Besluit tot vervanging van analoge ingekomen en uitgaande archiefbescheiden door digitale reproducties (Maastricht)

Besluit tot vervanging van analoge ingekomen en uitgaande archiefbescheiden door digitale reproductiesHet college van burgemeester en wethouders van Maastricht: Gelet op: Het bepaalde in artikel 7 van de Archiefwet; Het collegevoorstel vervanging van analoge ingekomen en uitgaande archiefbescheiden door digitale reproducties, van (datum) (inclusief het advies van de gemeentearchivaris van 1 mei 2023 (kenmerk: 2023-T&A-037). Overwegende dat; De Gemeente Maastricht vervanging wenst om op termijn volledig digitaal te kunnen werken en de fysieke opslag van papieren archiefbescheiden in duur en omvang te beperken. Besluit: Het vervangen van alle ingekomen en uitgaande archiefbescheiden door digitale reproducties. De in het eerste beslispunt bedoelde vervanging uit te voeren overeenkomstig het handboek vervanging ingekomen- en uitgaande analoge post (zie bijlage 1) en duurzaam en toegankelijk op te slaan volgens een uniforme manier en vaststaande structuur, betekenis en regels gebeurd zoals vastgelegd in het metagegevensschema (MDTO). Formeel in te stemmen met vervanging (substitutie) van de ingekomen en uitgaande archiefbescheiden met terugwerkende kracht vanaf 23 mei

1. Dit besluit treedt in werking met ingang van de eerste dag na de dag van bekendmaking van dit besluit. Dit besluit kan worden aangehaald als: Vervanging van analoge ingekomen en uitgaande archiefbescheiden door digitale reproducties. Handboek vervanging analoge post door digitale reproducties Samenvatting Overheidsinstanties communiceren steeds meer digitaal met burgers, bedrijven en in het onderlinge verkeer. Dat leidt tot de wens om werkprocessen volledig digitaal in te richten. Daar hoort ook een volledig digitale informatiehuishouding bij. Het is in zulke situaties mogelijk om vervanging toe te passen. Vervanging is het proces waarbij archiefbescheiden worden vervangen door een andere vorm waarbij het origineel vervolgens wordt vernietigd. Het meest bekende voorbeeld daarvan is het omzetten van papieren bescheiden naar de digitale vorm met inbegrip van vernietiging van het originele analoge document. Artikel 7 Archiefwet 1995 stelt dat de zorgdrager de bevoegdheid heeft om over te gaan tot vervanging. Vervanging is een onomkeerbaar proces dat van invloed kan zijn op de bruikbaarheid van overheidsinformatie. Daarom is de kwaliteit en duurzaamheid van de reproducties van belang. Voorbereidingen en uitvoering van het vervangingsproces eisen zorgvuldige afwegingen die passen binnen de wettelijke kaders. Het vervangingshandboek beschrijft stapsgewijs welke afwegingen het vervangingsproces vergt en hoe deze moeten worden vastgelegd en verantwoord. Het resultaat is een goed doordacht handboek om het gehele proces van vervanging van begin tot eind zowel juridisch als technisch op een verantwoorde en praktische wijze vast te leggen. Zie Figuur 1 voor een schematische weergave van het vervangingsproces. Het vervangingshandboek heeft drie functies: Het onderbouwt het vervangingsbesluit en toont aan dat de zorgdrager zorgvuldig omgaat met zijn bevoegdheid tot vervanging; Het maakt objectieve toetsing van het vervangingsproces mogelijk; Het onderbouwt in hoeverre de reproductie kan worden vertrouwd als accurate en volledige weergave van het origineel. Figuur 1: systematische weergave van het vervanging proces1Bron: Nationaal Archief. (2016.). Handreiking vervanging archiefbescheiden versie 2.0 1.Afwegingen voor vervanging Vervanging is het proces waarbij archiefbescheiden worden vervangen door een andere vorm waarbij het origineel vervolgens wordt vernietigd. Bij vervanging nemen de reproducties volledig de plaats in van de oorspronkelijke archiefbescheiden. 1.1Aanleiding voor vervanging Het doel dat met vervanging wordt nagestreefd, bepaalt of vervanging de goede optie is. De Gemeente Maastricht wil vervanging toepassen vanwege: Voorkomen hybride situatie: Zonder vervanging hebben de digitale reproducties niet de juridische waarde van de analoge originelen en dienen zowel de analoge originelen als de gedigitaliseerde reproducties opgeslagen te worden. Na vervanging worden de analoge originelen vernietigd en worden enkel de digitale reproducties opgeslagen. Daarnaast wil de Gemeente Maastricht alle inkomende en uitgaande post digitaal registreren en verspreiden. 