Regeling betreffende de zorg van het college voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, de aanwijzing van de archiefbewaarplaats, het beh

Regeling betreffende de zorg van het college voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, de aanwijzing van de archiefbewaarplaats, het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.De raad van de gemeente Ouder-Amstel; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 21 september 2010, nummer 2010/55; gelet op artikelen 30, eerste lid, 31 en 32, tweede lid van de Archiefwet 1995; BESLUIT: vast te stellen de volgende: Regeling betreffende de zorg van het college voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, de aanwijzing van de archiefbewaarplaats, het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats (Archiefverordening). Hoofdstuk1Algemene bepalingen Artikel1.Begripsbepalingen In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder: de wet: de Archiefwet 1995; gemeentelijke organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente; het college: het college van burgemeester en wethouders; de secretaris: de gemeentesecretaris de archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats; beheerder: degene die ingevolge artikel 3 is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht; beheereenheid: een door het college als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel. Hoofdstuk2De zorg van het college voor de archiefbescheiden Artikel2.Archiefbewaarplaats en archiefruimten Het college draagt zorg voor het inrichten en instandhouden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 31 van de wet, alsmede van voldoende en doelmatige archiefruimten. Artikel3.Aanwijzen beheerder(s) Het college draagt zorg voor het aanwijzen van een of meer beheerders. Artikel4.Aanstelling deskundig personeel Het college draagt zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen, ongeacht hun vorm. Artikel5.Vervaardiging en bewaring archiefbescheiden Het college draagt er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschiedt op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd. Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen. Artikel6.Voldoende middelen op gemeentebegroting Het college draagt er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden. Artikel7.Voorschriften voor beheer archiefbescheiden Het college stelt voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht, voorschriften vast. Artikel8.Verslag aan de raad Het college doet tenminste eenmaal per twee jaar aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Hoofdstuk3Toezicht van de secretaris op de naleving van het bij of krachtens de wet gestelde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats Artikel9.Beheer van beheereenheden De secretaris ziet erop toe, dat het beheer van de archiefbescheiden van de verschillende beheereenheden die niet zijn overgebracht en voor zover hij daarvan zelf geen beheerder is, geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet en de ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften. Artikel10.Vervanging van secretaris De secretaris is bevoegd zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door aan hem ondergeschikte ambtenaren die in het bezit zijn van het diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet. Artikel11.erstrekken van bescheiden en inlichtingen: toegang tot archiefbescheiden De beheerder of beheerders verstrekt/verstrekken aan de secretaris of aan degene die namens hem met het toezicht belast is, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verlenen de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen. De secretaris en degenen die hem bij de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden en de ruimten waarin deze zich bevinden. Artikel12.Toezicht door secretaris De secretaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het nalevingtoezicht mededeling aan de beheerders, alsmede, indien hij daartoe aanleiding vindt, aan het college. Hij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen. Artikel13.Mededeling door beheerder aan secretaris De beheerder doet aan de secretaris tenminste tijdig mededeling van het voornemen om aan het college een voorstel te doen tot: opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheereenheid of overdracht van een of meer taken aan een andere beheereenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon; bouw, verbouwing, inrichting of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte; vermindering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden; voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen. Artikel14.Verslag aan het college De secretaris doet eenmaal per twee jaar verslag aan het college betreffende de uitoefening van het toezicht. Hoofdstuk4Slotbepalingen Artikel15.Inwerkingtreding Deze verordening treedt in werking met ingang van de eerste dag na die van bekendmaking. Artikel16.Citeertitel Deze verordening wordt aangehaald als: "Archiefverordening gemeente Ouder-Amstel 2010". Artikel17.Intrekking De “Archiefverordening gemeente Ouder-Amstel 1998” d.d. 26 maart 1998 wordt ingetrokken, alsmede het besluit van de gemeenteraad van 13 november 2003 waarbij de archiefbewaarplaats van het gemeentearchief Amsterdam is aangewezen als de archiefbewaarplaats van de gemeente Ouder-Amstel. Ouder-Amstel, 4 november 2010De raad voornoemd,de raadsgriffier,W.van Zanende voorzitter,M.T.J. Blankers-KasbergenAlgemene toelichting De archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Stb. 276 en 277) en het Archiefbesluit 1995 (Stb. 671), en dient door de gemeenteraad te worden vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde artikelen in de Archiefwet

