Regeling persoonsdossiers VRMWB (Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant)

Regeling persoonsdossiers VRMWBHet Dagelijks Bestuur van de Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant, Besluit: Om per 1 januari 2023 de huidige Regeling Persoonsdossiers (met bijlage) in te trekken en de Regeling Persoonsdossiers RAVMWB (met bijlage) vast te stellen en per 1 januari 2023 als volgt op te nemen in het Reglement Arbeidsvoorwaarden Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant. Regeling persoonsdossiers VRMWB Inhoudsopgave Artikel 1 Begrippen Artikel 2 De doelstelling van de registratie Artikel 3 Categorieën van personen opgenomen in de registratie Artikel 4 Opgenomen gegevens en de wijze van verkrijgen Artikel 5 Verantwoordelijke en beheerders Artikel 6 Aanleggen van een dossier Artikel 7 Toegang tot de registratie Artikel 8 Verstrekken van gegevens aan derden Artikel 9 Bewaring en vernietiging Artikel 10 Recht op inzage en afschrift Artikel 11 Correctierecht Artikel 12 Organisatie en beveiliging Artikel 13 Bijzondere gevallen Artikel 14 Slotbepaling Artikel 15 Citeertitel en inwerkingtreding Bijlage 1 Dossierindeling persoonsdossiers Artikel1Begrippen (Verwerkings)verantwoordelijke: het Dagelijks Bestuur van de Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant dan wel de publieke rechtspersoon Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant voor zover de arbeidsrelatie in de toekomst gestoeld is op de Ambtenarenwet 2017 in combinatie met de Wet op de arbeidsovereenkomst (Boek 7 BW, Titel 10) Bestuur: het Dagelijks Bestuur van de Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant. Bevoegdheden kunnen gemandateerd of gedelegeerd zijn op grond van het delegatie- en mandaatbesluit. Persoonsdossier: het geheel van - schriftelijk en/of elektronisch - vastgelegde informatie met betrekking tot een persoon die deel uitmaakt van een van de categorieën genoemd in artikel 3 van deze regeling. In het persoonsdossier wordt de arbeidsgeschiedenis vastgelegd. Het bevat alle gegevens op basis waarvan de stand van zaken kan worden geanalyseerd vanaf het moment van aanstelling tot en met het ontslag en waarbij de onderbouwing van de genomen beslissingen met betrekking tot het dienstverband vindbaar en verantwoord zijn. Geregistreerde medewerker: degene die op basis van een arbeidsovereenkomst of aanstelling of op basis van (een vorm van) inhuur voor de Veiligheidsregio Midden- en West Brabant werkzaam is of is geweest en van wie persoonsgegevens in de personeelsregistratiesystemen zijn opgenomen; Beheerders: de medewerkers van de afdeling P&O; de leidinggevende en of de gedelegeerde ondersteuner, namens de Verantwoordelijke, hierbij geldt de mandaatregeling VRMWB; Leidinggevende/ondersteuner: de leidinggevende in hiërarchische zin/diens gedelegeerde ondersteuner, hierbij geldt de autorisatieregeling VRMWB; Registratie: het geheel van de data en dossiers in de personeelsregistratiesystemen; Persoonsgegevens: gegevens die herleidbaar zijn tot een individuele natuurlijk persoon; Derde: een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan, niet zijnde de geregistreerde, noch de verantwoordelijke, noch de beheerder, noch de personen die onder rechtstreeks gezag van de verwerkingsverantwoordelijke of de beheerder gemachtigd zijn om de persoonsgegevens te verwerken;. AVG/: Algemene verordening Gegevensbescherming (AVG). VNG selectielijst: Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen voor de periode vanaf 1 januari 2017 en eventuele opvolgers ervan. De selectielijst is vastgesteld op basis van artikel 3 en 5 van de archiefwet en geeft richtlijnen voor archiveren, bewaren en vernietigen van documenten. Artikel2De doelstellingen van de registratie De doelstelling van de registratie is het verwerken van persoonsgegevens