Besluit Mandaat – Machtiging – Volmacht van de Gemeenschappelijke Regeling Technology Base (Technology Base)

Besluit Mandaat – Machtiging – Volmacht van de Gemeenschappelijke Regeling Technology BaseHet Algemeen Bestuur, het Dagelijks Bestuur en de Voorzitter van de Gemeenschappelijke Regeling Technology Base., ieder voor zover het zijn bevoegdheden betreft, Overwegende dat, strikte toepassing van het directiestatuut en de mandateringsregeling er in de praktijk toe leiden, dat veel uitvoeringsgerichte zaken ter beslissing of goedkeuring aan het Dagelijks Bestuur en het Algemeen Bestuur moeten worden voorgelegd; er in deze zaken met name behoefte bestaat aan verzekering van een solide financiële inkadering vóóraf in de begroting of de grondexploitatie. Dit doet zich met name voor bij verwerving en beheer van de eigendommen en bij de opdrachten tot het verrichten van werken, leveringen en diensten; in verband hiermee in de kolom ‘specifieke bepalingen’ waar nodig steeds wordt aangegeven dat de handelingsbevoegdheid afhankelijk is gesteld van voorafgaande regeling van de financiële gevolgen in de begroting of de grondexploitatie, alsmede in welke gevallen in de eerstvolgende Dagelijks Bestuur-vergadering schriftelijk melding wordt gedaan van gebruik van het mandaat; in artikel 3 is bepaald wanneer in algemene zin vooraf overleg met het bestuur plaatsvindt over gebruikmaking van het mandaat, te weten de gevallen waarin de beleidsmatige of bestuurlijke verantwoordelijkheden dienen te prevaleren; er daarnaast regelingen worden gemist voor de afdoening van verzoeken om informatie op grond van de Wet openbaarheid van bestuur, het behandelen van bezwaar- en beroepschriften, het aanvragen van vergunningen, het doen van meldingen en de vertegenwoordiging van Technology Base bij notariële akten en onderhandse overeenkomsten; in het thans vast te stellen mandaatbesluit met inachtneming van het vorenstaande voor vijf categorieën zaken (beheer, personeel, financieel, juridisch en overige) de mandatering en vertegenwoordiging wordt geregeld; de bestaande mandaten in het directiestatuut ongewijzigd zijn overgebracht naar dit mandaatbesluit en dat de tekst van het directiestatuut bij dit besluit dienovereenkomstig wordt aangepast door te verwijzen naar dit nieuwe besluit. Gelet op de Wet gemeenschappelijke regelingen, de Gemeenschappelijke regeling Gebiedsontwikkeling Luchthaven Twente e.o. en de Algemene wet bestuursrecht, b e s l u i t e n de uitoefening van de bevoegdheden, in het bij dit besluit behorende Mandaatregister in kolom 4 met een ‘M’ aangeduid, met inbegrip van de ondertekening van stukken, op te dragen aan de daarbij in kolom 5 genoemde functionarissen of bestuurders (mandaat); ten aanzien van de aangelegenheden, in het bij dit besluit behorende Mandaatregister in kolom 4 met een ‘V’ aangeduid, de daarbij in kolom 5 genoemde functionarissen of bestuurders als gemachtigde van het dagelijks bestuur en de voorzitter aan te wijzen (volmacht); ten aanzien van de uitoefening van de bevoegdheden, bedoeld onder de punten I en II van dit besluit, de volgende instructies vast te stellen. Paragraaf1Algemeen Artikel1 1Bij de uitoefening van de bevoegdheden, genoemd in dit besluit, worden de specifieke bepalingen als vermeld in kolom 6 van de bij dit besluit behorende Mandaatregister in acht genomen. 2Onverminderd het bepaalde in het eerste lid, wordt bij de uitoefening van de bevoegdheden het daaromtrent gestelde bij of krachtens wetten, besluiten, verordeningen, circulaires, regelingen, aanwijzingen en richtlijnen van rijks-, provinciale en gemeentelijke wetgevers of bestuursorganen in acht genomen. Ten aanzien van bevoegdheden die financiële consequenties hebben, geldt bovendien dat hierin in de begroting moet zijn voorzien. 