Protocol Geheimhouding gemeente Arnhem 2023 (Arnhem)

Protocol Geheimhouding gemeente Arnhem 2023DE RAAD VAN DE GEMEENTE ARNHEM; gelezen het voorstel van het Presidium van 9 juni 2023, Cluster Griffie nummer: 227231; gelet op de artikelen 16, 23, 24, 25, 86 en 147 van de Gemeentewet; besluit: Vast te stellen het Protocol Geheimhouding gemeente Arnhem 2023 Paragraaf1Algemeen Artikel1.1Geheimhouding is de uitzondering 1.In de informatievoorziening van college of burgemeester naar de raad en in de vergaderingen van raad en raadskamers is openbaarheid de regel en geheimhouding de uitzondering; 2.Het opleggen van geheimhouding dient altijd te worden gemotiveerd en verantwoord, zoveel mogelijk in het openbaar. Artikel1.2Wettelijke kaders De Wet open overheid beschrijft in artikel 5.1, eerste en tweede lid, de gronden op basis waarvan geheimhouding kan worden opgelegd; De Algemene Wet Bestuursrecht bepaalt in artikel 2:5 dat een geheimhoudingsplicht geldt voor alle gegevens waarvan iemand het vertrouwelijke karakter kent of redelijkerwijs moet vermoeden; 3.Het Wetboek van Strafrecht bepaalt in artikel 272 de strafbaarheid van het schenden van de geheimhoudingsplicht; 4.De Gemeentewet bepaalt in hoofdstuk Va (artikelen 87,88 en 89) de regels voor geheimhouding en in de artikelen 23 en 24 de regels voor besloten vergaderingen. 5.In het reglement van orde voor de voor de Politieke Avond en in het Protocol Geheimhouding worden de regels voor besloten vergaderingen en geheimhouding nader uitgewerkt. Paragraaf2Geheimhouding van documenten Artikel2.1Geheim en vertrouwelijk 1.Het college en de burgemeester gebruiken voor alle documenten die zij aan de raad of aan raadskamers overleggen en die niet openbaar mogen worden, de term 'geheim'. De term vertrouwelijk wordt niet gebruikt. De term ‘geheim’ wordt alleen gebruikt als daarvoor een wettelijke grondslag van toepassing is, zoals geformuleerd in artikel 87 Gemeentewet. Artikel2.2Gronden voor geheimhouding Het college en de burgemeester vermelden in hun besluiten tot het opleggen van geheimhouding zowel de wettelijke grondslag als de inhoudelijke motivatie voor de geheimhouding. Een afschrift van dit besluit wordt aan het geheime document toegevoegd. Het besluit zelf is openbaar tenzij het besluit op zichzelf reeds een deel van de geheime inhoud bevat. Artikel2.3Horizonbepaling Het college en de burgemeester vermelden in alle gevallen onder welke voorwaarde of na welke datum de geheimhouding kan worden opgeheven. Bestaat er noch een voorwaarde waar onder - noch een datum waarna de geheimhouding kan worden opgeheven, dan wordt vermeld dat de geheimhouding 'voor onbepaalde tijd' dient te gelden Artikel2.4Hoofddocument openbaar Het opleggen van geheimhouding op een compleet document vindt zeer terughoudend plaats. Waar mogelijk wordt de informatie die geheim moet blijven in een bijlage opgenomen. Artikel2.5Herkenbaarheid geheime documenten Iedere pagina van een geheim document wordt door het college of de burgemeester voorzien van de aanduiding 'GEHEIM’. Artikel2.6Anonimiseren Indien het college of de burgemeester privacygevoelige informatie van derden in openbare documenten onleesbaar maken (anonimiseren), dan stellen zij de niet geanonimiseerde documenten ter beschikking aan de raad. Paragraaf3Bekrachtiging geheimhouding Vervallen Paragraaf4Vergaderen in beslotenheid Artikel 4.1 Openbare aankondiging en opening 1.Vergaderingen, ook wanneer deze geheel of gedeeltelijk in beslotenheid plaatsvinden, worden openbaar aangekondigd en geopend, behoudens de vergadering waarin over de aanbeveling voor benoeming of herbenoeming van de burgemeester wordt besloten. Deze vergadering is van begin tot einde besloten. 