Archiefverordening Elburg 2023 (Elburg)

Archiefverordening Elburg 2023De raad van de gemeente Elburg; gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van 06-02-2023 gelet op de artikelen 30, eerste lid en 32, tweede lid van de Archiefwet 1995; overwegende dat die wet voorschrijft een verordening te hebben betreffende de zorg van het college van burgemeester en wethouders voor het beheer van de digitale en analoge archiefbescheiden van de gemeentelijke organen alsmede betreffende het interne toezicht daarop; besluit: vast te stellen de volgende verordening: Archiefverordening Elburg 2023 HoofdstukI Definities Artikel1Definities In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder: a.archiefbescheiden: de archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1 onder c van de wet b.archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats c.archiefruimte: een overeenkomstig artikel 1 onder e van de wet aangewezen archiefruimte d.archivaris: de overeenkomstig artikel 32 van de wet aangewezen gemeentearchivaris e.beheerder: degene die is belast met het beheer van de archiefbescheiden van een nader aan te wijzen organisatieonderdeel f.wet: de Archiefwet 1995 HoofdstukII De zorg voor het beheer van de archiefbescheiden Artikel2Duurzaamheid, ordening, toegankelijkheid, bewaartermijn, vernietiging, authenticiteit Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor het vervaardigen, bewaren en, voor zover wettelijk bepaald, vernietigen van de archiefbescheiden zodanig dat de duurzaamheid, ordening en toegankelijkheid gedurende de wettelijk voorgeschreven bewaartermijn zijn gewaarborgd en de authenticiteit ervan kan worden aangetoond. Artikel3Informatiebeleid Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor samenhang tussen het beleid ter zake van de wettelijke taken en verantwoordelijkheden op grond van de Archiefwet 1995 en andere onderdelen van het gemeentelijk informatiebeleid en treffen daartoe de nodige maatregelen. Artikel4Kwaliteitssysteem Het college van burgemeester en wethouders stelt een kwaliteitssysteem voor het beheer van de archiefbescheiden vast. Artikel5Middelen Het college van burgemeester en wethouders draagt er zorg voor dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden opgevoerd om de kosten te dekken die zijn verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden. Artikel6Personeel Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel ter uitvoering van de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden. Artikel7Beheervoorschriften Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor het vaststellen of doen vaststellen van voorschriften voor het beheer van de archiefbescheiden. Artikel8Taken en verantwoordelijkheden beheer van niet overgebrachte archiefbescheiden Het college van burgemeester en wethouders wijst taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van de archiefbescheiden die niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht toe aan de beheerder. Artikel9Taken en verantwoordelijkheden beheer van overgebrachte archiefbescheiden Het college van burgemeester en wethouders wijst taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats dan wel aldaar op andere (rechts)titel zijn opgenomen toe aan de archivaris. Artikel10Archiefbewaarplaats Het college van burgemeester en wethouders wijst een archiefbewaarplaats aan. HoofdstukIII Het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats en het afleggen van verantwoording door de archivaris aan het college van burgemeester en wethouders over het beheer van de archiefbescheiden die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats Artikel11Toezichthouder De archivaris is belast met het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Artikel12Uitvoering toezicht De archivaris kan de uitoefening van het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats opdragen aan voldoende en deskundige medewerkers. Artikel13Informatieverstrekking De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene(n) aan wie de uitoefening van het toezicht is opgedragen, alle schriftelijke en mondelinge informatie die nodig is voor een goede taakvervulling. Artikel14Toegang tot archiefbescheiden De archivaris en degenen aan wie de uitoefening van het toezicht is opgedragen hebben toegang tot de archiefbescheiden en tot de ruimten en digitale systemen waarin de archiefbescheiden zich bevinden en met behulp waarvan de archiefbescheiden beheerd worden. Artikel15In kennis stelling door de archivaris De archivaris brengt de beheerder in kennis van de resultaten van de uitoefening van het toezicht. Bij voldoende aanleiding stelt de archivaris tevens het college van burgemeester en wethouders hiervan in kennis. De archivaris geeft daarbij aan welke handelingen en voorzieningen naar zijn oordeel in strijd zijn met de naleving van het bepaalde bij of krachtens de wet alsmede welke herstelmaatregelen moeten worden getroffen om aan de wet te voldoen. Artikel16Verslag van de archivaris aan het college over het beheer van de niet overgebrachte archiefbescheiden De archivaris brengt tweejaarlijks aan het college van burgemeester en wethouders verslag uit over het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats alsmede over de wijze van uitoefening van het toezicht op het beheer. Artikel17Verantwoording door de archivaris aan het college over beheer van de overgebrachte archiefbescheiden De archivaris legt jaarlijks in de vorm van een verslag verantwoording af aan het college van burgemeester en wethouders betreffende het beheer van de archiefbescheiden die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats dan wel aldaar op andere (rechts)titel zijn opgenomen. Artikel18Advies door de archivaris De archivaris kan daarnaast op verzoek of op eigen initiatief advies uitbrengen aan het college van burgemeester en wethouders over het beheer van de archiefbewaarplaats en de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. HoofdstukIV Verslaglegging door het college van burgemeester en wethouders aan de raad Artikel19Verslag van het college aan de raad over het beheer Het college van burgemeester en wethouders brengt jaarlijks verslag uit aan de raad over het beheer van de archiefbescheiden onder bijvoeging van de verslagen en adviezen die de archivaris aan hen heeft uitgebracht conform artikel 16 tot en met 18 alsmede een voorstel voor de in het kader van de zorgplicht voor de archiefbescheiden te treffen maatregelen, zo nodig voorzien van een kostenraming. HoofdstukV Slotbepalingen Artikel20Intrekking De Archiefverordening gemeente Elburg 2016 wordt ingetrokken. Artikel21Inwerkingtreding Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking. Artikel22Citeertitel Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening gemeente Elburg 2023. Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 06-02-2023. De voorzitter, ir J.N. Rozendaal De griffier, mr. D.H.A.A. Kassing