1. Zij bestaat in hoofdzaak uit twee gedeelten, namelijk de regeling voor de zorg, die het college draagt voor de archieven van de gemeentelijke organen en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Deze verordening is, evenals wet en besluit, niet alleen van toepassing op klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale informatiedragers. Hoofdstuk 2 bevat een uitwerking van het begrip “zorg”, dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (art. 2), is geregeld in het Archiefbesluit
2. Hoofdstuk 3 is een uitwerking van het toezicht bedoeld in art. 32, tweede lid van de wet. Het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, die niet naar een archiefbewaarplaats zijn overgebracht wordt in de Archiefwet 1995 niet bij de secretaris gelegd, indien geen archivaris is benoemd. Met name in organisaties met meerdere beheereenheden is het nuttig de secretaris met dit toezicht te belasten. Na overbrenging van de archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats wordt hij immers als beheerder van de archiefbewaarplaats verantwoordelijk voor de archiefbescheiden. In alle gevallen - en met name ten aanzien van digitale archiefbescheiden - is het dan nuttig, dat hij in een eerder stadium door middel van dit toezicht kan waarborgen, dat de archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat in de archiefbewaarplaats kunnen worden opgenomen. Deze verordening is aangepast aan: De op 6 januari 2010 vastgestelde ministeriële Regeling met betrekking tot de duurzaamheid en de geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden en de bouw en inrichting van archiefruimten en archiefbewaarplaatsen. (Archiefbesluit 1995, artikelen 11, tweede lid, 12 en 13, vierde lid) De verordening is aangepast aan de dualisering van de medebewindsbevoegdheden met ingang van 8 maart 2006 in het kader waarvan ook de Archiefwet 1995 is gewijzigd. Vanaf die datum is niet langer de gemeenteraad bevoegd om de archivaris te benoemen en de archiefbewaarplaats aan te wijzen. Deze bevoegdheden komen dan te berusten bij het college. Dit heeft onder andere tot gevolg dat het hoofdstuk over de archiefbewaarplaats in de oude verordeningen is overgeheveld naar het Besluit Informatiebeheer. Verder worden sinds de dualisering van het gemeentebestuur in 2002 gemeentelijke verordeningen ondertekend door de burgemeester en de griffier. Artikelsgewijze toelichting Artikel 1 Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend. Artikel 2 De op 6 januari 2010 vastgestelde ministeriële Regeling met betrekking tot de duurzaamheid en de geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden en de bouw en inrichting van archiefruimten en archiefbewaarplaatsen stelt op grond van artikel 13, vierde lid, van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke voorschriften de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen. Artikel 3 De aanwijzing van de beheerders is opgenomen in de op grond van artikel 7 te stellen voorschriften: het Besluit Informatiebeheer Ouder-Amstel. Artikel 5 De op 6 januari 2010 vastgestelde ministeriële Regeling met betrekking tot de duurzaamheid en de geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden en de bouw en inrichting van archiefruimten en archiefbewaarplaatsen stelt op grond van artikel 11 tweede lid van het Archiefbesluit 1995 voorschriften omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel achten wij dit onjuist. Daarom is in het tweede lid bepaald, dat ook de te verzenden stukken aan de genoemde Regeling dienen te voldoen. De gemeente heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt. Artikel 7 De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer Ouder-Amstel
3. Artikel 8 Artikel 30 van de wet heeft betrekking op de zorg van het college voor de gemeentelijke archiefbescheiden. Artikel 9 De ontwikkelingen op het gebied van de moderne informatietechnologie hebben in de wet geleid tot een gewijzigde definitie van de term “archiefbescheiden”. De wetgever heeft – binnen de formele betekenis van het begrip archiefbescheiden – bedoeld onder deze term alle op enigerlei wijze vastgelegde informatie te begrijpen inclusief die welke slechts via informatietechnologie opgevraagd kan worden. Ondanks de ruimere betekenis van “archiefbescheiden” kan de materie veelal met de traditionele bepalingen worden geregeld, zij het dat sommige begrippen een andere, ruimere inhoud hebben gekregen. Dat heeft onder andere gevolgen voor een term als “ beheer”. Zo zal het voor het toezicht op het beheer van machine leesbare gegevensbestanden niet meer voldoende zijn dat toegang tot de ruimte is verzekerd. De formulering betreffende de noodzakelijke medewerking is ontleend aan de artikelen 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen en 5:20 van de Algemene wet bestuursrecht. Artikel 11 Slechts die aspecten van de uitoefening van het archiefbeheer zijn hier vermeld, die bij constatering achteraf tot onevenredig hoge kosten zouden kunnen leiden, of die ernstige schade voor het behoud dan wel de openbaarheid van de archiefbescheiden en de rechtszekerheid van de burger tot gevolg zouden hebben.