Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2023 (Pijnacker-Nootdorp)

Inkoop- en aanbestedingsbeleid 20231.Inleiding Het inkoop- en aanbestedingsbeleid 2023 (hierna genoemd inkoopbeleid) is een beleidsdocument dat primair geschreven is voor de eigen organisatie en gebaseerd op het VNG Model Inkoop- en aanbestedingsbeleid. Het geeft (potentiële) leveranciers ook inzicht in wat de Gemeente belangrijk vindt bij het inkopen van Werken, Leveringen en Diensten1Werken betreffen alle bouwkundige en civieltechnische werken. Hieronder valt de bouw van een brug, een kantoorgebouw of de aanleg van een weg. Onderhoudswerkzaamheden die verder gaan dan het enkel in stand houden van het werk en verbouwingswerkzaamheden vallen veelal ook onder Werken.Leveringen omvatten aankoop, huur, lease en huurkoop van producten. Ook de plaatsings- en installatiewerkzaamheden die bij een levering komen kijken, worden in principe aangemerkt als levering.Diensten zijn alle inkopen die niet onder Werken of Leveringen vallen. Meestal is een dienst niet ‘tastbaar’, bijvoorbeeld schoonmaak, beveiliging of catering.Bron: PIANOo, Expertisecentrum Aanbesteden: Wat zijn Werken, Leveringen en Diensten?. Daarom wordt dit document ter informatie ook op de website van de Gemeente gepubliceerd. Aangezien inkoop plaatsvindt in een dynamische omgeving, is de Gemeente continu bezig met het doorvoeren van verbeteringen in de inkoopprocessen. De gemeentelijke doelstellingen zijn leidend geweest bij het opstellen van dit inkoopbeleid. Uitgangspunten zijn: Juridisch: hoe gaat de Gemeente om met de relevante wet- en regelgeving? (zie hoofdstuk 3) Maatschappelijk: hoe geeft de Gemeente invulling aan maatschappelijk verantwoord inkopen? (zie hoofdstuk 4) Economisch: hoe gaat de Gemeente om met de markt en de (lokale) ondernemers? (zie hoofdstuk 5) Organisatorisch: hoe koopt de Gemeente in? (zie hoofdstuk 6) 2.Doelstellingen De Gemeente wil met dit Inkoopbeleid de volgende doelstellingen realiseren: Rechtmatig en doelmatig Inkopen zodat gemeenschapsgelden op controleerbare en verantwoorde wijze worden aangewend en besteed. Een integere, betrouwbare, zakelijke en professionele inkoper en opdrachtgever zijn. Inkopen tegen de meest optimale prijs-kwaliteit verhouding. Maatschappelijk Verantwoord Inkopen en daarmee bijdragen aan de realisatie van de maatschappelijke doelstellingen van de Gemeente. Een continue positieve bijdrage leveren aan het goed presteren van de Gemeente. Administratieve lastenverlichting voor zowel de Gemeente als voor ondernemers. Om deze doelstellingen te realiseren zijn juridische, maatschappelijk verantwoorde, economische en organisatorische uitgangspunten vastgelegd in dit inkoop- en aanbestedingsbeleid. Deze uitgangspunten zijn in de volgende hoofdstukken uitgewerkt. 3.Juridische uitgangspunten 3.1Algemeen juridisch kader De Gemeente leeft de relevante wet- en regelgeving na. Bij inkoop binnen een publieke organisatie zijn de Europese aanbestedingsrichtlijnen (2014/27/EG) en de gewijzigde Aanbestedingswet 2012 van toepassing. In de Aanbestedingswet zijn de regels van de Europese richtlijnen geïmplementeerd en daarnaast bevat de wet regels voor aanbestedingen die niet onder de werking van de Europese richtlijnen vallen. De verplichting tot het houden van een (Europese) aanbesteding is afhankelijk van het soort opdracht en de raming van de waarde ervan. Het college van burgemeester en wethouders moet aantonen dat ze de regels heeft nageleefd. Zij geeft een rechtmatigheidsverantwoording af voor de jaarrekening. 3.2Algemene beginselen bij Inkopen A. Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht. De Gemeente neemt bij haar Inkopen de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht: Gelijke behandeling: Gelijke omstandigheden mogen niet verschillend worden behandeld, tenzij dat verschil objectief gerechtvaardigd is. Ook verkapte of indirecte discriminatie is verboden. Non-discriminatie: De Gemeente behandelt inschrijvers op gelijke en niet-discriminerende wijze. Transparantie: De gevolgde procedure dient navolgbaar (en dus controleerbaar) te zijn. Dit is een logisch uitvloeisel van het beginsel van gelijke behandeling. Normaal zorgvuldige en oplettende inschrijvers moeten weten waar ze aan toe zijn. Proportionaliteit (evenredigheid): De gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers mogen niet onevenredig zijn in verhouding tot het voorwerp van de opdracht. De Gemeente past het beginsel van proportionaliteit toe bij de te stellen eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers en inschrijvingen en met betrekking tot de contractvoorwaarden. Wederzijdse erkenning: Diensten en goederen van ondernemingen uit andere lidstaten van de Europese Unie moeten worden toegelaten voor zover die Diensten en goederen op gelijkwaardige wijze kunnen