1.2Reikwijdte Dit vervangingshandboek is van toepassing op de vervanging van analoge documenten m.b.t. de analoge binnenkomende en uitgaande post. Zowel documenten die op termijn vernietigd kunnen worden, als documenten die voor blijvende bewaring in aanmerking komen vallen onder de reikwijdte van dit vervangingshandboek. De vervanging wordt toegepast met ingang van 23 mei 2022 en definitief na de inwerktreding van het vervangingsbesluit. Niet alle documenten komen in aanmerking. Alle analoge post die wij ontvangen en doorsturen naar een andere organisatie-eenheid van de Gemeente Maastricht en worden geregistreerd in een ander archiefwaardig informatiesysteem met eigen vervangingsbesluit dan Djuma vallen niet onder dit handboek. Denk hierbij bijv. aan stukken die geregistreerd worden bij Sociale Zaken Maastricht Heuvelland. Sociale zaken Maastricht Heuvelland heeft wel een apart handboek Substitutie. 1.3Het proces Het vervangingsproces bestaat uit de volgende zeven stappen: Uitvoeren voorbereidingshandelingen: Onder de voorbereidingshandelingen valt zowel het sorteren en de selectie van voor vervanging in aanmerkende komende documenten als het gereed maken van deze documenten voor het scannen. Scannen archiefbescheiden en bijbehorende controles: de analoge archiefbescheiden worden, indien mogelijk, gescand. Wanneer de archiefbescheiden zijn gescand worden de scans op kwaliteit gecontroleerd. Deze controle vindt plaats voordat de scans worden opgenomen in het informatiesysteem. Registreren archiefbescheiden en bijbehorende controles: Alle archiefbescheiden worden geregistreerd in Djuma. Registratie vindt plaats door het team documentservices. Met behulp van de I-Navigator wordt het juiste proces geselecteerd. Hierdoor wordt de juistheid en de registratiekwaliteit geborgd. Er heeft een mapping plaatsgevonden tussen het vastgestelde MDTO van de Gemeente Maastricht en Djuma zie bijlage MDTO. Bijlage
2. Tijdelijk opslaan van de analoge archiefbescheiden: De te vervangen archiefbescheiden worden, op ontvangstdatum opgeborgen in dagdozen. De dag dozen worden bij de postkamer van de Gemeente Maastricht opgeslagen in een afgesloten ruimte, totdat zij vernietigd worden. Uitvoeren kwaliteitscontroles: De kwaliteit van de vervangen archiefbescheiden en het beheer ervan zijn op verschillende manieren gewaarborgd. De kwaliteitscontroles bestaan uit een combinatie van dagelijkse controles, periodieke controles en jaarlijkse controles. (Zie
3. Kwaliteitsprocedures.) Vernietiging analoge archiefbescheiden: De vervangen analoge archiefbescheiden worden twee maanden in dag dozen opgeslagen. Nadat de archiefbescheiden de benodigde kwaliteitscontroles hebben doorlopen en twee maanden zijn verstreken, worden de vervangen analoge archiefbescheiden, nadat een verklaring van vervanging is opgemaakt, vernietigd door een erkend bedrijf. (Zie 7.1 Vernietiging van de vervangen archiefbescheiden.) Opstellen verklaring van vervanging: Nadat de originele archiefbescheiden zijn gereproduceerd en vervolgens zijn vernietigd, stelt de Gemeente Maastricht een verklaring van vervanging op. (Zie 7.2 Verklaring van vervanging.) In 9.1 Bijlage 1: Taken en verantwoordelijkheden: Hier is opgenomen wie in het vervangingsproces waarvoor verantwoordelijk is. Bijlage
4. 1.4Context van de te vervangen archiefbescheiden Archiefbescheiden ontlenen hun belang en betekenis mede aan de context waarin zij zijn ontstaan. Deze context moet na vervanging toegankelijk en re construeerbaar blijven. Om de context van vervanging archiefbescheiden vast te leggen, registreert de Gemeente Maastricht metadata. De Gemeente Maastricht heeft, conform artikel 19 Archiefregeling, een metagegevensschema, als bedoeld in NEN-ISO 23081:2006, vastgesteld op 3 december
5. In mei 2022 wordt het TMLO vervangen door het MDTO. Het metagegevensschema van de Gemeente Maastricht (MDTO) is opgenomen in bijlage
