wet; besluit vast te stellen de Verordening op de Raadscommissies Rhenen 2023: HOOFDSTUK1.ALGEMENE BEPALINGEN Artikel1.Begripsbepalingen In deze verordening wordt verstaan onder: commissiegriffier: am

Artikel25

.

Toehoorders en vertegenwoordigers van de pers wonen openbare vergaderingen uitsluitend bij op de voor hen bestemde plaatsen. Het blijkgeven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is hen verboden. De commissievoorzitter is bevoegd, wanneer de orde in de vergadering op enigerlei wijze door toehoorders wordt verstoord, deze en zo nodig andere toehoorders te doen vertrekken. Hij is bevoegd toehoorders die bij herhaling de orde in de vergadering verstoren voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering te ontzeggen. Artikel26.Geluid- en beeldregistraties Degenen die van een openbare vergadering geluid- of beeldregistraties willen maken, doen hiervan mededeling aan de commissievoorzitter en gedragen zich naar diens aanwijzingen. HOOFDSTUK3.SLOTBEPALINGEN Artikel27.Intrekken oude verordeningen De Verordening op de raadscommissies Rhenen 2021 zoals vastgesteld op 2 februari 2021 wordt ingetrokken. Artikel28.Uitleg verordening In de gevallen waarin deze verordening niet voorziet of bij twijfel over de toepassing van de verordening, beslist de raadscommissie bij meerderheid van stemmen naar rato van de zetelverdeling in de raad op voorstel van de voorzitter. Artikel29.Inwerkingtreding en citeertitel Deze verordening treedt in werking op de eerste dag na haar bekendmaking. Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening op de raadscommissies Rhenen

1. Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 4 april 2023 De voorzitter De griffier drs. J.A. van der Pas drs. K. Koopman Toelichting Hoofdstuk
2. Algemene bepalingen Algemeen De gemeenteraad van Rhenen werkt digitaal. Dit betekent dat documenten digitaal beschikbaar worden gesteld. Ook de agenda van de gemeenteraad wordt digitaal bijgehouden. Waar in dit reglement van orde gesproken wordt over ‘openbaar maken’, ‘schriftelijk’, ‘verzonden’ of een ‘oproep verzenden’ wordt ook ‘digitaal beschikbaar gesteld’, ‘ per e-mail verzonden’ en/of ‘in de digitale agenda opgenomen’ bedoeld. Artikel
3. Begripsbepalingen Een commissielid/commissieleden worden in Rhenen niet benoemd. Commissieleden kunnen raadsleden en/of fractievolgers zijn. Voor de rechtspositieregeling is van belang te weten dat fractievolgers commissieleden zijn, niet zijnde raadsleden. Het kan voorkomen dat beslissingen van de raadscommissie gevraagd worden en de meningen onderling verschillen. In dat geval wordt besloten bij meerderheid van stemmen. Dit geldt overigens niet voor het advies richting de gemeenteraad (artikel 17), daarin wordt in een dergelijk geval aangegeven dat geen eensluidend advies gegeven kan worden en worden de verschillende standpunten per fractie aangegeven. Artikel
4. Instelling raadscommissies De onderwerpen voor de raadscommissies zijn niet gewijzigd. Artikel
5. Taken De taken van de raadscommissies zijn vastgelegd in artikel 82, eerste lid, van de Gemeentewet. De raadscommissies bereiden de besluitvorming van de raad voor en overleggen met het college of de burgemeester. Dit laat onverlet dat in Rhenen in de raadscommissies daarnaast onderwerpen ter consultatie/informatie worden besproken waarover (nog) geen besluiten hoeven te worden genomen. De gedachte hierachter is dat het aantal vergaderavonden vermindert. De taak om de besluitvorming van de raad voor te bereiden komt tot uitdrukking in de opdracht van de commissie advies uit te brengen over een voorstel of onderwerp. De raadscommissie kan ook uit eigener beweging advies aan de raad uitbrengen, ook dit advies kan aanleiding zijn voor besluitvorming in de raad. Dit loopt dan via het Presidium. De taken van de raadscommissie zijn in essentie dezelfde als die van de raad, die van kaderstellend, controlerend en volksvertegenwoordigend orgaan. De raadscommissie bepaalt evenals de raad haar eigen agenda. Dit betekent dat niet het college maar de voorzitters van de raadscommissies (agendacommissie) bepalen of een voorstel aan de raadscommissie wordt voorgelegd alvorens het in de raad wordt besproken. Deze commissie is verantwoordelijk voor de inhoudelijke afstemming commissievergaderingen. Rhenen heeft de agendacommissie opgenomen in het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad Rhenen
