Bijlagen behorende bij het Integraal Handhavingsbeleidsplan 2023 (Hilvarenbeek)

Bijlagen behorende bij het Integraal Handhavingsbeleidsplan 2023BijlageA Procedureboek Handhaving (uitvoeringsprotocollen) Bijlage A Procedureboek Handhaving (uitvoeringsprotocollen) Inhoudsopgave Inhoudsopgave 4

1. Inleiding 5
2. Handhavingsprocessen 5 2.
3. Beheer van informatie(geautomatiseerd objectenbestand) 6 2.
4. Beheer van informatie(dossiervorming) 9 2.
5. Optreden tegen overtredingen door eigen organisatie 11 2.
6. Interne afstemming, inclusief vergunningverlening 13 2.
7. Klacht/ melding afhandeling 16 2.
8. Optreden n.a.v. ongewone voorvallen/calamiteiten 18 2.
9. informatie-uitwisseling 21 2.
10. Gelijktijdige handhavingsbevoegdheid 25 2.
11. Uitvoeren van een controle 28 2.
12. Uitvoeren van een hercontrole 33 2.10.
13. Verslag van bevindingen integrale controle 38 2.10.
14. Verslag van bevindingen bouwcontrole 40 2.
15. Roulatiesysteem toezichthouders 42 DWANGSOMHOOGTEN EN BEGUNSTIGINGSTERMIJN PER OVERTREDING 60 REKENMODEL BEPALING DWANGSOMHOOGTE NIET PLAATSEN LUCHTWASSERS 60 Inleiding 92 Wat de matrix wel en niet doet 92 Beleidsvelden/handhavingsthema’s 92 Risico 92 1.Inleiding In artikel 7.2 van het Besluit omgevingsrecht is aangegeven dat de gemeente haar handhavingsbeleid moet vastleggen en dat zij protocollen moet beschrijven van diverse handhavingsprocessen. In dit handboek zijn de diverse handhavingsprocessen beschreven zoals die in de gemeente Hilvarenbeek worden gehanteerd. Handhavingsprocessen die binnen de gemeente niet worden gebruikt zijn ook niet vastgelegd. 2.Handhavingsprocessen In dit hoofdstuk zijn de diverse handhavingsprocessen beschreven. 2.
16. Beheer van informatie(geautomatiseerd objectenbestand) Onderwerp: Protocol 2.1 Beheer van informatie (geautomatiseerd objectenbestand) Datum: 01-12-2020 Verantwoordelijke: Handhavingscoördinator Revisiedatum: 10 januari 2023 Inleiding Onderhavig protocol geeft inzicht in de wijze waarop de gemeente vorm geeft aan het beheer van informatie met betrekking tot de geautomatiseerde objectenbestanden. Daartoe worden de stappen beschreven die uitgevoerd worden bij het invoeren van bijvoorbeeld controlegegevens. Doel Doel van dit protocol is het vastleggen van de wijze waarop medewerkers van de gemeente informatie met betrekking tot toezicht en handhaving moeten beheren. Daarnaast vindt conform de Archiefwet, het Archiefbesluit en de ‘Handleiding opbouw bestuursarchief gemeenten’ dossiervorming plaats. Hierover meer in protocol 2.2 “Beheer van informatie (dossiervorming)”. Daarnaast worden rapportages conform protocol 2.12 “rapportage controles” schriftelijk vastgelegd. Een goed georganiseerd informatiebeheer is een voorwaarde voor monitoring en verantwoording. Voor de monitoring en verantwoording, bijvoorbeeld aan bestuur en/of management, zijn gegevens nodig die met het inzetten van specifieke softwarepakketten gegenereerd kunnen worden. Werkwijze Invoer gegevens in objectenbestand Het geautomatiseerde systeem kent een aantal invulvelden of tabbladen waarin per object de relevante informatie ingevoerd kan worden. Na het uitvoeren van een controle – in algemene zin – dienen deze onderdelen in het geautomatiseerde bestand ingevoerd te worden. Het gaat daarbij om de hieronder genoemde onderdelen:
17. Algemene gegevens Een object is in veel gevallen in het bestand opgenomen onder de adresgegevens, waarop veelal ook gezocht wordt. Onder algemene gegevens worden verstaan: NAW-gegevens, naam object of nummer, soort object, SBI-nummer (milieuspecialisme), IVB-code (milieuspecialisme), status van het object, dossiernummer, oprichtingsdatum, categorie Activiteitenbesluit, gegevens contactpersoon en kadastergegevens.
18. Wettelijke kaders/regelgeving Per object wordt aangegeven welke wetgeving en eventuele daaruit voortvloeiende nadere indelingen van toepassing zijn. Tevens wordt beoordeeld wie bevoegd gezag in deze is, dus Rijk, Provincie of Gemeente. Indien de gemeente niet het bevoegde gezag is, wordt bij het object het juiste bevoegde gezag aangegeven. Wel blijft het object in het bestand opgenomen. Verder wordt aangegeven welke vergunningen, meldingen en/of ontheffingen op het omgevingsobject rusten. In ieder geval worden daarbij de volgende gegevens opgenomen: data vergunningen; data indienen melding; maatwerkvoorschriften/nadere eisen; verklaring van geen bedenkingen; gedoogbeschikkingen; geldend bestemmingsplan; ontheffingen verbranden afval; actualiteit vergunningssituatie; Eventueel aangevuld met, gegevens m.b.t. Gebruiksvergunning en gegevens bestemmingsplan/bestemmingfuncties van het omgevingsobject.
19. Stoffen en processen i.r.t. brandveiligheid, brandwerendheid, milieu In het systeem wordt extra informatie opgenomen met betrekking tot opslag van verschillende gevaarlijke stoffen of objecten die onder het Besluit externe veiligheid vallen. Te denken valt aan gegevens ten aanzien van opgeslagen producten, risicocategorie van de stof, hoeveelheid opgeslagen product, wijze van opslag, PGS-voorzieningen, KIWA-keuringen, certificering van tanks aanleidingen. Ook eventuele processen kunnen hierin opgenomen worden, zoals beitsbaden, ammoniakkoelinstallaties etc. Voor veehouderijen worden nog extra gegevens geregistreerd, zoals diersoort, aantal dieren per diersoort, ligging van het bedrijf, staltype, type mestopslag en opgeslagen hoeveelheid mest.