6. 1.5Uitzonderingen op vervanging Wet- en regelgeving, het hebben van een specifieke verschijningsvorm en historisch context kunnen aanleidingen zijn om specifieke archiefbescheiden uit te zonderen van vervanging. Vandaar dat binnen de Gemeente Maastricht de volgende archiefbescheiden worden uitgezonderd van vervanging: Archiefbescheiden die op grond van relevante wet- en regelgeving in hun originele vorm bewaard moeten blijven. Een voorbeeld hiervan zijn de akten burgerlijke stand, op grond van de Regeling papier en schrijfmiddelen voor de burgerlijke stand 1994, artikel 2 lid 1, dat een uitwerking is van Besluit Burgerlijke Stand 1994, artikel 10 mogen deze niet vervangen worden. Archiefbescheiden met specifieke verschijningsvormen die onvervangbare (historische) contextuele informatie geven, zoals geur, opgedrukte zegels of afwijkend papierformaat. Archiefbescheiden met betrekking tot historisch belangrijke personen, gebeurtenissen, plaatsen, zaken of voorwerpen. 2.Beeldkwaliteit Artikel 6 Archiefbesluit 1995 stelt dat een reproductie een juiste en volledige weergave moet zijn van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens. Daarom heeft de Gemeente Maastricht criteria bepaald voor de visuele en technische kwaliteit van de digitale reproducties. 2.1Visuele criteria De Gemeente Maastricht controleert tijdens de kwaliteitscontroles op de onderstaande visuele criteria: Juistheid Is het document in zijn geheel gescand? Zijn de documenten ‘recht’ gescand en is er, bijvoorbeeld door scheefliggen, geen tekst of beeld weggevallen? Staat het beeld recht, dan wel incorrect horizontaal of verticaal op de pagina (juiste bladspiegel)? Is het document overeenkomstig het origineel portrait of landscape gescand? Zijn er tekeningen met valse vouwen gescand en dus met lijntjes die niet op het origineel staan? Komen de afmetingen overeen met het origineel? Volledigheid Zijn alle documenten gescand? Is van iedere pagina de voor- en achterkant gescand? Zijn alle bijlagen gescand? Worden alle kleuren overgenomen? Treedt geen kleurverlies op? Zijn alle details compleet (zijn lijnen of letters onderbroken, mist er informatie aan de rand van het beeld, zijn beelden gecropt of incompleet)? Komen de kleuren overeen met die van het origineel (bv. dichtheid van zwarte vlakken, die te licht of te donker zijn)? Leesbaarheid Is het kleinste detail leesbaar gescand (het kleinste lettertype, duidelijke leestekens, ook bv. decimaalpunten of –komma’s)? Is de scherpte van het beeld vergelijkbaar met het origineel (bv. minder scherp of te scherp, onnatuurlijke scherpte, halo’s rond de randen)? Als Optical Character Recognition (OCR) gebruikt wordt, klopt de tekst die wordt herkend? Is er voldoende contrast? Voor tekstbestanden moet een hoog contrast bestaan tussen de tekst en de achtergrond. Afbeeldingen in grayscale moeten overeenkomen met het origineel. Er moet een heldere overgang zijn tussen wit en zwart van de scan. Is sprake van verlies van scanlijnen, enkele of meerdere, in de scan, wit of zwart? Is sprake van herhaalde scanlijnen of herhaalde pixel op opvolgende scans (consistente vlek op elke scan op dezelfde plek). De aanwezigheid van artefacten Artefacten zijn afwijkingen die alleen visueel kunnen worden vastgesteld, zoals onder meer: Horizontale of verticale strepen; Pixelverstoringen door vet of vuil op de lens of glasplaat; Weerspiegelingen; Andere vervormingen en effecten. Metadata Documenten worden voorzien van de verplichte metadata, conform het metagegevensschema MDTO van de Gemeente Maastricht de mapping heeft plaatsgevonden door medewerkers DIM. 2.2Technische criteria De Gemeente Maastricht stelt tijdens het vervangen van archiefbescheiden de onderstaande technische criteria: scannen in kleur; scannen op full-color RGB op 24 bits/pixel; scans hebben een resolutie van minimaal 300 PPI; scannen/creëren van de afbeelding wordt compressie toegepast, om te voorkomen. Te grote bestanden leveren traagheid op en daarmee een onwerkbare situatie in de praktijk. Tijdens het scannen, 96% image quality. Bij creëren van pdf 90, van 100; Past waar nodig OCR toe. OCR wordt als een onzichtbare laag weggeschreven; scans worden opgeslagen als PDF 1B. 3.Technische infrastructuur Op grond van artikel 26b, sub b en c van de Archiefregeling moet de zorgdrager in het besluit tot vervanging inzicht geven in de inrichting van de apparatuur waarmee wordt vervangen, de gekozen instellingen, de randapparatuur, de software en de gekozen instellingen. Dit hoofdstuk beschrijft de gekozen technische infrastructuur. 