6. Artikel
7. Samenstelling De raad bepaalt de samenstelling van de raadscommissies. Wel schrijft artikel 82, derde lid, van de Gemeentewet voor dat de raad moet zorgen voor een evenwichtige vertegenwoordiging van de in de raad vertegenwoordigde politieke groeperingen. Om dit te bereiken schrijft het eerste lid van dit artikel voor dat een raadscommissie bestaat uit een minimum en maximum aantal leden per fractie. Dit is niet noodzakelijk naar evenredigheid van het aantal zetels in de raad. De verhoudingen in de raadscommissies hoeven overigens blijkens jurisprudentie niet exact overeen te komen met de verhoudingen in de raad. Het is aan de fracties zelf om te bepalen wie de desbetreffende fractie vertegenwoordigt/ vertegenwoordigen in de verschillende commissies. Het is enkel mogelijk –overeenkomstig het tweede lid zelfs verplicht - een commissielid te weigeren als het een fractievolger betreft die niet voldoet aan de vereisten van de Gemeentewet (zie verder de toelichting op het tweede lid). Uit het tweede lid volgt dat de leden van een raadscommissie geen raadslid hoeven te zijn. Wel zijn het de fracties die de leden voordragen. In Rhenen geldt niet de aanvullende eis dat de niet raadsleden tijdens de laatste raadsverkiezingen op de kandidatenlijst van de desbetreffende fractie of een kandidatenlijst gestaan hebben. Op grond van het tweede lid moeten commissieleden, evenals raadsleden, voldoen aan hetgeen is bepaald in de artikelen 10, 11, 12, 13 en 15 van de Gemeentewet. Dit betekent onder andere dat zij achttien jaar moeten zijn, over een geldige verblijfstitel moeten beschikken, hun nevenfuncties openbaar moeten maken, geen functie als bedoeld in artikel 13 mogen vervullen en niet in strijd mogen handelen met artikel
8. Om te beoordelen of wordt voldaan aan de eisen van de Gemeentewet, ligt het voor de hand om gebruik te maken van een geloofsbrievenonderzoek. De fractievolgers (commissieleden niet zijnde -raadsleden) worden in Rhenen geïnstalleerd op advies van de Commissie Geloofsbrieven en Rhenen voldoet hiermee aan de aanbeveling dit onderzoek uit te laten voeren door de commissie die voor raadsleden en wethouders het op basis van artikel V 4 van de Kieswet verplichte geloofsbrievenonderzoek uitvoert. De vereisten die onderzocht moeten worden zijn immers gelijk. Om er voor te zorgen dat iedere fractie – met name de kleine fracties maar bijvoorbeeld ook bij ziekte of een andere reden van afwezigheid – in staat is om deel te nemen aan de vergaderingen van de raadscommissie hoeven in Rhenen de commissieleden niet benoemd te worden. Iedere fractie mag zelf bepalen welk raadslid of fractievolger aanwezig is bij de raadscommissie. Wel mogen van elke fractie maximaal 2 afgevaardigden aan tafel zitten waarbij per onderwerp één van beiden het woord voert. Artikel
9. Voorzitter Met dit artikel wordt de werkwijze rond de benoeming van de voorzitters beschreven. Dit was in Rhenen niet vastgelegd. Artikel
10. Zittingsduur en vacatures De zittingsperiode van de leden en de voorzitter is even lang als de zittingsperiode van raadsleden, in principe dus vier jaar. De benoeming eindigt derhalve van rechtswege, de raad hoeft hen niet te ontslaan. Het lidmaatschap van een raadscommissie eindigt eveneens van rechtswege indien een lid niet meer voldoet aan de in artikel 4, tweede lid, gestelde eisen en indien een lid is benoemd op voordracht van een fractie die niet meer vertegenwoordigd is in de raad (zesde lid). Artikel
11. De commissiegriffier Met dit artikel wordt de werkwijze voor de aanstelling beschreven. Artikel
12. Burgemeester en wethouders In het duaal systeem is het handig om de rol van burgemeester en wethouders in een raadscommissie expliciet te beschrijven zodat daar geen misverstanden over kunnen ontstaan. Artikel
13. Secretaris In het duaal systeem is het handig om de rol van de secretaris in een raadscommissie expliciet te beschrijven zodat daar geen misverstanden over kunnen ontstaan. Hoofdstuk
