Privacyreglement internet- en e-mailgebruik (Haaren)

Privacyreglement internet- en e-mailgebruikPrivacyreglement e-mail en internetgebruik gemeente Haaren (N.B.)Het College van burgemeester en wethouders van de gemeente Haaren (N.B.)Gelet op:- het feit dat de gemeente Haaren aan degenen die bij haar organisatie werkzaam zijn e-mail en internetfaciliteiten ter beschikking stelt om met behulp daarvan hun functie uit te oefenen;- de wenselijkheid een privacyreglement vast te stellen waarin naast regels voor e-mail- en internetgebruik eveneens regels zijn opgenomen voor het vastleggen en monitoren van dit gebruik;- het bepaalde in de Wet bescherming persoonsgegevens;besluit het volgende privacyreglement e-mail- en internetgebruik vast te stellen. Hoofdstuk1definities reikwijdte en doeleinden Artikel1Definities In dit privacyreglement wordt verstaan onder: Wbp: Wet bescherming persoonsgegevens College bescherming persoonsgegevens: Het College als bedoeld in artikel 51 Wbp. Gemeente: de gemeente Haaren (N.B.) Betrokkene: gebruiker van de elektronische communicatiemiddelen op wie een persoonsgegeven betrekking heeft en die aan te merken is als:a. medewerker in dienst van de gemeenteb. persoon die (betaalde of niet-betaalde) werkzaamheden voor de gemeente verricht, anders dan in ambtelijk dienstverband. E-mailfaciliteiten: de door of namens de gemeente aan betrokkenen ter beschikking gestelde e-mailfaciliteiten. Internetfaciliteiten: de door of namens de gemeente aan betrokkenen ter beschikking gestelde internetfaciliteiten. Elektronische communicatiemiddelen: e-mail- en/of internetfaciliteiten. Persoonsgegeven; elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon in de zin van Wbp. Verwerken van persoonsgegevens: elke handeling of geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens. Bestand: elk, al dan niet geautomatiseerd, gestructureerd geheel van persoonsgegevens, omgeacht of dit geheel van gegevens gecentraliseerd is of verspreid is op een functioneel of geografische wijze, dat volgens bepaalde criteria toegankelijk is en betrekking heeft op verschillende personen. Verantwoordelijke: het College van B en W, zijnde het bestuursorgaan dat het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt. Onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van de elektronische communicatiemiddelen: een doen of nalaten in strijd met dit privacyreglement of andere wet- en regelgeving of een inbreuk op een recht. Artikel2Reikwijdte 1Dit privacyreglement is van toepassing op het verwerken van persoonsgegevens inzake het gebruik van elektronische communicatiemiddelen. 2Dit privacyreglement geldt voor medewerkers in dienst van de gemeente en personen die (betaalde of niet betaalde) werkzaamheden voor de gemeente verrichten; anders dan in ambtelijk dienstverband. Artikel3Doeleinden 1De verwerking van persoonsgegevens inzake het gebruik van de elektronische communicatiemiddelen heeft de volgende doeleinden: het verkrijgen van inzicht in de mate van gebruik van de elektronische communicatiemiddelen; het voorkomen van onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van de elektronische communicatiemiddelen. 2De omvang van de controle ter voorkoming van onrechtmatig gebruik, dan wel misbruik van de elektronische communicatiemiddelen is bedoeld in het eerste lid sub b, wordt zo beperkt mogelijk gehouden, in die zin dat deze in redelijke verhouding staat tot het doel waarvoor deze wordt aangewend. Hoofdstuk2Verantwoordelijkheden en beheer Artikel4Verantwoordelijkheden en beheer 1Door de verantwoordelijke worden de nodige maatregelen getroffen, opdat persoonsgegevens, gelet op de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt, juist en nauwkeurig zijn. 2Door de verantwoordelijke worden passende technische en organisatorische maatregelen ten uitvoer gelegd om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking 3Door de verantwoordelijke worden één of twee systeembeheerders aangewezen die belast zijn met het beheer van het (

