Treasurystatuut Omgevingsdienst Midden- en West-Brabant 2022 (Omgevingsdienst Midden- en West-Brabant)

Treasurystatuut Omgevingsdienst Midden- en West-Brabant 2022 Het Algemeen Bestuur van de Omgevingsdienst Midden- en West-Brabant; gezien het voorstel van het Dagelijks Bestuur van de Omgevingsdienst Midden- en West-Brabant d.d. 16 november 2022; BESLUIT het Treasurystatuut Omgevingsdienst Midden- en West-Brabant 2022 vast te stellen. 1.ALGEMENE BEPALINGEN Artikel1.Begripsbepaling In dit statuut wordt verstaan onder: Financiering: Het aantrekken van benodigde financiële middelen voor een periode van minimaal één jaar. Geldstromenbeheer: Al die activiteiten die nodig zijn om liquiditeiten te transfereren zowel binnen de organisatie zelf als tussen de organisatie en derden (betalingsverkeer). Intern liquiditeitsrisico: De risico’s van mogelijke wijzigingen in de liquiditeitenplanning en meerjaren investeringsplanning waardoor financiële resultaten kunnen afwijken van de verwachtingen. Kasgeldlimiet: Een bedrag op basis van de Wet Fido ter grootte van een percentage van het totaal van de jaarbegroting van de OMWB bij aanvang van het jaar dat de OMWB rood mag staan c.q. vreemd vermogen mag aantrekken. Kredietrisico: De risico’s op een waardedaling van een vordering ten gevolge van het niet (tijdig) na kunnen komen van de verplichtingen door de tegenpartij als gevolg van insolventie of deficit. Liquiditeitenbeheer: Het aantrekken van benodigde en het uitzetten van overtollige liquide middelen voor een periode tot één jaar. Liquiditeitenplanning: Een gestructureerd overzicht van de toekomstige inkomsten en uitgaven ingedeeld per tijdseenheid. Liquiditeitsrisico: Het risico dat de OMWB over onvoldoende liquide middelen beschikt om de lopende betalingen te verrichten. Onderhandsegeldlening: Lening waarbij de voorwaarden van de lening in onderling overleg met de geldgevende partij kan worden vastgesteld. Rating: De inschatting van de kans op eventuele wanbetalingen bij toekomstige rente- en aflossingsbetalingen op schuldpapier. Relatiebeheer: Het onderhouden van relaties met financiële ondernemingen. Renterisico: Het gevaar van ongewenste veranderingen van de (financiële) resultaten van de OMWB door rentewijzigingen. Renterisiconorm: Een bij de aanvang van het jaar op basis van de Wet Fido gefixeerd percentage van het begrotingstotaal van het openbare lichaam. Rentetypischelooptijd: Het tijdsinterval gedurende de looptijd van een geldlening, waarin op basis van de voorwaarden van de geldlening sprake is van een door de verstrekker van de geldlening niet beïnvloedbare constante rentevergoeding. Rentevisie: Toekomstverwachting over de renteontwikkeling. Ruddo: De ministeriële Regelingen uitzettingen en derivaten decentrale overheden. Saldobeheer: Het beheer van de dagelijkse saldi op de rekeningen. Schatkistbankier en de centrale overheden: Provincies, gemeenten, waterschappen en gemeenschappelijke regelingen in de vorm van een openbaar lichaam zijn verplicht om hun overtollige middelen in de schatkist aan te houden. Hiervoor heeft iedere decentrale overheid een rekening-courantovereenkomst met de Staat der Nederlanden. Treasuryfunctie: Alle activiteiten die zich richten op het besturen en beheersen van, het verantwoorden over en het toezicht houden op de financiële vermogenswaarden, de financiële stromen, de financiële posities en de hieraan verbonden risico’s. De treasuryfunctie bestaat uit drie deelfuncties: Risicobeheer: het beschermen tegen de financiële risico’s (renterisico, koersrisico, intern liquiditeitsrisico en kredietrisico); Financiering: het verzekeren van toegang tot de financiële markten (relatiebeheer) en het aantrekken (financiering) van benodigde en het uitzetten (beleggen) van overtollige financiële middelen; Liquiditeiten- en werkkapitaalbeheer: het optimaliseren van de financiële logistiek Uitzetting: Het tijdelijk toevertrouwen van liquiditeiten aan derden tegen vooraf overeengekomen condities en bedingen. Valutarisico: Het risico dat een