voorzien in de legitieme behoeften van de Gemeente. Objectiviteit: De Gemeente zal alle inschrijvingen objectief beoordelen aan de hand van de opgestelde eisen en criteria voor de geldende aanbesteding. B. Algemene beginselen van behoorlijk bestuur. De Gemeente neemt bij haar Inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals het gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en vertrouwensbeginsel. Gelijkheidsbeginsel: gelijke gevallen moeten op een gelijke wijze behandeld worden. Motiveringsbeginsel: besluiten moeten volledig, voldoende en begrijpelijk gemotiveerd worden. Vertrouwensbeginsel: opgewekt vertrouwen moet gehonoreerd worden. C. Algemene beginselen van gegevensbeschermingsrecht. De Gemeente neemt bij haar inkopen de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) in acht: Bij opdrachtnemers die verwerkers zijn in de zin van artikel 4 lid 8 van de AVG wordt een verwerkersovereenkomst afgesloten. Bij opdrachtnemers die verwerkingsverantwoordelijke zijn in de zin van artikel 4 lid 7 van de AVG wordt beoordeeld of de opdrachtnemer door het nemen van passende technische of organisatorische maatregelen persoonsgegevens op een zodanige manier verwerkt dat een passende beveiliging ervan gewaarborgd is en dat die persoonsgegevens onder meer beschermd zijn tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking en tegen onopzettelijk verlies, vernietiging of beschadiging. 3.3Uniforme documenten De Gemeente streeft ernaar om uniforme documenten te hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat ondernemers weten waar ze aan toe zijn en landelijk gezien niet steeds met verschillende procedureregelingen worden geconfronteerd. De Gemeente past, mits passend, bij de betreffende Inkopen in ieder geval toe: Standaard aanbestedingsdocumenten voor verschillende procedures. Elke aanbestedingsprocedure heeft zijn eigen standaard aanbestedingsdocument. Algemene Inkoopvoorwaarden voor diensten en leveringen (kenmerk: 1278891) De geldende GIBIT voor IT-overeenkomsten Het Aanbestedingsreglement Werken (ARW 2016) De geldende UAV 2012 of UAV GC 2005 bij Werken De geldende Gids Proportionaliteit 3.4Mandaat en volmacht Inkoop vindt plaats met inachtneming van de vigerende mandaat- en volmachtregeling van de Gemeente. De Gemeente wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging. 3.5Afwijkingsbevoegdheid Afwijken van inkoopprocedures is alleen mogelijk in uitzonderlijke gevallen op basis van een deugdelijk gemotiveerd besluit van het daartoe door het College gemandateerde Gemeentelijk Management Team (GMT) en voor zover één en ander op basis van de geldende wet- en regelgeving mogelijk is. Dit betreft alleen de inkoopprocedures die onder de Europese drempelbedragen vallen. Afwijken van de inkoopprocedures boven de EU drempel is niet mogelijk. 3.6Klachtenregeling Gestimuleerd wordt dat de Gemeente en ondernemers geschillen in onderling overleg oplossen en niet onnodig aan de rechter voorleggen. Voor klachten met betrekking tot een concrete aanbesteding kent de gemeente Pijnacker-Nootdorp een klachtenprocedure. Indien een ondernemer een klacht wil indienen, dan kan dit via de website via het digitale formulier ‘Klachtenmeldpunt Aanbesteden’. In de aanbestedingsstukken is hierover een paragraaf opgenomen. 4.Maatschappelijk verantwoorde uitgangspunten 4.1Integriteit en voorkomen van fraude en misbruik Bestuurlijke en ambtelijke integriteit staat voorop. De bestuurders en ambtenaren hebben integer handelen hoog in het vaandel. De bestuurders en ambtenaren houden zich aan de vastgestelde gedragscodes. Zij handelen zakelijk en objectief, waardoor bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt voorkomen. De Gemeente contracteert enkel integere ondernemers. De Gemeente wil alleen zakendoen met integere ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit van ondernemers is bij Inkopen (en aanbestedingen) in beginsel mogelijk, bijvoorbeeld door de toepassing van uitsluitingsgronden of het hanteren van de ‘Gedragsverklaring Aanbesteden’. Bij twijfel over de integriteit wordt het Bureau Bibob om advies gevraagd. Voorkomen van fraude en misbruik in het sociaal domein (Wmo, Jeugdwet, Participatie-wet). Een gedeelte van de producten en diensten die de Gemeente inkoopt, wordt geleverd aan inwoners waarvan een deel kwetsbaar is. Om de belangen van deze kwetsbare inwoners te beschermen is een goede dienstverlening binnen het sociaal domein cruciaal. Dit kan alleen als er geen fraude en misbruik wordt gepleegd. Het proces van inkoop en contracteren binnen de Gemeente wordt dan ook zo ingericht dat het risico op fraude en misbruik wordt geminimaliseerd en dat daarnaast de rechtmatigheid goed in het oog wordt gehouden. 