Nota Voorkomen en bestrijden van Misbruik en oneigenlijk gebruikBesluit College van Burgemeester en Wethouders Hoort bij het voorstel College van Burgemeester en Wethouders van Z133189 BenW-08037 Voorstel: Het voorstel voor het College van Burgemeester en Wethouders is besproken in het College van Burgemeester en Wethouders van 4 april 2023 De nota Voorkomen en bestrijden van Misbruik en oneigenlijk gebruik vaststellen. De raad via actieve informatievoorziening informeren over de nota Voorkomen en bestrijden van Misbruik en oneigenlijk gebruik. besluit: De nota Voorkomen en bestrijden van Misbruik en oneigenlijk gebruik vaststellen. De raad via actieve informatievoorziening informeren over de nota Voorkomen en bestrijden van Misbruik en oneigenlijk gebruik. 1.Inleiding Met ingang van 2023 geeft het college een rechtmatigheidsverklaring af. Hier toetst het college op het voorwaarden-, het begrotings- en het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium. De Kadernota Rechtmatigheid van de commissie BBV geeft aan wat een gemeente minimaal moet doen rond beleid voor misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O). Om misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden te voorkomen zijn beheersmaatregelen nodig. Deze worden vertaald in een nota voorkomen en bestrijden van M&O. In deze nota worden de algemene uitgangspunten en de filosofie van de organisatie met betrekking tot het voorkomen van het M&O opgenomen. Daarbij moet in ogenschouw worden genomen dat het M&O beleid niet statisch is. Wijziging in wet- en regelgeving kunnen vragen om aanpassingen. In deze nota worden de bestaande beheersmaatregelen beschouwd. De risico’s van misbruik of oneigenlijk gebruik zijn bepalend voor de maatregelen die worden gehanteerd. Met deze nota zetten we als Bronckhorst geen nieuwe lijn in. De nota vormt een verzameling en vastlegging van de beheersmaatregelen in de huidige praktijk. Met het opstellen van deze nota geven we uitvoering aan artikel 13 van de Financiële verordening 2023. Daarnaast geven we invulling aan het advies van de accountant om een nota over M&O-beleid op te stellen. Waar wij in de nota spreken over ‘wij’ bedoelen we hiermee de organisatie gemeente Bronckhorst. 2.Doelstelling en uitgangspunten Met ingang van 2023 wordt van het college verwacht dat zij een rechtmatigheids-verantwoording opstelt. De Kadernota 2023 van de commissie BBV geeft hier een invulling aan. In de rechtmatigheidsverantwoording toetst het college op drie criteria: het voorwaardencriterium; het begrotingscriterium; het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium. Naar aanleiding van de gewijzigde wetgeving passen wij de Financiële verordening (ex. artikel 212 Gemeentewet) aan. In deze verordening is opgenomen: het college zorgt voor en legt vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen. Het M&O-criterium is het criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en gemeentelijke eigendommen bij financiële beheershandelingen. 2.1Definities en afbakening M&O beleid Rechtmatigheid Misbruik en oneigenlijk gebruik is één van de drie aspecten van rechtmatigheid. Bij misbruik betreft het een onrechtmatige handeling. Bij oneigenlijk gebruik wordt feitelijk gehandeld in overeenstemming met wet- en regelgeving. Daarmee zijn dergelijke handelingen niet onrechtmatig. Wel is sprake van handelen in strijd met het doel en de strekking van de wet- en regelgeving en daarom is het relevant in het kader van onrechtmatigheid. De commissie BBV heeft in de Kadernota Rechtmatigheid de volgende definities van misbruik en oneigenlijk gebruik opgenomen. Definitie misbruik: Het opzettelijk niet, niet tijdig, onjuist of onvolledig verstrekken van gegevens met als doel ten onrechte overheidssubsidies of -uitkeringen te verkrijgen of niet dan wel een te laag bedrag aan heffingen aan de overheid te betalen. Het betreft hier een bewuste misleiding om onrechtmatig of onwettig voordeel te behalen. Misbruik kan gelijk worden gesteld met het