Inkoopbeleid gemeente Beek 2023 (Beek)

Inkoopbeleid gemeente Beek 2023Voorwoord Voor u ligt het inkoopbeleid van de gemeente Beek. De gemeente heeft zich als doel gesteld een professioneel inkoopbeleid te realiseren dat voldoende draagvlak biedt. Bij de vorming van het inkoopbeleid is rekening gehouden met de eisen die vanuit Europese en nationale wet- en regelgeving aan het inkopen (aanbesteden) voor publiekrechtelijke organisaties worden gesteld. Belangrijke kreten hierbij zijn openheid, anderen betrekken en anderen mee laten denken. Voorliggende Inkoopbeleid is een afgeleide van het VNG Model Inkoop- en aanbestedingsbeleid, welk in samenwerking met gemeenten en na consultatie van het bedrijfsleven tot stand is gekomen. Professioneel inkopen gebeurt in teamverband binnen de organisatie, hetgeen interactieve besluitvorming en gezamenlijke afstemming oplevert. Het heeft zodoende ook grote invloed op de organisatorische werkprocessen. Wij hopen met dit beleid de medewerkers van gemeente Beek en externe partijen een handvat te bieden voor een professionele samenwerking bij inkooptrajecten. Inleiding De gemeente Beek (hierna de gemeente) spant zich continu in voor een (verdere) professionalisering van de inkoop- en aanbestedingspraktijk. Hoofddoelstelling van dit beleid wordt als volgt geformuleerd: Het inkoopbeleid houdt in dat de gemeente Beek op een professionele en integere manier rechtmatig en doelmatig zal inkopen en hierover verantwoording aflegt. In dit inkoopbeleid wordt het inkoopproces inzichtelijk en transparant gemaakt door doelstellingen, uitgangspunten en kaders te schetsen waarbinnen inkoop in de gemeente plaatsvindt. De gemeente streeft daarbij een aantal centrale doelstellingen na welke uitgewerkt zijn in hoofdstuk 2. Aangezien inkoop plaatsvindt in een dynamische omgeving, dient de gemeente continu bezig te zijn met het doorvoeren van verbeteringen in de inkoopprocessen. De gemeentelijke doelstellingen zijn hierbij leidend. Dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid sluit zoveel mogelijk aan op het algemene beleid van de Gemeente. Daarnaast gaat de Gemeente bij het Inkopen van Werken, Leveringen of Diensten uit van de volgende inkoopuitgangspunten: Juridisch Hoe gaat de Gemeente om met relevante regelgeving? Economisch Hoe gaat de Gemeente om met de markt en Ondernemers? Ethisch/Ideëel Hoe gaat de Gemeente om met de maatschappij en het milieu in haar inkoopproces? Organisatorisch Hoe koopt de Gemeente in? 1.Definities In dit Model Inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt verstaan onder: Contractant De in de overeenkomst genoemde wederpartij van de Gemeente. Diensten Diensten als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet. Gemeente De Gemeente Beek, zetelend Raadhuisstraat 9 te Beek. Inkopen (Rechts)handelingen van de Gemeente gericht op de verwerving van Werken, Leveringen of Diensten en die een of meerdere facturen van een Ondernemer met betrekking tot bedoelde Werken, Leveringen of Diensten tot gevolg hebben. Leveringen Leveringen als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet. Offerte Een aanbod in de zin van het Burgerlijk Wetboek. Offerteaanvraag Een enkelvoudige of meervoudige aanvraag van de Gemeente voor te verrichten prestaties of een (Europese) aanbesteding conform de Aanbestedingswet en de Europese aanbestedingsrichtlijnen. Ondernemer Een ‘aannemer’, een ‘leverancier’ of een ‘dienstverlener’. Werken Werken als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet. 2.Gemeentelijke Doelstellingen De Gemeente wil met dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid de ambities uit het collegeakkoord concretiseren en de volgende doelstellingen realiseren: a Rechtmatig en doelmatig Inkopen zodat gemeenschapsgelden op controleerbare en verantwoorde wijze worden aangewend en besteed De Gemeente leeft daartoe bestaande wet- en regelgeving en de bepalingen van haar Inkoop- en aanbestedingsbeleid na. Daarnaast koopt de Gemeente efficiënt en effectief in. De inspanningen en uitgaven moeten daadwerkelijk bijdragen aan de realisatie van het beoogde doel. De kosten staan in redelijke verhouding tot de opbrengsten en het beheersen en verlagen van de gemeentelijke middelen staan centraal. De Gemeente houdt daarbij in het oog dat er voldoende toegang is voor Ondernemers tot gemeentelijke opdrachten. b Een integere, betrouwbare, zakelijke en professionele inkoper en opdrachtgever zijn. Professionaliteit houdt in dat op bewuste en zakelijke wijze wordt omgegaan met Inkopen. Continu wordt geïnvesteerd in inhoudelijke kennis over de in te kopen Werken, Leveringen en Diensten, de marktomstandigheden en de relevante wet- en regelgeving. Het streven naar professioneel opdrachtgeverschap komt tot uitdrukking in een betrokkenheid bij de inkoopambitie, slagvaardige besluitvorming, adequaat risicomanagement, vertrouwen in de Contractant en in wederzijds respect tussen de Gemeente en de Contractant. De Gemeente spant zich in om alle inlichtingen en gegevens te verstrekken aan de Ondernemer voor zover die nodig zijn in het kader van het inkoopproces. c Het creëren van de meest maatschappelijke waarde voor de publieke middelen Bij Inkopen kan de Gemeente ook interne en andere gemeentelijke en maatschappelijke kosten betrekken in haar afweging. Ook de kwaliteit van de in te kopen Werken, Leveringen en Diensten speelt een belangrijke rol. d Maatschappelijk Verantwoord Inkopen en daarmee bijdragen aan de realisatie van de maatschappelijke doelstellingen van de Gemeente. De Gemeente heeft een grote rol bij de aanpak van belangrijke maatschappelijke en sociale vraagstukken. De Gemeente wil bij de Inkopen waar mogelijk een bijdrage leveren aan het oplossen daarvan. e Een continue positieve bijdrage leveren aan het goed presteren van de Gemeente. Inkopen heeft een belangrijke invloed op het gehele prestatieniveau van de Gemeente en draagt daar direct en voortdurend aan bij. De concrete doelstellingen van Inkopen zijn daarbij steeds rechtstreeks afgeleid van de gemeentelijke doelstellingen. f Administratieve lastenverlichting voor zowel de Gemeente als voor Ondernemers Zowel de Gemeente als Ondernemers verrichten vele administratieve handelingen tijdens het inkoopproces. De Gemeente verlicht deze lasten door bijvoorbeeld proportionele eisen en criteria te stellen en door een efficiënt inkoopproces uit te voeren. Concreet kan de Gemeente hiertoe digitaal Inkopen (en aanbesteden). De Gemeente maakt, waar mogelijk, gebruik van de Uniform Europees Aanbestedingsdocument. 3.Juridische uitgangspunten 3.1Algemeen juridisch kader a De gemeente leeft de relevante wet- en regelgeving na. Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving zullen door de Gemeente restrictief worden uitgelegd en toegepast om te voorkomen dat het toepassingsbereik van deze wet- en regelgeving wordt uitgehold. De voor het Inkoop- en aanbestedingsbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgen uit: Gemeente Beek is geclassificeerd als een aanbestedende dienst en dient daarom te voldoen aan de hiervoor geldende aanbestedingswet- en regelgeving. De verschillende aanbestedingsvormen zijn hiertoe verankerd in de inkoopprocessen. Gemeente Beek streeft een gezonde balans tussen rechtmatigheid en doelmatigheid na. Aanbestedingswet De gewijzigde Aanbestedingswet 2012 implementeert sinds 1 juli 2016 de Europese Richtlijnen 2014/24/EU en 2014/25/EU (‘Aanbestedingsrichtlijnen’), Concessierichtlijnen 2014/23/EU en Richtlijn 2007/66/EU (‘Rechtsbeschermingsrichtlijn’). Deze wet biedt één kader voor overheids- en concessieopdrachten boven en – beperkt – onder de (Europese) drempelwaarden en de rechtsbescherming bij (Europese) aanbestedingen. Europese wet- en regelgeving Wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden is afkomstig van de Europese Unie. De ‘Aanbestedingsrichtlijnen’ en ‘Concessierichtlijn’ vormen momenteel de belangrijkste basis. De interpretatie van deze Aanbestedingsrichtlijnen en ‘Concessierichtlijn’ kan volgen uit Groenboeken, Interpretatieve Mededelingen etc. van de Europese Commissie Burgerlijk Wetboek Het wettelijke kader voor overeenkomsten Gemeentewet Het wettelijke kader voor gemeenten. Gids Proportionaliteit De (herziene) Gids Proportionaliteit 2016 is in zijn geheel het richtsnoer dat is aangewezen in het Aanbestedingsbesluit en geeft handvatten voor redelijke toepassing van het proportionaliteitsbeginsel. Aanbestedingsreglement Werken In het ARW 2016 zijn procedurevoorschriften opgenomen met betrekking tot de wijze waarop aanbestedingen voor Werken moeten verlopen. 3.2Algemene beginselen bij inkopen a Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht. Het inkoopbeleid van gemeente Beek is gebaseerd op de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht. Gelijke behandeling Gelijke omstandigheden mogen niet verschillend worden behandeld, tenzij dat verschil objectief gerechtvaardigd is. Ook verkapte of indirecte discriminatie is verboden. Non-discriminatie Discriminatie op grond van nationaliteit mag niet. Transparantie De gevolgde procedure dient navolgbaar (en dus controleerbaar) te zijn. Dit is een logisch uitvloeisel van het beginsel van gelijke behandeling. Normaal zorgvuldige en oplettende inschrijvers moeten weten waar ze aan toe zijn. Proportionaliteit (evenredigheid) De gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers mogen niet onevenredig zijn in verhouding tot het voorwerp van de opdracht. De Gemeente past het beginsel van proportionaliteit toe bij de te stellen eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers en inschrijvingen en met betrekking tot de contractvoorwaarden. Wederzijdse erkenning Diensten en goederen van ondernemingen uit andere lidstaten van de Europese Unie moeten worden toegelaten voor zover die Diensten en goederen op gelijkwaardige wijze kunnen voorzien in de legitieme behoeften van de Gemeente. 3.3Uniforme documenten De Gemeente streeft ernaar om uniforme documenten te hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat Ondernemers weten waar ze aan toe zijn en landelijk gezien niet steeds met verschillende procedureregelingen worden geconfronteerd. De Gemeente past, mits passend, bij de betreffende Inkopen in ieder geval toe: • Algemene Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten • GIBIT 3.4Mandaat en volmacht Inkoop vindt plaats met inachtneming van de vigerende mandaat- en volmacht regeling van de gemeente, “de budgetregeling gemeente”. De gemeente wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging. 3.5Afwijkingsbevoegdheid Afwijkingen van dit inkoopbeleid zijn slechts mogelijk en toegestaan op basis van een deugdelijk gemotiveerd besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente en voor zover een en ander op basis van de geldende wet- en regelgeving mogelijk is. 3.6Klachtenregeling Gestimuleerd wordt dat de Gemeente en Ondernemers geschillen in onderling overleg oplossen en niet onnodig aan de rechter voorleggen. In de Offerteaanvraag heeft de Gemeente de geldende klachtenprocedure opgenomen. 4.Ethische en ideële uitgangspunten 4.1Integriteit a De Gemeente stelt bestuurlijke en ambtelijke integriteit voorop. De Gemeente heeft hoog in het vaandel dat haar bestuurders en ambtenaren integer handelen. De bestuurders en ambtenaren houden zich aan de vastgestelde gedragscodes. Zij handelen zakelijk en objectief, waardoor bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt voorkomen. b De Gemeente contracteert enkel met integere Ondernemers. De Gemeente wil enkel zakendoen met integere Ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit van Ondernemers is bij Inkopen (en aanbestedingen) in beginsel mogelijk, bijvoorbeeld door de toepassing van uitsluitingsgronden of het hanteren van de ‘Gedragsverklaring Aanbesteden’. De Gemeente kan bij twijfel over de integriteit ook het Bureau Bibob om advies vragen. 4.2Maatschappelijk Verantwoord Inkopen a Bij Inkopen neemt de Gemeente sociale, ecologische en economische aspecten in acht. Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (‘MVI’) betekent dat de Gemeente de effecten op people, planet en profit meeneemt bij Inkopen. Met een goed Inkoop- en aanbestedingsbeleid kunnen maatschappelijke doelen worden gerealiseerd (Inkopen met impact). De Gemeente stimuleert daarom sociale, ecologische en economische aspecten te integreren bij Inkopen en aanbestedingen van Werken, Diensten en Leveringen. In alle stappen van het inkoopproces worden weloverwogen keuzes gemaakt ten aanzien van de balans tussen de sociale, ecologische en economische aspecten. Dit kan tot uitdrukking worden gebracht door het volgende: De Gemeente analyseert in welke productgroepen, welke maatschappelijke winst te behalen valt. Bij de product- en marktanalyse kan de Gemeente inventariseren welke Werken, Leveringen of Diensten op het gebied van duurzaamheid op de markt worden aangeboden. De Gemeente promoot het in dialoog met de markt vóór (marktconsultatie) of tijdens de aanbestedingsprocedure (bijv. concurrentiegerichte dialoog) zoeken naar bestaande of nieuwe MVI-oplossingen. In de aanbestedingsstukken (bijvoorbeeld in de minimumeisen of de selectie- en gunningscriteria) en in de te sluiten overeenkomst kunnen duurzaamheidscriteria worden opgenomen. De Gemeente stimuleert het kijken naar de levensduurkosten en niet enkel de aanschafprijs. Sociale, ecologische en economische aspecten kunnen worden vertaald in specifieke MVI-thema’s, waaronder: Klimaatbewust Inkopen De Gemeente onderschrijft het Klimaatakkoord van Parijs

(2015)waarin 195 landen afspraken om de opwarming van de aarde te beperken tot ruim onder de 2 graden. De Gemeente wil stappen maken naar een klimaat neutrale bedrijfsvoering binnen de Gemeente (zoals in energie, mobiliteit en materiaalgebruik). Daarnaast worden ook Ondernemers aan gespoord tot CO2-reductie. Biobased Inkopen Bij biobased Inkopen worden producten ingekocht die geheel of gedeeltelijk van hernieuwbare grondstoffen zijn gemaakt. Het gebruik van fossiele grondstoffen wordt teruggedrongen, waardoor de transitie naar een koolstofarme economie wordt ondersteund. De Gemeente streeft ernaar daar waar mogelijk en gewenst biobased producten in te kopen. Circulair Inkopen Bij circulair Inkopen wordt het inkoopinstrument ingezet om productie en (her)gebruik van producten en diensten te stimuleren en daarmee de transitie naar een circulaire economie te bevorderen. De Gemeente kan bij Inkopen en aan bestedingen bijvoorbeeld het hergebruik van materialen en afvalreductie vereisen. Internationale Sociale Voorwaarden De Internationale Sociale Voorwaarden (ISV), gebaseerd op de fundamentele arbeidsnormen van de International Labour Organisation (ILO), vereisen dat leveranciers analyseren of er risico’s zijn op schendingen van arbeidsnormen en mensenrechten in hun productieketen (zoals kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers, niet-betaling van leefbaar loon). Als er risico’s zijn, dan moeten Ondernemers zich inspannen om deze risico’s te voorkomen of te verkleinen. Hiertoe kan de Gemeente bij Inkopen en aanbestedingen de ISV van toepassing verklaren. In de Offerteaanvraag kan de Gemeente de ISV opnemen als uitvoeringseisen. b De Gemeente wil dat Inkopen ook een social return opleveren. Social return is het principe dat Ondernemers naast het uitvoeren van de reguliere opdracht iets terugdoen voor de Gemeente, op maatschappelijk of sociaal vlak. De Gemeente wil dat haar Inkopen ook een sociale opbrengst (return) opleveren voor de maatschappij. Bij Inkopen en aanbestedingen kan worden gekozen voor sociale uitgangspunten en wordt nagedacht over de kansen die er zijn voor social return bij een specifieke Werk, Dienst en eventueel Levering. De Gemeente kan social return inzetten voor: Het bevorderen van de participatie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Het stimuleren van sociaal ondernemen. Het bereiken van andere doelen in het sociaal domein, zoals armoedebestrijding, onderwijs en zorg. 5.Economische uitgangspunten 5.1Product- en marktanalyse a Inkopen vindt plaats op basis van een voorafgaande product- en marktanalyse, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht niet wordt gerechtvaardigd. De Gemeente acht het van belang om de markt te kennen door – indien mogelijk – een product en/of markt analyse uit te voeren. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’ en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de Ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Door een product- en/of marktanalyse kan daarnaast worden geïnventariseerd welke duurzame en innovatieve oplossingen door de markt kunnen worden geboden. Een marktconsultatie met Ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse. De Gemeente kan contact opnemen met MVO Nederland voor ondersteuning bij het zoeken naar duurzame oplossingen. 5.2Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie a De Gemeente acht een te grote afhankelijkheid van Ondernemers niet wenselijk. De Gemeente streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van Ondernemers (Contractanten) zowel tijdens als na de contractperiode. De Gemeente moet in beginsel vrij zijn in het maken van keuzes bij haar Inkopen (waar onder de keuze van Ondernemer(s) en Contractant(en), maar ook vanwege de naleving van de (Europese) wet- en regelgeving. b De Gemeente kiest voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. Gedurende de contractperiode kan bij de Contractant afhankelijkheid ontstaan van de Gemeente door bijvoorbeeld de te behalen doelstellingen, resultaten, productontwikkelingen (innovatie) of het creëren van prikkels. De Gemeente kiest in dat geval voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. De mate van (on)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van alternatieve Ondernemers. 5.3Lokale economie, MKB en sociale ondernemingen a De Gemeente heeft oog voor de lokale economie, zonder dat dit tot enigerlei vorm van discriminatie van Ondernemers leidt. In gevallen waar een enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag en/of een meervoudig onderhandse Offerteaanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, kan rekening worden gehouden met de lokale economie en lokale Ondernemers. Discriminatie moet daarbij worden voorkomen en de Gemeente moet niet onnodig regionale, nationale, Europese of mondiale kansen laten liggen. ‘Local sourcing’ kan bijdragen aan de doelmatigheid van Inkoop. b De Gemeente heeft oog voor het midden- en kleinbedrijf (MKB) en zelfstandigen (ZZP). Uitgangspunt is dat alle Ondernemers gelijke kansen moeten krijgen. De Gemeente houdt echter bij haar Inkoop de mogelijkheden voor het midden- en kleinbedrijf in het oog. Dit kan de Gemeente doen door gebruik te maken van percelen in aanbestedingen, het toestaan van het aangaan van combinaties en onderaanneming, het verminderen van de lasten en het voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie- en gunningscriteria. c De Gemeente heeft oog voor sociale ondernemingen. Bij Inkopen kan de Gemeente opdrachten voorbehouden aan sociale werkplaatsen of sociale ondernemingen die werk bieden aan kwetsbare doelgroepen. Door oog te hebben voor deze ondernemingen kan aan alle onderdelen van Maatschappelijk Verantwoord Inkopen worden bijgedragen. Artikel 2.82 Aanbestedingswet biedt de mogelijkheid deelname aan aanbestedingsprocedures voor te behouden aan sociale werkplaatsen en sociale ondernemingen die de maatschappelijke en professionele integratie van mensen met een afstand tot de arbeids markt als belangrijkste doel hebben. 5.4Innovatie De Gemeente kan haar Inkoop- en aanbestedingsbeleid aanwenden om innovatieve oplossingen te stimuleren voor maat schappelijke opgaven. De Gemeente zal waar mogelijk ruimte laten om innovatieve oplossingen aan te bieden, bijvoorbeeld door een opdracht functioneel te beschrijven. Ook worden ondernemers opgeroepen hun creativiteit en innovatie aan te wenden voor deze uitdagingen. 5.5Samenwerkingsverbanden De Gemeente hanteert als uitgangspunt dat zij oog heeft voor samenwerking bij Inkopen. Dit geldt zowel voor samenwerkingen binnen de eigen organisatie als voor samenwerkingen met andere gemeenten of aanbestedende diensten. Deze samenwerkingsverbanden kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op inkoopsamenwerking, milieuactiviteiten, werkvoor zieningsschappen, belastingen en sociale regelgeving. 5.6Bepalen van de inkoopprocedure De Gemeente zal met inachtneming van de drempelbedragen, zoals vermeld in de Gids Proportionaliteit, de onderstaande procedures toepassen, tenzij de Gemeente gemotiveerd aangeeft waarom zij hiervan wenst af te wijken. Werken Leveringen Diensten Inhuur derden Enkelvoudig Tot € 150.000 Tot € 50.000 Tot € 50.000 Tot € 70.000 Meervoudig > € 150.000 < € 1.500.000 > € 50.000 < Eu drempel > € 50.000 < EU drempel > € 70.000 < EU drempel Nationaal > € 1.500.000 < Eu drempel Nvt Nvt Nvt Europees EU drempel EU drempel EU drempel EU drempel Enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag De Gemeente vraagt minimaal aan één Ondernemer een Offerte. Meervoudig onderhandse Offerteaanvraag De Gemeente vraagt ten minste aan drie Ondernemers en ten hoogste aan vijf Ondernemers een Offerte. Nationaal aanbesteden Onder de (Europese) drempelbedragen zal de Gemeente nationaal aanbesteden. De Gemeente zal vooraf gaand aan de opdrachtverlening een aankondiging plaatsen. Europees aanbesteden Boven de (Europese) drempelbedragen zal de Gemeente in beginsel Europees aanbesteden, tenzij dit in een bepaald geval niet nodig is op grond van de geldende wet- en regelgeving. 5.7Raming en financiële budget Inkopen vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande schriftelijke raming van de opdracht. De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. De Gemeente wil immers niet het risico lopen dat zij verplichtingen aangaat die zij niet kan nakomen. 5.8Eerlijke mededinging en commerciële belangen De Gemeente bevordert eerlijke mededinging. De betrokken Ondernemers moeten een eerlijke kans krijgen om de opdracht gegund te krijgen. Door in principe objectief, transparant en non-discriminerend te handelen, bevordert de Gemeente een eerlijke mededinging. Dit zal bijdragen aan het in standhouden van een gezonde marktwerking (ook op de lange termijn). De Gemeente wenst geen Ondernemers te betrekken in haar inkoopproces die de mededinging vervalsen. 6.Organisatorische uitgangspunten 6.1Inkoopproces Het inkoopproces bestaat uit verschillende fasen, startend vanaf het voortraject. Onderstaande worden de verschillende fasen toegelicht. 1 Voortraject Bepalen van inkoopbehoefte Bepalen van het aanbod (bijv. product- en marktanalyse) Raming en bepalen van het financiële budget Keuze Offerteaanvraag 2 Specificeren Opstellen van eisen en wensen Omschrijven van de opdracht Opstellen Offerteaanvraag 3 Selecteren Eventuele voorselectie geïnteresseerde Ondernemers Bekendmaking opdracht via verzenden van de Offerteaanvraag, de website of TenderNed Offertes evalueren Gunning aan winnende Ondernemer 4 Contracteren Tekenen (raam) overeenkomst met (winnende) Contractant Registreren getekende overeenkomst Informeren afgewezen Ondernemers 5 Bestellen Uitvoeren van de opdracht Eventueel met het doen van bestellingen 6 Bewaken Bewaken termijnen Controleren nakoming afgesproken prestaties, waaronder de MVI-afspraken. Tijdige betaling facturen 7 Nazorg Beheren van de overeenkomst, bijvoorbeeld prijsindexeringen of looptijd Evalueren overeenkomst met Contractant 7.Inkooporganisatie en Borging 7.1Taak van inkoop Taakveld inkoop is centraal gecoördineerd georganiseerd. Afdeling BMO, Taakveld Inkoop heeft een signalerende, coördinerende, adviserende, faciliterende en controlerende taak. Elk gemeentelijk organisatieonderdeel kan contact opnemen met het taakveld Inkoop om advies te vragen over inkoop en aanbesteden. Indien de capaciteit van de betreffende afdeling te beperkt is om een inkoop- of aanbestedingstraject volledig zelfstandig uit te voeren, dan kan het taakveld Inkoop capaciteit of hulpmiddelen beschikbaar stellen om te ondersteunen. De ondersteuning van het taakveld Inkoop is niet enkel vrijblijvend. Elke inkoop van een levering, dienst of werk vanaf het bedrag € 50.000,– dient vooraf te worden aangemeld bij het taakveld Inkoop. Daarnaast dient bij elke openbare en Europese aanbesteding het taakveld inkoop te worden ingeschakeld, dit dient te gebeuren op het moment dat de raming van een opdracht wordt vastgesteld zodat het taakveld inkoop vanaf het begin bij de aanbesteding betrokken is. Op deze manier wordt het overzicht over de inkoopfunctie behouden en kan de rechtmatigheid beter worden geborgd. Inkoop levert bovendien een bijdrage aan de toetsing van de jaarlijkse spend door de accountant De toetsing op naleving vindt plaats door: toetsing van aanbestedingsdossiers aan de hand van corsa; toetsing van inkopen met gegevens uit de crediteurenadministratie. Afdeling Inkoop ondersteunt de organisatie middels complexe aanbestedingen, contractmanagement, leveranciersbeoordelingen en leveranciersmanagement. De complexiteit van aanbestedingsprocessen neemt toe en de vraag naar ondersteuning vanuit de organisatie is de afgelopen jaren gestegen. De diverse afdelingen moeten zich meer kunnen toeleggen op de kernactiviteiten. Aanbestedingentrajecten die meer projectmatig aangepakt moeten worden vragen om een professionele aanpak, documentatie en verantwoording, niet alleen intern maar ook juridisch, en maatschappelijk. Deze kennis is bij afdeling inkoop geborgd. 7.2Rolverdeling en organisatiepositie In het verlengde van het bovenstaande is het van belang de rolverdeling tussen de verschillende spelers bij het doorlopen van het inkoopproces en/of het maken van aanbestedingsstukken goed te definiëren. De uitvoerende inkoopverantwoordelijke (Inkoop) voert de regie over het verloop van het aanbestedingsproces, levert desgevraagd markt-, proces- en juridische kennis en heeft de formele contacten met de markt. De interne klant (lijnverantwoordelijke) is primair verantwoordelijk voor het optimaal beschrijven van zijn/haar wensen en eisen ten aanzien van de inhoud van het aan te besteden onderwerp. Natuurlijk kan ook de uitvoerende inkoopverantwoordelijke eventuele voorhanden zijnde inhoudelijke kennis leveren. Als uitvoerder van het inkoopproces kan Inkoop worden aangemerkt, maar dat hoeft niet altijd het geval te zijn. 7.3Herijking Inkoopbeleid De wereld rondom inkoop en aanbesteden is voortdurend in beweging door zowel externe factoren (regelgeving, marktontwikkelingen, jurisprudentie et cetera) als interne factoren (verdere professionalisering, gemeentelijke ontwikkelingen). Het inkoopbeleid van de gemeente wordt daarom elke vier jaar geëvalueerd en zo nodig herijkt. Indien wenselijk c.q. noodzakelijk kan dit ook eerder gebeuren. Taakveld Inkoop heeft hierin een initiërende rol.

🔗 Naar officiële bron

AI-uitleg op basis van de officiële wettekst. Indicatief, vervangt geen juridisch advies.