Verordening Vertrouwenscommissie klankbordgesprekken en herbenoeming burgemeester 2020 (Beesel)

Verordening Vertrouwenscommissie klankbordgesprekken en herbenoeming burgemeester 2020De raad van de gemeente Beesel; gezien het voorstel van het presidium d.d. 20 januari 2020; gelet op artikel 61a van de Gemeentewet; Vast te stellen de Verordening vertrouwenscommissie klankbordgesprekken en herbenoeming burgemeester 2020 Hoofdstuk1:Algemene bepalingen Artikel1.1Taken van de commissie De commissie heeft tot taak: De aanbeveling tot herbenoeming van de burgemeester voor te bereiden; Klankbordgesprekken te houden met de burgemeester. Artikel1.2Samenstelling van de commissie De commissie bestaat uit maximaal één lid per fractie, door de raad uit zijn midden benoemd; Indien de gemeenteraad niet heeft bepaald wie voorzitter en plaatsvervangend voorzitter van de commissie zijn, kiest de commissie deze uit haar midden; De commissie kent geen plaatsvervangende leden. Artikel1.3Ambtelijke ondersteuning De raadsgriffier is secretaris van de commissie en geeft uit dien hoofde ambtelijke ondersteuning aan de commissie; De raad kan bepalen dat de plaatsvervangende griffier ter ambtelijke ondersteuning aan de commissie worden toegevoegd. De secretaris en de plaatsvervangend secretaris zijn geen lid van en hebben geen stemrecht in de commissie. Artikel1.4Vergaderingen De commissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of ten minste drie leden dit noodzakelijk achten. De commissie vergadert slechts indien meer dan de helft van het aantal leden aanwezig is; De voorzitter bepaalt de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering. De voorzitter roept de volgende personen ten minste 24 uur van te voren tot de vergadering op de leden van de commissie; de burgemeester voor zover met hem/haar een gesprek plaatsvindt. Artikel1.5Stemming De commissie besluit over de vaststelling van een concept aanbeveling bij meerderheid van stemmen, waarbij elk lid een stem heeft. Indien de stemmen staken, wordt het nemen van een beslissing uitgesteld tot de volgende vergadering. Is uitstel van de beslissing niet mogelijk of staken de stemmen ook in die volgende vergadering, dan worden de verschillende meningen in het in artikel 1.6 bedoelde verslag opgenomen. Artikel1.6Verslag De commissie brengt over haar werkzaamheden ter voorbereiding op het doen van een aanbeveling schriftelijk een verslag van bevindingen uit aan de gemeenteraad en aan de commissaris van de Koning. Het verslag van bevindingen dat de commissie uitbrengt aan de raad en de commissaris van de Koning bevat in ieder geval: een weergave van de wijze waarop de commissie haar werkzaamheden heeft verricht; een concept aanbeveling met een gemotiveerde weergave van de bevindingen van de commissie; aangegeven wordt of er sprake is van unanimiteit binnen de commissie. Artikel1.7Geheimhouding Op alle informatie van de commissie rust ingevolge de wet de verplichting tot geheimhouding, welke zich uitstrekt tot eenieder die van de informatie kennis draagt. De vergaderingen van de commissie zijn ingevolge de wet besloten. De voorzitter van de commissie wijst in elke vergadering op de geheimhoudingsplicht. Stukken die van de commissie uitgaan worden onder vermelding van “geheim” door de voorzitter en de secretaris ondertekend en verstuurd. Stukken bestemd voor de commissie worden onder vermelding van “geheim” gezonden aan de secretaris en aldaar bewaard tot het moment van archivering. De secretaris ziet er op toe dat de vertrouwelijkheid in deze procesgang wordt gegarandeerd. Aan degenen die geen lid zijn van de commissie wordt ingevolge de wet geen informatie verstrekt omtrent de inhoud van de stukken of het behandelde ter vergadering of in het gesprek. De commissie treft een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van bescheiden, het voeren van correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken. De geheimhoudingsplicht blijft ingevolge de wet ook in het geval de commissie wordt ontbonden van kracht. Het in dit artikel bepaalde is van overeenkomstige toepassing op de (plaatsvervangend) secretaris en, indien van toepassing, de adviseur. Artikel1.8Contactpersoon bij de gemeente De voorzitter van de commissie treedt op als contactpersoon; Alle stukken, bestemd voor de commissie, worden onder vermelding van “persoonlijk en vertrouwelijk” op de envelop en boven de ingesloten stukken, gericht aan de voorzitter en gezonden aan het privéadres van de secretaris en aldaar bewaard tot het moment van archivering; Alle stukken die van