plegen van fraude om zich onrechtmatig overheidsgelden toe te eigenen. Niet elke misstap (fout) geldt als misbruik. Bij het maken van fouten is er meestal geen sprake van een opzettelijke handeling. Daarnaast is het begrip misleiding van betekenis in deze definitie. Misleiding heeft betrekking op het bewust verborgen houden van het misbruik. Definitie oneigenlijk gebruik: Het door het aangaan van rechtshandelingen, al dan niet gecombineerd met feitelijke handelingen, verkrijgen van overheidsbijdragen of het niet dan wel tot een te laag bedrag betalen van heffingen aan de overheid, in overeenstemming met de bewoordingen van de regelgeving maar in strijd met het doel en de strekking daarvan. Als wet- en regelgeving oneigenlijk gebruik mogelijk maakt (“de mazen van de wet”) is het noodzakelijk dat wet- en regelgeving worden aangepast en/of duidelijker moet worden toegelicht. De afbakening van het M&O beleid is extern gericht, namelijk op de inwoner, instelling of organisatie die via de gemeente gebruik maakt van overheidsregelingen. Interne regelingen vallen niet onder de werking van dit beleid. Interne regelingen worden wat betreft eventueel misbruik of oneigenlijk gebruik onder het gemeentelijke integriteitsbeleid geschaard. Het M&O beleid ziet verder toe op de publiekrechtelijke taakuitoefening van ons als gemeente. Privaatrechtelijk handelen, zoals de aan- en verkoop en de (ver)huur van vastgoed en gronden en het oneigenlijk gebruik van gemeentelijke gronden, vormt geen onderdeel van dit beleid. 2.2Doelstelling M&O beleid Het M&O beleid heeft tot doel het voorkomen en bestrijden van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden. Daarmee bestaat het zowel uit preventief beleid als repressief beleid. Bij M&O beleid is het met name van belang om vast te stellen dat in de bedrijfsvoering effectieve maatregelen zijn getroffen om misbruik te voorkomen dan wel tijdig op te sporen, en daarnaast dat de wet- en regelgeving duidelijk en te handhaven is. M&O beleid draagt bij aan transparantie en consistentie van gemeentelijk beleid. Het maakt het ook mogelijk dat afwegingen worden gemaakt welke beheersmaatregelen nodig en doeltreffend zijn, afgezet tegen de inspanning die zij kosten en het financieel nut ervan. 2.3Uitgangspunten Bij het beschrijven van het M&O-beleid in deze nota hanteren we een aantal uitgangspunten die we binnen de gemeente Bronckhorst belangrijk vinden: We werken vanuit een basishouding van vertrouwen in een juiste omgang met gemeentelijke regelingen door haar inwoners en instellingen/bedrijven. Maatregelen die we treffen ter bevordering van een juist gebruik van gemeentelijke regelingen zijn proportioneel. Dat wil zeggen dat zij in verhouding staan tot de risico’s die worden gelopen. De betrouwbaarheid van aangeleverde informatie, afgezet tegen het mogelijk optreden van risico's, is bepalend voor de mate van controle en sanctionering. Voorkomen is beter dan genezen. De inzet van beleid en maatregelen is met name gericht op preventie van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen. Van derden ontvangen gegevens worden indien mogelijk geverifieerd. Na constatering van een overtreding herstellen we de rechtmatige situatie zo snel mogelijk en zo nodig en indien mogelijk bestraffen we dit. De leidinggevende waar de betreffende regelingen worden uitgevoerd, is verantwoordelijk voor het treffen van M&O beheersmaatregelen en de naleving ervan. Het M&O beleid actualiseren we periodiek op basis van ontwikkelingen in wet- en regelgeving en ervaring met de maatregelen en controles. In die gevallen dat taken zijn uitbesteed of zijn overgedragen aan een verbonden partij, wordt door ons aanvullend geen uitvoering gegeven aan toetsing op misbruik of oneigenlijk gebruik. Daarvoor zijn de betreffende organisaties verantwoordelijk. Voorbeelden van taken zijn de uitvoering van de heffing van de belastingen en de uitvoering van de Wet Inburgering . Vooraf maken we hier afspraken over en we spreken hen aan als het onvoldoende aandacht krijgt. Deze afspraken richten we op de inhoud (wat doen zij aan M&O beleid) en de verantwoording (hoe rapporteren zij hierover en hoe kunnen wij dit zo nodig controleren). 