voor de uitvoering van de ambtelijke rechtspositieregelingen van de VRMWB dan wel de Collectieve Arbeidsovereenkomst, voor zover in de toekomst aan de orde, dan wel de uitvoering van aanspraken en/of verbintenissen op grond van ambtelijke aanstelling en/of arbeidsovereenkomst, kortom de uitvoering van het personeelsbeleid, en nader geldende wettelijke verplichtingen. In het persoonsdossier wordt de arbeidsgeschiedenis vastgelegd. Het bevat alle gegevens op basis waarvan de stand van zaken kan worden geanalyseerd vanaf het moment van aanstelling tot en met het ontslag en waarbij de onderbouwing van de genomen beslissingen met betrekking tot het dienstverband vindbaar en verantwoord zijn. Artikel3Categorieën van personen opgenomen in de registratie 1.Medewerkers aangesteld bij de VRMWB of werkzaam op basis van een arbeidsovereenkomst. 2.Personen die op basis van inhuur (bijvoorbeeld commissies, -ZZP-ers, uitzendkrachten en Payrollers) werkzaam zijn. 3.Personen die zijn gedetacheerd bij de VRMW 4.Personen die voorheen werkzaam waren bij de VRMWB Artikel4Opgenomen gegevens en de wijze van verkrijgen Lid 1 De registratie bevat geen andere gegevens dan vermeld in de bij deze regeling behorende bijlage “Dossierindeling persoonsdossier”. Lid 2 De persoonsgegevens worden verkregen door toedoen van of met medeweten van de geregistreerde medewerker, van de leidinggevende/ondersteuner en personen en instanties die bij de medewerker redelijkerwijs bekend kunnen zijn Lid 3 De in het eerste lid bedoelde bijlage vormt een onderdeel van deze regeling. Artikel5Verantwoordelijke en beheerders Het Dagelijks Bestuur, dan wel de publieke rechtspersoon Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant voor zover het civiele arbeidsrecht zal zijn gaan gelden, is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens. Als zodanig ziet het Dagelijks Bestuur tevens toe op de werking van deze registratie overeenkomstig deze regeling. De medewerkers van de afdeling HR zijn beheerders van de registratie en belast met de dagelijkse zorg in opdracht van de verantwoordelijke. Voor nader gespecificeerde documenten hebben de leidinggevende en of de gedelegeerde ondersteuner de bevoegdheid om in opdracht van verantwoordelijke documenten in het personeelsdossier te beheren. Artikel6Aanleggen van een dossier Lid 1 Het aanleggen van een dossier gebeurt uitsluitend, in opdracht van de (Verwerkings)verantwoordelijke door de beheerders en de door deze aangewezen medewerkers, met inachtneming van de vastgestelde voorschriften. Lid 2 De afdeling HR draagt zorg voor een praktische uitwerking van de voorschriften zoals onder lid 1 bedoeld. Lid 3 Voor nader gespecificeerde documenten, zoals door HR vastgesteld in de praktische uitwerking zoals bedoeld in lid 2, hebben de leidinggevende en de gedelegeerde ondersteuner de bevoegdheid om documenten toe te voegen aan het personeelsdossier. Lid 4 De in een dossier opgenomen gegevens worden uitsluitend gebruikt ten behoeve van de in artikel 2 van deze regeling omschreven doelstellingen. Lid 5 Bijzondere en strafrechtelijke gegevens worden slechts verwerkt, indien dit op basis van de AVG is toegestaan. Lid 6 De persoonsgegevens worden geregistreerd in de daarvoor vastgestelde personeelsregistratie- systemen. Artikel7Toegang tot de registratie De beheerders hebben binnen het kader van de opgedragen werkzaamheden toegang tot de registratie; De geregistreerde medewerker heeft toegang tot het eigen personeelsdossier; De leidinggevende en of de gedelegeerde ondersteuner hebben in het kader van de leidinggevende/ondersteunende taken volgens het mandaatbesluit VRMWB toegang tot de digitale persoonsdossiers van onder de leidinggevende ressorterende medewerkers. Uit de, nog vast te stellen, dataclassificatie volgt welke categorieën medewerkers toegang