3Onder de uitoefening van de in dit mandaatbesluit genoemde bevoegdheden wordt tevens verstaan: het verrichten van alle benodigde voorbereidingshandelingen; het voeren van correspondentie; het doorsturen van geschriften tot behandeling waarvan kennelijk een ander bestuursorgaan bevoegd is, dan wel het terugsturen daarvan aan afzender; het stellen van nadere voorwaarden; het sturen van een ontvangstbevestiging, dan wel het uitreiken van een bewijs van ontvangst van aanvragen e.d.; het verdagen of uitstellen van besluiten; het verzoeken om aanvullende informatie het interpreteren van regelgeving; het toekennen van bedragen in termijnen; het toekennen van voorschotten; het uitvoeren van selectie; het uitvoeren van gunning; het bekend maken van besluiten/beschikkingen, daar waar de verplichting daartoe in de wet is opgenomen; het toezenden van besluiten/beschikkingen aan instanties, daar waar de verplichting daartoe in de wet is opgenomen; de bevoegdheid tot bewaking van de uitvoering van rechtshandelingen, waartoe kan worden gerekend ingebrekestelling, ontbinding, vorderen van nakoming, opzegging van een overeenkomst en alle andere besluiten die hiermee verband (kunnen) houden; alle andere besluiten die genomen moeten worden en alle andere handelingen die moeten worden verricht binnen het kader van de uitvoering van de verleende bevoegdheid. het geven van ambtelijke informatie. Toelichting: Onder ambtelijke informatie wordt verstaan het verstrekken van inlichtingen over geldende regelingen of over bestaand beleid, door het verstrekken waarvan geen rechtsgevolgen ontstaan. De informatie wordt niet namens het bestuursorgaan, maar op eigen naam gegeven. Artikel2 1In geval van afwezigheid van functionarissen of bestuurders aan wie bij of krachtens dit besluit bevoegdheden zijn toegekend, worden deze bevoegdheden uit-geoefend door hun plaatsvervanger(s). 2Het bepaalde in het eerste lid is niet van toepassing: in de gevallen, aangegeven in kolom 6 van het bij dit besluit behorende in het Mandaatregister opgenomen Overzicht; indien de bevoegde functionarissen hetzij in kolom 5 van de bij dit besluit behorende in het Mandaatregister opgenomen overzichten hetzij in een krachtens dit besluit gedane nadere aanwijzing alleen met naam zijn genoemd. Paragraaf2Mandaat Artikel3 1In de volgende gevallen legt de gemandateerde de zaak vooraf aan het bestuur voor: indien het voornemen bestaat tot afwijking van het tot dan door het dagelijks bestuur gevoerde beleid; indien in redelijkheid moet worden aangenomen dat de bestuurlijke verantwoordelijkheid prevaleert. Dit wordt in ieder geval aangenomen als er rekening mee gehouden moet worden dat het bestuur op zijn verantwoordelijkheid voor het te nemen besluit zal worden aangesproken; indien uit het te nemen besluit niet-voorziene financiële of andere belangrijke consequenties kunnen voortvloeien. 2Het niet nakomen van de in dit artikel genoemde terugkoppelingsplicht doet niet af aan de rechtsgeldigheid van het in mandaat genomen besluit. Artikel4 1In geval van uitoefening van een bevoegdheid van het bestuur worden uitgaande stukken als volgt ondertekend: “Algemeen (respectievelijk) Dagelijks Bestuur van de Gemeenschappelijke regeling Technology Base, namens dezen “gevolgd door de functieaanduiding van de gemandateerde en zijn of haar naam en handtekening. Artikel5 1Het ondertekeningmandaat geldt niet voor stukken gericht aan de Kroon, een Minister of Staatssecretaris, de Commissaris van de Koningin of Gedeputeerde Staten, tenzij het routinematige zaken betreft. Paragraaf3Ondermandaat Artikel6 1Indien en voor zover in het bij dit besluit behorende Mandaatregister niet anders is aangegeven, zijn de in kolom 5 aangewezen functionarissen bevoegd ondermandaat te verlenen tot het geheel of gedeeltelijk uitoefenen van de hen bij dit besluit gegeven bevoegdheden. 2De bevoegdheid genoemd in het eerste lid is van overeenkomstige toepassing indien volmacht is verleend. 3Het ondermandaat en/of het verlenen van volmacht geschiedt schriftelijk en wordt ter kennis van het Algemeen c.q. Dagelijks bestuur gebracht. 