de commissie uitgaan, worden onder vermelding van “persoonlijk en vertrouwelijk” op de envelop en boven de ingesloten stukken, door de voorzitter en de secretaris ondertekend en vanaf het privéadres van de secretaris verzonden. Artikel1.9Archivering De secretaris van de commissie draagt er zorg voor dat onmiddellijk na afronding van de herbenoeming en de klankbordgesprekken alle archiefbescheiden onverwijld in een envelop worden verzegeld en gerubriceerd als "geheim", en worden geplaatst in de daartoe aangewezen archiefruimte. De secretaris van de commissie draagt er zorg voor dat in het belang van een zorgvuldige overbrenging naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats, als bedoeld in artikel 12 van de Archiefwet 1995, een verklaring van overbrenging, als bedoeld in artikel 9 van het Archiefbesluit 1995, wordt opgesteld voor archiefbescheiden waarvoor de wettelijke termijn verstreken is. In deze verklaring wordt melding gemaakt van het besluit tot toepassing van artikel 15, eerste lid sub a, van de Archiefwet 1995 en de daarin gestelde beperkingen aan de openbaarheid, tot de archiefbescheiden 75 jaar oud zijn. Hoofdstuk2:Bepalingen inzake herbenoeming Artikel2.1Adviseur De gemeenteraad kan één of meer wethouders als adviseur toevoegen aan de commissie; De adviseur wordt uitgenodigd voor de vergaderingen van de commissie. Artikel 1.4 tweede lid, is van overeenkomstige toepassing; De adviseur is geen lid van en heeft geen stemrecht in de commissie. Artikel2.2Informatie over en gesprek met de burgemeester De commissie maakt vooraf aan de burgemeester, de gemeenteraad en de commissaris van de Koning kenbaar op basis van welke informatiebronnen zij zich een oordeel zal vormen over het functioneren van de burgemeester. Daarbij baseert zij zich in ieder geval op de profielschets en de wettelijke taken van de burgemeester. Alvorens haar verslag van bevindingen aan de gemeenteraad, de commissaris van de Koning en de burgemeester te zenden, bespreekt de commissie dit met de burgemeester. Van dit gesprek wordt een verslag gemaakt dat bij het verslag van bevindingen wordt gevoegd. Artikel2.3Bijzondere bepalingen inzake verslaglegging Het in artikel 1.6 bedoelde verslag van bevindingen wordt in ieder geval vergezeld van een concept aanbeveling inzake de herbenoeming; Indien ter zake van het functioneren van de burgemeester afspraken zijn gemaakt tussen de commissie en de burgemeester, worden deze expliciet in het verslag van bevindingen vermeld. Artikel2.4Ontbinding Lopende een procedure tot herbenoeming is ontbinding van de commissie uitsluitend mogelijk met ingang van de dag volgende op die waarop door de minister van BZK aan de gemeenteraad bekend is gemaakt dat de burgemeester bij Koninklijk besluit is herbenoemd. Hoofdstuk3.Bepalingen inzake de klankbordgesprekken Artikel3.1Aantal De commissie houdt jaarlijks met de burgemeester een klankbordgesprek over het functioneren; Indien de commissie dan wel de burgemeester de wens daartoe kenbaar maakt, houdt de commissie tussentijds een klankbordgesprek. Artikel 3.2 Voorbereiding en inhoud De commissie maakt voorafgaand aan de klankbordgesprekken aan de burgemeester kenbaar bij wie zij informatie zal inwinnen over het functioneren van de burgemeester. De commissie beschouwt het functioneren van de burgemeester in elk geval aan de hand van de profielschets en aan de wettelijke taken van de burgemeester. Tevens betrekt de commissie hierbij het verslag van en de afspraken uit het vorige klankbordgesprek. Artikel 3.3 Bijzondere bepalingen inzake het verslag Alvorens het verslag vast te stellen, krijgt de burgemeester de gelegenheid te reageren op het concept. Het verslag wordt getekend door alle deelnemers aan het gesprek. Raadsleden kunnen het verslag inzien. Het verslag wordt niet openbaar gemaakt. Een afschrift van het verslag wordt gezonden aan de commissaris van de Koning. Hoofdstuk4.Slotbepalingen Artikel4.1Onvoorziene gevallen In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de commissie. Artikel4.2Ontbinding en wijziging van de samenstelling van de commissie De commissie blijft in stand zolang zij niet wordt ontbonden. De samenstelling van de commissie kan tussentijds worden aangepast. Artikel4.3Citeertitel Deze verordening wordt aangehaald als ‘Verordening vertrouwenscommissie klankbordgesprekken en herbenoeming burgemeester’. Artikel4.4Inwerkingtreding Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking. Aldus vastgesteld in de raadsvergadering van 2 juni 2020. Niki Vintcent, griffierBob Vostermans, voorzitter