hebben tot welke categorieën personeelsgegevens. Indien een medewerker toegang wenst tot andere gegevens dan hij/zij rechten heeft kan deze een verzoek indienen bij het hoofd HR om toegang te krijgen tot de betreffende gegevens. Het hoofd HR toetst of toegang mogelijk is gelet op de wettelijke kaders en het bestaande beleid. Indien toegang niet mogelijk is maar desondanks gewenst beslist het Dagelijks Bestuur over toegang tot de registratie. Artikel8Verstrekken van gegevens aan derden Uit een dossier worden slechts gegevens verstrekt aan derden indien dit voortvloeit uit of strookt met het doel van de verwerking van persoonsgegevens of uit een wettelijke verplichting. De verstrekking van gegevens blijft achterwege voor zover op grond van een wettelijk voorschrift geheimhouding is geboden. Artikel9Bewaring en vernietiging Bewaring en vernietiging van persoonsgegevens geschieden met inachtneming van de selectielijst VNG. In geval van voorgenomen vernietiging wordt steeds de inschatting gemaakt of vernietiging niet in de weg kan staan aan adequate invulling van wederzijdse aanspraken en verplichtingen in de bestuursrechtelijke dan wel contractuele relatie werkgever / medewerker of dat er andere gronden zijn om vernietiging achterwege te laten. Artikel10Recht om in te zien, wijzigen, vergeten, overdragen gegevens, informatie Lid 1 De geregistreerde (of zijn gemachtigde) van wie persoonsgegevens worden verwerkt heeft het recht op inzage en het recht op rectificatie en wissen van hem betreffende persoonsgegevens, overeenkomstig het daarover gestelde in Afdeling 3 van de AVG en voor zover in AVG en Uitvoeringswet AVG genoemde en erkende belangen zich daartegen niet verzetten. Daarnaast heeft hij het recht op dataportabiliteit. Lid 2 Indien inzage of afschrift geweigerd wordt, dan wordt dit desgevraagd schriftelijk en gemotiveerd meegedeeld. Lid 3 De beheerders eisen legitimatie voor vaststelling van de identiteit en eventueel de machtiging van degene die verzoekt om inzage of afschrift. Lid 4 Het verzoek tot correctie, aanvulling of verwijdering wordt schriftelijk ingediend bij de Verantwoordelijke. De beslissing op het verzoek wordt binnen 1 maand na ontvangst van het verzoek schriftelijk medegedeeld, met dien verstande dat deze termijn zo nodig met 2 maanden kan worden verlengd, van welke verlenging verantwoordelijke verzoeker binnen 1 maand in kennis stelt. De verzoeker ontvangt een afschrift van de gecorrigeerde, aangevulde of verwijderde gegevens. Een afwijzende beslissing op het verzoek wordt schriftelijk en gemotiveerd meegedeeld. Lid 5 Op voornoemde besluiten zijn de artikelen van de Algemene wet bestuursrecht inzake bezwaar en beroep van toepassing dan wel kan verzoeker zich wenden tot de Kantonrechter, naar gelang de aard van de rechtsverhouding tussen werkgever en geregistreerde. Artikel11Organisatie en beveiliging De dossiers worden beheerd door de beheerders. Zij zijn verantwoordelijk voor een adequate opname, verstrekking en verwijdering van persoonsgegevens in de door hen beheerde dossiers, in overeenstemming met het gestelde in of bij deze regeling, onverlet de verantwoordelijkheid van de Verantwoordelijke. De beheerders dragen zorg voor de nodige voorzieningen van technische en organisatorische aard ter beveiliging van de registratie tegen verlies of aantasting van de gegevens en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking daarvan. Artikel12Bijzondere gevallen In gevallen waarin deze regeling niet of niet naar redelijkheid voorziet, beslist het Dagelijks Bestuur. Artikel13Slotbepaling Deze regeling ligt ter inzage bij de beheerders en is ter kennis gebracht aan alle medewerkers. Artikel14Citeertitel en inwerkingtreding Lid 1 Deze regeling kan worden aangehaald als “Regeling persoonsdossiers Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant”. Lid 