4In het geval van uitoefening van de hier bedoelde bevoegdheden worden uitgaande stukken als volgt ondertekend: “Algemeen (respectievelijk) Dagelijks Bestuur van de Gemeenschappelijke regeling Technology Base, namens dezen“ gevolgd door de functieaanduiding van de gemandateerde en zijn of haar naam en handtekening. IV de tekst van artikel 3 van het Directiestatuut te vervangen door: “Bevoegdheden die in mandaat en volmacht aan de directeur zijn opgedragen zijn geregeld in het Mandaatbesluit Technology Base” V te bepalen dat dit besluit in werking treedt op de dag na bekendmaking, dat alle besluiten en rechtshandelingen hieraan voorafgaand worden geacht met inachtneming van dit besluit te zijn genomen en verricht en dat dit besluit kan worden aangehaald als "Mandaatbesluit Technology Base”. Aldus vastgesteld in de vergaderingen van het Algemeen- en Dagelijks Bestuur van 20 november 2012 en nadien herzien- in de vergadering van het Algemeen Bestuur van 9 mei 2014 en - in de vergaderingen van het Algemeen- en Dagelijks Bestuur van 18 december 2015.- in de vergadering van het Dagelijks Bestuur van 7 april 2017- in de vergadering van het Dagelijks Bestuur van 8 juni 2018- in de vergadering van het Dagelijks Bestuur van 27 maart 2020Bijlage Mandaatbesluit Gemeenschappelijke regeling Technology Base Register Mandaat- machtiging - volmacht Nr. Omschrijving bevoegdheid mandaterend bestuursorgaan mandaat (M) volmacht (V) bevoegd functionaris Specifieke bepalingen Ondermandaat wordt verleend aan 2 3 4 5 6 7 BEHEERSZAKEN 1 Ondertekening van correspondentie ter zake van de voorbereiding en uitvoering van besluiten van het AB of het DB, daaronder begrepen het ondertekenen van overeenkomsten (ondertekeningmandaat). AB / DB M/V Dir 2 Besluiten tot en vertegenwoordiging van Technology Base bij het sluiten van overeenkomsten ter zake van: - diensten - leveringen - werken DB M/V Dir overeenkomstig het Inkoop- en aanbestedingsbeleid en mits voorzien in de begroting en/of de grondexploitatie. overeenkomsten van € 500.000 of meer bespreekt de directeur vooraf met de voorzitter van het DB van overeenkomsten van € 500.000,- of hoger wordt schriftelijk melding aan het DB via een (vertrouwelijke) paragraaf in het eerstvolgende voortgangsbericht. 3 De aankoop en verkoop van onroerende zaken en uitgifte van grond in erfpacht DB M Dir binnen door het AB bij schriftelijk besluit vastgestelde kaders, zoals opgenomen in begroting, grondexploitatie, grondprijsbeleid, grondverwervingsplan en uitgiftevoorwaarden. Aan- of verkopen van € 500.000 of meer bespreekt de directeur vooraf met de voorzitter van het DB van aankopen en verkopen van € 500.000,- of hoger wordt schriftelijk melding gedaan aan het DB via een (vertrouwelijke) paragraaf in het eerstvolgende voortgangsbericht. Het nemen van besluiten omtrent de verkoop van reststroken, overhoeken en gronden ten behoeve van nutsvoorzieningen is gedelegeerd aan de directeur (DB 7 april 2017). 4 Besluiten tot en vertegenwoordiging van Technology Base ter zake van de tijdelijke ingebruikgeving, ingebruikneming en de beëindiging van het gebruik van onroerende zaken. DB M/V Dir Mits passend binnen de door het AB bij schriftelijk besluit vastgestelde planologische, beleidsmatige en financiële kaders. PERSONELE ZAKEN 5 Het sluiten van overeenkomsten tot het inlenen en detacheren van medewerkers, alsmede het sluiten van stageovereenkomsten. DB M Dir Mits passend binnen de vastgestelde begroting. 6 Uitoefenen van taken voortvloeiende uit de artikelen 3 t/m 11 en 33 van de Arbeidsomstandighedenwet. DB M Dir 7 Beslissen omtrent dienstreizenvergoeding DB M Dir FINANCIËLE ZAKEN 8 Het invorderen van facturen incl. invorderingshandelingen. DB M Dir 9 Het instellen van civielrechtelijke procedures ter invordering van openstaande nota’s. DB M Dir 10 Het leggen van conservatoir beslag ter zake van openstaande nota’s. DB M Dir 11 Het aantrekken van financiering en het uitzetten van geldmiddelen binnen de door het AB bij schriftelijk besluit vastgestelde begrotingskaders en limieten. DB M Dir met inachtneming van de bepalingen in de financiële beheerverordening en het Treasury-statuut. over de uitvoering van het treasurybeleid wordt schriftelijk melding gedaan via een (vertrouwelijke) paragraaf in het periodieke voortgangsbericht. 