1. de)bestand(en). Deze systeembeheerders zijn, op grond van artikel 125a, derde lid, Ambtenarenwet, verplicht tot geheimhouding van de persoonsgegevens waarvan zij kennisnemen, behoudens voor zover enig wettelijk voorschrift hen tot mededeling verplicht of uit hun taak de noodzaak tot mededeling voortvloeit. Hoofdstuk3Gebruik elektronische communicatiemiddelen Artikel5Gebruik elektronische communicatiemiddelen 1Betrokkenen gebruiken de elektronische communicatiemiddelen primair voor het uitvoeren van de aan hen door de gemeente opgedragen taken. 2Incidenteel privé-gebruik van de elektronische communicatiemiddelen door betrokkenen is toegestaan mits dit gebruik in overeenstemming is met dit privacyreglement en dit gebruik in geen geval storend is voor dan wel ten koste gaat van het uitvoeren van de aan hen door de gemeente opgedragen taken. 3Het is betrokkenen niet toegestaan met behulp van de e-mailfaciliteiten kettingbrieven te versturen of pornografisch materiaal te versturen of op te vragen, dan wel dreigende, seksueel intimiderende, racistische of discriminerende opmerkingen te maken. Evenmin is het betrokkenen toegestaan met behulp van de e-mailfaciliteiten illegale software te verzenden of op te vragen, dan wel bestanden zonder voorafgaand overleg met de systeembeheerder(
2. s)te verzenden of op te vragen waarvan betrokkene redelijkerwijs moet aannemen dat deze te omvangrijk is. 4Het is betrokkenen niet toegestaan met behulp van internetfaciliteiten bewust internetsites die pornografisch, dan wel racistisch materiaal bevatten te bezoeken, mee te doen in chatsessies, online te gokken, illegale software te downloaden dan wel zonder voorafgaand overleg met de systeembeheerder(
3. s)bestanden te downloaden waarvan betrokkene redelijkerwijs moet aannemen dat deze te omvangrijk zijn. 5Indien betrokkenen met gebruik van de internetfaciliteiten handelingen verrichten die als e-mailtoepassingen zijn te kwalificeren, dan zijn de bepalingen van artikel 5, derde lid, van overeenkomstige toepassing. 6Betrokkenen zullen bij het gebruik van de elektronische communicatiemiddelen de nodige zorgvuldigheid betrachten en integriteit en goede naam van de gemeente waarborgen. Artikel5.1spelregels e-mail eindgebruikers 1Om geen berichten te missen controleert iedere medewerker die de beschikking heeft over e-mailfaciliteiten dagelijks zijn postbus op ingekomen berichten. Bij afwezigheid zorgt hij er voor dat een collega dat voor hem / haar doet. 2Het is niet toegestaan uitgaande formele post als elektronische post te verzenden. Uitgaande formele post dient altijd schriftelijk te worden verzonden. 3Het is niet toegestaan als vertrouwelijke aangemerkte stukken dan wel afschriften daarvan al dan niet per elektronische post te verzenden. 4Inkomende formele elektronische berichten (ontvangen via de sectie Registratie, Archief en Post) dienen door de behandelend ambtenaar schriftelijk te worden bevestigd. 5Het verzenden van informele e-mail dient altijd te vergezeld te gaan van de mededeling dat aan de berichten geen rechten kunnen worden ontleend. Deze mededeling staat bekend als het begrip disclaimer. De disclaimer wordt centraal ingesteld door de sectie Automatisering. 6Inkomende en uitgaande informele elektronische postberichten die van belang kunnen zijn voor het archief, dienen in afschrift aan de sectie Registratie, Archief en Post te worden aangeboden. (e-mail uitprinten en via postmap aanbieden bij sectie Registratie, Archief en Post) 7Indien een formeel elektronisch postbericht wordt ontvangen, dat op grond van enig wettelijk voorschrift van een handtekening moet zijn voorzien, is de behandelend ambtenaar ervoor verantwoordelijk dat de afzender onmiddellijk wordt verzocht het document schriftelijk in te dienen. 8Ook voor e-mail geldt de regel dat hiervoor dezelfde gedragsregels gelden als bij mondelinge of schriftelijke communicatie naar de buitenwereld. 9Iedere gebruiker zorgt dat zijn e-mailfaciliteiten het functioneren van het netwerk niet verstoren, bijvoorbeeld door het versturen van extreem grote bestanden of afbeeldingen. 10E-mail berichten van verdachte afzenders niet openen. Er kan zich in het bericht een macrovirus bevinden. Indrukken van de toets "delete" is daarvoor de aanbevolen afhandeling. 