die ouder zijn dan twintig jaar overbrengt naar een archiefbewaarplaats. Daarnaast is in artikel 13, eerste lid, van de Archiefwet bepaald dat de zorgdrager ook archiefbescheiden jonger dan twintig jaar kan overbrengen, wanneer naar het oordeel van de beheerder van de archiefbewaarplaats voldoende aanleiding bestaat hiervoor ruimte beschikbaar te stellen. In de artikelen 17 tot en met 20 van de Archiefwet is een aantal bevoegdheden en verantwoordelijkheden bij de beheerder van de archiefbewaarplaats belegd. Dit is volgens artikel 32, eerste lid, van de Archiefwet de gemeentearchivaris, of als deze niet is aangewezen (automatisch) de gemeentesecretaris. Ingeval van een gemeenschappelijke regeling zal dit ingevolge artikel 41, eerste lid van de Archiefwet juncto artikel 11 van het Archiefbesluit de zorgdrager ofwel het bestuur van de gemeenschappelijke regeling zijn. De bevoegdheden en verantwoordelijkheden betreffen met name beschikbaarstelling voor en afwijzing van raadpleging en uitlening van archiefbescheiden, en het afgeven van afschriften van authentieke akten. Voor de beschikbaarstelling onderhoudt de beheerder van de archiefbewaarplaats een studieruimte en een online voorziening. Het Archiefbesluit legt in artikel 9 de verplichting op aan burgemeester en wethouders (in de praktijk de beheerder) om tijdig overleg te voegen met de beheerder van de archiefbewaarplaats over voorgenomen overbrenging van archiefbescheiden. Onderdeel f betreft een verplichting voor de beheerder van de archiefbewaarplaats om bij zijn jaarlijks verslag een lijst te voegen van nieuw opgenomen archieven en collecties.