Archiefverordening Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking Kempengemeenten (Samenwerking Kempengemeenten)

Archiefverordening Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking KempengemeentenHet Algemeen Bestuur van het Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking Kempengemeenten gelezen het voorstel van het Dagelijks Bestuur van 4 juli 2023, gelet op artikel 17 en 18 Archief van de Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking Kempengemeenten Besluit vast te stellen de navolgende: Archiefverordening Samenwerkingsverband Kempengemeenten

1. HoofdstukIAlgemene bepalingen Artikel1 In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder: a. de wet : de Archiefwet
2. b. het besluit : het Archiefbesluit
3. c. de regeling : de Regeling Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking Kempengemeenten. d. archiefbescheiden : de archiefbescheiden van de organen van de Samenwerking Kempengemeenten. e. de archiefbewaarplaats : de door het Dagelijks Bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking Kempengemeenten aangewezen archiefbewaarplaats. f. de archivaris : de door het Algemeen Bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking Kempengemeenten benoemde streekarchivaris. g. beheerders : degenen die ingevolge artikel 3 zijn belast met het beheer van de archiefbescheiden van de organen, die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht. h. beheerseenheid : een door het Dagelijks Bestuur als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel. i. informatiesysteem : systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd. HoofdstukIIDe zorg van het Dagelijks Bestuur voor de archiefbescheiden die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht Artikel2 Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor het inrichten en in stand houden van voldoende en doelmatige archiefruimten. Artikel3 Het Dagelijks Bestuur wijst de beheerders aan. Artikel4 Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden. Artikel5 1.Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschiedt op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd. 2.Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen. Artikel6 Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor, dat jaarlijks op de begroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden. Artikel7 Het Dagelijks Bestuur stelt voor het beheer van de archiefbescheiden die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht, voorschriften vast. Artikel8 Het Dagelijks Bestuur brengt rapportages welke door de archivaris zijn uitgebracht in verband met het toezicht, bedoeld in artikel 44, derde lid, van de regeling, ter kennis van de Regioraad. HoofdstukIIIToezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden, die nog niet naar een archiefbewaarplaats zijn overgebracht. Artikel9 De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 44, derde lid, van de regeling opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door aan hem ondergeschikte daartoe gekwalificeerde ambtenaren. Artikel10 1.De beheerders verstrekken aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verlenen de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen. 2.De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht en de ruimten waarin deze zich bevinden. Artikel11 De beheerders doen aan de archivaris tijdig mededeling van tenminste het voornemen tot: opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheerseenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheerseenheid, aan een ander overheidsorgaan of aan een andere rechtspersoon; bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte; verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden; ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem; voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen. HoofdstukIVOvergangs-en slotbepalingen Artikel12 Met ingang van de datum van inwerkingtreding van deze verordening vervalt de Verordening op de zorg voor de archiefbescheiden van het Samenwerkingsverband Regio Eindhoven-Kempenland, zoals vastgesteld op 20 december
4. Artikel13 Deze verordening kan worden aangehaald als Archiefverordening Samenwerking Kempengemeenten
5. Vastgesteld in de vergadering van het Algemeen Bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking Kempengemeenten van 11 juli 2023drs. W.A.C.M. Wouters, voorzittermr. J.A.F.M. Vorstenbosch, directeur