3.1Document managementsysteem De digitale reproducties worden opgeslagen in het opslagsysteem, Djuma van de gemeente Maastricht. De inrichting en het gebruik van Djuma voldoen aan de criteria van de Archiefwet 1995, d.w.z. voldoet aan de NEN-ISO 16175-1:2020 norm, dit is in april 2022 gecontroleerd en vastgelegd. Intern bij de Gemeente Maastricht, is hierop ge-audit. Tevens wordt dit ge-audit door het HCL. 3.2Scanapparatuur De Gemeente Maastricht heeft bij de keuze voor merk, type en standaardinstellingen van de apparatuur, eventuele randapparatuur en de software de in hoofdstuk
7. Beeldkwaliteit genoemde criteria meegenomen in haar keuze. De scanner werkt met voorgeprogrammeerde instellingen. De technische specificaties voor de scanner van de Gemeente Maastricht zijn opgenomen in Bijlage 3: Technische specificaties scanner. De scanner levert de volgende technische metadata Scandatum en tijdstip Model en type scanner Kleurruimte Sampling rate (PPI, Pixels Per Inch) Lengte en breedte in pixels Bit diepte Tijdens het scannen wordt de volgende software gebruikt: Kofax versie KTA 7.9 3.3Kwaliteit technische infrastructuur Voor het technisch beheer en onderhoud van de hard- en software, waaronder het opslagsysteem, zijn afspraken vastgelegd met team documentservices. Voor het beheer en onderhoud van de scanners is het team documentservices verantwoordelijk. Om te controleren of de Gemeente Maastricht scant volgens de in 2.2 Technische criteria genoemde technische criteria, voert Gemeente Maastricht op de volgende momenten een uitgebreide technische controle uit: Inrichting van het vervangingsproces, samen met de leverancier van de software en functioneel beheerder van de Gemeente Maastricht; Onderhoud of verplaatsen van hardware; Aanschaf van nieuwe hardware; Onderhoud of bijwerken van software en/of firmware; Aanschaf van nieuwe software en/of aanpassingen van software-instellingen. Daarnaast voert de Gemeente Maastricht een periodieke controle uit op de scanapparatuur, zie 5.2.2 Controle scanapparatuur. 4.Procesinrichting De keuzes ten aanzien van de reproductiewijze worden op grond van artikel 26b sub e van de Archiefregeling in dit hoofdstuk beschreven; ”De zorgdrager moet inzicht geven in de wijze waarop de reproductie tot stand komt, waartoe in elk geval worden gerekend de formaten, bewerkingen, metagegevens en, voor zover van toepassing, de keuze ter zake van reproductie per batch of per stuk”. De voorbereidingshandelingen bepalen deels wat er wel en niet zichtbaar is op de uiteindelijke scan. Vandaar dat de Gemeente Maastricht de volgende voorbereidingshandelingen toepast voor het scannen van de documenten: Bij het ontvouwen worden documenten gladgestreken om er zeker van te zijn dat er geen stukken dubbelgevouwen in de scanner komen; Bij het afsnijden van de rug van een rapport wordt er niet te ruim gesneden om te voorkomen dat er tekst wegvalt; Dikkere stapels papier worden losgeschud zodat stukken niet aan elkaar blijven plakken en er pagina’s ongescand blijven. Sommige archiefbescheiden zijn moeilijk te scannen en hebben meer aandacht nodig tijdens de scanvoorbereidingen. Extra zorgvuldigheid is noodzakelijk bij: Afwijkend papierformaat: Scannen is het meest efficiënt indien meer documenten in één keer kunnen worden doorgevoerd. Dit is alleen mogelijk indien alle documenten in de stapel hetzelfde formaat hebben. Afwijkende formaten moeten altijd handmatig worden ingevoerd Documenten met nietjes: Nietjes beschadigen de scanner. Documenten moeten daarom voor het scannen ontdaan zijn van nietjes Documenten met plastic: Plastic beschadigt de scanner. Documenten moeten voor het scannen ontdaan zijn van plastic Slechte materiële staat van het document: Documenten die in slechte staat verkeren zijn moeilijker in te scannen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan oude bouwtekeningen Papiersoort: Als de papiersoort ruw is kan de tekst op de scan “gebroken” overkomen. Daarnaast kan de scanner moeite hebben met de doorvoer van afwijkende papiersoorten Doorschijnendheid: Het kan voorkomen dat het document dat gescand moet worden zo dun is dat de ene kant van de pagina aan de andere kant