2.4Rollen en verantwoordelijkheden Deze nota vormt een kapstok voor de opsomming van bestaand beleid en bevat geen ,nieuwe regels. Rollen en verantwoordelijkheden zijn in lijn met de inrichtingsprincipes van de organisatie. De leidinggevende waar de betreffende regeling wordt uitgevoerd is verantwoordelijk voor het actueel houden van het specifieke M&O beleid en het treffen van passende M&O beheersmaatregelen voor zijn of haar specifieke risicoprocessen. De gemeentesecretaris ziet erop toe dat de leidinggevenden deze taak oppakken en dat waar nodig risico's tijdig worden besproken. Het college vervult een kaderstellende rol door het beleid en de periodieke actualisaties daarvan vast te stellen. 3.Beheersmaatregelen Bepaalde regelingen en processen (of onderdelen daarvan) dragen het risico van misbruik of oneigenlijk gebruik met zich mee. Dat is in het bijzonder het geval als er sprake is van afhankelijkheid van gegevens die derden aan de gemeente verstrekken. Wettelijke eisen en minimumnormen vereisen maatregelen ter bestrijding van fraude en misbruik te treffen. Dat zijn maatregelen uit landelijke wetgeving en lokale regelgeving die worden ingezet. Daarnaast zijn extra beheersmaatregelen denkbaar die het risico van misbruik en oneigenlijk gebruik verder terugdringen. Ook interne beheersmaatregelen zijn relevant. Het gaat dan om zaken zoals functiescheiding, toegangsrechten tot applicaties, regelmatige controle daarvan, het vastleggen van gebeurtenissen in log-ins en rapportages over deze maatregelen. In de maatregelen maken we een onderscheid tussen preventieve en repressieve maatregelen (of een mix daarvan). 3.1Preventieve maatregelen Preventieve maatregelen zijn maatregelen die liggen vóór het moment van beschikken, betalen of ontvangen van een voorziening, vergunning of uitkering. Preventieve maatregelen betreffen regelgeving, voorlichting en controle in het proces. Zij zijn gericht op het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen. 3.1.1Regelgeving Heldere en eenduidige regelgeving beperkt de ruimte voor misbruik en oneigenlijk gebruik. Onder regelgeving wordt verstaan: verordeningen, beleidsregels, nadere regels en richtlijnen van de gemeente zoals vastgelegd in processen en interne afspraken. Adequate en handhaafbare regelgeving is een belangrijke beheersmaatregel in het kader van M&O beleid en voldoet in dat verband aan de volgende eisen: eenvoud, inzichtelijkheid en begrijpelijkheid; er gelden eenduidige definities; het doel en de doelgroep van de regeling is nauwkeurig bepaald, alsmede de ((categorieën van) persoons)gegevens die noodzakelijk zijn om het doel te bereiken; rechten, plichten en voorwaarden zijn opgenomen; er zijn geen overbodige en/of met elkaar strijdige bepalingen; de afhankelijkheid van gegevens afkomstig van derden is zoveel mogelijk beperkt; mogelijke maatregelen of mogelijke sancties bij geconstateerd misbruik en oneigenlijk gebruik zijn in de regeling opgenomen; ingangsdata en overgangsregels zijn in de regeling opgenomen. 3.1.2Voorlichting Wet- en regelgeving brengen we door voorlichting onder de aandacht van belanghebbenden (inwoners, bedrijven en instellingen). We dienen informatie te verstrekken over het bestaan van een regeling, aard en doel van de regeling, de specifieke doelgroep, geldende voorwaarden en controle- en sanctiebeleid. Voorlichting draagt in preventieve zin bij aan het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van een regeling, zeker als we ook duidelijk communiceren over mogelijke sancties. Daarnaast werkt actieve voorlichting over het M&O beleid via de website van de gemeente stimulerend op de naleving van regelgeving. 3.1.3Controle in het proces Controle in de uitvoering is een middel om (de kans
AI-uitleg op basis van de officiële wettekst. Indicatief, vervangt geen juridisch advies.