12 Het doen van aangifte in het kader van de Wet op de omzetbelasting. DB M Dir 13 Het openen en opzeggen van bankrekeningen. DB M Dir 14 Het binnen het totaal van de vastgestelde jaarbegroting besluiten tot afwijkingen van maximaal 10% van voornoemde begroting DB M Dir tezamen met Voorzitter DB Maximum bedrag is €100.000,- Het gebruik van deze bevoegdheid wordt gemeld in de eerstvolgende voortgangsbericht. 15 Het uitvoeren van titel 4.4 van de Awb (bestuursrechtelijke geldschulden). DB M Dir JURIDISCHE ZAKEN 16 Het uitvoeren van titel 4.1 van de Algemene wet bestuursrecht (beschikkingen, vaststellen formulieren, niet in behandeling nemen, hoorplicht, beslistermijn). DB M Dir 17 Het behandelen van en het beslissen op bezwaarschriften. DB M Dir 18 Te besluiten tot het voeren van verweer en het vaststellen van een verweerschrift in het kader van een (hoger) beroepsprocedure op grond van de Algemene wet bestuursrecht (Awb). DB M Dir 19 Vertegenwoordiging van Technology Base bij de behandeling van bezwaarschriften (hoger) beroepschriften verzoeken om voorlopige voorziening bedenkingen en zienswijzen. DB V Dir 20 Behandelen van aansprakelijkstellingen van en aan derden DB M/V Dir 21 Afhandelen van klachten over medewerkers als bedoeld in hoofdstuk 9 Awb, uitgezonderd klachten gericht tegen de directeur. DB M Dir 22 Beslissen op aanvragen op grond van de Wet openbaarheid van bestuur (WOB). DB M Dir 23 Het aanvragen van subsidies. DB M Dir 24 Het aanvragen van vergunningen en ontheffingen en het doen van meldingen. DB M Dir 24a Het verlenen van ontheffing van het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid van Technology Base DB M Dir De ontheffingen worden opgenomen in de reguliere voortgangsberichten 25 Vertegenwoordiging van Technology Base (met de macht van substitutie) bij het verlijden van notariële akten en onderhandse overeenkomsten ter zake van: exploitatieovereenkomsten; de huur en de verhuur door Technology Base van onroerende zaken (met inbegrip van huurkoopovereenkomsten); planschadevergoedingsovereenkomsten ontwikkelovereenkomsten intentieovereenkomsten Voorz. GR V Dir 26 a. te besluiten namens het openbaar lichaam, het dagelijks bestuur of het algemeen bestuur tot het voeren van rechtsgedingen en tot het aangaan van minnelijke schikkingen ter voorkoming dan wel beëindiging daarvan, bezwaarprocedures of administratief beroepsprocedures te voeren of handelingen ter voorbereiding daarop te verrichten, tenzij het algemeen bestuur, voor zover het het algemeen bestuur aangaat, in voorkomende gevallen anders beslist. b. het nemen van alle conservatoire maatregelen en het doen wat nodig is ter voorkoming van verjaring of verlies van recht. DB M Dir OVERIGE 27 Het nemen van besluiten en het verstrekken van informatie in het kader van de Wet informatie-uitwisseling Ondergrondse Netten (WION) voor zover het betreft de artikelen 6 lid 2, 7 lid 2, 10, 15 lid 1, 17 lid 3, 18 lid 3 en 5, 19, 21 45, 46 lid 2, 3 en 4 en het Besluit informatie-uitwisseling Ondergrondse Netten artikelen 2, lid 2, 4 lid 1 t/m 3 en artikel 10 lid 2. Naar analogie van voorgaande de uitoefening privaatrechtelijke bevoegdheden voor die delen van het projectgebied waarvoor WION niet geldt. DB M Dir 28 Beslissen op aanvragen o.g.v. de Verordening Ondergrondse Infrastructuur (hieronder begrepen het intrekken van verleende beschikkingen). Naar analogie van voorgaande de uitoefening van privaatrechtelijke bevoegdheden voor de delen van het projectgebied waarvoor WION niet geldt. DB M Dir 29 Verlenen van ontheffing van uitgiftevoorwaarden bij de verkoop van grond en uitgifte in grond in erfpacht DB M Dir 30 Verrichten van alle wettelijke en overige taken, verbonden aan de functie van directeur van Twente Airport / Luchthaven Twente. DB M Dir. TA Alle operationele taken verband houdende met de exploitatie van Twente Airport 31 Het ontzeggen van de toegang tot terreinen en gebouwen die toebehoren aan Technology Base. DB M Dir