14. Vergaderingen Paragraaf
15. Voorbereidingen Artikel
16. Oproep en voorlopige agenda Het eerste lid van dit artikel bepaalt dat de voorzitter een vastgesteld aantal dagen vóór een vergadering de leden van zijn raadscommissie een oproep stuurt, waarin de vergadering wordt aangekondigd. In Rhenen gebeurt dit digitaal door de vergaderingen en de bijbehorende stukken op het raadsinformatiesysteem te zetten. De oproep vermeldt de dag, tijdstip en plaats van de vergadering. Het eerste lid stelt verplicht dat de voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken, met uitzondering van de in artikel 25, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet bedoelde stukken, tegelijkertijd met de oproep aan de leden worden verzonden. De in artikel 25, eerste en tweede lid, bedoelde stukken zijn stukken ten aanzien waarvan geheimhouding is opgelegd. Hier wordt melding van gemaakt op de stukken. Deze kunnen worden ingezien bij de griffier of worden met een elektronisch slotje digitaal beschikbaar gesteld. Artikel
17. De agenda. Het opstellen van de voorlopige agenda gebeurt door de agendacommissie. De instelling en taken van deze commissie zijn geregeld in het Reglement van orde voor de raadsvergaderingen en andere werkzaamheden van de raad Rhenen
18. Artikel
19. Technische vragen Tijdens de raadscommissies in de gemeente Rhenen worden geen technische/inhoudelijke vragen gesteld. De technische vragen worden vooraf schriftelijk gesteld. In de raadsagenda zijn vaste tijdstippen voor technische vragen en de beantwoording daarvan opgenomen. Dit met als doel dat tijdens de raadscommissie een politieke discussie kan plaatsvinden tussen de raadsleden en met de portefeuillehouder. Artikel
20. Openbare kennisgeving Met dit artikel wordt invulling gegeven aan het voorschrift van artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet. In artikel 9 wordt vastgelegd op welke wijze commissievergaderingen worden aangekondigd. Paragraaf
21. Ter vergadering Artikel
22. Presentielijst Artikel
23. Opening vergadering en quorum Artikel 20 van de Gemeentewet regelt het vergaderquorum van de raad. Voor de raadscommissies ontbreekt een dergelijke bepaling in de Gemeentewet. Dit artikel voorziet hierin. Indien meer dan de helft van de in de raad verkozen fracties aanwezig is kan worden vergaderd. Het derde lid voorziet in een regeling voor een nieuwe vergadering indien het quorum niet bereikt is, anders zou de afwezigheid van leden van een raadscommissie de voortgang van werkzaamheden kunnen belemmeren. Uiteraard staat op het moment dat de voorzitter bepaalt op welke datum en tijdstip, nog niet vast op welk moment de schriftelijke oproep uitgaat. Indien er enkele dagen tussen de twee vergaderingen zitten, mag er vanuit worden gegaan dat het mogelijk is om 24 uur van tevoren een schriftelijke oproep te versturen. Overigens ligt het in de rede dat de voorzitter overlegt met de raadscommissie over de datum van een nieuwe vergadering. Artikel
24. Verslag Door gebruik te maken van de digitale mogelijkheden kan de verslaglegging inzichtelijker, efficiënter en toegankelijker worden dan schriftelijke notulen met een samenvatting op hoofdlijnen. De commissievergaderingen worden vastgelegd met video-opnames die worden geïndexeerd op zowel agendapunt als op spreker. Het aanvullende verslag is beknopt en zakelijk, gericht op de toezeggingen van portefeuillehouders en de adviezen van de commissie. Artikel
25. Spreekregels Het stellen van vragen dient ook als een spreektermijn beschouwd te worden. Een spreektermijn wordt door de voorzitter afgesloten. Dit hoeft overigens niets te veranderen aan de praktijk dat een portefeuillehouder antwoordt na de inbreng van de raadsleden in de eerste en tweede termijn. Een verzoek van een raadslid na afloop van de tweede termijn om nog een korte reactie te geven, dient de voorzitter niet te honoreren. Indien de raadscommissie van mening is dat na de tweede termijn verdere beraadslaging nodig is, kan zij daartoe uitdrukkelijk besluiten. Inhoudelijke/technische vragen zijn vooraf gesteld en worden niet gesteld tijdens de raadscommissie. Artikel
26. Advies raadsvoorstellen Het gebruik van het woord beslissen in het eerste lid kan de suggestie wekken dat in de commissievergadering ook ‘echte’ Awb-besluiten kunnen worden genomen. Dit is echter niet het geval. Een raadscommissie neemt geen beslissingen maar bereidt de besluitvorming in de raad voor en overlegt met het college en de burgemeester. Alleen in de raadsvergadering kunnen besluiten worden genomen. Wel kan een raadscommissie gevraagd en ongevraagd advies uitbrengen aan de raad. Ten behoeve van het debat in de raad en om recht te doen aan de mening van alle fracties, inclusief minderheidsstandpunten, worden in het advies de standpunten van alle fracties opgenomen. Het ligt voor de hand dat indien een lid het niet eens is met het fractiestandpunt, hier afzonderlijk melding van wordt gemaakt in het advies aan de raad. Toegevoegd is een artikel over het toestaan dat het college een raadsvoorstel aanpast vóór de raadsvergadering (als de raadscommissie daar unaniem mee instemt). In de praktijk werd al zo gewerkt. Artikel
27. Spreekrecht burgers Het geven van spreekrecht aan burgers is een manier om burgers meer te betrekken bij de besluitvorming van de raad. Doordat de raadsvergadering het sluitstuk is van het besluitvormingsproces dat lang daarvoor is begonnen (ambtelijke organisatie, college, commissies) is er voor gekozen het spreekrecht op te nemen in de commissieverordening. Op dat moment zijn de fracties immers nog bezig hun mening te vormen. Een inspreekmogelijkheid tijdens de raadsvergadering is doorgaans minder effectief (‘schijnspreekrecht’). De burgers die wensen in te spreken moeten zich binnen een ‘redelijke termijn’ voor de vergadering melden bij de commissiegriffier of de voorzitter. De griffier kan, indien nodig, de persoon naar de juiste raadscommissie verwijzen. Door niet uitdrukkelijk een termijn op te nemen, kan hiermee flexibel worden omgegaan en de servicegerichtheid naar de burger worden vergroot. In Rhenen kan een inspreker zich nog vlak voor aanvang van de vergadering melden bij de commissiegriffier of de voorzitter. Wij houden een spreektijd van drie à vier minuten aan. Op voorstel van de voorzitter, die in eerste instantie voor een ordentelijk verloop van de vergadering moet zorgen en dus moet kunnen aanvoelen of een verkorting of verlenging van de spreektijd gewenst is, kan van deze richtlijn worden afgeweken. Artikel
28. Deelname aan beraadslaging door anderen Deze bepaling is noodzakelijk in verband met de in artikel 22 van de Gemeentewet geregelde immuniteit, dat in artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing wordt verklaard op leden van raadscommissies en andere personen die aan de beraadslagingen deelnemen. Het is uiteraard ook mogelijk dat een raadscommissie bepaalt dat een bepaalde functionaris in bepaalde gevallen altijd aan de beraadslaging mag deelnemen. Het gaat in deze bepaling om anderen dan de leden, de voorzitter, de burgemeester en de wethouders. Deze hebben op grond van artikel 21 Gemeentewet, gelezen in samenhang met artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet de mogelijkheid om aan de beraadslagingen deel te nemen. Artikel
29. Handhaving orde en schorsing Artikel 26 Gemeentewet geeft aan dat de voorzitter bij raadsvergadering bevoegd is om de orde te handhaven. Voor de commissievergaderingen ontbreekt een dergelijke bepaling, deze is daarom hier opgenomen. Op basis van het derde lid kunnen alle sprekers in bepaalde gevallen door de voorzitter tot de orde worden geroepen en kan hen zo nodig over het aanhangige onderwerp het woord ontzegd worden. Ook kan de voorzitter de vergadering schorsen en bij herhaling van de verstoring van de orde, de vergadering sluiten. In het uiterste geval kan hij een lid het verdere verblijf ontzeggen en hem uit de vergadering doen verwijderen. Indien een lid blijft volharden in zijn gedrag kan hem de toegang tot de vergadering voor ten hoogste drie maanden worden ontzegd. Onder interruptie is overigens niet te verstaan het geven van tekenen van goed- of afkeuring; deze uitingen worden beschouwd als