2.Op de agenda wordt in globale termen aangekondigd dat een geheim stuk of onderwerp wordt besproken, tenzij reeds met het gebruik van globale termen een deel van de geheime inhoud wordt geopenbaard. In dat geval wordt het onderwerp van de besloten vergadering niet bekend gemaakt. Artikel4.2Sluiten van de deuren Op verzoek van ten minste een vijfde deel van de aanwezige raadsleden of fractievolgers of als de voorzitter dit nodig vindt, worden de deuren gesloten. Als de deuren sluiten, dan mogen raadsleden, fractievolgers, leden van het college, functioneel betrokken ambtenaren en griffiepersoneel aanwezig zijn, tenzij de vergadering anders beslist. Als de deuren worden gesloten draagt de griffie er zorg voor dat de uitzending van de vergadering wordt stopgezet en dat de vergadering niet langer elders in het stadhuis is te volgen. Artikel4.3Vergaderen achter gesloten deuren Het eerste wat de voorzitter doet na het sluiten van de deuren is aan de raad of aan de raadskamer voorleggen of er daadwerkelijk in beslotenheid verder zal worden vergaderd. Vergaderen achter gesloten deuren gebeurt alleen als een van de gronden van artikel 5:1 van de Wet open overheid van toepassing is en ingeroepen is. Als de raad of raadskamer beslist in beslotenheid te vergaderen dan registreert de griffie alle aanwezigen. Indien voorzienbaar is dat een deel van een vergadering achter gesloten deuren zal plaatsvinden, dan wordt zo mogelijk eerst het openbare gedeelte van de vergadering afgerond. Artikel4.4Verslag Van een vergadering met gesloten deuren wordt altijd een audioverslag opgemaakt. Dit verslag wordt niet openbaar gemaakt tenzij de raad of raadskamer anders beslist. Artikel4.5Overleg in fracties Overleg tussen fractiegenoten over verstrekte geheime informatie is mogelijk, ook als er leden van de fractie niet aanwezig zijn geweest bij de besloten vergadering. Alle raadsleden en fractievolgers kunnen kennisnemen van het audioverslag van een besloten vergadering Artikel4.6Verstrekking geheime documenten aan anderen De raad stelt geheime documenten beschikbaar aan fractievolgers, behalve in situaties waarin de wet dit niet toestaat. Het college is bevoegd om geheime informatie te verstrekken aan derden indien en voor zover dit voor het dagelijks bestuur van de gemeente noodzakelijk is. Paragraaf5Beschikbaarheid en register Artikel5.1Beschikbaarheid geheime documenten en verslagen besloten vergaderingen Geheime documenten worden in het besloten deel van het raadsinformatiesysteem gepubliceerd; Audioverslagen van besloten vergaderingen worden bewaard- en zijn te raadplegen op de griffie. Artikel5.2Register De griffie legt een register aan van alle documenten waar geheimhouding is opgelegd. de griffie legt een register aan van alle vergaderingen of delen van vergaderingen die in beslotenheid zijn gehouden. 3.De registers bevatten de datums van de vergadering, de reden voor de geheimhouding en de horizonbepaling dan wel de datum waarop of voorwaarde waaronder de geheimhouding wordt opgeheven. De registers worden in het raadsinformatiesysteem geplaatst; De griffie bewaakt de horizonbepalingen en zorgt ervoor dat indien geheimhouding kan worden opgeheven hiertoe een voorstel aan de raad wordt gedaan. Artikel5.3Berichtgeving geheime documenten De griffie bericht per e-mail de leden van de raad, leden van het college en fractievolgers over het beschikbaar zijn van een geheim document in het besloten deel van het raadsinformatiesysteem. Artikel5.4Berichtgeving geanonimiseerde documenten De griffie bericht per e-mail de leden van de raad en de fractievolgers over het beschikbaar zijn van niet-geanonimiseerde documenten in het besloten deel van het raadsinformatiesysteem. Inwerkingtreding Dit besluit treedt direct na besluitvorming in werking Aldus vastgesteld in de raadsvergadering van 14 juni 2023.De griffier, De voorzitter,