20. Specifieke thema-informatie Eventueel kan het dossier worden aangevuld met specifieke thema-informatie, zoals: overzicht klachten; overzicht meldingen; milieu; afval; verruimde reikwijdte; veiligheid; constructie/sterkteberekeningen afwijkingen van Handhavingstrategie/beleid jaarrapportages; ruimtelijke ordeningsstukken; Woo-verzoeken; ingediende plannen in verband met taakstellende voorschriften; EPC-gegevens. Deze informatie kan ook deels voortkomen uit projecten die intern of met externe handhavingspartners uitgevoerd worden.
21. Controlegegevens Van elke soort controle dienen de gegevens, zoals opgenomen in het controleverslag, opgenomen te worden (zie daarvoor ook protocol 2.12 “Rapportage controles”). Het gaat daarbij tenminste om de volgende informatie: voorbereiding, zoals aankondigingsbrief, interne e-mails, telefoonnotities, inschrijving; KvK, informatie van andere partners; uitvoering, zoals gebruikte checklist; rapportage/controleverslag en/of controlebrief; overige documenten die rechtstreeks verband houden met de controle; evt. hercontroles, zoals voorbereiding, uitvoering en rapportage documenten; evt. documenten van het bestuursrechtelijk traject; evt. documenten van het inningstraject. Alle vervolgstappen en eventuele sancties (bestuursdwang, PV, etc.) dienen vermeld te worden inclusief de data waarop één en ander geëffectueerd is dan wel de overtreding ongedaan is gemaakt. Tenslotte kunnen eventueel foto’s van de betreffende object gekoppeld worden aan het objectenbestand. Zorg hierbij ook voor afstemming met het documentmanagementsystemen.
22. Periodieke overzichten Door het consequent en consistent invoeren van alle bovengenoemde gegevens is het mogelijk om periodiek overzichten te generen over onder meer de uitvoering van het Handhavingsuitvoeringsprogramma, toezichtresultaten, naleefgedrag en sancties. Deze overzichten vormen de input voor managementrapportages en verantwoordingsrapportages. Tevens wordt andere afdelingen binnen en buiten de organisatie inzicht geboden in de resultaten van het handhavingsprogramma. Actualiteit Regelmatig (tenminste halfjaarlijks) wordt gecheckt of de in dit protocol afgesproken gegevens door iedereen stelselmatig worden ingevoerd. Ook wordt daarbij gekeken of “invoervelden” moeten worden toegevoegd of kunnen vervallen. De gegevens in het systeem worden na elk contact met het object, zoals een controle of melding, gecontroleerd, eventueel aangepast en aangevuld. Uiteraard gaat het daarbij alleen om voor het specifieke object relevante informatie. Monitoringstabel Verantwoordelijke voor toepassing en het actueel houden van dit protocol: Naam: C. Deij Functie: handhavingscoördinator 2.2.Beheer van informatie(dossiervorming) Onderwerp: Protocol 2.2 Beheer van informatie (dossiervorming) Datum: 01-12-2020 Verantwoordelijke: handhavingscoördinator Revisiedatum: 10-01-2023 Inleiding Dit protocol geeft inzicht in de wijze waarop de gemeente Hilvarenbeek vorm geeft aan het beheer van informatie door dossiervorming. Daartoe worden de stappen beschreven die uitgevoerd moeten worden bij het samenstellen van een handhavingsdossier. Doel Doel van dit protocol is het vastleggen van de wijze waarop medewerkers informatie met betrekking tot toezicht en handhaving beheren. Conform de Archiefwet, het Archiefbesluit en de Handleiding opbouw bestuursarchief gemeenten vindt dossiervorming plaats. Daarnaast worden rapportages conform de daarvoor geëigende protocollen schriftelijk vastgelegd en opgenomen in een digitaal gegevensbestand (registratieprogramma(softwarepakket)). De werkwijze die daarbij gevolgd wordt is te vinden in protocol 2.1 ‘Beheer van informatie (geautomatiseerd objectenbestand).’ Goed informatiebeheer is een voorwaarde voor monitoring en verantwoording. Voor de monitoring en verantwoording, bijvoorbeeld aan bestuur en/of management, zijn gegevens nodig die aan de hand van een goed georganiseerd dossier gegenereerd kunnen worden. Het is daarom van belang bij het inrichten van het dossier na te gaan welke gegevens benodigd c.q. wenselijk zijn. Op deze wijze is een snelle, efficiënte verslaglegging, monitoring en rapportage mogelijk. Werkwijze Van ieder object wordt een papieren en/of digitaal dossier bijgehouden. Veelal vindt dit plaats in de vorm van een werkdossier (voor toezichthouder en vergunningverlener) en/of een archiefdossier (beheerd door de archiefmedewerker). Dossiervorming Elk contactmoment met of over een object wordt verwerkt in het dossier. Dit betreft dus zowel informatie van controles, meldingen en klachten als procedures en projecten. Deze informatie kan zowel vanuit de handhaving intern, de handhaving extern als van de vergunningverlener afkomstig zijn. Van belang is dat van elke informatiestroom getoetst en bekeken wordt of deze in het dossier opgenomen dient te worden. Vervolgens vindt ook daadwerkelijk dossiervorming plaats door de medewerkers Documentaire Informatie Voorziening (DIV). Opbouw van het dossier Ieder dossier wordt chronologisch opgebouwd, waarbij informatie die ouder is dan de datum van de vigerende vergunning en/of melding kan worden verwijderd en opgeborgen in het archief. Objectdossier Het objectdossier bestaat uit de volgende onderwerpen: actuele vergunningen; meldingen/ontheffingen; andere bescheiden, inclusief aanvragen en andere documenten die rechtstreeks verband houden met het object. Uitgevoerde controles: voorbereiding, zoals aankondigingsbrief, interne e-mails, telefoonnotities, inschrijving KvK, informatie van andere partners; uitvoering, zoals gebruikte checklist; rapportage/controleverslag en/of controlebrief; overige documenten die rechtstreeks verband houden met de controle; evt. hercontroles, zoals voorbereiding, uitvoering en rapportage documenten; evt. documenten van het bestuursrechtelijk traject; evt. documenten van het inningstraject. Deze documenten worden opgeborgen conform hetgeen is vereist op basis van de daarvoor geldende regelingen c.q. Handleidingen. Het controletraject, door de loop van de tijd, dient helder uit de documenten te volgen te zijn, dus van controle, via hercontrole naar bestuursrechtelijk optreden en daarna de overgang naar de volgende nieuwe controlecyclus. Specifieke thema-informatie Eventueel kan het dossier worden aangevuld met specifieke thema-informatie, zoals: overzicht klachten; overzicht meldingen; milieu; afval; verruimde reikwijdte; veiligheid; constructie/sterkteberekeningen afwijkingen van Handhavingsstrategie/beleid jaarrapportages; ruimtelijke ordeningsstukken; WOO-verzoeken; ingediende plannen in verband met taakstellende voorschriften; EPC-gegevens. Deze informatie kan ook deels voortkomen uit projecten die intern of met externe handhavingspartners uitgevoerd worden. De zaken van handhaving zijn terug te vinden in het zaaksysteem. Nadat de zaken zijn afgerond wordt de zaak in het systeem gesloten en overgeheveld naar het archief. Monitoringstabel Verantwoordelijke voor toepassing en het actueel houden van dit protocol: Naam: C. Deij Functie: handhavingscoördinator 2.3.Optreden tegen overtredingen door eigen organisatie Onderwerp: Protocol 2.3 Optreden tegen overtredingen door eigen organisatie Datum: 01-12-2020 Verantwoordelijke: handhavingscoördinator Revisiedatum: 10-01-2023 Inleiding Dit protocol geeft inzicht in de wijze waarop opgetreden wordt tegen overtredingen die zijn veroorzaakt door de eigen organisatie. Daartoe worden de stappen beschreven met betrekking tot verslaglegging, aanschrijving en afhandeling van de constatering. Doel Handhaven van de voor de eigen organisatie geldende voorschriften is gelijk aan die van particulieren en private bedrijven. Hier gelden, nog meer dan bij particulieren en bedrijven, nalevingsdoelen in de sfeer van algemeen normbesef en geloofwaardigheid van de normerende overheid. Vanuit deze voorbeeldfunctie en de geloofwaardigheid is het van belang dat diensten en bedrijven van deze overheid zich strikt aan de regels houden. Daarnaast is het van belang dat deze diensten en bedrijven op dezelfde wijze worden behandeld als private bedrijven. Doel van dit protocol is het vastleggen van beleidslijnen voor de wijze waarop de gemeente Hilvarenbeek optreedt tegen overtredingen die begaan zijn door (afdelingen/onderdelen van..) de eigen organisatie. Denk daarbij aan overtredingen die geconstateerd zijn in het eigen kantoor, scholen, zwembad, theater, een werf voor inzameling van afval, niet inrichtingsgebonden activiteiten zoals kappen, stoken, bouwen, etc. Met dit protocol wordt verdere invulling gegeven aan de door de handhavingsorganisatie vastgestelde strategieën. Voor de voorbereiding en de uitvoering van de fysieke controle wordt aangesloten bij het protocol 2.10 “Uitvoeren van een controle”. Voor het afhandelen van klachten tegen de eigen organisatie wordt aangesloten bij het protocol 2.5 “Klachtenafhandeling”. Werkwijze Algemene uitgangspunt bij het toezicht op de eigen organisatie is dat de gemeente een voorbeeldfunctie heeft als het gaat om de naleving van de wet- en regelgeving. De eigen bedrijven en niet-inrichtingsgebonden werkzaamheden worden dus op dezelfde manier behandeld als bij de toezicht en de handhaving van private bedrijven en particulieren. Eén en ander houdt tevens in dat de gemeente reageert op klachten en verzoeken om handhaving die gericht zijn op de eigen bedrijven en niet-inrichtingsgebonden werkzaamheden. Het toezicht en de handhaving vinden plaats conform de eigen handhaving- en gedoogstrategie die is vastgesteld. 1.Verslaglegging van de controle Conform het protocol 2.10 “Uitvoeren van een controle” of het protocol 2.5 “Klachtenafhandeling” vindt verslaglegging van de controle plaats. De correspondentie vindt plaats tussen de gemeente en de afdeling onder wiens verantwoordelijkheid de betreffende inrichting of de niet inrichtingsgebonden taken functioneert en de eventuele beheerder van de locatie. In de brief wordt gerefereerd aan de voorbeeldfunctie. Een afschrift van de brief wordt toegezonden aan de verantwoordelijke wethouder/portefeuillehouder (toezicht/handhaving en/of van de overtredende afdeling). 2.Vervolg op de controle 2.1 Geen overtreding geconstateerd Indien geen overtredingen zijn geconstateerd tijdens de controle, kan worden volstaan met het versturen van een controlebrief/verslag en het vastleggen van de controlegegevens in het dossier en het geautomatiseerde objectenbestand. 2.2 Bestuurlijke sancties Bij overtredingen veroorzaakt door de eigen organisatie volgt inhoudelijk dezelfde reactie als op overtredingen van burgers en bedrijven. Hoewel het college van Burgemeester en Wethouders formeel de verantwoordelijkheid heeft over alle reilen en zeilen in de ambtelijke organisatie, is het uiteraard niet zo dat dit college aan een ambtelijk leidinggevende of beheerder van een betrokken dienst of instelling de vrije hand heeft gegeven om overtredingen te begaan. Een overtreding is daarom in eerste instantie toe te rekenen aan de beheerder of verantwoordelijk leidinggevende. De aankondiging dat bestuursrechtelijk gaat worden opgetreden indien de overtreding niet wordt beëindigd, is daarom geen brief van het bestuur aan zichzelf, maar moet worden gezien als een formele actie van het college aan het adres van diegene die namens het college een bepaalde activiteit uitvoert of beheert. In de procedure wordt transparant en openbaar gehandeld. Indien overtredingen zijn geconstateerd worden afspraken gemaakt over hersteltermijnen, conform de Landelijke Handhavingsstrategie. Het college communiceert daartoe direct met de leidinggevende van het organisatieonderdeel dat strijdig is. De overtredingen worden afgedaan conform protocol 2.10 “Uitvoeren van een controle” of protocol 2.5 “Klachtenafhandeling”. De genoemde transparantie en openbaarheid bestaat hieruit, dat: de toezichthouder (of zijn leidinggevende) door het bestuur gemandateerd is om, bij constatering van een overtreding door een eigen overheid (afdeling of instelling) en tevens onverkort de gebruikelijke bestuursrechtelijke handhavingsstappen aan te kondigen. de handhavingsbrief niet slechts aan de beheerder van de dienst of instelling wordt gestuurd, maar tevens wordt dit medegedeeld aan: de voor die dienst of instelling verantwoordelijke portefeuillehouder en de voor handhaving verantwoordelijke portefeuillehouder. Het college van B&W behandelt deze constatering op zodanige wijze dat het resultaat open staat voor democratische controle (o.a. opname in het jaarverslag aan de gemeenteraad). 2.3 Strafrechtelijke sancties In sommige gevallen kan, conform de Landelijke Handhavingsstrategie Omgevingsrecht ook besloten worden om (naast bestuursrechtelijk optreden) direct strafrechtelijk op te treden. Dit is het geval bij aantoonbaar verwijtbaar handelen en/of mogelijk gevaar, bij overtredingen met acuut gevaar en/of overtredingen die onomkeerbaar zijn of directe veiligheidsgevolgen hebben. Dergelijke gevallen worden direct gemeld bij de strafrechtelijke partners. Ingeval van strafrechtelijk optreden kan proces-verbaal worden opgemaakt. Monitoringstabel Verantwoordelijke voor toepassing en het actueel houden van dit protocol: Naam: C. Deij Functie: handhavingscoördinator 2.4.Interne afstemming, inclusief vergunningverlening Onderwerp: Protocol 2.4 Interne afstemming, inclusief vergunningverlening Datum: 01-12-2020 Verantwoordelijke: handhavingscoördinator Revisiedatum: 10-01-2023 Inleiding Dit protocol geeft inzicht in de wijze waarop de interne afstemming en integratie met andere organisatieonderdelen vormgegeven wordt. Daartoe worden de stappen waarmee en de momenten waarop deze interne afstemming plaatsvindt beschreven. Tevens geeft dit protocol inzicht in de wijze waarop toezicht en vergunningverlening de interne afstemming en coördinatie met elkaar hebben geregeld. Daartoe worden de stappen waarmee en de momenten waarop deze interne afstemming plaatsvindt beschreven. Doel Interne afstemming en integratie met andere organisatieonderdelen vormt een belangrijk kwaliteitscriterium. Het betreft vooral afstemming van en integratie met die organisatieonderdelen, die toezichtstaken uitvoeren in andere dan het eigen kleurspoor. Beide aspecten komen vooral naar voren bij integrale toezichtstaken en –projecten. Tevens is interne afstemming voor een naar buiten toe tredend overheidsorgaan van wezenlijk belang voor uniform optreden. De afstemming tussen vergunningverlening en toezicht omvat onder meer een handhaafbaarheidstoets op ontwerpvergunningen, afspraken op het gebied van toezicht en de legalisatietoets. Werkwijze Conform protocol 2.10 “Uitvoeren van een controle”, protocol 2.11 “Uitvoeren hercontrole” en protocol 2.6 “Optreden naar aanleiding van ongewone voorvallen” vindt zowel voorafgaand, tijdens als na afronding van een toezichttraject afstemming met andere organisatieonderdelen plaats. Deze afstemming betreft aspecten ten aanzien van ruimtelijke ordening-, bouw-, milieu-, APV en (brand)veiligheidsvraagstukken. Voor vergunningverlening en toezicht geldt dat al vanaf de fase van het in behandeling nemen van een aanvraag om vergunning c.q. het opstellen van een pakket maatwerkvoorschriften afstemming plaatsvindt tussen de medewerker toezicht en de medewerker vergunningverlening. Dit geldt andersom ook. Bijvoorbeeld bij constatering van strijdigheden die mogelijk gelegaliseerd kunnen worden, stemt de medewerker toezicht af met de medewerker vergunningverlening. De afstemming tussen medewerker vergunningverlening en medewerker toezicht vindt plaats tot en met het moment van de dossieroverdracht, tijdens de opleveringscontrole. Indien een nieuwe procedure dient te worden gevolgd, naar aanleiding van constateringen tijdens een controle of na het indienen van een melding, ontheffing of een nieuwe aanvraag zal deze afstemming wederom plaatsvinden. Deze hierboven geschetste afstemming vindt tevens plaats tussen medewerker Vergunningen en medewerker toezichthouders. Tevens wordt aan de hand van registraties in het geautomatiseerde systeem bezien bij welke handhavingstrajecten integraal te werk kan worden gegaan. Te toetsen aspecten Tijdens een toezichttraject wordt op diverse momenten, dus bij de voorbereiding van een controle, de verslaglegging van de controleresultaten en de afronding van het traject, getoetst of afstemming met andere organisaties of afdelingen noodzakelijk is. Aspecten waaraan getoetst wordt, zijn: bestemmingsplan (gebruik pand/perceel conform plan) vereist afstemming met medewerker ruimtelijke ordening; bouwregelgeving (constructief, conform bouwvergunning) vereist afstemming met medewerker bouw- en woningtoezicht; waterkwaliteits- en waterkwantiteitsregelgeving vereist afstemming met waterbeheerder/waterschap; brandveiligheid vereist afstemming met medewerkers van bouw- en woningtoezicht en de brandweer; milieuregelgeving vereist afstemming met medewerker van de milieudienst/RUD en eventueel provincie. Integrale controles Integratie met interne en externe (toezichts)organisaties kan worden vorm gegeven in integrale handhavingsprojecten. Integratie kan op verschillende niveaus worden ingericht: gezamenlijk controles uitvoeren; gezamenlijk controles uitvoeren met kennisoverdracht; controle door één handhaver op verschillende aspecten. De controles kunnen daarbij objectgericht, gebiedsgericht, branchegericht of aspectgericht worden uitgevoerd. Gebiedsgerichte controles vinden plaats binnen een bepaald gebied, bijvoorbeeld een industrieterrein of het buitengebied. Bij een branchegerichte controle wordt een bepaalde branche gekozen. De toezichtsstrategie (zie protocol 2.13) is hierbij leidend. Aanvraag Op het moment dat het team vergunningen een aanvraag om een (omgevings)vergunning c.q. een melding ontvangt, stelt deze toezicht op de hoogte. Wanneer de aanvraag c.q. melding is ingediend als reactie op een uitgevoerde controle wordt dit medegedeeld aan de controlerend ambtenaar, zodat deze in kennis wordt gesteld van het feit dat de overtreder een strijdigheid tracht weg te nemen. Ontvangst van de vergunning wordt door het team vergunningen geregistreerd in het geautomatiseerde systeem. Bij het in behandeling nemen van de aanvraag wordt recente informatie uitgewisseld over zowel inhoudelijke zaken als over zaken aangaande toezicht en handhaving. Dit kan immers van belang zijn wanneer bepaalde overtredingen voortkomen uit het niet kennen, kunnen of willen naleven van een specifiek voorschrift. Feiten uit het vooroverleg dienen hierbij ook aan de orde te komen. Voorkomen moet worden dat onderdelen overgedaan moeten worden op moment dat het ontwerp al gereed is. Uitvoeren van handhaafbaarheidstoets Nadat de medewerker vergunningverlening de ontwerpbeschikking en ontwerpvoorschriften opgesteld heeft, wordt deze aangeboden aan de juridisch medewerker handhaving c.q. toezichthouder zodat deze zo nodig kan worden getoetst op handhaafbaarheid. Aansluiting dient er te zijn bij de kwaliteitseisen zoals ze zijn opgenomen in het Besluit omgevingsrecht (Bor). Bij een aanvraag die in relatie tot een uitgevoerde controle is ingediend, dient de handhavingstoets te worden gedaan door de medewerker toezicht die de gerelateerde controle heeft uitgevoerd. De handhavingstoets beperkt zich tot de reikwijdte van de vergunning c.q. de eventuele maatwerkvoorschriften op het al dan niet handhaafbaar zijn van die voorschriften. Indien aanpassing wenselijk is, wordt dit besproken met de medewerker vergunningverlening. De medewerker vergunningverlening past eventueel de vergunning(voorschrift(en)) aan. Vergunningverlening en toezicht zullen tot een eensluidende eindconclusie moeten komen. Indien niet tot overeenstemming wordt gekomen beslist het juridisch kader. Verwachte problematische handhaving wordt als aandachtspunt in de vertrouwelijke informatie verwerkt. Van de handhavingstoets wordt een memo gemaakt die aan het dossier wordt toegevoegd. Opleveringscontrole Nadat de vergunning onherroepelijk is geworden, wordt een opleveringscontrole uitgevoerd. Dit doet de medewerker vergunningen zo nodig samen met een toezichthouder. De opleveringscontrole vormt het overdrachtsmoment van vergunningverlening naar toezicht en heeft in die zin een ander karakter dan een reguliere controle. Zo mogelijk wordt een opleveringscontrole kort na het onherroepelijk worden van de vergunning uitgevoerd, omdat de opleveringscontrole anders al snel een repressief karakter moet krijgen als men bijvoorbeeld al meer dan een jaar voorschriften niet naleeft. De opleveringscontrole heeft dus een informatief in plaats van een repressief karakter. Vanwege het informatieve karakter is de sanctiestrategie niet van toepassing. Voor de opleveringscontrole worden de stappen gevolgd, zoals opgenomen in het protocol 2.10 “Uitvoeren van een controle” waarbij specifiek aandacht wordt besteed aan kennisoverdracht en eventueel introductie van de toezichthouder bij het bedrijf, indien het een (voor hem/haar) nieuwe inrichting betreft. Tijdens de opleveringscontrole worden tevens afspraken gemaakt over eventuele vervolgstappen die uitgevoerd moeten worden door de inrichtingshouder. Constateringen naar aanleiding van de opleveringscontrole Tijdens opleveringscontroles kunnen overtredingen worden geconstateerd. Het vervolg op deze constateringen wordt gezamenlijk afgestemd. Dit betreft in het bijzonder de overtredingen waarbij de inrichting uitgebreid en/of gewijzigd is ten opzichte van de vigerende vergunning c.q. ingediende melding. Daarnaast wordt getoetst of de overige vergunnings(voorschriften) al dan niet geactualiseerd moet(en) worden, daarbij tevens gebruikmakend van eventueel binnen de organisatie vastgestelde actualiseringtermijnen. Legalisatietoets Indien een medewerker toezicht tijdens een controle overtredingen van een vergunningvoorschrift constateert, overlegt hij met de medewerker vergunningverlening of legalisatie van hetgeen geconstateerd is mogelijk is. Indien overtredingen volgens de medewerker vergunningverlening te legaliseren zijn, geeft deze dat in een schriftelijk verslag aan. De medewerker toezicht gebruikt deze informatie in de controlebrief of – verslag, waarbij rekening wordt gehouden met de Landelijke Handhavingsstrategie. Verslaglegging Van bovenstaande stappen en overleggen vindt verslaglegging plaats in het dossier, conform het protocol 2.12 “Rapportage controles” en het protocol 2.2 “Beheer van informatie (dossiervorming)”, en in het objectenbestand, conform het protocol 2.1 “Beheer van informatie (geautomatiseerd objectenbestand)”. Monitoringstabel Verantwoordelijke voor toepassing en het actueel houden van dit protocol: Naam: C. Deij Functie: handhavingscoördinator 2.5.Klacht/ melding afhandeling Onderwerp: Protocol 2.5 klacht/ melding afhandeling Datum: 01-12-2020 Verantwoordelijke: handhavingscoördinator Revisiedatum: 10-01-2023 Inleiding Dit protocol geeft inzicht in de wijze waarop een klacht of melding wordt afgehandeld. Daartoe worden de stappen beschreven van het in behandeling nemen van een klacht tot en met de verslaglegging van de afhandeling van de klacht. Doel Doel van dit protocol is het vastleggen van de wijze waarop medewerkers van de gemeente Hilvarenbeek klachten en/of meldingen, die van derden binnenkomen, afhandelen. Daarbij valt te denken aan de registratie, de behandeling en de uiteindelijke verslaglegging. Werkwijze In de meeste gevallen zal een klacht/melding van een burger telefonisch of schriftelijk binnenkomen bij één van de medewerkers van de gemeente. Het is echter ook mogelijk een klacht of melding digitaal te ontvangen. Registratie van de klacht/melding De mondelinge, schriftelijke dan wel telefonische klacht of melding wordt genoteerd in OneGov of via Fixi. Schriftelijke klachten/meldingen worden geregistreerd in het postregistratiesysteem. De gegevens die daarbij van belang zijn, zijn de volgende: tijdstip waarop de klacht/melding is ingediend; naam, adres en telefoonnummer van klager/melder; mogelijk object / particulier waarop de klacht betrekking heeft; tijdstip/moment waarop overlast plaats heeft (gehad) en duur van de overlast; evt. meteorologische gegevens; type klacht (waar wordt over geklaagd). Behandeling van de klacht/melding De ontvanger van de klacht kijkt z.s.m. wie er op de hoogte moet worden gesteld van de klacht). De handhaver van het betreffende object waarover (vermoedelijk) is geklaagd, neemt contact op met de klager. Dit gebeurt zo spoedig mogelijk. Afhankelijk van de aard en de ernst van de klacht/melding bezoekt de handhaver het object. Dit betekent dat niet alle klachten/meldingen leiden tot een controle en een eventueel vervolg. Van een eventueel bezoek wordt een verslag gemaakt, conform protocol 2.12 “Rapportage controles” en vindt registratie van het bezoek in het geautomatiseerde bestand plaats conform protocol 2.1 “Beheer van informatie (geautomatiseerd objectenbestand)”. De klager/melder wordt op de hoogte gebracht van het eventuele bezoek en de acties die zullen of zijn ondernomen naar aanleiding van de klacht. In gevallen de klacht/melding ontvangen is door een niet competent bevoegd gezag, dan zorgt dit bestuursorgaan er op grond van artikel 2:3 van de Awb zonder uitstel voor, dat de klacht/melding wordt doorgezonden aan het juiste bevoegd gezag onder in kennisstelling van de oorspronkelijke afzender. Afhandeling van de klacht/melding Indien een termijn is gesteld voor het ongedaan maken van een eventuele overtreding of het oplossen van de klacht of het gemelde, wordt een hercontrole uitgevoerd conform protocol 2.11 ”Uitvoeren hercontrole”. De resultaten hiervan worden aan de klager gemeld. De afspraken en resultaten van de behandeling van de klacht/melding worden geregistreerd en gerapporteerd aan betrokken interne en externe partijen, waaronder klager/melder en eventuele andere handhavingsorganisaties zoals, OM en politie. Verzoek tot handhaving Het dient duidelijk te worden of de klacht een verzoek om handhaving is. Dient de klager een schriftelijk verzoek om handhaving in, dan moet dit verzoek gezien worden als een aanvraag in de zin van de Algemene wet bestuursrecht en de Wet dwangsom en beroep bij niet tijdig beslissen zijn daarop van toepassing. Een handhavingsverzoek kan alleen op schrift worden ingediend. De digitale weg staat voor handhavingsverzoeken niet open. Het bestuursorgaan dient binnen de bepaalde termijn te beslissen op dit verzoek. Gebeurt dit niet, dan is het bestuursorgaan een dwangsom verschuldigd aan de aanvrager voor elke dag dat een beslissing uitblijft. Monitoringstabel Verantwoordelijke voor toepassing en het actueel houden van dit protocol: Naam: C. Deij Functie: handhavingscoördinator 2.6.Optreden n.a.v. ongewone voorvallen/calamiteiten Onderwerp: Optreden n.a.v. ongewone voorvallen/calamiteiten Datum: 01-12-2020 Verantwoordelijke: handhavingscoördinator Revisiedatum: 10-01-2023 Inleiding De EU-minimum criteria voor inspecties gaan er van uit dat incidentele bezoeken plaatsvinden naar aanleiding van ongewone voorvallen. Onderzoek wordt uitgevoerd om: de oorzaak van het voorval vast te stellen (inclusief vraag naar verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid); de gevolgen te verzachten of mogelijk te verhelpen; maatregelen te treffen om toekomstige ongevallen te voorkomen; op te treden tegen overtredingen (sanctionering); de veroorzaker maatregelen te laten nemen om ongewone voorvallen in de toekomst te voorkomen. Doel Dit protocol geeft inzicht in de wijze waarop de gemeente Hilvarenbeek een (fysieke) controle uitvoert naar aanleiding van een ongewoon voorval. Daartoe worden alle stappen beschreven zoals het voorbereiden van de controle, de controle zelf tot en met de afronding daarvan in de vorm van verslaglegging in een brief of controleverslag. In de praktijk voert de OMWB deze taken uit voor de gemeente. Ingeval van een ernstig incident of ramp, wordt het calamiteiten/rampenplan gevolgd. Hiertoe zijn andere stappen van belang dan ingeval van een (minder ernstig) incident of voorval. Wettelijk kader Ongewone voorvallen binnen inrichtingen Artikel 17.1 van de Wet milieubeheer bepaalt dat indien zich in een inrichting een ongewoon voorval voordoet of heeft voorgedaan, waardoor nadelige gevolgen voor het milieu zijn ontstaan of dreigen te ontstaan, degene die de inrichting drijft, onmiddellijk de maatregelen treft die redelijkerwijs van hem kunnen worden verlangd, om de gevolgen van die gebeurtenis te voorkomen of, voor zover die gevolgen niet kunnen worden voorkomen, zoveel mogelijk te beperken en ongedaan te maken. Ingevolge artikel 17.2 van de Wet milieubeheer dient de houder van de inrichting zo spoedig mogelijk het ongewone voorval aan het bevoegd gezag te melden. Een ongewoon voorval is elke gebeurtenis (ongeacht de oorzaak) die afwijkt van de normale bedrijfsactiviteiten, waardoor nadelige gevolgen zijn ontstaan of dreigen te ontstaan voor het milieu. Dit kunnen zowel storingen in het productieproces zijn als storingen in de voorzieningen van de inrichtingen. Ook ongelukken en calamiteiten binnen de inrichting kunnen daaronder vallen. Ingevolge artikel 17.2 lid 2 van de Wet milieubeheer dient de inrichtinghouder schriftelijk de volgende gegevens te verstrekken aan het bevoegd gezag: de oorzaken van het voorval en de omstandigheden waaronder het voorval zich heeft voorgedaan; de ten gevolge van het voorval vrijgekomen stoffen, alsmede hun eigenschappen; andere gegevens die van belang zijn om de aard en de ernst van de gevolgen voor het milieu van het voorval te kunnen beoordelen; de maatregelen die zijn genomen of worden overwogen om de gevolgen van het voorval te voorkomen, te beperken of ongedaan te maken; de maatregelen die worden overwogen om te voorkomen dat een zodanig voorval zich nogmaals kan voordoen. Calamiteiten en ongewone voorvallen buiten inrichtingen Er kunnen ook calamiteiten / ongewone voorvallen plaatsvinden buiten inrichtingen, waarbij het noodzakelijk is dat het bevoegd gezag tegen een overtreding moet optreden. Te denken valt aan een brand binnen een woning. Na de brand zal het perceel diverse brokstukken bevatten, maar kan ook het dak of een gevel instortingsgevaar vertonen. Het is dan goed om daar tegen op te treden via bijvoorbeeld een zorgartikel, met name als de eigenaar/zakelijk gerechtigde verzuimt de noodzakelijke maatregelen te treffen (nalaat of onjuiste actie onderneemt). De grondslag voor dit optreden kan gevonden worden in de verschillende zorgplichtartikelen zoals art. 1.1 van de Wet milieubeheer, maar ook art. 13 van de Wet bodembescherming en art. 1a van de Woningwet. De werkwijze zoals hieronder is beschreven wordt, waar mogelijk, ook in die gevallen toegepast. Werkwijze Gegevens ten aanzien van een ongewoon voorval kunnen op een aantal manieren bij de gemeente binnen komen, namelijk: een bedrijf meldt op basis van een voorschrift uit de vergunning of hoofdstuk 17.2 van de Wet milieubeheer dat zich een ongewoon voorval heeft voorgedaan; een toezichthouder, andere overheid of een derde meldt het ongewoon voorval. De melding van het ongewoon voorval wordt geregistreerd op een standaardformulier. Dit kan in het dossier van het bedrijf en in het geautomatiseerde objectenbestand, conform protocol 2.1 “Beheer van informatie (geautomatiseerd objectenbestand)” en eventueel in het geval van melding door een derde conform protocol 2.5 “Klacht/ melding afhandeling”. Voorbereiding Contact opnemen met interne en externe partners De toezichthouder van de OMWB vraagt indien nodig informatie op bij interne en externe (handhavings)partners, zoals de vergunningverlener, de ambtenaar verantwoordelijk voor de be- en afhandeling van meldingen in het geval van een meldingsplichtig bedrijf, waterschap, politie, brandweer of OM. Onderzoek gegevens De binnengekomen melding wordt gecontroleerd op de volgende gegevens: tijdstip van het ongewoon voorval, plaats van het ongewoon voorval, een indicatie van gevolgen, verwachte duur van het ongewoon voorval en de maatregelen die eventueel getroffen zijn. Indien de melding afkomstig is van een object wordt het dossier van de betreffende object doorgenomen. Gecontroleerd wordt of er voorschriften van toepassing zijn op het ongewoon voorval. Tenslotte neemt de toezichthouder overige informatie, bijvoorbeeld met betrekking tot eerdere, klachten, controles, door. Uitvoeren controlebezoek Aanwijzing aan bedrijf/object De inrichtingshouder krijgt een mondelinge en/of schriftelijke aanwijzing over de te nemen maatregelen. Hierbij wordt aangesloten bij hetgeen in de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht en de uitvoeringsbesluiten, de Wet milieubeheer, Waterwet, AmvB’s, vergunning of overige wet- en regelgeving staat gesteld. Daarnaast wordt een afspraak gemaakt over een te volgen controle van het object. Uitvoering controle bedrijfsterrein/object/locatie De toezichthouder voert een controle uit volgens protocol 2.10 “Uitvoeren van een controle”, specifiek gericht op de melding van het ongewone voorval. Daarbij is aandacht voor de gevolgen van het voorval en de maatregelen die de inrichtingshouder ter plekke heeft genomen of alsnog dient te nemen. De toezichthouder ziet er op toe dat de nodige gegevens worden verzameld om het ongewoon voorval te analyseren en de oorzaken ervan te achterhalen. Om herhaling te voorkomen wordt zo nodig in overleg / samenwerking met het team Vergunningen de vergunning aangepast of worden zo mogelijk gerichte aanbevelingen gegeven. Afhandeling Evaluatie controle De inrichtingshouder wordt na de controle geïnformeerd over de bevindingen naar aanleiding van het ongewoon voorval. De toezichthouder geeft de constateringen aan op een rapportageformulier of checklist. De toezichthouder maakt afspraken met de inrichtingshouder, verduidelijkt zaken en beantwoord eventuele vragen van de inrichtingshouder. Speciale aandacht wordt besteed aan het afhandelen (technisch en juridisch) van het ongewoon voorval. Ook wordt de inrichtingshouder geïnformeerd over de voorgestelde rapportage (indien van toepassing met termijnstelling) en eventuele meldingen aan andere overheden/partners. Verslaglegging De bevindingen en aantekeningen van de controle worden verwerkt tot een verslag of brief aan de inrichtingshouder. De verslaglegging vindt binnen 5 werkdagen plaats. Indien er overtredingen zijn geconstateerd wordt aan de hand van de handhavingsstrategie het vervolgtraject vastgesteld. De politie en het OM worden zo nodig ingelicht. Voor termijnstellingen en dwangsombedragen wordt gebruik gemaakt van de desbetreffende protocollen. Het conceptdocument wordt door een leidinggevende en/of collega toezichthouder collegiaal getoetst. Eventuele opmerkingen worden verwerkt en het document wordt definitief gemaakt. Vervolgens wordt het document aan de inrichtingshouder, en eventueel een afschrift aan andere partners, verstuurd. Stappen van verslaglegging worden uitgevoerd conform protocol 2.12 “Rapportage controles”. Tevens vindt digitale verslaglegging plaats in het geautomatiseerde objectenbestand, conform protocol 2.1 “Beheer van informatie (geautomatiseerd objectenbestand)”. De melder, indien niet de inrichting zelf, wordt op de hoogte gebracht van het eventuele bezoek en de acties die zullen of zijn ondernomen. Afhandeling Indien er geen overtredingen zijn geconstateerd eindigt hier het proces. Indien er wel overtredingen zijn geconstateerd, gaat men na afloop van de gestelde termijn verder in het vervolgtraject zoals blijkt uit de handhavingsstrategie (zie tabblad 4.1) en protocol 2.11 “uitvoeren van hercontrole”. 2.7.informatie-uitwisseling Onderwerp: informatie-uitwisseling Datum: 01-12-2020 Verantwoordelijke: handhavingscoördinator Revisiedatum: 10-01-2023 Inleiding Dit protocol geeft inzicht in de wijze waarop informatie uitgewisseld wordt met andere organisaties en onderdelen. Daartoe worden de momenten waarop informatie-uitwisseling plaatsvindt beschreven. Tevens wordt aangegeven welke documenten verstrekt worden aan andere instanties en in welke gevallen dat gebeurt. Doel Doel van dit protocol is het vastleggen van de momenten waarop informatie-uitwisseling plaats vindt, aan wie informatie wordt verstrekt (intern en extern) en wélke informatie wordt verstrekt. Daarbij is een relatie met protocol 2.8 “Afstemming bij ketenhandhaving” en protocol 2.9 “Gelijktijdige handhavingsbevoegdheid” voor wat betreft de momenten waarop informatie wordt uitgewisseld. Naast de hieronder beschreven werkwijze, vindt informatie-uitwisseling plaats bij projectmatige, eventueel integrale controles conform protocol 2.10 “Uitvoeren van een controle” en bij vergunningprocedures, naar aanleiding van controles, met de interne medewerkers conform protocol 2.4 “Interne afstemming, inclusief vergunningverlening”. Werkwijze Als uitgangspunt bij informatie-uitwisseling geldt de algemene houding dat iedere handhavingsorganisatie of – medewerker (altijd) zelf dient na te gaan of de hem/haar bekende informatie interessant kan zijn voor andere, interne en externe, handhavingspartner(s).
23. Toets of informatie -uitwisseling nodig is De handhaver toetst aan de hand van onderstaand overzicht van situaties waarbij informatie-uitwisselingplaats vindt, of in de betreffende situatie uitwisseling van gegevens van belang is.
24. Momenten waarop informatie-uitwisseling plaatsvindt De gemeente wisselt informatie uit over controles en handhavingsactiviteiten in een aantal hieronder benoemde situaties. Deze situaties zijn tevens opgenomen in een schema dat in dit protocol is opgenomen. Momenten waarop informatie-uitwisseling plaatsvindt, zijn; indien meer instanties bevoegd gezag zijn, vindt informatie-uitwisseling plaats met de andere bevoegde gezagen; indien de gemeente signalen heeft omtrent mogelijke overtredingen die voor andere instanties / bevoegde gezagen van belang zijn (oog- en oorfunctie), vindt informatie-uitwisseling plaats tussen de gemeente en de betreffende instantie of bevoegd gezag; indien de gemeente klachten heeft ontvangen die voor een andere instantie of bevoegd gezag van belang zijn, vindt informatie-uitwisseling plaats met de andere instantie of bevoegd gezag waarvoor de klachten van belang zijn; indien flankerend beleid van het OM en/of strafrechtelijk optreden wenselijk wordt geacht, vindt informatie-uitwisseling plaats tussen het bevoegde gezag en het OM en/of de politie.
25. Uitwisselen van informatie Indien één van bovenstaande situaties van toepassing is, wordt informatie verstrekt aan de betreffende medewerker van de andere organisatie. De correspondentie wordt bewaard in het objectendossier en in het geautomatiseerde objectenbestand. Het voorgaande geschiedt conform protocol 2.2 “Beheer van informatie (dossiervorming) en protocol 2.1 “Beheer van informatie (geautomatiseerd objectenbestand)”. Ter ondersteuning van de informatie-uitwisseling wordt gebruik gemaakt van lijsten met contactpersonen van de diverse instanties en bedrijven waar meerdere instanties bevoegd gezag zijn. Informatieschema: Soort informatie Andere bevoegde gezagen Politie OM Gebiedsbeheerder Handhavingscöordinator andere bevoegde gezagen Buurgemeente Overtredinggegevens 1 3 Bestuurlijke waarschuwing 2 1 4 Brief i.h.k.v. flankeerbeleid 2 1 4 Hercontrole 5