2 Deze regeling treedt in werking met ingang van 1 januari 2022. De oude regeling komt hierdoor te vervallen. Aldus besloten door het Dagelijks bestuur, Tilburg, 30 maart 2023 De voorzitter, Th.L.N. Weterings De secretaris, J. Trijselaar Bijlage1.Indeling van de persoonsdossiers Indeling persoonsdossier Bewaartermijn Verbijzondering 1. Persoonlijke gegevens VOG 10 jaar na dienstverband Bewaren in geval van: (plv) directeur en regionaal commandant VRMWB Legitimatiebewijs 10 jaar na dienstverband Bewaren in geval van: (plv) directeur en regionaal commandant VRMWB Verblijfsvergunning 10 jaar na dienstverband Bewaren in geval van: (plv) directeur en regionaal commandant VRMWB Handtekeningenformulier 10 jaar na dienstverband Bewaren in geval van: (plv) directeur en regionaal commandant VRMWB Persoonlijke documenten 10 jaar na dienstverband Bewaren in geval van: (plv) directeur en regionaal commandant VRMWB Diploma's/Certificaten/Getuigschrift 10 jaar na dienstverband Bewaren in geval van: (plv) directeur en regionaal commandant VRMWB 1.2 Verklaringen Eed en belofte 10 jaar na dienstverband Bewaren in geval van: (plv) directeur en regionaal commandant VRMWB Akte van geheimhouding 10 jaar na dienstverband Bewaren in geval van: (plv) directeur en regionaal commandant VRMWB Werkgeversverklaring Vrijwillige Brandweer 10 jaar na dienstverband Bewaren in geval van: (plv) directeur en regionaal commandant VRMWB Inlichtingenformulier medewerker 10 jaar na dienstverband Bewaren in geval van: (plv) directeur en regionaal commandant VRMWB 2. Arbeidsvoorwaarden, salarisafspraken en pensioen 2.0 Aanstelling en Besluiten Stageovereenkomst 10 jaar na dienstverband Afwijkende bewaartermijn indien vervallen Aanstellings- of plaatsingsbrief 10 jaar na dienstverband Bewaren in geval van: (plv) directeur en regionaal commandant VRMWB + bestuurder, lid onafhankelijke commissie. 1 jaar in geval van afbreuk aanstelling Arbeids- of leerovereenkomst 10 jaar na dienstverband Bewaren in geval van: (plv) directeur en regionaal commandant VRMWB Loonbelastingformulier 10 jaar na dienstverband Sollicitatiebrief, CV 10 jaar na dienstverband Afgewezen: 4 weken. Met toestemming bewaren 1 jaar. Formulier mobiele telefoon 10 jaar na dienstverband Bevordering functie-rang 10 jaar na dienstverband Bewaren in geval van: (plv) directeur en regionaal commandant VRMWB Demotie functie-rang 10 jaar na dienstverband Bewaren in geval van: (plv) directeur en regionaal commandant VRMWB Wijziging werkzaamheden/Functiewijziging 10 jaar na dienstverband Bewaren in geval van: (plv) directeur en regionaal commandant VRMWB Wijziging werktijd 10 jaar na dienstverband Bewaren in geval van: (plv) directeur en regionaal commandant VRMWB 2.1 Individuele afspraken Nevenwerkzaamheden 10 jaar na dienstverband Bewaren in geval van: (plv) directeur en regionaal commandant VRMWB Aanwijzing opstapper 10 jaar na dienstverband Bewaren in geval van: (plv) directeur en regionaal commandant VRMWB BHV 10 jaar na dienstverband Bewaren in geval van: (plv) directeur en regionaal commandant VRMWB Toelage 10 jaar na dienstverband Bewaren in geval van: (plv) directeur en regionaal commandant VRMWB Flexibele beloning 10 jaar na dienstverband Bewaren in geval van: (plv) directeur en regionaal commandant VRMWB OR 10 jaar na dienstverband Bewaren in geval van: (plv) directeur en regionaal commandant VRMWB Persoonlijke afspraken 10 jaar na dienstverband Bewaren in geval van: (plv) directeur en regionaal commandant VRMWB Maatwerkregeling arbeidstijden 10 jaar na dienstverband Bewaren in geval van: (plv) directeur en regionaal commandant VRMWB 2.2 Financiële kwesties Loonbeslag-verzoek om info 7 jaar - na opheffen beslag 2.3 Aanwijzing specialisme Aanwijzing specialisme 10 jaar na einde functie Bewaren in geval van: (plv) directeur en regionaal commandant VRMWB Piket 10 jaar na dienstverband Bewaren in geval van: (plv) directeur en regionaal commandant VRMWB Aanwijzing chauffeur-schipper 10 jaar na einde functie Bewaren in geval van: (plv) directeur en regionaal commandant VRMWB 2.4 Salaris bij ziekte Korting salaris bij ziekte 7 jaar - na verwerking gegevens 2.5 Verlof Ouderschapsverlof 7 jaar - na verlof Bijzonder verlof / Zorgverlof 7 jaar - na verlof Zwangerschapsverlof/Bevallingsverlof 7 jaar - na verlof Zorgverlof 7 jaar - na verlof 2.6 Maatwerkregeling FLO Maatwerkregeling FLO/ Functioneel Leeftijdsontslag 10 jaar na einde dienstverband Bewaren in geval van: (plv) directeur en regionaal commandant VRMWB 2.7 Jubilea Jubilea 10 jaar na einde dienstverband Bewaren in geval van: (plv) directeur en regionaal commandant VRMWB 2.8 Oorkonde / Koninklijke Onderscheiding Oorkonde/Koninklijke Onderscheiding B Altijd bewaren, ongeacht functie 2.9 Ontslag Ontslag 10 jaar na einde dienstverband Bewaren in geval van: (plv) directeur en regionaal commandant VRMWB 2.10 Bedenkingen en bezwaren Bezwaarprocedure 5 jaar - na proces Bewaren in geval van: (plv) directeur en regionaal commandant VRMWB 2.11 Afspraken loopbaan en opleiding ILB 10 jaar - na afloop studie Bewaren in geval van: (plv) directeur en regionaal commandant VRMWB Studieaanvragen-studiefac. 10 jaar - na afloop studie 2.12 Besluiten PPMO PPMO 10 jaar na einde dienstverband Bewaren in geval van: (plv) directeur en regionaal commandant VRMWB 2.13 Sollicitaties Afwijzing sollicitatie 1 jaar - na sollicitatie 2.14 Re-integratie Re-integratie 5 jaar - na proces Bewaren in geval van: (plv) directeur en regionaal commandant VRMWB 2.15 Detachering Detachering 10 jaar na detachering Bewaren in geval van: (plv) directeur en regionaal commandant VRMWB 2.16 Aankoop/verkoop verlof Aankoop/verkoop verlofuren 10 jaar na dienstverband 3. Functie/Functioneren 3.1 Functie/Functioneren Functioneringsverslagen 5 jaar - na gesprek Bewaren in geval van: (plv) directeur en regionaal commandant VRMWB Beoordelingsverslagen 5 jaar - na gesprek Bewaren in geval van: (plv) directeur en regionaal commandant VRMWB Tweede loopbaanbeleid 10 jaar na gesprek Bewaren in geval van: (plv) directeur en regionaal commandant VRMWB 3.2 Disiciplinaire waarschuwingen Disciplinaire waarschuwingen 10 jaar - na kwestie Bewaren in geval van: (plv) directeur en regionaal commandant VRMWB 3.3 Vaststellen functiebeschrijving Vaststellen functiebeschrijving 10 jaar na dienstverband Bewaren in geval van: (plv) directeur en regionaal commandant VRMWB 4. ARBO 4.1 Re-integratie - Correspondentie UWV Correspondentie UWV 5 jaar - na proces 4.2 Gevaarlijke stoffen Registratie formulier gevaarlijke stoffen 40 jaar na dienstverband Bewaren in geval van: (plv) directeur en regionaal commandant VRMWB 4.3 Agressie en geweld Mededeling agressie en geweld 10 jaar na dienstverband 4.4 Ongevalsmelding Formulier ongevalsmelding 5 jaar na ongeval 4.5 Verzekeringen ongeval/schade Verzekering 5 jaar - na proces Schadeformulier 10 jaar - na uitkering IZA-zorgpakket 10 jaar na dienstverband 5. Opleidingen 5.1 Diploma Certificaat Getuigschrift Kopieën diploma/Certificaat 10 jaar na dienstverband Kopieën getuigschriften 10 jaar na dienstverband 6. Werkdossier P-Adviseur 7. Werkdossier Leidinggevende 7.1 Werkdocument Leidinggevende Werkdocument leidinggevende 10 jaar na dienstverband Bewaren in geval van: (plv) directeur en regionaal commandant VRMWB 7.2 Persoonlijke documenten medewerker Persoonlijke doc. medew. 10 jaar na dienstverband Bewaren in geval van: (plv) directeur en regionaal commandant VRMWB Verzuim 10 jaar na dienstverband Declaraties 10 jaar na dienstverband Flexibele arbeidsvoorwaarden 10 jaar na dienstverband Bewaren in geval van: (plv) directeur en regionaal commandant VRMWB