Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Provinciale Staten Overijssel 2023 (Overijssel)

Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Provinciale Staten Overijssel 2023Provinciale Staten van Overijssel, gelezen het voorstel van het Presidium d.d. 28 juni 2023, kenmerk PS22-000218 overwegende, dat zowel de penningmeesters van de fracties als de accountant het wenselijk vinden om de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning aan te passen besluiten: De Verordening Ambtelijke bijstand en fractieondersteuning provincie Overijssel 2021 per 01 april 2023 in te trekken. De Verordening Ambtelijke bijstand en fractieondersteuning provincie Overijssel 2023 per 01 april 2023 vast te stellen. (bijlage II) Paragraaf1.Algemene bepalingen Artikel1.Begripsbepalingen In deze verordening wordt verstaan onder: ambtelijke bijstand: bijstand, verleend door onder het gezag van het college werkzame ambtenaren; ambtenaar: medewerker van de reguliere ambtelijke organisatie, die onder de verantwoordelijkheid van Gedeputeerde Staten vallen; burgerlid: het lid zoals bedoeld in artikel 1 onder b in het Reglement van Orde (RvO) voor Provinciale Staten van Overijssel 2023; bijstand: ondersteuning bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere ondersteuning niet zijnde een verzoek om informatie; fractie: het lid/de leden zoals bedoeld in artikel 7 Reglement van Orde (RvO) voor Provinciale Staten van Overijssel 2023; fractiemedewerker: persoon, door de fracties ook wel aangeduid als secretarieel ondersteuner of fractieondersteuner, die op basis van een overeenkomst werkzaamheden verricht voor een fractie uit Provinciale Staten en die door de betreffende fractie bij de griffier formeel is aangemeld; griffie: medewerkers van de griffie, die onder de verantwoordelijkheid van Provinciale Staten vallen; griffier: griffier als bedoeld in artikel 97 van de Provinciewet; secretaris: secretaris als bedoeld in artikel 97 van de Provinciewet; fractiestichting: een door een fractie ter assistentie van de fractie aangewezen stichting, welke statutair uitsluitend met het beheer van de fractievergoeding als bedoeld in deze regeling is belast; Paragraaf2.Verzoeken om informatie of bijstand Artikel2.Verzoek om informatie 1.Een lid van Provinciale Staten kan de griffier of een medewerker van de Griffie verzoeken om feitelijke informatie van geringe omvang of om inzage in of afschrift van bij Provinciale Staten, Gedeputeerde Staten of de Commissaris van de Koning berustende schriftelijke stukken en ander materiaal dat gegevens bevat. 2.De griffier of een medewerker van de Griffie verstrekt zo spoedig mogelijk de verzochte informatie, voor zover deze daarover kan beschikken. Voor zover daarmee niet aan het verzoek voldaan is, verzoekt de griffier de secretaris één of meer ambtenaren aan te wijzen die voor zover mogelijk de resterende informatie zo spoedig mogelijk verstrekken. Artikel3.Verzoek om bijstand 1.Een lid van Provinciale Staten kan de griffier of een medewerker van de griffie verzoeken om bijstand. 2.De verzochte bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend, voor zover dit naar het oordeel van de griffier in redelijkheid kan worden gevergd. Als de griffier de verzochte bijstand niet kan verlenen, verzoekt hij de secretaris om één of meer ambtenaren aan te wijzen om die ambtelijke bijstand te verlenen. 3.De secretaris weigert het verzoek om ambtelijke bijstand als: naar zijn oordeel niet aannemelijk is gemaakt dat de ambtelijke bijstand betrekking heeft op werkzaamheden van Provinciale Staten; dit naar zijn oordeel het belang van de provincie Overijssel kan schaden. 4.Als de secretaris het verzoek om ambtelijke bijstand weigert, deelt hij dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het lid van Provinciale Staten door wie het verzoek is ingediend. 5.Indien het verzoek om ambtelijke bijstand door de secretaris wordt geweigerd, kan de griffier of het betrokken Statenlid het verzoek voorleggen aan de Commissaris van de Koning. De Commissaris van de Koning beslist, het presidium gehoord, over het verzoek. Artikel4.Geschil over verleende ambtelijke bijstand 1.Een lid van Provinciale Staten dat niet tevreden is over de aan hem verleende ambtelijke bijstand, kan de griffier verzoeken hierover in overleg te treden met de secretaris. 2.Indien overleg met de secretaris niet leidt tot een voor alle partijen bevredigende oplossing, leggen zij de zaak voor aan de Commissaris van de Koning. Artikel 3, lid 5, tweede volzin, is van overeenkomstige toepassing. Artikel5.Verstrekking informatie over verzoeken om ambtelijke bijstand Een lid van Provinciale Staten kan verzoeken dat een verzoek om bijstand of advies niet met Gedeputeerde Staten gedeeld wordt. Het lid doet een dergelijk verzoek via de griffier of de secretaris. Paragraaf3.Fractieondersteuning Artikel6.Fractievergoeding 1.De fracties, zoals bedoeld in artikel 7 van het Reglement van orde, ontvangen jaarlijks een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie. 2.De financiële bijdrage wordt betaald aan de fractiestichting. Bij een eenmansfractie kan worden afgeweken van de vorige zin. De fractiestichting maakt voor de ontvangst van de financiële bijdrage op grond van deze verordening en voor de uitgaven in het kader van de fractiekosten-vergoeding gebruik van één bankrekening. Deze rekening wordt niet gebruikt voor andere doeleinden. De financiële bijdrage wordt alleen verstrekt, indien de fractiestichting de statuten aan het presidium heeft overgelegd. 3.De tegemoetkoming, bedoeld in het eerste lid van dit artikel bedraagt ten hoogste € 3.890,– voor elk tot die fractie behorend Statenlid vermeerderd met € 28.836,- per fractie (bedrag per 1 januari 2023). 4.De in het derde lid genoemde bedragen worden jaarlijks geïndexeerd conform de bij de begroting gehanteerde indexcijfers. Artikel7.Bestedingsdoeleinden 1.Fracties besteden de bijdragen uitsluitend aan ondersteuning die ertoe strekt de volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol van de fractie te versterken. Hieronder vallen ook: de personele kosten van een fractiemedewerker mits sprake is van een overeenkomst; een ‘transitievergoeding’ op grond van de Wet werk en zekerheid; reiskosten van fractiemedewerkers voor ten behoeve van de fractie verrichtte werkzaamheden. 2.Iedere fractie heeft elke zittingsperiode maximaal € 1.000 beschikbaar voor besteding aan uitgaven die buiten het kader van deze verordening vallen, maar waarop wel de bepalingen in lid 5 van dit artikel en artikel 13 van toepassing zijn. Van dit bedrag is 50% (maximaal € 500) beschikbaar voor uitgaven aan werkgevers gerelateerde zaken, niet zijnde salaris of andere arbeidsvoorwaarden (bijvoorbeeld afscheidscadeaus) en 50% (maximaal € 500) voor uitgaven aan overige zaken 3.De fractie rapporteert in haar jaarlijkse verantwoording over de besteding van de in lid 2 genoemde bedragen. De accountant concludeert jaarlijks in haar rapportage per fractie welk saldo van de genoemde bedragen resteert op 31 december van ieder jaar (of aan het eind van de zittingsperiode). 4.Kosten die ten behoeve van de fractie gemaakt worden of de fractie betreffen kunnen, indien er een fractiebesluit aan ten grondslag ligt, uit de fractievergoeding bekostigd worden. Dit geldt ook voor de uitgaven die worden gedaan ten laste van de in lid 2 genoemde bedragen. 5.De bijdrage mag niet gebruikt worden ter bekostiging van: uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen; betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de versterking van de ondersteuning van de fractie op basis van gespecificeerde, reële declaraties of een overeenkomst; uitgaven voor activiteiten die samenhangen met verkiezingen; giften, leningen, beleggingen en voorschotten; uitgaven welke dienen bestreden te worden uit vergoedingen die de leden ingevolge het Besluit rechtspositie decentrale politieke ambtsdragers toekomen; uitgaven voor boetes of proceskosten; kosten voor juridische bijstand, tenzij het juridisch advies betreft over provinciaal beleid in het kader van de in lid 1 beschreven rol van de fractie of juridische advieskosten in geval van een geschil met een fractiemedewerker; uitgaven voor representatiekosten; kosten voor een fractiebijeenkomst die inhoudelijk geen relatie heeft met provinciaal beleid van de provincie Overijssel of met het functioneren van de fractie; Artikel8.Fractiemedewerkers 1.Fractiemedewerkers kunnen niet tevens Statenlid of burgerlid, die deelneemt aan bijeenkomsten georganiseerd voor en door Provinciale Staten, zijn. 2.Partners of familieleden tot en met de derde graad van bloed- en aanverwantschap van een Statenlid of een burgerlid, dat deelneemt aan bijeenkomsten georganiseerd door en voor Provinciale Staten, kunnen niet worden aangesteld als fractiemedewerker. Artikel9.Voorschotten 1.De vergoeding voor fractieondersteuning wordt in twee termijnen als voorschot op dat kalenderjaar verstrekt. De eerste helft van de vergoeding voor 31 januari en de tweede helft voor 31 juli van het betreffende kalenderjaar. 2.In een jaar waarin verkiezingen plaatsvinden wordt het voorschot verstrekt voor de maanden tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden. In de eerste maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuwgekozen Staten plaatsvindt, wordt het voorschot verstrekt voor de overige maanden van dat jaar. Artikel10.Fractievergoeding na verkiezingen Indien het zeteltal van een fractie ten gevolge van verkiezingen verandert, wijzigt de bijdrage op de eerste dag van de maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen Provinciale Staten plaatsvindt. Artikel11.Splitsing en samenvoeging van fracties 1.Afsplitsing van een fractie heeft als zodanig geen financiële gevolgen voor de provincie Overijssel. 2.Als moment van splitsing of samenvoeging wordt gehanteerd de eerste dag van de maand volgend op de datum van schriftelijke kennisgeving van de splitsing aan de Commissaris van de Koning. De kennisgeving gebeurt bij splitsing door de fractievoorzitter van de fractie waar het lid/de leden uit stappen en bij samenvoeging door de fractievoorzitters van de fracties die samengaan. 3.Indien op de financiële vergoedingen reeds voorschotten zijn verstrekt, vindt bij splitsing of samenvoeging verrekening van deze voorschotten plaats. Dit vindt plaats naar evenredigheid, zoals ten aanzien van splitsing is omschreven in lid 4 en voor samenvoeging in lid

1. Splitsing 4.Als een fractie splitst wordt de fractievergoeding herberekend voor de oorspronkelijke fractie en de nieuwgevormde fractie(s). Voor de herverdeling van het vaste deel van de fractievergoeding maakt het daarbij niet uit welk deel van de fractie kan worden beschouwd als voortzetting van de fractie (i.c. de ‘oorspronkelijk gekozen fractie’). De herberekening in het jaar van splitsing vindt als volgt plaats: Het vaste bedrag voor een fractie, bedoeld in artikel 6, lid 3, wordt op de volgende wijze naar evenredigheid verdeeld over de oude en de nieuwe fractie(s): het aantal leden waaruit de nieuwe fracties bestaan; de resterende periode van het kalenderjaar waarin de splitsing heeft plaatsgevonden; Het bedrag per lid uit artikel 6, lid 3, wordt per afsplitsend lid toegekend. De oude en nieuwe fractie behouden het recht op het bedrag per fractielid, als bedoeld in artikel 6, lid 3 Samenvoeging 5.Als fracties worden samengevoegd, wordt de fractievergoeding in het jaar van samenvoeging als volgt herberekend: de nieuwe omvang van de fractie wordt vastgesteld en als basis gebruikt voor de herberekening van: het vaste deel voor een fractie, als bedoeld in artikel 6 lid 3 het bedrag per fractielid, als bedoeld in artikel 6 lid 3 Artikel12.Opbouw financiële reserve 1.Een fractie is bevoegd het in enig jaar niet gebruikte gedeelte van het jaarlijks aan haar toekomende bedrag te reserveren ter besteding in volgende jaren. 2.Het eventueel uitkeren van een ‘transitievergoeding’ op grond van de Wet werk en zekerheid dient deel uit te maken van de fractieverantwoording. Wanneer in enig jaar de financiële bijdrage niet toereikend is om te voldoen aan wettelijke verplichtingen bij ontslag van een fractiemedewerker (transitievergoeding), dient de reserve hiervoor te worden aangewend. Wanneer de reserve niet toereikend is, kan door de fractie bij Provinciale Staten een verzoek worden ingediend voor een aanvullende financiële bijdrage. 3.Als zich een situatie als bedoeld in artikel 11, lid 4 voordoet, wordt de reserve aan de betrokken fracties toegerekend naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden. Als de splitsing plaatsvindt voor 1 juli in een jaar wordt uitgegaan van de stand van de reserve per 31 december in het voorafgaande jaar. Als de splitsing plaatsvindt na 30 juni wordt uitgegaan van de stand van de reserve per 31 december in het jaar van de splitsing. Artikel13.Financiële verantwoording 1.Onverminderd het bepaalde in artikel 12 legt elke fractie, binnen twee maanden na het einde van een kalenderjaar, aan Provinciale Staten verantwoording af over de besteding van de bijdrage voor fractieondersteuning door middel van een verslag. 2.Aan het eind van de zittingsperiode van Provinciale Staten is die termijn voor verantwoording over het laatste deel van de afgelopen zittingsperiode zes weken. 3.De verslaglegging vindt plaats aan de hand van het door de griffier ter beschikking gestelde format (Afrekening bestedingen tegemoetkoming Statenfracties) en de op het verantwoordingsjaar betrekking hebbende gevoerde administratie. 4.De fractie draagt er zorg voor dat er een adequate administratie wordt gevoerd. De fractie mag de uitoefening van de administratieve taken uitbesteden aan een administratiekantoor of een stichting. De fractie zelf blijft verantwoordelijk. 5.De fracties zijn gehouden alle documenten en bewijsstukken, gedurende de wettelijke termijn (fiscale bewaarplicht) van 7 jaar beschikbaar te houden. Penningmeesters zijn gehouden een volledig en juist overdrachtsdossier voor hun eventuele opvolger op te stellen. 6.Bij splitsing van de fractie wordt, onder overlegging van een verslag, verantwoording afgelegd door zowel de fractie waarvan het lid/de leden zich heeft afgesplitst, als door de nieuwe fractie. 7.Onderzoek van het verslag vindt plaats door de accountant, belast met de controle van de jaarrekening. De accountant brengt advies uit aan Provinciale Staten. 8.Provinciale Staten stellen na ontvangst van het advies van de accountant de bedragen vast van: de uitgaven van een fractie die in het vorige kalenderjaar uit de bijdrage bekostigd zijn; de wijziging van de reserve; de resterende reserve; de verrekening tussen de in onderdeel a genoemde uitgaven en het ontvangen voorschot en, voor zover nodig, de hoogte van de terugvordering van ontvangen voorschotten. 9.Aan het eind van de zittingsperiode stort de fractie te veel ontvangen voorschotten, na ontvangst van de factuur hierover, binnen 30 dagen terug. Artikel14.Verklaring stichtingsbestuur 1.Bij aanvang van een nieuwe zittingsperiode wordt een schriftelijke, door de Griffie opgestelde modelverklaring (‘getrouwheidsverklaring’) ondertekend waarin het bestuur van de fractiestichting verklaart of er bij aanvang van de nieuwe zittingsperiode schulden of tekorten zijn. Indien sprake is van een tekort wordt vermeld hoe groot het tekort is en hoe dit opgelost gaat worden. De verklaring wordt gericht aan het Presidium en wordt ondertekend door alle leden die op moment van ondertekenen deel uitmaken van het bestuur van de fractiestichting. 2.Indien sprake is van een tekort zoals genoemd in lid 1, kunnen Provinciale Staten besluiten de bevoorschotting te stoppen als de maatregelen voor het oplossen van het tekort onvoldoende zijn naar oordeel van het Presidium. 3.De in lid 1 genoemde verklaring moet zijn ingediend op het moment dat de in artikel 13 lid 2 genoemde verantwoording wordt ingediend. Indien de verklaring niet is ontvangen, wordt de verdere uitbetaling van voorschotten opgeschort tenzij het niet indienen van de verklaring niet verwijtbaar is. In dat geval kunnen Provinciale Staten besluiten de uitbetaling van voorschotten alsnog te hervatten. Artikel15.Sancties en opschorting 1.Indien een fractie niet binnen de in artikel 13 lid 1 en lid 2, genoemde termijn het daartoe strekkende verslag heeft ingediend, dan wel geen adequate administratie heeft gevoerd, wordt de uitbetaling van de fractievergoeding opgeschort tot aan de verplichting is voldaan. 2.Indien een fractie niet aan de vereisten - zoals opgenomen in artikel 13, lid 9 – voldoet, wordt de uitbetaling van de fractievergoeding opgeschort tot aan de verplichting is voldaan. 3.Indien een fractie betalingen doet die in strijd zijn met artikel 7 lid 5, wordt de uitbetaling van de voorschotten onverwijld stopgezet totdat het Presidium heeft besloten dat deze mag worden hervat. Artikel
2. Op de financiële bijdrage bedoeld in paragraaf 3 van deze verordening is de Algemene subsidieverordening Overijssel 2005 niet van toepassing. Paragraaf4Slotbepalingen Artikel17.Hardheidsclausule In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet dan wel toepassing van deze verordening tot onbillijkheden van overwegende aard leidt, beslissen Provinciale Staten op voorstel van het Presidium. Artikel18.Geschillen Indien interpretatieverschillen ten aanzien van deze verordening zich voordoen, beslissen Provinciale Staten, op voorstel van het Presidium. Artikel19.Intrekking oude verordening De verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Provincie Overijssel 2021 wordt ingetrokken met ingang van 01 april
3. Artikel20.Inwerkingtreding Deze verordening treedt in werking met ingang van 01 april
4. Artikel21.Citeertitel Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Provinciale Staten Overijssel
5. Zwolle, 12 juli 2023Provinciale Staten voornoemd,voorzitter, ir. A.P. Heidema griffier,drs. R. Wiggers MMC