Handreiking opleggen & opheffen geheimhouding gemeente Enschede 1Aanleiding Met de Handreiking uit 2018 zijn stappen gezet in het zorgvuldiger uitvoering geven aan de regels over geheimhouding uit de

Artikel 89

lid 3 Gemeentewet Raadsleden individueel Stukken van B&W, voorzitter raad of voorzitter commissie  Stuk wordt onder geheimhouding naar individuele raadsleden/commissieleden gestuurd alsook aan de raad. Artikel 88 lid 4 Gemeentewet Raadscommissies Vergaderingen (gelijk aan raad)  In principe openbaar  Kan ook met gesloten deuren als raad of voorzitter dat wenst  Raad neemt over beslotenheid een besluit  Verslag in dat geval niet openbaar, tenzij hiertoe een besluit is genomen  Op het behandelde kan daarnaast nog in dezelfde vergadering expliciet geheimhouding worden opgelegd  Besluitenlijst openbaar, tenzij geheimhouding is opgelegd of in strijd met het openbaar belang Artikel 23 Gemeentewet Raadscommissies Stukken van B&W, voorzitter raad of voorzitter commissie  Stuk wordt onder geheimhouding naar commissie gestuurd Raadscommissies “Eigen” stukken  Commissie legt geheimhouding op  Motivering vereist (Gemeentewet en Woo)  Commissie heft geheimhouding op, tenzij stuk naar de raad wordt gestuurd Artikel 87 Gemeentewet 3:46 & 3:

Artikel 89

lid 3 Gemeentewet B&W  Vergaderingen vinden in principe in beslotenheid plaats  Verslagen zijn niet openbaar  Besluiten zijn wel openbaar, tenzij: o B&W geheimhouding hebben opgelegd o In strijd met openbaar belang = uitzonderlijk Artikel 54 lid 1 Gemeentewet Artikel 60 lid 3 Gemeentewet B&W Stukken en behandelde  B&W kunnen op behandelde en op stukken geheimhouding opleggen  Motivering vereist (GW en Woo)  B&W kunnen geheimhouding weer opheffen, tenzij de betreffende informatie naar de raad is gegaan. Dan is de raad bevoegd om geheimhouding op te leggen. Artikel 87 Gemeentewet 3:46 & 3:

Artikel 89

lid 3 Gemeentewet Tabel veelvoorkomende gronden voor geheimhouding Woo-grond Toepassing Richttijd voor geheimhouding Vertrouwelijk meegedeelde bedrijfs- en fabricagegegevens1 (art. 5.1 lid 1 onder c Woo) Vertrouwelijke bedrijfsplannen met informatie over tarieven, omzet, potentiële klanten e.d. 20 jaar Bijzondere persoonsgegevens (art. 5.1 lid 1 onder d en e Woo) Gegevens over godsdienst of levensovertuiging, ras, politieke gezindheid, gezondheid, seksuele leven, lidmaatschap van een vakvereniging, strafrechtelijke persoonsgegevens. 20 jaar Economische of financiële belangen publiekrechtelijke lichamen (art. 5.1 lid 2 onder b Woo) Overeenkomsten gemeente Enschede met een financieel karakter (koop, huur, grondexploitatie e.d.) 5 jaar (afronden naar één peildatum van het volgende jaar) Inspectie, controle en toezicht (art. 5.1 lid 2 onder d Woo) Strategieën om overtredingen te constateren, waarbij het van belang is dat de overtreder niet weet op welke wijze controle plaatsvindt. 2 jaar (afronden naar één peildatum van het volgende jaar) Bescherming van de persoonlijke levenssfeer (art. 5.1 lid 2 onder e Woo) Alle gegevens die herleidbaar zijn tot natuurlijke personen. 20 jaar Het belang van de geadresseerde om als eerste kennis te nemen van de informatie (art. 5.1 lid 4 Woo) - Adviezen en onderzoeken die worden uitgevoerd in opdracht van gemeentebestuur; - Verantwoording van college of burgemeester aan de raad; - Beschikkingen op aanvraag; - Koninklijke of gemeentelijke onderscheidingen. Tot aan kennisname door geadresseerde. Het goed functioneren van de gemeente (art. 5.1 lid 2 onder i Woo) - Intern beraad bij oplossen van problemen; - Offertes, informatie uit aanbestedingsprocedures. 5 jaar bij financiële informatie 1 jaar in overige gevallen (afronden naar peildatum van het volgende jaar) Het voorkomen van onevenredige bevoor- of benadeling (art. 5.1 lid 5 Woo) Kan enkel worden ingeroepen bij uitzonderlijke gevallen en niet in aanvulling op lid 1 en lid 2 5 jaar 5Werkafspraken in Enschede 5.1Ambtenaren en geheime informatie De medewerkers van de gemeente Enschede zijn gebonden aan artikel 2:5 Awb. Artikel 2:5 Awb: 1 Een ieder die is betrokken bij de uitvoering van de taak van een bestuursorgaan en daarbij de beschikking krijgt over gegevens waarvan hij het vertrouwelijke karakter kent of redelijkerwijs moet vermoeden, en voor wie niet reeds uit hoofde van ambt, beroep of wettelijk voorschrift ter zake van die gegevens een geheimhoudingsplicht geldt, is verplicht tot geheimhouding van die gegevens, behoudens voor zover enig wettelijk voorschrift hem tot mededeling verplicht of uit zijn taak de noodzaak tot mededeling voortvloeit. 2 Het eerste lid is mede van toepassing op instellingen en daartoe behorende of daarvoor werkzame personen die door een bestuursorgaan worden betrokken bij de uitvoering van zijn taak, en op instellingen en daartoe behorende of daarvoor werkzame personen die een bij of krachtens de wet toegekende taak uitoefenen. Digitale ondersteuning besluitvormingsproces en informatievoorziening van college naar raad. Corsa & I-babs Corsa is een digitaal systeem dat het hele proces van bestuurlijke besluitvorming ondersteunt. Uitgangspunt is dat elk stuk voor bestuurlijke besluitvorming wordt ingebracht in Corsa en I-babs dossier. De keuze voor geheimhouding brengt met zich dat de inhoud van het (deel)dossier en het stuk geheim blijft, totdat een besluit wordt genomen om de geheimhouding op te heffen en de inhoud openbaar te maken. In Corsa kan geheime informatie als zodanig worden geclassificeerd. Dan is die informatie alleen nog zichtbaar voor het college en de directe staf daarom heen. Toetsing wettelijke grondslag oplegging en motivering Toetsingscommissie ten behoeve van het college Voordat een geheim voorstel op de agenda van het college van B&W komt te staan, wordt het eerst gescreend door de voorzitter van de toetsingscommissie (loco-gemeentesecretaris) met advies van de bestuurlijk-juridisch adviseur. Screening vindt plaats aan de hand van de juridische criteria die zijn opgenomen in de invulinstructies bij het agendaformulier collegevoorstel. Toetsing ten behoeve van de raad(commissies) De raadsgriffie toetst de opgelegde geheimhouding inhoudelijk en houdt bij, samen met de Concernstaf, wanneer de geheimhouding moet worden opgeheven. De griffie zorgt voor juiste wijze van agenderen en organisatie van besloten bijeenkomsten. 5.2Welke gemeentelijke verbeteringen worden verder in gang gezet? Hoewel sinds 2018 al wat verbeteringen zichtbaar zijn, verdienen een aantal zaken een extra impuls.

1. De Gemeentewet kent maar één smaak: geheim Formeel kent de Gemeentewet twee mogelijkheden: openbaar of geheim. Andere wetten spreken over vertrouwelijk. De dreiging van strafrechtelijke vervolging is bij het naar buiten brengen van vertrouwelijke informatie veelal niet van toepassing. Indien wel vertrouwelijk wordt gebruikt en bv geheimhouding werd bedoeld, is dat zuur voor degene die aan de geheimhouding was gehouden. Afspraak: Om verwarring te voorkomen, gebruikt het college voor documenten die aan de raad of commissies worden overlegd en die niet openbaar mogen worden gelet op een belang uit artikel 5.1 Woo, de term ‘geheim’. Bespreking van geheime stukken in het kader van informatievoorziening, beeldvorming of besluitvorming wordt gedaan tijdens commissie 3 Denk hierbij ook aan het presidium of het seniorenconvent. of raadsvergaderingen zodat de bepalingen uit de Gemeentewet en het Reglement van orde kunnen worden nageleefd. De term vertrouwelijk wordt niet meer gebruikt in de aanbieding van documenten door het college aan de raad of commissies. In de praktijk kan het wel voorkomen dat mondeling of schriftelijke informatie wordt gedeeld over stukken die (nog) niet in de openbaarheid mogen komen. Dan wordt een beroep gedaan op artikel 2:5 Awb en de zorgvuldige omgang met die informatie op grond van de Gedragscode integriteit raadsleden. Het is van belang dat steeds duidelijk is welke status de informatie heeft.
2. De kenbaarheid (wettelijke grondslag) en motivering van de redenen voor het opleggen van geheimhouding Het is in het belang van een openbaar en transparant bestuur dat geheimhouding niet lichtvaardig wordt opgelegd. Een enkele verwijzing naar het belang uit artikel 5.1 Woo is niet voldoende reden tot geheimhouding. Voor diegenen aan wie geheimhouding wordt opgelegd, moet het kenbaar zijn waarom een document geheim dient te blijven. Afspraak: Het college vermeldt zowel de wettelijke grondslag als de inhoudelijke motivering voor de geheimhouding op de stukken die hij als geheim aan de raad aanbiedt.
3. Voorkeursregel: hoofddocumenten openbaar, bijlagen geheim Gestreefd dient te worden naar het zoveel mogelijk scheiden van de openbare informatie in het hoofddocument en de geheime informatie in bijlage(n). Afspraak: Bij omvangrijke documenten geldt de voorkeursregel dat het hoofddocument openbaar wordt en de geheime informatie in bijlage(n) bij het hoofddocument wordt vastgelegd. En hierbij ook het liefst werken met passages zodat zoveel mogelijk in de openbaarheid komt.
4. Herkenbaarheid geheime documenten Geheime documenten moeten als zodanig duidelijk herkenbaar zijn. De Gemeentewet schrijft voor dat op de documenten melding wordt gemaakt van het geheime karakter. Een vermelding op het stuk is echter geen harde voorwaarde om de geheimhouding te doen gelden. Afspraak: Iedere pagina van een geheim document wordt door het college voorzien van de aanduiding ‘geheim’ in kapitalen en 18 punts-lettergrootte. Ook via de digitale weg moeten waarborgen voor geheimhouding worden ingebouwd.
5. Beschikbaarheid geheime stukken voor de raadsleden; fysiek De geheime stukken worden voor een bepaalde periode ter inzage gelegd in het betreffende kastje bij de griffie. Indien het stukken betreft die aan de raad worden aangeboden, blijven deze in het kastje totdat de raad de geheimhouding opheft of de functionaliteit van die passieve terinzagelegging door de tijd is verlopen. Afspraak: De raadsgriffie bewaakt dat geheime stukken ter inzage liggen in het betreffende kastje bij de griffie. De griffie ziet ook toe op de functionele termijnen van bewaring in dat kastje en op het feit dat het maken van kopieën verboden is.
6. Het geheimhoudingsregister is actueel en raadpleegbaar Voor raadsleden en inwoners maken we inzichtelijk welke besluiten tot geheimhouding zijn genomen. Door te werken met een openbaar register is de raad niet langer afhankelijk van de informatievoorziening van het college en de burgemeester, maar hebben raadsleden zelf zicht op de stukken waar geheimhouding op is opgelegd. In het overzicht staat bij elk stuk ook de expiratie- en evaluatiedata waarop de geheimhouding wordt opgeheven dan wel opnieuw beoordeeld.
7. Mondelinge informatie Wij definiëren hoe we met mondelinge informatie omgaan. Embargo (uitgesteld openbaar) Definitie uit de Van Dale: Onder embargo wordt verstaan het verbod om tot een bepaalde datum te publiceren uit gegeven informatie. De raadsleden kunnen onder embargo kennisnemen van mondelinge informatie van het college. Hiervan kan gebruik worden gemaakt in situaties waarin het college bepaalde informatie allereerst aan de Raad of aan een raadscommissie wil verstrekken, voordat de informatie algemeen bekend wordt. In een dergelijke situatie kan afgesproken worden dat de leden zich aan een embargo houden, dat per definitie kortdurend en tijdelijk is. Het opleggen van geheimhouding is niet noodzakelijk. Geheim Indien echter wel geheimhouding wordt gewenst op mondeling ingebrachte informatie, dan gebeurt dat tijdens de betreffende vergadering. In die vergadering achter gesloten deuren wordt deze geheimhouding aan het begin van de vergadering opgelegd, zodat het collegelid de zekerheid van de geheimhouding heeft voordat hij de informatie inbrengt. Altijd een verslag Er wordt altijd van een vergadering met gesloten deuren een afzonderlijk (audio)verslag opgemaakt, dat niet openbaar wordt gemaakt tenzij de raad anders beslist. Zodra geheimhouding geldt voor uitsluitend mondeling gewisselde informatie, is een verslag het enige middel om achteraf openbaarheid te kunnen verstrekken. Woo is van toepassing bij opleggen geheimhouding mondelinge informatie Bij het opleggen van de geheimhouding dient het college één van de gronden van artikel 5.1 Woo in te roepen en aan te geven waarom daarvan sprake is. Overleg raadsleden, fractievertegenwoordigers en onderling Raadsleden mogen onderling over informatie praten waarop geheimhouding is opgelegd. Voorwaarde is wel dat ze actief raadslid zijn. Met een voormalig raadslid mag niet over die informatie worden gesproken. Fractievertegenwoordigers mogen met raadsleden over geheime informatie praten, wanneer zij op grond van hun benoeming in de commissie kennis hebben genomen of hadden kunnen nemen van die informatie. En vice versa. Raadsleden en fractievertegenwoordigers mogen buiten de vergadering niet met anderen over die geheime informatie praten, zoals fractiemedewerkers, partijgenoten of deskundigen. Uitzondering daarop is als die derde een eigen inlichtingenrecht heeft, zoals medewerkers van de rekenkamer.
8. Geheimhouding is altijd tijdelijk De wet kent enkele specifieke categorieën waarin geheimhouding aan een wettelijke termijn is gebonden, met als voorbeeld de archiefstukken van een vertrouwenscommissie (deze blijven voor 75 jaar geheim). Het spreekt voor zich dat in alle andere gevallen geheimhouding aan (veel) kortere termijnen moet worden gekoppeld vanuit de basis van openbaarheid. Afspraak: De bestuursorganen van de gemeente Enschede dienen bij besluit tot geheimhouding altijd concreet te bepalen op welke informatie de geheimhouding betrekking heeft en waar mogelijk dient een concrete termijn (expiratiedatum) te worden aangegeven tot wanneer een document geheim blijft. Het bestuursorgaan dat de geheimhouding oplegt zal een lijst bijhouden. Voorstellen tot opheffing moeten tenminste tweejaarlijks worden aangeboden aan het bestuursorgaan dat geheimhouding heeft opgelegd dan wel heeft ontvangen. De jurist bij de Concernstaf bewaakt de kwaliteit van het geheimhoudingsregister (deel collegewerk en deel griffie) en is verantwoordelijk voor het voorstel tot opheffing van geheimhouding. Dat laatste na consultatie van de indieners. Indien het om geheimhoudingen van de raad gaat, zal hierover ofwel in een besloten vergadering worden besloten dan wel via een hamerstuk. De behandeling van dit voorstel nemen wij op in de jaaragenda van de raad. Op deze wijze wordt gegarandeerd dat informatie waarop de raad geheimhouding heeft gevestigd, deze geheimhouding wordt heroverwogen. Relatie Archiefwet De Archiefwet maakt geen onderscheid in het archiveren van documenten4 Archiefbescheiden” volgens de Archiefwet 1995, art. 1c die wel of niet geheim zijn. Zowel geheime als openbare documenten moeten in goede, geordende en toegankelijke staat gebracht en bewaard worden. Volgens de Archiefwet moeten overheidsdocumenten, in principe, na 20 jaar openbaar worden. Permanent te bewaren documenten moeten dan worden overgebracht naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats 5 Aw1995, art.12 (het Stadsarchief). Daar zijn ze openbaar. 6 Aw1995, art.14 Eventueel opgelegde geheimhouding (volgens de Gemeentewet) komt dan te vervallen. Als een document bij overbrenging nog geheime informatie bevat en de inhoud ervan nog niet openbaar mag worden dan kan de zorgdrager (het college van B&W) bij overbrenging beperkingen aan de openbaarheid stellen. Een “Besluit beperking openbaarheid” moet dan bij de verklaring van overbrenging worden toegevoegd. Dit is daarna de juridische onderlegger voor het beperken van de openbaarheid van de documenten die eerder als geheim zijn benoemd. Na overbrenging is er geen beperking van de openbaarheid meer mogelijk. Bij het overbrengingsproces moet daarom ook voldoende stil worden gestaan bij mogelijk geheime inhoud van de stukken en de vraag of het stellen van een beperking op grond van de Archiefwet niet op zijn plaats zou zijn. De openbaarheid van documenten kan alleen voor een bepaalde termijn en op basis van specifieke gronden door de zorgdrager in de openbaarheid beperkt worden: tot maximaal 75 jaar na de datum van een individueel stuk of dossier en op basis van de volgende drie gronden: De bescherming van de privacy van personen; Het belang van de Staat; Onterechte bevoor- of benadeling van personen of instanties 7 Aw1995, art.15, lid 1 De Archiefwet biedt verzoekers de mogelijkheid om inzage te krijgen in overgebrachte documenten waarop een openbaarheidsbeperking rust. Dit kan toegepast worden als het belang van de openbaarheidsbeperking niet opweegt tegen het belang van de verzoeker om het document te raadplegen of te gebruiken. Hiervoor moet de zorgdrager desgevraagd een bewuste belangenafweging maken. 8 Aw 1995, Artikel 15, lid 3 5.3Communicatie: De afgelopen jaren hebben we gewerkt aan het zorgvuldiger omgaan met de termen openbaar en geheim. De komende tijd zullen we moeten wennen aan het gebruik van de actuele wettelijke grondslag voor het opleggen en opheffen geheimhouding. De volgende verbetermaatregelen worden de komende periode geïmplementeerd. In het voorstel (dictum) tot opleggen geheimhouding 9 Is opgenomen in toelichting agendaformulier moet in ieder geval de volgende informatie worden opgenomen: Verwijzing naar de gronden uit artikel 5.1 van de Wet open overheid. Motivering waarom de stukken en/of de daarbij behorende voordracht (geheel of gedeeltelijk) geheim zijn. Duur van de geheimhouding. Of geheimhouding geldt voor het gehele besluit (inclusief bijlagen) dan wel een deel ervan. Of de stukken (of een deel daarvan) onder geheimhouding aan de raadscommissie en/of de raad moeten worden overlegd. Aldus vastgesteld in de vergadering van burgemeester en wethouders van Enschede van 13 december 2023 De loco-secretaris, E.A. SmitDe Burgemeester, R.W. Bleker