11Geen mail-bestanden of aangehechte bestanden van onbekende afzenders openen. Ook hierin kan een virus aanwezig zijn dat grote problemen kan veroorzaken. Mocht openen van de bestanden toch gewenst zijn, overleg dan altijd eerst met de systeembeheerder zodat hij kan bekijken of dat zonder risico's mogelijk is. 12Geen grote bestanden (2Mb of groter) met e-mail laten meesturen. Laat grote bestanden inpakken met bijvoorbeeld het programma Winzip. Systeembeheer kan uitleggen hoe daarna het uitpakken in z'n werk gaat. 13Geen programma's van 'thuis' of van 'externen' , bijvoorbeeld leveranciers, via e-mail laten opsturen. Deze mag men toch niet gebruiken. Mocht e-mail de enige mogelijkheid zijn om aan een gewenst programma te komen, bespreek dat dan met de systeembeheerder. Artikel5.2Spelregels e-mail sectie Registratie, Archief en Post 1Naar buiten wordt als regel het centrale e-mailadres van de gemeente bekend gemaakt: gemeente@haaren.nlDat adres wordt vermeld op briefpapier, visitekaartjes, in folders en andere gemeentelijke publicaties.Het eigen e-mailadres op de werkplek wordt alleen doorgegeven aan relaties die hun berichten rechtstreeks aan de betrokken medewerker willen zenden. 2Inkomende formele elektronische berichten dienen schriftelijk als formele post te worden geregistreerd. 3De medewerkers van de sectie Registratie, Archief en Post beheren de centrale e-mail postbus van de gemeente en zorgen dat de berichten zonodig worden geregistreerd en/of doorgezonden naar de bestuurder of medewerker die ze moet behandelen. 4Bij inkomende e-mail worden dezelfde regels gehanteerd als bij inkomende brieven. De mail wordt binnengehaald en uitgeprint, waarna het ingeboekt wordt en doorgestuurd wordt naar de geadresseerde. Artikel6Voorkoming onrechtmatig gebruik dan wel misbruik De gemeente neemt zo veel mogelijk maatregelen in technische zin ter voorkoming van onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van de elektronische communicatiemiddelen. Hoofdstuk4Vastlegging, bewaring, verwijdering en verstrekking persoonsgegevens Artikel7Vastlegging 1Elektronisch vastleggen van persoonsgegevens geschiedt (automatisch) door de door de gemeente ingezette software. 2De vastlegging beperkt zich tot de gegevens die noodzakelijk zijn voor de doeleinden van de verwerking als bedoeld in artikel 3, te weten: voor het verkrijgen van inzicht in de mate van gebruik van de elektronische communicatiemiddelen worden alleen stroom- en soortgegevens vastgelegd; voor het voorkomen van onrechtmatig gebruik, dan wel misbruik van de elektronische communicatiemiddelen wordt het gebruik van de elektronische communicatiemiddelen op individueel en inhoudelijk niveau gevolgd. Dit geschiedt slechts bij een redelijk vermoeden van onrechtmatig gebruik, dan wel misbruik van de elektronische communicatiemiddelen. Artikel8Persoonsgegevens 1In de artikel 7 genoemde vastlegging worden ten hoogste de volgende persoonsgegevens opgenomen: gebruikersidentificatie, naam, voornaam of voorletters van betrokkene; naam en/of codering van de sector, afdeling waaronder de betrokkene valt; gegevens over de toegang tot internet die door de gemeente is geboden aan de betrokkene, inclusief gebruikersnaam en internet protocoladres; gegevens betreffende de datum en het tijdstip van het openen en sluiten van de toegang tot internet door de betrokkene en gegevens betreffende de datum en het tijdstip van verzenden, dan wel ontvangen van e-mailberichten door betrokkene; gegevens, inclusief datum en tijdstip, betreffende de door de betrokkene bezochte internetsites (internet protocoladressen en (de onderdelen van) de webpagina's' de inhoud van de door de betrokkene verzonden, dan wel ontvangen emailberichten. 2Indien er een redelijk vermoeden bestaat van onrechtmatig gebruik, dan wel misbruik van de Elektronische communicatiemiddelen door betrokkene, kan door de verantwoordelijke opdracht worden gegeven om de in het eerste lid, sub e en/of f van dit artikel bedoelde, gegevens vast tel leggen en te verstrekken aan de personen bedoeld in artikel 10. Artikel9Bewaring en verwijdering 1De in artikel 8, eerste lid, genoemde persoonsgegevens worden maximaal een maand bewaard. Gegevens die ouder zijn dan een maand worden automatisch verwijderd, tenzij er een redelijk vermoeden bestaat van onrechtmatig gebruik, dan wel misbruik van de elektronische communicatiemiddelen in die periode. In dit geval worden de gegevens uit die betreffende maand bewaard zolang dit in het kader van nader onderzoek en eventueel te treffen maatregelen jegens een betrokkene noodzakelijk is. Zodra een nader onderzoek is afgerond en dit niet leidt tot maatregelen jegens een betrokkene worden de gegevens verwijderd, 2Indien de systeembeheerder om technische redenen persoonsgegevens als bedoeld in artikel 9, eerste lid, niet kan verwijderen, wordt