Uitvoeringsregels huwelijken en geregistreerde partnerschappen (Beekdaelen)

Uitvoeringsregels huwelijken en geregistreerde partnerschappen In deze notitie staan de uitvoeringsregels ten aanzien van het melden en voltrekken van huwelijken en partnerschapsregistraties in Beekdaelen. De praktische (werk)afspraken staan niet in deze notitie, maar zijn terug te vinden in het uitvoeringsbesluit huwelijk en geregistreerd partnerschap. Het proces van het melden en voltrekken van huwelijken en partnerschapsregistraties bestaat uit een drietal fasen. Deze fasen worden in deze notitie achtereenvolgens uitgewerkt: Van melding tot huwelijk/partnerschap; Het voorbereiden en voltrekken van het huwelijk/partnerschap; Na het huwelijk/partnerschap. Voorafgaand aan het uitwerken van de drie fasen worden eerst een aantal begrippen uitgelegd en de wettelijke grondslag voor huwelijken en partnerschappen benoemd. Begripsverklaring Waar in deze notitie gesproken wordt over een huwelijk (en alle woorden die hieraan refereren) wordt ook een geregistreerd partnerschap bedoeld. Bij het omzetten van een geregistreerd partnerschap in een huwelijk kan ervoor gekozen worden dit met of zonder ceremonie te voltrekken. In deze notitie wordt gesproken over ambtenaar burgerlijke stand (hierna: abs) en buitengewoon ambtenaar burgerlijke stand (hierna: babs). Een abs betreft een medewerker van de gemeente Beekdaelen. Een babs betreft een externe persoon met een arbeidsrechtelijke (zzp) relatie met de gemeente. Wettelijke grondslag huwelijk en geregistreerd partnerschap In boek 1 van het Burgerlijk Wetboek, de Wet rechten burgerlijke stand, het besluit Burgerlijke Stand, de Gemeentewet en de Wet elektronische dienstverlening zijn algemene bepalingen en formaliteiten rondom de melding, sluiting en voltrekking van een huwelijk opgenomen. Dit zijn de kaders waarbinnen wij in Beekdaelen onze processen inrichten. Voornoemde landelijke wetgeving is te vinden op http://wetten.overheid.nl. Vanuit deze landelijke wetgeving heeft de gemeente de plicht de huwelijksakte en de akte van partnerschapsregistratie op te maken. De melding van het voorgenomen huwelijk of partnerschap vindt door het (bruids)paar plaats. De ambtenaar van de burgerlijke stand maakt een huwelijksakte of akte van partnerschapsregistratie op waarop de gegevens staan van het (bruids)paar (zoals de namen) en de gebeurtenis (zoals de datum). De aktes worden opgenomen in de registers van de burgerlijke stand. Hardheidsclausule In bepaalde situaties is het wenselijk of noodzakelijk om af te wijken van onderstaande uitvoeringsregels. De inwoner of de abs geeft schriftelijk aan waarom een afwijking van deze uitvoeringsregels gewenst of noodzakelijk is. Op basis van de schriftelijke argumentatie neemt de gemeente Beekdaelen een besluit. Dispensatie en Bijzonder huis Inwoners moeten hun huwelijk minimaal twee weken voor de trouwdatum melden. Is er dispensatie nodig van de wachttijd van twee weken, bijvoorbeeld bij stervensgevaar of noodzakelijk spoedig vertrek naar het buitenland, zoals de uitzending van een militair, dan is toestemming van de Officier van Justitie nodig. De abs stuurt dit verzoek namens de aanstaande echtgenoten/partners aan de Officier van Justitie. Soms kan een van de partners niet aanwezig zijn bij een ceremonie op een van de officiële trouwlocaties. Er is dan sprake van een wettelijk beletsel (bijvoorbeeld medische omstandigheden). Er kan met een locatieformulier gekozen worden voor een eigen locatie. De ceremonie kan echter ook voltrokken worden in een ”bijzonder huis” binnen de gemeente. Dit is meestal de plaats waar de betreffende partner verpleegd of verzorgd wordt. De wettelijke voorwaarde voor een dergelijke ceremonie is dat de locatie benoemd wordt en dat er zes meerderjarige getuigen aanwezig zijn. Fase 1. Van melding tot huwelijk/partnerschap Inwoners die willen trouwen melden hun voorgenomen huwelijk bij de gemeente waar ze de ceremonie willen laten plaatsvinden. Melden inwoners hun huwelijk bij een andere gemeente, dan is deze gemeente verplicht de melding door te sturen naar de gemeente waar de ceremonie zal plaatsvinden. Inwoners kunnen minimaal twee weken en maximaal één jaar voor de trouwdatum hun huwelijk melden. Dit kunnen zij op twee manieren doen: Online, via de website (hiervoor is DigiD van beide partners als identificatiemiddel nodig); Op afspraak aan de servicebalie burgerzaken. Het melden van het huwelijk bestaat uit een aantal onderdelen, namelijk: De gegevens van beide partners; De gewenste trouwlocatie; De trouwambtenaar; De gegevens van de getuigen; De keuze uit een aantal opties; De bevestiging van de melding. De gegevens van beide partners Tijdens de melding worden alle gegevens over de beide partners (persoonsgegevens, legitimatiebewijzen, naamgebruik) verzameld. De gemeente controleert of de partners mogen trouwen en of alle gegevens correct zijn ingevuld. Waar nodig worden aanvullende gegevens verzameld en/of opgevraagd. Indien een of beide partners in het buitenland geboren zijn, zijn er waarschijnlijk aanvullende documenten nodig, zoals bijvoorbeeld een internationaal uittreksel van de geboorteakte. Indien een of beide partners in het buitenland wonen, maar wel de Nederlandse nationaliteit bezitten, mogen ze in Nederland trouwen. Zij moeten dan de melding van hun voorgenomen huwelijk maken via de gemeente Den Haag. De gewenste trouwlocatie In de gemeente Beekdaelen zijn een aantal locaties aangewezen als officiële trouwlocaties. Deze trouwlocaties zijn terug te vinden in het uitvoeringsbesluit. Inwoners kunnen een keuze maken uit de officiële trouwlocaties. Daarnaast zijn er twee aanvullende mogelijkheden: Een gratis huwelijk; Een eigen gekozen locatie. Gratis huwelijk Om het voor iedereen mogelijk te maken om te trouwen is bij wetgeving geregeld dat gemeenten met meer dan 10.000 inwoners twee momenten per week aanbieden om gratis te trouwen. De gemeente Beekdaelen heeft dit op de volgende manier ingericht: Gratis trouwen is alleen mogelijk als minimaal één van de partners in Beekdaelen woont en staat ingeschreven; Inwoners kunnen gratis trouwen op dinsdagochtend om 09:00 en om 09:30 uur; Dit gratis huwelijk beperkt zich tot het ondertekenen van de akte en indien van toepassing het geven van het ja-woord; Voorafgaand aan het gratis huwelijk vindt er geen gesprek plaats met de abs, die het huwelijk voltrekt; De huwelijksvoltrekking duurt maximaal 15 minuten; Er is geen ruimte voor eigen persoonlijke inbreng; Bij de huwelijksvoltrekking mogen maximaal vijf personen aanwezig zijn (het bruidspaar, de twee getuigen en de abs); Inwoners kunnen alleen gratis trouwen in het gemeentehuis in Nuth. Bij een gratis huwelijk is er geen keuze uit de officiële trouwlocaties. Eigen gekozen locatie Inwoners kunnen er ook voor kiezen om hun ceremonie te laten voltrekken op een eigen gekozen locatie. Het hele grondgebied van de gemeente Beekdaelen is aangewezen als “huis der gemeente”, waar een ceremonie plaats kan vinden. Als men van deze mogelijkheid gebruik wil maken, is het indienen van een locatieformulier bij het maken van de melding verplicht. In dit locatieformulier dient schriftelijke toestemming door de eigenaar gegeven te worden indien het een particuliere locatie betreft. De locatie waar de ceremonie wordt gehouden, moet voldoen aan volgende voorwaarden. De locatie: Moet binnen de gemeentegrens van Beekdaelen liggen; Mag niet in strijd zijn met de openbare orde, dient te voldoen aan de normale veiligheidseisen en dient uit esthetisch oogpunt acceptabel te zijn; Heeft tijdens de ceremonie de status van gemeentehuis en is dus openbaar en voor iedereen toegankelijk; Biedt een overdekte ruimte met voldoende faciliteiten (tafel, stoelen, verlichting, verwarming, omkleedruimte, toiletruimte); Voldoet aan lokale wet- en regelgeving; Dient volledig toegankelijk te zijn voor mindervaliden; Dient te beschikken over onbelemmerde vluchtwegen; Dient bij slecht weer te beschikken over voldoende uitwijkmogelijkheden, indien de ceremonie in de openlucht plaatsvindt; Dient voldoende parkeergelegenheid te hebben. Gebouwen waar religieuze diensten (“kerkdiensten”) worden gehouden zijn uitgesloten als huwelijkslocatie. Schriftelijke toestemming waarin de eigenaar of beheerder verklaart dat de eigen locatie voldoet aan hierboven geformuleerde voorwaarden is nodig. Een locatiebezoek in verband met bouwkundige voorzieningen en/of verkeerstechnische zaken door een of meerdere ambtenaren van het gemeente Beekdaelen behoort tot de mogelijkheden. De trouwambtenaar Inwoners mogen tijdens de melding van hun huwelijk aangeven welke babs hun voorkeur heeft. De gemeente bekijkt in onderling overleg of deze babs beschikbaar is op de gekozen trouwdatum. In het uitvoeringsbesluit zijn alle babsen weergegeven die aangewezen zijn in Beekdaelen (inclusief hun beschikbaarheid en contactgegevens). Toewijzen ceremonies Indien inwoners geen voorkeur kenbaar maken, worden de ceremonies verdeeld over de beschikbare babsen. Hierbij wordt gekeken naar de frequentie van het aantal voltrokken ceremonies per babs om te komen tot een zo evenredig mogelijke verdeling. De babs wordt benaderd door de abs met de vraag of hij/zij beschikbaar is. De benaderde babs laat binnen twee werkdagen weten of hij/zij het huwelijk kan voltrekken. Ontvangt de abs binnen twee werkdagen geen reactie dan wordt een andere babs benaderd. Indien de babs beschikbaar is, worden de NAW- en contactgegevens (de gegevensstaat) van de inwoners gedeeld met de babs. De babs bevestigt de ontvangst per mail aan de abs. Als er in de informele sfeer tussen de inwoner(

1. s)en de babs persoonlijke omstandigheden zijn, waardoor de gekozen verdeling niet passend is, dan dient dit met toelichting gemeld te worden bij de behandelend ambtenaar. Eigen babs Naast de keuze uit de babsen die aangewezen zijn in Beekdaelen kunnen inwoners een verzoek indienen om hun ceremonie door een “eigen babs” te laten voltrekken. Aan het voltrekken van een huwelijk door een eigen babs zijn de volgende randvoorwaarden verbonden: Drie maanden voor de ceremonie dient de eigen babs de volgende documenten in te leveren: Kopie geldig legitimatiebewijs; Een recent uittreksel uit de Basisregistratie Personen (met BSN) uit zijn/haar woongemeente; Een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG), indien de eigen babs nog niet via een andere gemeente beëdigd is; Een kopie proces-verbaal van de beëdiging, indien de eigen babs wel al via een andere gemeente beëdigd is; Een verklaring, waaruit blijkt dat de eigen babs actief huwelijken voltrekt in een andere gemeente, indien de eigen babs wel al via een andere gemeente beëdigd is. Indien de eigen babs nog niet via een andere gemeente beëdigd is, moet hij of zij een certificaat van een met goed resultaat afgeronde e-learning of opleiding overhandigen. Op basis van bovenstaande documenten wordt de eigen babs in Beekdaelen aangewezen en daar waar nodig beëdigd in de rechtbank. Vergoedingen babs Indien het huwelijk wordt voltrokken door een babs van de gemeente Beekdaelen, dan wordt er aan deze babs een standaard vergoeding verstrekt. Kiest de inwoner voor een eigen babs, dan ontvangt deze van de gemeente Beekdaelen geen vergoeding. De babs declareert maandelijks aan het einde van de maand de werkzaamheden voor de voltrokken ceremonies. Buiten de standaard vergoeding per ceremonie kan de babs van Beekdaelen reiskosten declareren. De gegevens van de getuigen Bij het melden van het huwelijk dienen minimaal twee en maximaal vier meerderjarige getuigen ingediend te worden. Van deze getuigen hebben wij de persoonsgegevens en een kopie van de geldige legitimatiebewijzen nodig om de melding in behandeling te nemen. Indien inwoners hun geregistreerd partnerschap laten omzetten in een huwelijk zijn hiervoor geen getuigen nodig. Is het niet mogelijk om eigen getuigen te kiezen of wil een inwoner liever geen eigen getuigen, dan is het ook mogelijk om te kiezen voor getuigen van de gemeente. De keuze uit een aantal opties Bij het melden van het huwelijk kan de keuze voor een aantal opties kenbaar gemaakt worden: Het uitwisselen van trouwringen; Het ontvangen van een trouwboekje (in een standaard of luxe variant); Het ontvangen van een uittreksel van de huwelijksakte (eventueel internationaal); Het geven van het ja-woord (alleen optioneel bij een geregistreerd partnerschap). De bevestiging van de melding Als alle gegevens compleet zijn en het huwelijk is betaald, dan wordt na akkoord van de abs een bevestigingsmail naar de inwoners verzonden. De kosten van een ceremonie worden door de gemeente in rekening gebracht volgens de geldende legesverordening. Fase 2. Het voorbereiden en voltrekken van het huwelijk/partnerschap Ter voorbereiding op de voltrekking van het huwelijk worden alle officiële documenten (zoals de huwelijksakte en het trouwboekje) voorbereid en opgesteld. Daarnaast gaat de aangewezen babs minimaal één maand voor het huwelijk op huisbezoek om de huwelijksvoltrekking voor te bereiden. Huisbezoek Tijdens het huisbezoek is het aan de babs om het voltrekken van het huwelijk zo goed mogelijk voor te bereiden. Dit houdt in dat de babs de wensen van het (bruids)paar verwerkt in de ceremonie en deze zo passend mogelijk maakt. De babs neemt tijdens dit huisbezoek ook een aantal praktische zaken door. Indien de inwoner ervoor kiest in een van de gemeentehuizen te trouwen, dan zijn er een aantal regels waar de inwoner zich aan moet houden, namelijk: Het bruidspaar mag voor de deur van het gemeentehuis parkeren; De gasten parkeren op de parkeerplaats of op beschikbare parkeerplekken; Er mag geen (alcoholische) drank of eten worden genuttigd in de beschikbaar gestelde ruimte en het gemeentehuis; Huisdieren (met uitzondering van hulphonden) zijn verboden; Er mag niet met confetti (of andere strooibare versieringen) worden gestrooid. De dag van het huwelijk Op de dag van het huwelijk wordt het bruidspaar verwelkomd door de babs. Het huwelijk bestaat uit een officieel en een niet officieel gedeelte. Het officiële gedeelte betreft het oplezen van de wettekst en het geven van het Ja-woord (zie het uitvoeringsbesluit). Dit officiële gedeelte wordt in de Nederlandse taal gehouden. Wil men de voltrekking in een andere taal, dan dient het bruidspaar zelf een tolk te regelen en te financieren. De ceremonie moet immers correct verlopen en het officiële karakter dient gewaarborgd te zijn. Het niet officiële gedeelte kan en mag in overleg met de babs zelf ingevuld worden. Denk hierbij aan een toespraak door een eigen gekozen persoon, bijvoorbeeld een familielid of vriend. Of het ten gehore brengen van muziek. Indien de inwoner een externe of eigen locatie heeft gekozen, dient hij of zij zelf zorg te dragen voor de muziek. In de gemeentehuizen kan er gebruik worden gemaakt van de aanwezige geluidsinstallatie (zie het uitvoeringsbesluit). Bij het voltrekken van een huwelijk zijn er een aantal praktische werkafspraken van toepassing: Indien de gekozen babs op de dag van het huwelijk verhinderd is, dient deze zelf voor een vervangende babs te zorgen; De opgemaakte toespraak wordt door de gekozen babs overhandigd aan de vervangende babs; Indien er is gekozen voor een eigen babs, die nog niet via een andere gemeente beëdigd is, is er ook altijd een babs van Beekdaelen aanwezig die het geheel begeleidt; De babs is verantwoordelijk voor het ophalen en terugbrengen van de akte (dit kan door middel van een kluisje, voor instructie zie het uitvoeringsbesluit). Facilitaire dienst Indien de inwoner ervoor kiest om in een van de gemeentehuizen te trouwen, dan is er (meestal) ook een facilitair medewerker (bode) aanwezig tijdens het voltrekken van het huwelijk. Hier zijn een aantal werkafspraken over gemaakt. De facilitair medewerker: Is 30 minuten voor (de geplande) aanvang ceremonie aanwezig, indien het huwelijk buiten openingstijden van het gemeentehuis plaatsvindt; Zorgt dat de entree toegankelijk is (sneeuw- en bladvrij enz.); Stelt de gereserveerde ruimte beschikbaar; Maakt het licht en geluid gereed; Controleert de ruimte en het meubilair (de stoelen en tafels) voor aanvang op orde en netheid; Plaatst de (kunststof) bloemen; Bemant de receptie voorafgaand aan het huwelijk, indien het huwelijk buiten openingstijden van het gemeentehuis plaatsvindt; Spreekt een eventuele overtreder aan indien er onverhoopt toch gestrooid is met confetti (of andere strooibare versieringen). De facilitair medewerker voorziet ook in het opruimen van de confetti (of andere strooibare versieringen); Sluit het pand af, indien het huwelijk buiten openingstijden van het gemeentehuis plaatsvindt. De afspraken die zijn gemaakt tussen de abs, de babs en de facilitair medewerker inclusief de wijze waarop deze medewerkers tijdens huwelijksvoltrekkingen bereikbaar zijn, zijn terug te vinden in het uitvoeringsbesluit. Fase 3. Na het huwelijk/partnerschap De babs is na het voltrekken van het huwelijk verantwoordelijk voor het terugbrengen van de akte. Dit kan door middel van een kluisje, zoals hierboven benoemd. De babs is na het voltrekken van het huwelijk tevens verantwoordelijk voor het verwijderen en vernietigen van alle documenten waar de gegevens van de inwoner(
2. s)gerelateerd aan de Basisregistratie personen (hierna: Brp) in staan. De ondertekende huwelijksakte wordt na het voltrekken van het huwelijk verwerkt in de Brp en het dossier wordt afgehandeld. De melding van het huwelijk wordt 18 maanden bewaard. Eventuele buitenlandse brondocumenten worden 110 jaar bewaard. De huwelijksakten worden eeuwig bewaard.