verlies ontstaat vanwege een verandering in andere valuta. WetFido: Wet Financiering decentrale overheden. Artikel2.Doelstellingen van de treasuryfunctie De treasuryfunctie van de OMWB dient tot: het verzekeren van duurzame toegang tot financiële markten tegen acceptabele condities. het beschermen van vermogens- en (rente-)resultaten tegen ongewenste financiële risico’s, zoals renterisico’s, koersrisico’s, liquiditeitsrisico’s en kredietrisico’s. het minimaliseren van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities. het optimaliseren van de renteresultaten binnen de kaders van de Wet Fido respectievelijk de limieten en richtlijnen van dit statuut. waarborgen dat de taken en verantwoordelijkheden op het gebied van treasury duidelijk worden geregeld. 2.RISICOBEHEER Artikel 3.Uitgangspunten Risicobeheer Onder risico’s worden verstaan zowel renterisico’s (vaste schuld en vlottende schuld), als kredietrisico’s, liquiditeitsrisico’s en valutarisico’s. Bij het uitzetten of aantrekken van middelen worden de bepalingen zoals neergelegd in de Wet Fido en de Ruddo in acht genomen. Het beheersen en vermijden van risico's staat in het treasurybeleid voorop. In dit verband is het risicomanagement gericht op het inzichtelijk maken van toekomstige risico's en deze te beheersen, te verminderen en te spreiden. De treasuryfunctie zal nadrukkelijk geen bankachtige activiteiten ontplooien, met het oogpunt om geld te verdienen. Artikel4.Renterisicobeheer 1.De kasgeldlimiet wordt niet overschreden conform de Wet Fido. 2.De renterisico norm wordt niet overschreden conform de Wet Fido. 3.Nieuwe leningen/uitzettingen worden afgestemd op de bestaande financiële positie en de liquiditeitenplanning. 4.De rentetypische looptijd en het renteniveau van de betreffende lening/uitzetting wordt zo veel mogelijk afgestemd op de actuele rentestand en de rentevisie. 5.Binnen de kaders gesteld onder lid 3 en lid 4, streeft de OMWB naar spreiding in de rentetypische looptijden van uitzettingen. Artikel5.Kredietrisicobeheer Met betrekking tot het kredietrisicobeheer geldt het uitgangspunt dat overtollige middelen op voorhand worden aangehouden in de schatkist. Artikel6.Intern Liquiditeitsbeheer De OMWB beperkt haar interne liquiditeitsrisico’s door haar treasury activiteiten te baseren op een adequate liquiditeitsplanning, die periodiek wordt bijgesteld en synchroon loopt met de begroting en jaarstukken. Artikel7.Valutarisicobeheer Valutarisico’s worden door de OMWB uitgesloten. Leningen worden uitsluitend aangegaan of gegarandeerd in de Europese geldeenheid (Euro). 3.FINANCIERING OMWB Artikel8.Financiering Bij het aantrekken van financieringen gelden de volgende uitgangspunten: Financieringen worden enkel aangetrokken ten behoeve van de uitoefening van de publieke taak. Financiering met vreemd vermogen wordt zoveel mogelijk beperkt door primair de beschikbare liquide middelen te gebruiken teneinde het renteresultaat te optimaliseren. Toegestane instrumenten bij het aantrekken van financieringen zijn: onderhandse leningen en vaste geldleningen. De OMWB vraagt offertes op bij minimaal twee partijen voordat een financiering wordt aangetrokken. Artikel9.Uitzetting 1.Uitzettingen van tijdelijke overtollige financiële middelen uit hoofde van treasury vinden in het kader van het Geïntegreerd middelenbeheer (GMB) uitsluitend plaats bij het Agentschap van de Generale Thesaurie van het Ministerie van Financiën. 2.De OMWB hanteert bij haar tijdelijke uitzettingen uit hoofde van treasury de instrumenten die het Ministerie van Financiën aanbiedt. Deze instrumenten zijn: het aanhouden van middelen in de rekening-courant en het aanhouden van middelen in deposito's. 3.Uitzettingen worden afgestemd op de bestaande financiële positie. 