verstoringen van de orde. Voor wat betreft de handhaving van de orde op de publieke tribune wordt verwezen naar artikel 25 van deze verordening. Om te bevorderen dat leden van raadscommissies zich niet belemmerd voelen om hun mening te uiten bepaalt artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet bovendien dat artikel 22 van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing is op leden van raadscommissies. Hierdoor zijn leden van raadscommissies niet in rechte te vervolgen, aan te spreken of verplicht getuigenis af te leggen over hetgeen zij in de vergadering zeggen of schriftelijk overleggen. Dit geldt voor zowel raadsleden als niet-raadsleden. Artikel
30. Voorstellen van orde Ieder lid heeft te allen tijde het recht een voorstel van orde te doen. De beslissing of er inderdaad sprake is van een voorstel van orde is aan de raadscommissie. Over een voorstel van orde wordt direct, zonder beraadslaging, besloten door de raadscommissie. Bij het staken van stemmen is het voorstel niet aangenomen (artikel 32, vierde lid, van de Gemeentewet is hierop niet van toepassing). Een voorstel van orde betreft bijvoorbeeld het schorsen van de vergadering voor een (overleg) pauze of een voorstel over de (beperking van de) spreektijden van de leden en overige deelnemers aan de commissievergadering. Paragraaf
31. Besloten vergaderingen Artikel
32. Toepassing verordening op besloten vergaderingen Bij bepalingen die van overeenkomstige toepassing zijn kan onder meer gedacht worden aan de bepalingen omtrent het tijdig verzenden van stukken, het vergaderquorum en voorstellen van orde. De bepalingen van deze verordening zijn echter niet van toepassing, voor zover de toepassing van die bepalingen strijdig is met het besloten karakter van de vergadering. Zo zullen er bijvoorbeeld geen beeld- en geluidsregistraties voor openbaar gebruik gemaakt kunnen worden. Ten aanzien van de stukken die betrekking hebben op een besloten vergadering en het behandelde zal een raadscommissie de raad adviseren of geheimhouding als bedoeld in artikel 86 van de Gemeentewet wordt opgelegd, bekrachtigd dan wel opgeheven. Artikel
33. Verslag besloten vergadering Op grond van artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet is artikel 23 van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing. Het vierde lid van artikel 23 van de Gemeentewet schrijft voor dat van een besloten vergadering een afzonderlijk verslag wordt opgemaakt, dat niet openbaar wordt gemaakt tenzij de raad en in casus dus een raadscommissie anders beslist. Als geen voorstellen tot wijziging of openbaarmaking worden gedaan, wordt het verslag automatisch vastgesteld en is een nieuwe besloten raadsvergadering niet noodzakelijk. Artikel
34. Opheffing geheimhouding Een raadscommissie kan geheimhouding op informatie leggen en die informatie tevens aan de raad verstrekken. De raad kan de geheimhouding opheffen van aan de raad verstrekte informatie (artikel 89, vierde lid van de Gemeentewet). Wel bestaat er een overlegverplichting, waarmee recht wordt gedaan aan het principe van hoor en wederhoor Paragraaf 4.

Artikel 25

.

Artikel 26

, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet regelen dat de voorzitter van de raad toehoorders die de orde verstoren, kan doen vertrekken en bij volharding in hun gedrag de toezegging kan ontzeggen. Voor raadscommissies ontbreekt een dergelijke bepaling in de Gemeentewet, het derde lid van dit artikel voorziet hierin. Artikel 26. Geluid- en beeldregistraties Aangezien de vergaderingen van een raadscommissie in principe openbaar zijn, kunnen radio- en tv-stations geluid- en beeldregistraties maken. Dit is uiteraard niet het geval als het een besloten vergadering betreft. Wel dient rekening gehouden te worden met de privacy van insprekers of publiek. Raadsleden daarentegen hebben een publieke functie. Het is mogelijk om een aanwijzing te geven dat publiek slechts vanaf een bepaalde afstand in beeld mag worden gebracht. Ook kan een aanwijzing zijn dat burgers die inspreken niet gefilmd mogen worden, uiteraard in overleg met de insprekers. Mogelijk hebben zij geen probleem met beeldregistraties.