4.2Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI) De Gemeente heeft een voorbeeldfunctie in het maatschappelijk verkeer. Bij Maatschappelijk Verantwoord Inkopen wordt er naar gestreefd om zo duurzaam mogelijk met mens, milieu en omgeving om te gaan. De basis voor Maatschappelijk Verantwoord Inkopen wordt gelegd in de voorbereiding, door vroegtijdig in de besluitvorming duurzame en sociale aspecten te betrekken en door middel van een marktanalyse de uitvoerbaarheid te toetsen. In alle stappen van het inkoopproces worden weloverwogen keuzes gemaakt ten aanzien van de balans tussen de sociale, ecologische en economische aspecten. Dit kan tot uitdrukking worden gebracht door het volgende: Team Inkoop analyseert in welke productgroepen, welke maatschappelijke winst te behalen valt. Bij de product- en marktanalyse inventariseren de vakafdelingen welke werken, diensten of leveringen op het gebied van duurzaamheid op de markt worden aangeboden. In dialoog met de markt zoeken vakafdelingen naar bestaande of nieuwe MVI-oplossingen. In de aanbestedingsstukken (met name in het programma van eisen of in de selectie- en gunningscriteria) en in de te sluiten overeenkomst worden door vakafdelingen, in overleg met Team Inkoop, waar mogelijk duurzaamheidscriteria opgenomen. Thema’s die extra aandacht krijgen zijn: Duurzaam inkopen Bij duurzaam inkopen gaat het om het voorkomen of minimaliseren van een negatieve impact op het milieu of het leveren van een positieve bijdrage aan het milieu, bijvoorbeeld door het creëren van natuurlijke waarden. Er worden verschillende onderwerpen onderscheiden zoals: energie en klimaat, materialen en grondstoffen, water en bodem, leefomgeving, natuur, biodiversiteit en ruimte, schone lucht, gezondheid en welzijn. MKB-vriendelijk / lokaal inkopen Dit thema komt aan de orde in hoofdstuk 5. Economische uitgangspunten. Social return on Investment (SROI) Social return on Investment is het principe dat opdrachtnemers naast het uitvoeren van de reguliere opdracht iets terugdoen voor de gemeente Pijnacker-Nootdorp, op maatschappelijk of sociaal vlak. De Gemeente wil middels SROI de arbeidsmogelijkheden voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt stimuleren. Per inkoop wordt door de vakafdelingen, in overleg met Team Inkoop, een afweging gemaakt of bovengenoemde thema’s toegepast kunnen worden bij aanbestedingen vanaf het drempelbedrag voor meervoudig onderhandse aanbestedingen. 5.Economische uitgangspunten 5.1Product- en marktanalyse Inkopen vindt plaats op basis van een voorafgaande product- en marktanalyse, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht niet wordt gerechtvaardigd. Het is van belang om de markt te kennen door – indien mogelijk – een product en/of marktanalyse uit te voeren. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’ en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopers-markt). Een marktconsultatie met ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse en dient ertoe de mogelijkheden in de markt te verkennen. 5.2Ondernemersrelatie De Gemeente acht een te grote afhankelijkheid van ondernemers niet wenselijk. De Gemeente streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van ondernemers (contractanten) zowel tijdens als na de contractperiode. De Gemeente moet vrij zijn in het maken van keuzes bij haar Inkopen (waaronder de keuze van ondernemer(s) en contractant(en)), maar ook vanwege de naleving van de (Europese) wet- en regelgeving. 5.3Stimuleren lokale economie, MKB Lokale inkoop kan bijdragen aan de doelmatigheid en duurzaamheid van de inkoop. Met lokale inkoop draagt de gemeente bij aan het behoud van bedrijvigheid en werkgelegenheid en kunnen bijvoorbeeld logistieke voordelen ontstaan. In gevallen waar een enkelvoudig onderhandse procedure en/of een meervoudig onderhandse procedure volgens de Aanbestedingswet 2012 is toegestaan, kan de Gemeente extra rekening houden met het stimuleren van de lokale economie, waaronder het lokale MKB. Discriminatie moet daarbij worden voorkomen en de Gemeente moet niet onnodig regionale, nationale, Europese of mondiale kansen laten liggen. De Gemeente stimuleert de lokale economie (waaronder het lokale MKB) door: Opdrachten op te delen in kleinere percelen Het toestaan van het aangaan van combinaties en onderaanneming Het verminderen van de administratieve lasten Het voorkomen van onnodig zware selectie- en gunningcriteria Gebruik te maken van de percelenregeling opgenomen in de artikelen 2.18 en 2.19 van de Aanbestedingswet Gebruik te maken van het Ondernemersregister. De Gemeente heeft op haar website een Ondernemersregister geopend waar lokale ondernemers zich bekend kunnen maken aan de Gemeente. Voorafgaand aan een aanbesteding raadpleegt de Gemeente dit register om partijen uit te nodigen bij onderhandse aanbestedingen. In gevallen waar een meervoudige onderhandse aanbesteding is toegestaan nodigt de Gemeente minstens één