4.Uitgezonderd van de verplichting om in 's Rijksschatkist te worden aangehouden, zijn middelen voor zover deze, gerekend over een kwartaal gemiddeld het drempelbedrag, bedoeld in het vijfde lid, niet te boven gaan. 5.Het drempelbedrag, genoemd onder 4, wordt bepaald op basis van het begrotingstotaal van het openbaar lichaam. De wijze van berekening is vastgelegd in de Wet Fido en de Ministeriele regeling schatkistbankieren decentrale overheden. Artikel10.Relatiebeheer Relatiebeheer omvat het onderhouden van relaties met banken, Rijk, provincies en gemeenten die financiële diensten leveren. De treasury van de OMWB beoogt het realiseren van gunstige c.q. marktconforme condities voor af te nemen financiële diensten. Hierbij wordt in acht genomen dat: Bankrelaties wat betreft hun kredietwaardigheid minimaal dienen te voldoen aan de eisen die zijn gesteld in de Wet Fido en de Ruddo. Financiële ondernemingen (kredietinstellingen, beleggingsinstellingen, effecteninstellingen en verzekeraars) onder Nederlands of anderszins EU-toezicht dienen te vallen, zoals De Nederlandse Bank en de verzekeringskamer. Tussenpersonen dienen geregistreerd te staan bij de Autoriteit Financiële Markten (AFM) en daarvan een vergunning als makelaar te hebben ontvangen. 4.KASBEHEER Artikel11.Geldstromenbeheer 1.Om de kosten van het geldstromenbeheer te minimaliseren wordt het liquiditeitsgebruik beperkt door de geldstromen op elkaar en de liquiditeitenplanning af te stemmen. Hierbij wordt er op toegezien dat de liquiditeitspositie voldoende is om te garanderen dat de verplichtingen tijdig kunnen worden nagekomen; 2.Om de kosten van het geldstromenbeheer te beperken wordt het betalingsverkeer zoveel mogelijk elektronisch uitgevoerd binnen één bank. Artikel12.Saldo- en liquiditeitenbeheer Voor het saldobeheer en het liquiditeitenbeheer gelden de volgende specifieke richtlijnen: Indien er een liquiditeitsbehoefte ontstaat dan kan de OMWB kortlopende financieringen aantrekken. Hierbij wordt de kasgeldlimiet niet overschreden; De toegestane korte termijn financieringsinstrumenten zijn callgeld, kasgeldleningen en kredietlimiet op rekening-courant; Bij minimaal twee partijen worden offertes opgevraagd. Gunning vindt plaats op basis van het voordeligste effectieve rentepercentage, de hoogste rating of een combinatie van beiden. 5.ADMINISTRATIEVE ORGANISATIE EN INTERNE CONTROLE Artikel 13. Uitgangspunten administratieve organisatie en interne controle In het kader van treasury gelden de volgende algemene uitgangspunten op het gebied van administratieve organisatie en interne controle: De verantwoordelijkheden en bevoegdheden van treasury activiteiten zijn op eenduidige wijze schriftelijk vastgelegd; Bevoegdheden zijn via mandaat nader schriftelijk vastgelegd; De administratieve organisatie en interne controle waarborgen dat: de uitvoering van de treasuryfunctie conform de gestelde regels plaatsvindt; de uitvoering rechtmatig en doelmatig is; de treasury activiteiten adequaat kunnen worden uitgevoerd en bijgestuurd; de juistheid, tijdigheid en volledigheid van de informatie verzekerd zijn. een transactie wordt onmiddellijk geregistreerd door de functionaris die de transactie heeft afgesloten en gecontroleerd door de functionaris die belast is met de registratie. Bij de uit te voeren treasury activiteiten is functiescheiding doorgevoerd met als belangrijkste voorwaarden: iedere transactie wordt door minimaal twee functionarissen geautoriseerd; de uitvoering en de controle geschieden door afzonderlijke functionarissen; de uitvoering en de registratie in de financiële administratie geschiedt door afzonderlijke functionarissen. Ten aanzien van de treasuryfunctie vindt minimaal 1 maal per jaar een interne controle plaats door of namens de interne controlefunctionaris van de OMWB. Daarbij worden minimaal de volgende aspecten betrokken: juistheid, tijdigheid, volledigheid en relevantie van de managementinformatie; rechtmatigheid van de administratieve verwerking; borging van voldoende functiescheiding; realisatie van de doelstellingen; uitvoering van het beleid. De treasuryfunctionaris houdt te allen tijde alle relevante stukken ter beschikking ter verantwoording van zijn/haar werkzaamheden. De treasuryfunctionaris documenteert en archiveert alle offertes en de keuzen en overwegingen die tot besluiten in het kader van treasury hebben geleid. Artikel14.Verantwoordelijkheden De (functie)verantwoordelijkheden met betrekking tot de treasury functie van de OMWB staan in dit artikel benoemd: Algemeen Bestuur Het vaststellen van treasury doelstellingen, het treasurybeleid, globale richtlijnen en limieten in het treasurystatuut; Het vaststellen van de treasuryparagraaf. Dagelijks Bestuur Het (doen) uitvoeren van het treasurybeleid zoals vastgesteld in het treasurystatuut evenals het afleggen van verantwoording via de treasuryparagraaf; Het beheren van de administratieve organisatie van de OMWB. Directeur Het fiatteren van voorstellen van de treasurer; Het rapporteren aan Dagelijks Bestuur over de uitvoering van het treasurybeheer; Afdelingshoofd Bedrijfsvoering Het controleren en goedkeuren van de liquiditeitsprognose; Het zorgdragen voor de administratieve organisatie en interne controle; Het aanstellen van medewerker(s) belast met de treasuryfunctie. Teammanagers Het zorgdragen voor een goede kwaliteit van de informatie die hun team aanlevert aan de treasurer over toekomstige uitgaven en ontvangsten. Treasurer Het ontwikkelen van het treasurybeleid en het doen van beleidsvoorstellen in het kader van de treasury; Het aangaan van leningen en uitzetten van middelen conform het treasurystatuut en de treasuryparagraaf. evenals de schriftelijke vastlegging van de aan de beslissing ten grondslag liggende informatie. De door de treasurer voorgestelde beslissing kan alleen na fiattering/ondertekening door de directeur worden uitgevoerd; Het uitvoeren van de overige activiteiten met betrekking tot de treasuryfunctie zoals: schriftelijk vastleggen van de treasurytransacties; liquiditeitsprognose en rentevisie; treasuryparagraaf (in begroting en jaarstukken); relatiebeheer. Kassier Het overboeken van saldi tussen bankrekeningen; Het afhandelen van alle vormen van het betalingsverkeer; Het beheren van de debiteuren en crediteuren; Het controleren van de bevestiging van derden, met de informatie van de treasurer. Interne controlefunctionaris Het controleren van de naleving van het treasurystatuut. Artikel15.Bevoegdheden In onderstaande tabel staan bevoegdheden met betrekking tot treasuryactiviteiten weergegeven alsmede de daarbij benodigde fiattering. Activiteit Bevoegd functionaris (eerste handtekening) Autorisatie (tweede handtekening) Saldo, liquiditeiten- en geldstromenbeheer. Het uitzetten van geld Geldstromenbeheer Treasurer Kassier Directeur Treasurer Bankrelatiebeheer Bankrekeningen openen/sluiten/wijzigen Directeur De voorzitter van het Dagelijks Bestuur Financiering Het afsluiten van kredietfaciliteiten en het aantrekken van gelden. Treasurer Directeur Artikel16.Hardheidsclausule In gevallen waarin dit statuut niet voorziet beslist het dagelijks bestuur. Artikel17.Informatievoorziening In onderstaande tabel is uiteengezet welke informatie tenminste moet worden verstrekt. Informatie Informatiever-strekker Informatie-ontvanger Frequentie Gegevens m.b.t. toekomstige uitgaven en ontvangsten Door de directeur van de OMWB aangewezen medewerkers Treasurer Incidenteel Beleidsplannen treasury in treasuryparagraaf van begroting Evaluatie en verantwoording treasuryactiviteiten in treasuryparagraaf van de jaarstukken Dagelijks Bestuur Dagelijks Bestuur Algemeen Bestuur Algemeen Bestuur Jaarlijks Jaarlijks Informatie aan derden (IV3 toezichthouder en CBS) Directeur, voorbereid door Treasurer Ministerie van BZK en het CBS Kwartaal 6.OVERIGE BEPALINGEN Artikel18.Inwerkingtreding Dit statuut treedt in werking op de dag nadat zij is bekendgemaakt en werkt terug tot 1 januari 2022. Het treasurystatuut van 2 maart 2018 wordt hierbij ingetrokken. Artikel19.Citeertitel Dit statuut kan worden aangehaald als ‘Treasurystatuut Omgevingsdienst Midden- en West-Brabant 2022’. Aldus besloten in de vergadering van het Algemeen Bestuur van de Omgevingsdienst Midden- en West-Brabant van 14 december 2022. De secretaris, A.L.E. ArbouwDe voorzitter, P.F.G. Depla