onder verwijderen verstaan het niet meer verstrekken van deze gegevens voor de in artikel 3 geformuleerde doeleinden. Artikel10Personen aan wie gegevens worden verstrekt 1De vastgelegde persoonsgegevens worden, na bewerking, verstrekt aan: de gemeentesecretaris om inzicht te verkrijgen in de mate van gebruik van de elektronische communicatiemiddelen Het betreft hier dan slechts de gegevens als bedoeld in artikel 8, eerste lid, sub a tot en met d in geaggregeerde, niet tot persoon herleidbare vorm; de verantwoordelijke indien er een redelijk vermoeden bestaat van onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van de elektronische communicatiemiddelen. Het betreft hier dan de gegevens als bedoeld in artikel 8, eerste lid; degene(
4. n)die op verzoek van de verantwoordelijke is (zijn) belast met of leiding geeft (geven) aan onderzoek naar onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van de elektronische communicatiemiddelen. Het betreft hier dan gegevens als bedoeld in artikel 8, eerste lid. Hoofdstuk5Rechten van betrokkene; verbeteren, aanvullen, verwijderen of afschermen persoonsgegevens Artikel11Rechten van de betrokkene 1Aan de betrokkene die daarom aan verantwoordelijke verzoekt, wordt een overzicht verschaft van de hem/haar betreffende persoonsgegevens die worden verwerkt. Indien een gewichtig belang van de verzoeker dit eist, voldoet de verantwoordelijke aan dit verzoek in een andere dan schriftelijke vorm, die aan dat belang is aangepast. 2Degene aan wie overeenkomstig het eerste lid kennis is gegeven van de hem betreffende persoonsgegevens, kan de verantwoordelijke verzoeken deze te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen indien deze feitelijk onjuist zijn, voor het doel of de doeleinden van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend zijn, dan wel anderszins in strijd met een wettelijke voorschrift worden verwerkt. Het verzoek bevat de aan te brengen wijzigingen. 3De verantwoordelijke bericht de verzoeker binnen vier weken na ontvangst van het in het tweede lid genoemd verzoek schriftelijk of, dan wel in hoeverre hij daaraan voldoet. Een weigering is met redenen omkleed. Een beslissing op een verzoek geldt als een besluit in de zin van artikel 1:3, Algemene wet bestuursrecht. 4De verantwoordelijke draagt er zorg voor dat een beslissing tot verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd. Hoofdstuk6Sancties, openbaarmaking, inwerkingtreding en slotbepaling Artikel12Sancties 1Overtreding van dit privacyreglement kan voor medewerkers in dienst van de gemeente resulteren in disciplinaire maatregelen als bedoeld in de arbeidsvoorwaardenregeling van de gemeente. 2Overtreding van dit privacyreglement kan voor personen die (betaalde of niet-betaalde) werkzaamheden voor de gemeente verrichten, anders dan in ambtelijk dienstverband, resulteren in maatregelen waardoor deze personen, al dan niet tijdelijk, geen beschikking meer hebben over (een deel van) de elektronische communicatiemiddelen Artikel13Onvoorziene omstandigheden In gevallen waarin dit privacyreglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van dit privacyreglement beslist het College van B en W. Artikel14Openbaarmaking en inwerkingtreding 1Dit privacyreglement wordt verstrekt of ter beschikking gesteld aan degene die, direct of indirect, de beschikking krijgen over elektronische communicatiemiddelen. 2Dit privacyreglement treedt in werking op 2 april 2002. Artikel15Slotbepaling Onverminderd het bepaalde in dit privacyreglement, zal op het verwerken van persoonsgegevens de op 1 september 2001 in werking getreden WBP van toepassing zijn. Haaren. 2 april 2002Burgemeester en wethouders van de gemeente Haaren,secretaris/directeur, burgemeester,R.L. Bussenius F.H.G.M. Ronnes Verklaring1 Ondergetekende: Verklaart bekend te zijn met het privacyreglement Internet- en e-mailgebruik gemeente Haaren en uitsluitend conform de (spel)regels gebruik te zullen maken van e-mail en internet op de werkplek. · U wordt verzocht deze verklaring in te vullen en te ondertekenen.· U wordt verzocht het formulier te laten ondertekenen door uw afdelingshoofd· U wordt verzocht het formulier te retourneren aan de sectie Automatisering.· Na ontvangst van het formulier zal uw persoonlijke e-mail adres en Internet op de werkplek beschikbaar worden gesteld.E-mail en Internet op de werkplek akkoord: