Regeling Budgetbeheer Gemeente Harderwijk 2015 (Harderwijk)

Regeling Budgetbeheer Gemeente Harderwijk 2015Burgemeester en wethouders, respectievelijk de burgemeester, van de gemeente Harderwijk, ieder voor zover het hun bevoegdheden betreft, gelet op: de Gemeentewet; de Financiële beheersverordening gemeente Harderwijk; het Aanbestedings- en inkoopbeleid Gemeente Harderwijk; het Organisatiebesluit; het Mandaatbesluit Gemeente Harderwijk; Besluiten vast te stellen de : “REGELING BUDGETBEHEER GEMEENTE HARDERWIJK 2015” 1Begripsbepaling In deze regeling wordt verstaan onder: College: het college van burgemeester en wethouders van Harderwijk; Directielid: het directielid zoals bedoeld in het Organisatiebesluit; Manager Stadsbedrijf: de manager stadsbedrijf als bedoeld in het Organisatiebesluit; Programmamanager: de programmamanager als bedoeld in het Organisatiebesluit; Concerncontroller: de concerncontroller als bedoeld in het Organisatiebesluit; Hoofdbudgethouder: de medewerker die is aangewezen voor de beheersing van een budget; Budgethouder: de medewerker die door de hoofdbudgethouder is aangewezen om (delen van) het aan de hoofdbudgethouder toegewezen budget te beheren; Medewerker: een natuurlijk persoon in dienst van de gemeente, een door de gemeente ingehuurde medewerker, een bij de gemeente gedetacheerde medewerker of een medewerker in dienst van een gemeenschappelijke regeling, waarin de gemeente deelnemer is; Budget: onder budget wordt verstaan de middelen die via de productenraming zijn toegekend. Onder budget wordt ook een toegekend krediet verstaan. 2Hoofdbudgethouder Als hoofdbudgethouders worden ,door middel van de productenraming, de directieleden, de manager Stadsbedrijf, de programmamanagers, de griffier en de concerncontroller aangewezen. 3Budgethouder De medewerker die door de hoofdbudgethouder is aangewezen voor het beheer van (delen van) het budget. De aanwijzing, en wijzigingen hierin, van budgethouders wordt door de hoofdbudgethouder schriftelijk vastgelegd. 4Vervanging 4.1De directieleden worden bij afwezigheid vervangen conform de vervangingsregeling. De programmamanagers vervangen elkaar onderling. De griffier wordt vervangen door de plaatsvervangend griffier. 4.2De budgethouder wordt bij afwezigheid vervangen door de hoofdbudgethouder. 5Bevoegdheden hoofdbudgethouder 5.1De hoofdbudgethouder is eindverantwoordelijk voor een doelmatige, doeltreffende en rechtmatige besteding van alle toegewezen budgetten. 5.2De hoofdbudgethouder kan budgethouders aanwijzen en budgetten toedelen maar kan ook zelf budgethouder zijn. 5.3De (hoofd)budgethouder is bevoegd binnen de toegewezen budgetten, contractuele verplichtingen aan te gaan, opdrachten te verlenen tot het leveren van goederen, aannemingen van werk en /of het verlenen van diensten binnen de kaders van het gemeentelijke aanbestedings- en inkoopbeleid. 6Verantwoordelijkheden (hoofd)budgethouder 6.1De (hoofd)budgethouder is verantwoordelijk voor het aanleveren van alle relevante informatie ten behoeve van de producten uit de beleids- en begrotingscyclus. 6.2De (hoofd)budgethouder controleert voorafgaand aan het aangaan van verplichtingen en daaruit voortvloeiende uitgaven of het daarvoor beschikbaar gestelde budget toereikend is. 6.3De (hoofd)budgethouder is verantwoordelijk voor een doorlopende budgetbewaking. 6.4De (hoofd)budgethouder is verantwoordelijk voor de realisatie van de doelstellingen en prestaties welke gekoppeld zijn aan de toegekende budgetten. 7Kredieten 7.1Wanneer na aanbesteding blijkt dat het toegekende krediet te hoog is wordt dit neerwaarts bijgesteld. Wanneer blijkt dat het toegekende krediet niet voldoende is volgt de (hoofd)budgethouder de gebruikelijke procedure om verhoging van het budget te vragen. 7.2Kredieten en restanten daarvan worden afgeraamd wanneer deze aan het eind van het jaar, volgend op het aangegeven jaar van investering, niet zijn besteed. Voor hiertoe overgegaan wordt zal eerst de (hoofd)budgethouder geconsulteerd worden. Wanneer de (hoofd)budgethouder kan aantonen dat de prestaties nog zullen worden geleverd wordt het budget afgeraamd naar het benodigde niveau. 7.3De (hoofd)budgethouder stelt binnen 3 maanden na afronding van een investering een nacalculatie op ten behoeve van het college van burgemeester en wethouders. Gedacht hierbij moet worden aan investeringen met grote financiële consequenties of waar grote politiek aandacht voor bestaat. Beoordeling of dit het geval is doet de (hoofd)budgethouder. In de nacalculatie komt tenminste aan de orde wat de aanbestedingsresultaten zijn, het verschil tussen voor- en nacalculatie, inclusief toelichting en de verklaring hiervoor en of het resultaat voldoet aan de vooraf geformuleerde doelen/eisen. 8Slotbepalingen 8.1De regeling treedt in werking op 1 januari