zichtbaar is. De scanner kan beide beelden oppikken, waardoor de tekst in de scan niet voldoende leesbaar wordt Afwijkende stand van de tekst: Normaal gezien staat de tekst zo op papier dat de tekst parallel aan de korte kanten van het papier loopt. Als de tekst langs de lange kanten van het papier is georiënteerd, is het draaien van de beelden na het scannen noodzakelijk. Lettergrootte en stijl: Tekst met een lettertype dat kleiner is dan acht punts kan onleesbaar worden in een gescande afbeelding. Daarnaast kunnen gestileerde fonts onleesbaar worden bij het scannen. Marges: Informatie die dicht tegen de rand van de pagina staat (binnen 6 mm) kan verloren gaan bij het scannen. Documenten geprint op een matrixprinter: Documenten geprint op een matrixprinter kunnen soms moeilijk gescand worden omdat de tekst/leestekens door de scanner als op losse delen worden geïnterpreteerd. Documenten geprint tegen een achtergrondafbeelding: Tekst geprint op een achtergrond kan mogelijk onvoldoende worden gereproduceerd, omdat de scanner het onderscheid tekst -achtergrond moeilijk kan bepalen. Negatiefbeelden: Scanners zijn ingesteld voor het herkennen van donkere tekst op een lichte achtergrond. Indien het document lichte tekst op een donkere achtergrond bevat, kan het zijn dat de scanner problemen ondervindt bij het herkennen van het beeld. Indien een analoog archiefstuk niet gedigitaliseerd kan worden, kan geen vervanging plaatsvinden. De gemeente Maastricht gaat als volgt om met archiefbescheiden die niet vervangen kunnen worden: Niet scanbare documenten worden analoog gearchiveerd. Voor het werkproces wordt een digitale kopie, foto of vermelding in Alice geregistreerd. Opslag vindt dan niet in Djuma maar in Alice plaats Met behulp van deze registratie wordt de relatie gelegd tussen het analoge en digitale archief. Het stuk wordt bewaard in het analoog archief. De digitale documenten zijn dan werkexemplaren en vallen dus buiten deze scope van vervanging. De analoge documenten blijven dan leidend. Bijvoorbeeld; Karton of geplastificeerd papier. Verder zijn uitgezonderd; documenten die op grond van wetgeving op papier bewaard moeten worden: akten van de Burgerlijke Stand; Internationale Verdragen en Oorkonden; documenten die (technisch) niet te scannen zijn bijvoorbeeld bijzondere of afwijkende formaten, kwetsbare of speciaal ingebonden documenten; documenten met bijzonder waarden of belang voor de recht- en bewijszoekenden (bv handgeschreven brieven van bijzondere personen); documenten van slechte kwaliteit waarbij na scanning de leesbaarheid in het geding is; waardepapieren die een (financiële) waarde vertegenwoordigen en/of als betaalbewijs dienen (bankgaranties, gewaarmerkte of originele betaalbewijzen); documenten die met name voor het cultureel erfgoed waarde bevatten of van intrinsieke waarde zijn. Deze documenten voldoen aan de volgende kenmerken: de uiterlijke vorm van het bestanddeel is van belang voor de kennis van de technologische ontwikkeling; het bestanddeel heeft esthetische of artistieke waarde; het bestanddeel heeft unieke of bijzondere uiterlijke kenmerken (zegels, watermerken en dergelijke); het stuk is zo oud dat het daaraan zeldzaamheidswaarde ontleent; het stuk heeft aanzienlijke waarde als tentoonstellingsobject; er bestaat twijfel over de authenticiteit van het bestanddeel, waarbij alleen onderzoek van de originelen uitsluitsel kan geven (anonieme dreigbrieven). 5.Kwaliteitsprocedures Artikel 3 Archiefwet 1995 verplicht overheidsorganisaties tot het in goede, geordende en toegankelijke staat houden van archiefbescheiden. Deze verplichting is ook van toepassing op reproducties die op grond van een vervangingsbesluit originele archiefbescheiden vervangen. Artikel 26b sub f en h van de Archiefregeling schrijft de zorgdrager voor om inzicht te geven in de inrichting van de controle op juiste en volledige weergave en van het herstel van fouten en in de kwaliteitsprocedures. De kwaliteit van de vervangen archiefbescheiden en het beheer ervan zijn op verschillende manieren gewaarborgd. Om de kwaliteit van het vervangingsproces en van de reproducties te kunnen borgen, voert de Gemeente Maastricht interne kwaliteitscontroles uit. Deze kwaliteitscontroles bestaan uit een combinatie van