Archiefverordening van de Gemeenschappelijke Regeling Gebiedsontwikkeling Luchthaven Twente e.o. (Technology Base)

Archiefverordening van de Gemeenschappelijke Regeling Gebiedsontwikkeling Luchthaven Twente e.o.Het Algemeen Bestuur van de Gemeenschappelijke regeling Gebiedsontwikkeling Luchthaven Twente e.o., gelet op artikel 40 van de Archiefwet 1995 en artikel 8 van de Gemeenschappelijke regeling, besluit vast te stellen de navolgende: Verordening betreffende de zorg van het dagelijks bestuur voor de archiefbescheiden, de aanwijzing en het beheer van de archiefbewaarplaats en het beheer van de archiefbescheiden voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats (Archiefverordening). HoofdstukI.Algemene bepalingen Artikel1 In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder: de wet: de Archiefwet 1995; de archiefbewaarplaats: de overeenkomstig de wet door het algemeen bestuur aangewezen archiefbewaarplaats; beheerder: degene die ingevolge deze verordening is belast met het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats; beheereenheid: een door het dagelijks bestuur als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel, belast met de documentaire informatievoorziening; informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen, bewaard, geordend en geraadpleegd. HoofdstukII.De archiefbewaarplaats Artikel2 1.Het algemeen bestuur draagt zorg voor het inrichten en in stand houden van de archiefbewaarplaats. 2.De archiefbewaarplaats bevindt zich in Enschede. HoofdstukIII.De zorg van het dagelijks bestuur voor de archiefbescheiden Artikel3 Het dagelijks bestuur draagt zorg voor voldoende en doelmatige archiefruimten. Artikel4 Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het aanwijzen van de beheerder. Artikel5 Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden en documentaire verzamelingen, ongeacht hun vorm. Artikel6 1.Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschieden op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd. 2.Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen. Artikel7 Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat jaarlijks op de begroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden. Artikel8 Het dagelijks bestuur stelt voor het beheer van de archiefbescheiden en voor het beheer van de archiefbewaarplaats voorschriften vast. Artikel9 Het dagelijks bestuur doet ten minste eenmaal per jaar aan het algemeen bestuur verslag omtrent hetgeen het heeft verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. HoofdstukIVSlotbepalingen Artikel10 Deze verordening treedt in werking op 1 januari

1. Artikel11 Deze verordening wordt aangehaald als “Archiefverordening Gemeenschappelijke regeling Gebiedsontwikkeling Luchthaven Twente e.o. “ Vastgesteld in de vergadering van het Algemeen Bestuur van de Gemeenschappelijke regeling Gebiedsontwikkeling Luchthaven Twente e.o. van 20 november 2012.Memorie van toelichting Archiefverordening openbaar lichaam (gemeenschappelijke regeling) zonder benoemde archivaris Deze model Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Stb. 276 en 277) en het Archiefbesluit 1995 (Stb. 671), en dient door het algemeen bestuur te worden vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde artikelen in de Archiefwet
2. Zij bestaat in hoofdzaak uit twee gedeelten, namelijk de regeling voor de zorg, die het dagelijks bestuur draagt voor de archieven en het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Deze verordening is, evenals wet en besluit, niet alleen van toepassing op klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale informatiedragers. Hoofdstuk III bevat een uitwerking van het begrip “zorg”, dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (artikel 3), is geregeld in het Archiefbesluit 1995 en in de Archiefregeling (Stcrt. 2010, nr 70 + wijziging Stcrt. 2010, nr 17967). Dit model is van toepassing op gemeenschappelijke regelingen waaraan uitsluitend door gemeenten wordt deelgenomen. Archiefverordeningen voor gemeenschappelijke regelingen waaraan ook andere overheidsorganisaties deelnemen dienen op maat te worden gemaakt. Artikelsgewijze toelichting Artikel 1 Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend. Artikel 2 De Archiefregeling stelt op grond van artikel 13, vierde lid, van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen. Artikel 4 De aanwijzing van de beheerder is opgenomen in de op grond van artikel 8 te stellen voorschriften: het Besluit Informatiebeheer. Artikel 6 De Archiefregeling stelt op grond van artikel 11 tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel achten wij dit onjuist. Daarom is in het tweede lid bepaald, dat ook de te verzenden stukken aan de genoemde Regeling dienen te voldoen. Het openbaar lichaam heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt. Artikel 8 De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer. Artikel 9 Het algemeen bestuur verneemt op deze manier periodiek wat er op het gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden. Een jaarlijkse verslaglegging past bij het vernieuwde interbestuurlijk toezicht, waarbij een zwaarder accent wordt gelegd op de horizontale verantwoording.