1. 8.2Deze regeling wordt aangehaald als “Regeling Budgetbeheer Gemeente Harderwijk 2015” Aldus vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders van Harderwijk in de vergadering van 16 december
2. De loco-secretarisE. Okkema De voorzitter,H.J. van SchaikAldus vastgesteld door de burgemeester van Harderwijk op 16 december 2014De burgemeester ,H.J. van SchaikTOELICHTING Aanhef De bedoeling van deze regeling is om het budgethouderschap duidelijk te regelen. Veel is al geregeld in bestaande regels waarvan de belangrijkste worden genoemd. Deze worden opgenomen in een financieel handboek zodat op één plek alle regelgeving rond financiën en budgethouderschap te vinden is. 1 Begripsbepaling Over het begrip budget bestaat veel verwarring. Een budget is niet anders dan middelen die toegekend zijn voor een bepaald doel. Deze middelen kunnen worden toegekend bij de productenraming. De middelen kunnen eenmalig of voor meerdere jaren worden toegekend. Wanneer middelen voor meerdere jaren beschikbaar worden gesteld zonder dat hierbij een laatste termijn aangegeven wordt spreken we over structurele middelen. Ook kunnen middelen in de productenraming beschikbaar gesteld worden voor een aantal jaren. Voor een project waarvan met de uitvoering meerdere jaren gemoeid zijn kan zo per jaar het gewenste budget aangegeven worden. Middelen kunnen ook beschikbaar worden gesteld bij een kredietaanvraag. Van een krediet spreken we wanneer er sprake is van het afschrijven van de investering. ook medewerkers van een gemeenschappelijke regeling waarin de gemeente participeert kunnen budgethouder worden. Deze aanvulling ten opzichte van de voorgaande budgetregeling is gekozen om mogelijk te maken dat medewerkers van Meerinzicht kunnen beschikken over de budgetten van de gemeente Harderwijk. Dit alles vanzelfsprekend binnen de daarvoor geldende regels. De medewerkers van Meerinzicht kunnen altijd ter verantwoording worden geroepen via de directie van Meerinzicht welke bestaat uit de directieleden van de deelnemende gemeenten. 2 Hoofdbudgethouder De productenraming wordt vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders. Per kostenplaats wordt aangegeven wie wordt aangewezen als (hoofd)budgethouder. Hiervoor is gekozen om duidelijk neer te zetten dat het directielid, de programmamanager, de manager stadsbedrijf, de concerncontroller en de griffier, ondanks het gegeven dat budgetten toegekend kunnen worden aan budgethouders, uiteindelijk eindverantwoordelijk is voor alle toegewezen budgetten. 3 Budgethouder Een hoofdbudgethouder kan budgethouders aanwijzen, dit is geen verplichting. Omdat echter de wens is dat verantwoordelijkheden zo laag mogelijk in de organisatie gelegd worden zal veel van deze mogelijkheid gebruik gemaakt worden. De aanwijzing van budgethouders wordt verwerkt in de productenraming. Het schriftelijk vastleggen hiervan is onder meer noodzakelijk duidelijkheid te scheppen in de onderlinge verhoudingen. Verder wordt voor de vastlegging van de aangewezen budgethouders gebruik gemaakt van het model “Aanwijzing budgethouders” Bij kredietaanvragen moet nog steeds aangegeven worden wie als budgethouder wordt aangewezen. 5 Bevoegdheden hoofdbudgethouder De meeste zaken in dit onderdeel genoemd spreken voor zich. Een drietal onderwerpen (doelmatig, doeltreffend en rechtmatig) wordt uitgebreider toegelicht. Onder doelmatig wordt verstaan een zo gunstig mogelijke verhouding tussen prijs, kwaliteitsniveau en volume. Met doeltreffende besteding wordt bedoeld dat de ingezette middelen leiden tot de gewenste effecten of prestaties. Met rechtmatige besteding wordt bedoeld in overeenstemming met wet- en regelgeving. Vanzelfsprekend vallen hier ook de interne gemeentelijke regels onder. 6 Verantwoordelijkheden (hoofd)budgethouder Zowel de hoofdbudgethouder als de budgethouder hebben verantwoordelijkheden. Uiteindelijk blijft wel de hoofdbudgethouder eindverantwoordelijk. 7 Kredieten In het Aanbestedings- en inkoopbeleid Gemeente Harderwijk is veel geregeld rond aanbestedingen. Gemist wordt echter een afspraak hoe we om moeten gaan met budgetten wanneer deze niet in overeenstemming zijn met de uitkomsten van de aanbesteding. Daarom wordt in dit onderdeel aangegeven wat we doen bij meevallende of tegenvallende aanbestedingsresultaten. Wanneer een nacalculatie wordt opgesteld wordt overgelaten aan de (hoofd)budgethouder. Het mag van de (hoofd)budgethouder verwacht worden dat deze in kan schatten wanneer een nacalculatie op zijn plaats is. 8 Slotbepalingen Een verdere toelichting op dit onderdeel is niet nodig.